Elektroniczne rozwiązania, które mają taką samą moc prawną, jak ich tradycyjne wersje, cieszą się niesłabnącą popularnością. Można już korzystać nie tylko z podpisów w wersji elektronicznej, ale też z pieczęci elektronicznych. Jakie są najważniejsze różnice między podpisem a pieczęcią elektroniczną?
Podpis elektroniczny i pieczęć elektroniczna – definicje
Na początek warto przybliżyć definicje obydwu pojęć. Czym jest podpis elektroniczny, a do czego odnosi się pieczęć elektroniczna?
Kwalifikowany podpis elektroniczny to rodzaj podpisu elektronicznego, który jest równoważny podpisowi własnoręcznemu. Jednak, żeby ten rodzaj e-podpisu miał moc prawną, musi zostać poświadczony kwalifikowanym certyfikatem podpisu elektronicznego. Certyfikat pozwala zweryfikować osobę składającą podpis. Warto przy tym dodać, że moc prawna dokumentu podpisanego kwalifikowanym podpisem elektronicznym jest taka sama, jak w przypadku złożenia oświadczenia woli w formie pisemnej.
Z kolei pieczęć elektroniczna to nic innego, jak pieczęć firmowa, z tą jednak różnicą, że w wersji elektronicznej. Tak samo, jak w wersji standardowej, zawiera m.in. nazwę i identyfikator firmy. Kwalifikowana pieczęć elektroniczna to rozwiązanie zgodne z eIDAS, co sprawia, że bez przeszkód można je stosować w całej Unii Europejskiej. Pieczęć elektroniczna jest dostępna w chmurze, co pozwala zachować integralność danych oraz zapewnić autentyczność opieczętowanych dokumentów.
Podpis elektroniczny a pieczęć elektroniczna – różnice
Chociaż pojęcie podpisu elektronicznego może wydawać się podobne do pojęcia pieczęci elektronicznej, nie należy ich ze sobą mylić, bo nie są tożsame. Podpis elektroniczny to narzędzie, które pozwala złożyć oświadczenie woli – w swoim imieniu lub w imieniu podmiotu, którego reprezentantem jest dana osoba. Z kolei pieczęć elektroniczna to rozwiązanie, które ma na celu zapewnić integralność dokumentów firmowych oraz poświadczyć ich pochodzenie.
Istotną różnicą pomiędzy tymi dwoma narzędziami jest również to, kto się nimi posługuje. Podpis elektroniczny jest wykorzystywany przez osoby fizyczne. Pieczęć elektroniczna to rozwiązanie, które wykorzystują przedsiębiorcy lub podmioty posiadające osobowość prawną, a więc np. organizacje pozarządowe, spółki prawa handlowego czy administracja publiczna.
Pieczęć elektroniczna i e-podpis – zastosowanie
Podpis kwalifikowany jest tożsamy z podpisem własnoręcznym, dlatego można nim potwierdzać wszelkiego rodzaju dokumenty, które wymagają formy pisemnej, a więc m.in. umowę o pracę, umowę o dzieło, umowę leasingową, sprawozdanie finansowe, umowę o przeniesienie autorskich praw majątkowych czy umowę o udzielenie pełnomocnictwa.
Za pomocą pieczęci elektronicznej można potwierdzić autentyczność i integralność dokumentów, a także zabezpieczyć je przed sfałszowaniem. W procesach wewnętrznych, pieczęć elektroniczna przyda się do takich dokumentów, jak: akta pracownicze, decyzje wewnętrzne, sprawozdania i raporty, zaświadczenia o zarobkach, plany i strategie rozwoju itp. W przypadku komunikacji z klientem, pieczęcią elektroniczną można zabezpieczyć: faktury elektroniczne, oferty handlowe, dokumenty prawne, potwierdzenia zamówień, oficjalną korespondencję firmową, regulaminy, zamówienia urzędowe itp.
Pieczęć elektroniczna bez podpisu elektronicznego – czy to możliwe?
Zarówno podpis elektroniczny, jak i kwalifikowaną pieczęć elektroniczną można nabyć za pośrednictwem platformy Autenti. Należy jednak przy tym zaznaczyć, że do złożenia wniosku o wydanie pieczęci elektronicznej jest niezbędny kwalifikowany podpis elektroniczny, dlatego lepiej wyrobić go wcześniej. To nie jedyny warunek, który trzeba spełnić, by uzyskać pieczęć elektroniczną. Oprócz tego, wnioskodawca powinien być podmiotem posiadającym osobowość prawną (może to być firma, organizacja, jednostka samorządu terytorialnego itp.). Po spełnieniu obydwu warunków można złożyć wniosek o pieczęć elektroniczną i podpisać go kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
