Wraz z wejściem w życie obowiązku korzystania z e-Doręczeń wiele osób zastanawia się, w jaki sposób efektywnie zarządzać tą usługą w firmie. Jakie uprawnienia przyznać pracownikom? Jak ograniczyć dostęp wyłącznie do wybranych e-Przesyłek? Czy do obsługi e-Doręczeń potrzebna jest dedykowana aplikacja mobilna? Na te i inne pytania, które zadaliście podczas naszego webinaru, odpowiadamy w niniejszym artykule.
Czym wyróżniają się e-Doręczenia?
Najważniejszą cechą, która odróżnia e-Doręczenia od zwykłej wiadomości e-mail, jest możliwość uzyskania dowodów nadania i odbioru przesyłek o mocy prawnej. Takie dowody obejmują m.in.:
- datę i godzinę dostarczenia dokumentu,
- tożsamość odbiorcy,
- kwalifikowaną pieczęć elektroniczną oraz znacznik czasu,
- gwarancję integralności i autentyczności dokumentu (dowód stanowi mocny materiał dowodowy w ewentualnym procesie sądowym).
Ponadto dostawca usługi ma obowiązek przechowywać potwierdzenia odbioru co najmniej przez 36 miesięcy. Dla bezpieczeństwa i wygody warto jednak pobierać i archiwizować te pliki (w formacie XML) również we własnym zakresie. Co więcej, dowody z usługi kwalifikowanej korzystają z tzw. domniemania poprawności, co sprawia, że w przypadku postępowania sądowego nie ma konieczności prowadzenia szczegółowego postępowania dowodowego – sąd z urzędu uznaje zdarzenie potwierdzone przez e-Doręczenia za fakt.
Jak działa przyznawanie uprawnień w Autenti eDelivery?
W Autenti istnieje możliwość bardzo precyzyjnego zarządzania uprawnieniami użytkowników i zakresem widoczności korespondencji.
- Dostęp do skrzynek:
- Każdy adres (skrzynka e-Doręczeń) jest nadzorowany przez administratora.
- Administrator może przyznać uprawnienia do odbioru, wglądu czy nadawania przesyłek konkretnym osobom.
- Oddzielenie odbioru i wglądu w przesyłkę:
- Uprawnienie do odbioru nie musi iść w parze z możliwością zapoznania się z treścią.
- W praktyce oznacza to, że można dać pracownikowi prawo odbioru korespondencji, ale uniemożliwić mu otwarcie dokumentu.
- Etykiety – selektywny dostęp do korespondencji:
- Etykiety pozwalają na klasyfikowanie i oznaczanie przesyłek w systemie.
- Administrator może przyznać wybranym użytkownikom dostęp jedynie do przesyłek opatrzonych konkretną etykietą (np. „HR”, „Faktury”, „Korespondencja prawna”).
- Dzięki temu użytkownik widzi wyłącznie te dokumenty, które dotyczą jego zakresu obowiązków.
- Monitoring i kontrola procesów:
- Przez etykiety oraz wyodrębnienie skrzynek można łatwo monitorować, kto ma dostęp do poszczególnych rodzajów dokumentów.
- Uprawnienia do nadawania i odbioru można modyfikować, zmieniać lub cofać w każdej chwili, dostosowując system do zmieniających się potrzeb organizacji.
W dużych firmach większość pracy z korespondencją oparta jest właśnie na etykietach. Dostęp do skrzynek mogą mieć tylko wybrani pracownicy, którzy kierują korespondencję do właściwego działu, oznaczając ją odpowiednią etykietą. To cyfrowy odpowiednik stemplowania przesyłek czy segregowania ich do poszczególnych przegródek w tradycyjnym obiegu dokumentów.
Czy do odbioru e-Doręczeń potrzebna jest aplikacja?
Obsługa Autenti eDelivery jest możliwa bezpośrednio przez przeglądarkę (np. Chrome, Firefox, Edge czy Safari). Nie ma konieczności instalowania dodatkowego oprogramowania ani na komputerze, ani na urządzeniu mobilnym.
Co więcej, wniosek o adres e-Doręczeń w ramach usługi Autenti można złożyć online. Po jego pozytywnym rozpatrzeniu i przyznaniu adresu do e-Doręczeń wystarczy opublikować go w Bazie Adresów Elektronicznych (BAE) – w pełni zdalnie i również przez Autenti.
- Dowody nadania i odbioru w e-Doręczeniach mają moc prawną – dzięki nim można jednoznacznie potwierdzić, kiedy i komu doręczono przesyłkę.
- Domniemanie poprawności oznacza, że w procesie sądowym tego typu dowody traktowane są jako w pełni wiarygodne, a ewentualna próba ich podważenia wymaga przedstawienia mocnych kontrdowodów.
- Zarządzanie uprawnieniami w e-Doręczeniach (na platformie Autenti) jest elastyczne – można przydzielać osobne prawa do odbioru, wglądu oraz nadania, a także selektywnie ograniczać dostęp do dokumentów za pomocą etykiet.
- Brak konieczności instalowania aplikacji – wystarczy nowoczesna przeglądarka internetowa.
- Wniosek o adres e-Doręczeń można złożyć za pośrednictwem Autenti i w pełni zautomatyzować publikację adresu w BAE.
Jeśli macie dodatkowe pytania lub wątpliwości dotyczące zarządzania dostępem w usłudze e-Doręczeń, zapraszamy do kontaktu. Z przyjemnością doradzimy i pomożemy w konfiguracji systemu dopasowanego do potrzeb Waszej firmy.
