Elektroniczny obieg dokumentów to rozwiązanie, które coraz częściej można spotkać w polskich firmach. Dostęp do dokumentów w formie elektronicznej to wygoda, ale też oszczędność czasu i pieniędzy. Jak wygląda proces przechowywania dokumentów w formie elektronicznej? Czy przechowywanie dokumentów online jest bezpieczne?
Przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej
Nowelizacja prawa znacznie zwiększyła możliwości w zakresie digitalizacji i elektronicznego obiegu dokumentów. Nic więc dziwnego, że dokumenty elektroniczne coraz częściej zastępują te w tradycyjnej, papierowej wersji. W ostatecznym rozrachunku są przecież dużo tańsze, dostęp do nich jest łatwiejszy i są ekologiczne. Stosując elektroniczny obieg dokumentów, należy pamiętać nie tylko o tym, żeby dokumenty były dostępne dla wszystkich zainteresowanych stron, ale też, w odpowiedni sposób zabezpieczone. Muszą być przechowywane w taki sposób, by osoby niepowołane nie miały do nich dostępu.
Archiwizacja danych
Autenti umożliwia zarówno digitalizację, jak i archiwizację dokumentów. Dzięki archiwizacji, wszystkie upoważnione osoby mają dostęp do plików o każdej porze, z dowolnego miejsca. Wystarczy, że dysponują urządzeniem z dostępem do internetu. Dokumenty można też pobierać w formie plików pdf. Nie ma znaczenia w ilu egzemplarzach jest przechowywany dany dokument. Jego moc prawna jest zawsze taka sama. Archiwizacja danych to wygodne rozwiązanie, które pozwala zaoszczędzić miejsce w biurze, które należałoby przeznaczyć na stosy papierowych umów. To także gwarancja porządku w papierach. W tradycyjnym archiwum, dokument może bardzo łatwo się zawieruszyć. W zdigitalizowanej wersji, każdą umowę można bardzo szybko zlokalizować.
Czy elektroniczny obieg dokumentów jest bezpieczny?
Elektroniczny obieg dokumentów może budzić niesłuszne obawy. Warto podkreślić, że cały proces przechowywania dokumentów online przez Autenti jest w pełni bezpieczny. Autenti wykorzystuje najnowocześniejsze rozwiązania technologiczne, co powoduje, że ryzyko utraty dokumentów jest ograniczone do minimum. Nie ma przy tym szans, by jakiś dokument dostał się w niepowołane ręce. W jaki jeszcze inny sposób zarchiwizowane dane są chronione? Zarchiwizowane dokumenty znajdują się w specjalnym miejscu w chmurze. Każdy upoważniony użytkownik ma do nich dostęp. Dokumenty są zaszyfrowane za pomocą 256-bitowego klucza, który przy użyciu dostępnych technologii jest nie do złamania. O bezpieczeństwie dokumentów elektronicznych niech świadczy fakt, że Autenti wykorzystuje certyfikat SSL/TLS.
