MasterLease: tak przyspiesza cyfryzacja w CFM

MasterLease, jako jedna z czołowych polskich firm specjalizujących się w leasingu i kompleksowym zarządzaniu flotami (CFM), doskonale rozumie, co oznacza praca z dokumentami na masową skalę. Będąc częścią Grupy Kapitałowej PKO Banku Polskiego, firma zarządza imponującą flotą ponad 43 tys. pojazdów, a do tego w ciągu 30 lat działalności obsłużyła już 90 000 klientów, zapewniając im 170 tys. samochodów.

Taka skala operacji to nie tylko dziesiątki tysięcy nowych umów rocznie, ale przede wszystkim miliony dokumentów związanych z bieżącą obsługą – faktur, polis, aneksów czy protokołów serwisowych.

Według danych GUS za 2024 rok, 87 największych firm leasingowych w Polsce zawarło łącznie 594 tys. nowych umów leasingu. Według raportu firmy Leason, grupa PKO Leasing (w której skład wchodzi MasterLease), jest absolutnym liderem rynku z udziałem rynkowym ok. 12%, co oznacza obsługę ok. 70 tys. nowych umów rocznie.

Przez lata ten proces opierał się na papierze, aż do momentu, gdy cyfrowa transformacja stała się nie wyborem, a koniecznością.

Wyzwanie: "Papier" liczony w tygodniach

Przed erą cyfryzacji, codzienność w MasterLease była wyzwaniem logistycznym. Każdy dokument wymagał fizycznego obiegu, co generowało nie tylko wysokie koszty, ale przede wszystkim znacząco wydłużało czas oczekiwania na finalizację spraw.

Jak wspomina Małgorzata Brejna, Kierownik Działu Obsługi Umów w MasterLease, proces był obciążający dla każdej ze stron: - Jeszcze kilka lat temu wszystkie dokumenty były drukowane, podpisywane ręcznie, co zajmowało dni, czasem i tygodnie. Do tego dochodziły koszty papieru, przesyłek.

W modelu biznesowym, gdzie szybkość reakcji i dostarczenia usługi (np. aneksu do umowy czy nowego pojazdu) jest kluczowa dla klienta, taki "papierowy" proces stawał się wąskim gardłem.

Katalizator: Gdy obieg fizyczny stał się niemożliwy

Momentem przełomowym, który drastycznie przyspieszył decyzję o zmianie, była pandemia. Ograniczenia w kontaktach i powszechna praca zdalna sprawiły, że dotychczasowy model pracy przestał być możliwy do realizacji.

- Największym wyzwaniem była konieczność fizycznego podpisywania dokumentów i ich obiegu, co w czasie pandemii stało się praktycznie niemożliwe. Ograniczenia kontaktów i pracy zdalnej wymusiły na nas zmianę – przyznaje Małgorzata Brejna.

Firma potrzebowała rozwiązania, które zapewni ciągłość procesów i bezpieczeństwo, niezależnie od tego, gdzie fizycznie znajdują się pracownicy i klienci.

Rozwiązanie: Strategiczny wybór Autenti

Wybór platformy do podpisu elektronicznego był dla MasterLease naturalny. Jako część dużej grupy kapitałowej, postawiono na spójność i sprawdzone standardy bezpieczeństwa.

- Zdecydowaliśmy się na Autenti przede wszystkim dlatego, że należymy do Grupy PKOBP, która korzysta z tej platformy w całej organizacji. To zapewnia spójność i bezpieczeństwo procesów – wyjaśnia Małgorzata Brejna.
Kluczowe okazały się funkcje gwarantujące pełną zgodność z wymogami prawnymi (eIDAS), możliwość śledzenia statusu dokumentu w czasie rzeczywistym oraz prostota obsługi, która pozwalała na szybkie i bezpieczne podpisywanie dokumentów online.

Stosowanie z rozwiązań cyfrowych jest dziś codziennością w MasterLease. Obecnie dostęp do platformy posiada prawie 350 pracowników firmy, którzy każdego dnia procesują dokumenty w formie elektronicznej.
Skala wdrożeń

Firma korzysta z szerokiego spektrum możliwości, jakie daje platforma Autenti, dobierając rodzaj podpisu do wagi dokumentu:

• Podpisy kwalifikowane: Wykorzystywane do dokumentów wymagających najwyższej mocy prawnej (korzystając m.in. z rozwiązań jednorazowego podpisu kwalifikowanego mSzafir lub InfoCert).
• Obieg dokumentów Autenti.
• e-Doręczenia: Firma aktywnie przygotowuje się również do wdrożenia standardu e-Doręczeń, co pozwoli na całkowite przeniesienie korespondencji urzędowej i formalnej do sfery cyfrowej.

Taka elastyczność pozwala na obsługę niemal każdego procesu "bez papieru", zachowując przy tym pełne bezpieczeństwo prawne.

Transformacja: Procesy skrócone z dni do godzin

Wdrożenie Autenti przyniosło natychmiastową zmianę w codziennej pracy. Wewnętrznie, jak podkreśla Małgorzata Brejna, zniknęła konieczność drukowania, podpisywania i fizycznego obiegu dokumentów – praktycznie wszystko realizujemy online, szybciej i prościej.

Korzyści odczuli również klienci, którzy zyskali możliwość podpisania dokumentu z dowolnego miejsca na świecie, bez konieczności czekania na kuriera czy wizyty w placówce.

Najlepiej obrazuje to przykład procesu aneksowania umowy – jednej z najczęstszych operacji w obsłudze floty:

Proces “przed” wdrożeniem Autenti:

• Przygotowanie aneksu w systemie.
• Wysłanie pliku e-mailem do klienta.
• Klient musiał dokument wydrukować.
• Klient podpisywał dokument ręcznie.
• Klient odsyłał dokument pocztą lub kurierem do MasterLease.
• Dokument podpisywała ręcznie osoba upoważniona w MasterLease.
• Dokument był ponownie odsyłany (lub skanowany i wysyłany) do klienta.
• Papierowa wersja trafiała do fizycznego archiwum. Czas trwania: Dni, a czasem tygodnie.

Proces “po” wdrożeniu Autenti

• Przygotowanie aneksu w systemie.
• Wysłanie dokumentu do klienta przez platformę Autenti.
• Klient (i przedstawiciel MasterLease) podpisują dokument elektronicznie (np. podpisem kwalifikowanym, który w razie potrzeby klient może szybko wyrobić na platformie).
• Obie strony natychmiast otrzymują podpisany dokument.
• Dokument automatycznie trafia do archiwizacji cyfrowej. Czas trwania:
• Godziny (lub minuty).
  
  

Wnioski: "Nie bać się wdrażać"

Transformacja cyfrowa w MasterLease dowodzi, że wdrożenie podpisu elektronicznego to nie tylko "kosmetyczna" zmiana, ale realna optymalizacja biznesowa. Korzyści są widoczne na wielu poziomach: drastyczna oszczędność czasu, redukcja kosztów operacyjnych (papier, wysyłki, archiwizacja) oraz wzrost bezpieczeństwa i transparentności procesów.
Rekomendacja dla innych firm, które wciąż wahają się przed digitalizacją, jest jednoznaczna:

- Nie bać się wdrażać – korzyści są realne. Digitalizacja dokumentów to ogromne ułatwienie, oszczędność czasu i kosztów, a także większe bezpieczeństwo i transparentność procesów. Początkowo może wydawać się wyzwaniem, ale im szybciej zacznie się ten proces, tym szybciej firma odczuje pozytywne efekt – podsumowuje Małgorzata Brejna.