Pieczęć elektroniczna to rozwiązanie dla firm, które chcą podążać z duchem szybko postępującej cyfryzacji. Pieczęć elektroniczna to kolejne (obok podpisu elektronicznego) usprawnienie, które pozwala zautomatyzować obieg firmowych dokumentów i jednocześnie uchronić firmę przed ich sfałszowaniem. Czym jest pieczęć elektroniczna i dlaczego warto z niej korzystać?
Pieczęć elektroniczna – co to jest?
Pieczęć elektroniczna to elektroniczna wersja klasycznej pieczęci firmowej. Zawiera takie same elementy, jak klasyczna pieczęć, a więc m.in. nazwę firmy i identyfikator organizacji. Na platformie Autenti są dostępne kwalifikowane pieczęci elektroniczne, które są zgodne z eIDAS. Oznacza to, że takich pieczęci można używać na terenie całej Unii Europejskiej, gdzie są respektowane. Kwalifikowana pieczęć elektroniczna to rozwiązanie chmurowe, co pozwala w łatwy sposób zapewnić integralność danych i autentyczność opieczętowanego dokumentu.
Podpis elektroniczny a pieczęć elektroniczna – czym się różnią?
Podpis elektroniczny i pieczęć elektroniczna to pojęcia, które wydają się do siebie podobne, jednak odnoszą się do dwóch, różnych rzeczy. Pierwsza różnica wynika z przeznaczenia tych dwóch rozwiązań. Podpis kwalifikowany służy do składania oświadczenia woli albo w swoim imieniu, albo w imieniu organizacji, której dana osoba jest reprezentantem. Z kolei kwalifikowana pieczęć elektroniczna pozwala zapewnić integralność dokumentów firmowych, a także potwierdzić ich autentyczność.
Druga różnica dotyczy tego, kto może posługiwać się każdym z tych rozwiązań. Podpisem elektronicznym mogą posługiwać się osoby fizyczne. Pieczęci elektronicznej używają, przede wszystkim, przedsiębiorcy, ale też podmioty, które mają osobowość prawną, a więc organizacje pozarządowe, spółki prawa handlowego, administracja publiczna czy osoby fizyczne, które prowadzą jednoosobową działalność gospodarczą.
Pieczęć elektroniczna – do czego można ją wykorzystać?
Pieczęć elektroniczna przydaje się zarówno podczas komunikacji z klientem, jak i w procesach wewnętrznych firmy. To właśnie dzięki niej można prowadzić uporządkowaną dokumentację i z łatwością archiwizować różnego rodzaju umowy i raporty. W procesach wewnętrznych, pieczęć elektroniczna przyda się do takich dokumentów, jak: sprawozdania i raporty, plany i strategie rozwoju, decyzje wewnętrzne, akta pracownicze, zaświadczenia o zarobkach itp.
Dzięki pieczęci elektronicznej klient ma pewność, że dokument, który otrzymał, został wystawiony przez właściwego kontrahenta. W kontaktach biznesowych, za pomocą pieczęci można potwierdzić autentyczność i zabezpieczyć przed sfałszowaniem takie dokumenty, jak: faktury elektroniczne, oferty handlowe, dokumenty prawne, potwierdzenia zamówień towaru, certyfikaty urzędowe, decyzje dla klientów, zaświadczenia zgodności dokumentu z oryginałem i inne.
Pieczęć elektroniczna – dlaczego warto z niej korzystać?
Pieczęć elektroniczna to o wiele lepsze rozwiązanie niż tradycyjna pieczątka, przede wszystkim, dlatego, że tę drugą można łatwo sfałszować. Kwalifikowana pieczęć elektroniczna stanowi najlepsze zabezpieczenie dokumentu. Dzięki niej można mieć pewność, że dokument nie trafi w niepowołane ręce i żadna nieuprawniona do tego osoba, nie dokona w nim zmian. Pieczęć elektroniczna to również sposób na automatyzację pieczętowania dokumentów, a co za tym idzie – oszczędność czasu i pieniędzy, które trzeba byłoby przeznaczyć na ich wysyłkę. Co więcej, korzystanie z tak innowacyjnych rozwiązań technologicznych, pozwala budować autorytet i renomę firmy wśród innych.
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna – jak ją uzyskać?
Żeby uzyskać pieczęć elektroniczną, trzeba spełnić dwa warunki. Pierwszy to bycie podmiotem, który posiada osobowość prawną. O pieczęć mogą ubiegać się firmy, organizacje, podmioty administracji publicznej lub jednostki samorządu terytorialnego. Natomiast drugi to konieczność posiadania podpisu kwalifikowanego. Tego rodzaju podpis jest niezbędny do podpisania wniosku o wydanie pieczęci, a musi go mieć osoba uprawniona do reprezentowania firmy. Jeśli obydwa warunki zostaną spełnione, można wypełnić wniosek o wydanie kwalifikowanej e-pieczęci. Wniosek podpisuje osoba do tego uprawniona, za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego i gotowe!
