Kwalifikowany podpis elektroniczny może zastąpić własnoręczny i występuje w dwóch głównych formatach: PAdES i XAdES. Ten pierwszy jest najwygodniejszy i najczęściej spotykany w biznesie, drugi natomiast jest bardziej wszechstronny, bo podpiszesz nim praktycznie każdy typ pliku. Ponadto niektóre dokumenty urzędowe bezwzględnie wymagają podpisu kwalifikowanego XAdES. Sprawdź, czym różnią się te dwa formaty.
Główne formaty kwalifikowanego podpisu elektronicznego: PAdES i XAdES
Zgodnie z europejskim i polskim prawem kwalifikowany podpis elektroniczny jest równoważny własnoręcznemu, więc podpiszesz nim praktycznie każdy dokument, który nie wymaga formy aktu notarialnego. W zależności od rodzaju pliku, na którym składasz podpis, może on mieć jednak mieć różny format.
-
Kwalifikowany podpis elektroniczny PAdES (skrót od PDF Advanced Electronic Signature) jest formatem stosowanym do podpisywania plików z rozszerzeniem PDF. Nie podpiszesz nim więc dokumentów innego typu.
-
Kwalifikowany podpis elektroniczny XAdES (skrót od XML Advanced Electronic Signature) to z kolei uniwersalny format. Podpiszesz nim nie tylko pliki XML czy PDF, lecz także wiele innych (np. DOC, JPEG, AVI czy ZIP).
Kwalifikowany podpis elektroniczny PAdES – najpopularniejszy w relacjach biznesowych
Podpis elektroniczny w formacie PAdES jest najczęściej wykorzystywanym przez firmy podpisem kwalifikowanym. Jeden plik PDF można podpisać kilkoma podpisami elektronicznymi w formacie PAdES. . Jest to bardzo wygodne rozwiązanie, bo wysyłasz kontrahentom tylko podpisany dokument – na przykład ofertę lub inną umowę – i masz pewność, że nic nie zginie. Ponadto pliki PDF bardzo łatwo stworzyć w edytorze tekstu na bazie innych dokumentów tekstowych (m.in. z rozszerzeniem DOC/DOCX, ODT czy TXT), a otworzysz je i zweryfikujesz złożone podpisy powszechnie dostępnym oprogramowaniem (np. Acrobat Reader).
Edycja dokumentu jest natomiast utrudniona. Zmniejsza to ryzyko przypadkowego wstawienia do pliku dodatkowych znaków przed podpisaniem go przez drugą osobę, co skutkowałoby nieważnością zawartej umowy.
Kwalifikowany podpis elektroniczny w formacie XAdES – możliwości i typy
Podpis kwalifikowany w formacie XAdES jest przydatny między innymi w kontaktach z administracją państwową i samorządową. Występuje w trzech różnych typach.
-
Podpis XAdES typu otoczonego (wewnętrzny), podobnie jak w formacie PAdES, jest dołączany do struktury dokumentu. Podpiszesz jednak w ten sposób wyłącznie pliki XML. Rozwiązanie to jest wymagane w przypadku niektórych plików urzędowych, takich jak na przykład Jednolity Plik Kontrolny (JPK), Jednolity Europejski Dokument Zamówienia (JEDZ) lub sprawozdania finansowe. Pozwala bowiem administracji publicznej w prosty sposób przetwarzać zawartość plików.
-
Podpis XAdES typu otaczającego (ang. enveloping), w którym struktura podpisywanego dokumentu zawarta jest w kodzie podpisu, a efektem jest jeden podpisany plik z rozszerzeniem xades lub xml. Rozwiązanie to jest rzadziej stosowane (np. w niektórych decyzjach administracyjnych), bo w przeciwieństwie do innych typów pozwala złożyć na dokumencie tylko jeden podpis.
-
Podpis XAdES typu zewnętrznego oznacza, że podpis elektroniczny znajdować będzie się w osobnym pliku z rozszerzeniem xades lub xml, który zawiera jedynie odwołanie do dokumentu źródłowego, a nie jego treść. Warto mieć jednak na uwadze, że to odwołanie obejmuje treść podpisanego dokumentu i zapewnia jego integralność, co więcej można tu zawrzeć wiele dokumentów. Możesz w ten sposób podpisać dowolny typ pliku, który jest dopuszczalny przy zawieraniu umów w formie elektronicznej. W kontaktach z kontrahentami wymaga to jednak większej uważności, bo przykładowo wysyłając ofertę, musisz załączyć dwa pliki (wraz ze wszystkim podpisanymi dokumentami) – pierwszy z Twoim podpisem i drugi z podpisywanym dokumentem.
Podpisy elektroniczne w formacie PAdES i XAdES od Autenti
Platforma Autenti standardowo pozwala Ci podpisywać pliki w formacie PAdES. Jeśli jednak posiadasz którykolwiek podpis kwalifikowany od Autenti, możesz obecnie składać podpisy zarówno w formacie PAdES, jak i XAdES. Zrobisz to online, dzięki narzędziu Classic Sign (podpis SimplySign możesz ponadto wykorzystać także poza Autenti).
Classic Sign pozwala Ci również podpisać dokument, który wcześniej został już podpisany przez inne osoby. Przy pomocy narzędzia możesz też wysłać podpisany dokument innym osobom, choćby Twoim kontrahentom. Nie muszą oni być klientami Autenti i mogą złożyć podpis przy użyciu dowolnego certyfikatu kwalifikowanego podpisu elektronicznego, w wybranym przez Ciebie formacie. W narzędziu Classic Sign łatwo wybierzesz też format i typ podpisu kwalifikowanego składanego na pliku, który wgrywasz.
Podsumowując, jeśli wgrasz plik:
-
PDF – możesz złożyć podpis elektroniczny w formacie PAdES (otrzymujesz PDF-a z naniesionym podpisem) lub w formacie XAdES zewnętrznym (efektem jest osobny plik XML z rozszerzeniem xades, który zawiera sam podpis i odwołanie do pliku źródłowego PDF).
-
XML – możesz złożyć podpis elektroniczny w formacie XAdES typu wewnętrznego (plik XML z naniesionym podpisem) lub zewnętrznego (osoby plik, który zawiera wyłącznie podpis i odwołanie do pliku źródłowego XML).
-
Z innym rozszerzeniem – możesz złożyć podpis elektroniczny w formacie XAdES typu zewnętrznego (oddzielny plik z podpisem i odwołaniem do pliku źródłowego).
