Zagrożenie epidemiczne wymusiło na wielu firmach zorganizowanie pracy zdalnej dla większości lub nawet całej załogi, jeśli tylko było to możliwe. Niektóre działy mogą w bardzo szybki sposób przejść na taki tryb, w innych wydaje się to trudniejsze, a czasami wręcz niemożliwe. Do tej drugiej grupy pozornie można zaliczyć „Kadry i płace” lub też, mówiąc nieco bardziej korporacyjnie, „HR”. W praktyce, okazuje się jednak, że dzięki podpisowi elektronicznemu i platformie Autenti można bez większego trudu i w zgodzie z obowiązującymi przepisami organizować pracę kadr praktycznie w każdym obszarze działalności, a także podpisywać wszystkie dokumenty.
Dokumentacja pracownika – również w formie cyfrowej
Zacząć należy od tego, że zgodnie z nowelizacją Kodeksu Pracy z 1 stycznia 2019 roku, każda firma może przechowywać dokumentację pracowniczą również w formie elektronicznej. Zgodnie z artykułem 9411 Kodeksu Pracy, jest ona równoznaczna z wymaganą wcześniej formą papierową. W praktyce oznacza to, że nie trzeba mieć już teczek pracowników. Wystarczą foldery w systemie komputerowym.
To z kolei sprawia, że elektroniczne dokumenty pracownika w jakiś sposób muszą być poświadczone, nawet jeśli są zeskanowane i dołączone w formie plików do cyfrowego rejestru. Może to, rzecz jasna, zrobić upoważniona osoba z Kadr i Płac – kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Jeśli więc firma stawia na depapieryzację i cyfryzację wszystkich możliwych dokumentów, dotyczących organizacji pracy i pracowników, ma ku temu zarówno podstawę prawną, jak i narzędzia do należytego zabezpieczenia plików.
Umowa o pracę – czy można podpisać ją elektronicznie?
Kwestią, która budzi sporo wątpliwości w każdym dziale kadr i płac jest zawarcie umowy o pracę. W końcu nawet przymusowa praca zdalna czy zagrożenie epidemiczne, niekoniecznie musiały przerwać trwające procesy rekrutacji – wielu nowych pracowników już dawno miało uzgodnione warunki zatrudnienia, a podpisanie umowy o pracę było tylko ostatnią formalnością. Nie powinno się takich osób zostawić na lodzie.
Co mówią w tej kwestii przepisy? Z jednej strony, Kodeks Pracy mówi o pisemnej formie zawarcia umowy o pracę. Jednocześnie jest ona niezastrzeżona pod rygorem nieważności. W praktyce oznacza to, że umowa zawarta w inny sposób – na przykład online, podpisana podpisem elektronicznym jest ważna i obowiązuje obie strony do jej przestrzegania.
Aby jednak obie strony zobowiązania były odpowiednio zabezpieczone, powinny przede wszystkim być świadome, że umowa zawarta elektronicznie jest wiążąca. Dotyczy to zwłaszcza pracownika, dla którego może być to sytuacja nowa. Nie ma, rzecz jasna, konieczności wymagania od nowo zatrudnionego podpisania umowy kwalifikowanym podpisem elektronicznym – prywatne osoby rzadko go posiadają.
Wystarczy skorzystać z platformy Autenti, gdzie można podpisać dokument podpisem niekwalifikowanym. Pracownik może to zrobić, korzystając z konta Free, które nie jest związane z żadnymi opłatami, dostępne jest w całości za darmo.
Jeżeli pracodawca posłużył się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, to w większości sytuacji wszystkie formalności w ten sposób zostały spełnione.
Nawiązywanie innej formy współpracy dzięki podpisowi elektronicznemu
Dział kadr i płac w firmie bardzo często odpowiada też nie tylko za pracowników etatowych, ale również za tych, którzy współpracują z firmą na innych zasadach – na przykład za pośrednictwem umów cywilno-prawnych.
Zawarcie takiego dokumentu na odległość, za pomocą podpisu elektronicznego, jest bardzo wygodne. Co również niezwykle istotne – często preferowane przez freelancerów lub osoby prowadzące mikrodziałalności gospodarcze, które mają świadomość takiej możliwości. Dla nich, konieczność osobistego stawienia się w siedzibie firmy, aby podpisać umowę zlecenie lub o dzieło to najczęściej strata czasu.
Jakie formy umów dział kadr i płac może zawrzeć dzięki podpisowi elektronicznemu na platformie Autenti? Oto kilka przykładów:
- Kontrakt menadżerski;
- Umowa zlecenie;
- Umowa o dzieło bez przeniesienia praw autorskich;
- Umowa o dzieło z przeniesieniem praw autorskich;
- Umowa o dzieło z udzieleniem licencji wyłącznej;
- Umowa o dzieło z udzieleniem licencji niewyłącznej;
- Umowa o pracę;
- Umowa o pracę na okres próbny;
- Umowa o pracę na zastępstwo;
- Przedwstępna umowa o pracę.
Organizacja pracy w trakcie zdalnego wykonywania obowiązków służbowych
Dział kadr i płac ma również kluczowe znaczenie w kontekście organizacji pracy, wewnętrznych zasad, przepisów bezpieczeństwa i innych spraw, związanych z szeroko rozumianym porządkiem organizacyjnym w firmie. Praca zdalna nie zwalnia pracowników z obowiązków w tym zakresie, a dział kadr może zmieniać przepisy i regulaminy wewnętrzne na okoliczność pracy z domu.
W tym kontekście, niezbędny jest prawidłowy obieg dokumentów – nie tylko dostarczenie ich do pracowników, ale również gwarancja, że zostały odczytane, zrozumiane i zaakceptowane. Znów, nieodzowny może stać się podpis elektroniczny i Autenti, które może stać się platformą do obiegu wewnętrznych firmowych dokumentów między działem kadr i płac a pracownikiem.
Jakiego typu dokumenty można przekazywać przez Autenti, a następnie podpisywać je elektronicznie? Oto przykłady:
- Zakres obowiązków;
- Regulamin pracy;
- Regulamin wynagradzania, regulamin premiowania;
- Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych;
- Klauzula o przetwarzaniu danych osobowych;
- Zaświadczenie o ukończeniu szkolenia BHP;
- Skierowanie na wstępne, okresowe lub kontrolne badania lekarskie;
- Umowa ubezpieczenia;
- Dokumentacja dotycząca ubezpieczenia grupowego;
- Potwierdzenie powierzenia mienia pracownikowi.
Podsumowując, należy stwierdzić, że organizacja pracy działu kadr i płac w dobie zdalnego wykonywania obowiązków przez większość lub nawet całą załogę, wymaga elastyczności i nowego podejścia do wielu kwestii. Zwłaszcza w firmach, które wcześniej opierały się przede wszystkim na obiegu dokumentów papierowych, a nie elektronicznych.
W praktyce jednak okazuje się, że niemal całkowita depapieryzacja w tym zakresie jest jak najbardziej możliwa i z całą pewnością w dłuższej perspektywie znacznie usprawni całą pracę. Nieodzowne do tego będą jednak odpowiednie narzędzia i instrumenty, czyli podpis elektroniczny, a także korzystanie z platformy Autenti.
