W dużych organizacjach codziennie wpływają dziesiątki, a nierzadko setki e-przesyłek – faktury, pisma urzędowe, wezwania, decyzje administracyjne, dokumenty sądowe czy zapytania klientów. Wszystkie trafiają do wspólnej skrzynki elektronicznej, z której pracownicy biura podawczego ręcznie przekazują je do odpowiednich działów.
Ten model działania, choć dobrze znany, w praktyce może generować szereg problemów:
- opóźnienia w obiegu dokumentów,
- błędy przy ręcznym przypisywaniu przesyłek,
- brak pełnego audytu i kontroli,
- duże obciążenie działów administracji i prawnych.
W efekcie procesy, które powinny być szybkie i powtarzalne, stają się źródłem frustracji i strat czasu.
Nowe podejście: elektroniczne biuro podawcze z regułami automatycznymi
W Autenti eDelivery pojawiła się nowa funkcjonalność, która całkowicie zmienia sposób zarządzania korespondencją w dużych firmach — reguły automatyczne.
To rozwiązanie pozwala stworzyć w pełni elektroniczne biuro podawcze, w którym system sam klasyfikuje, oznacza i przekazuje e-przesyłki do właściwych odbiorców — bez udziału człowieka.
Dzięki temu proces obiegu dokumentów staje się:
- szybszy,
- bezbłędny,
- kontrolowany i audytowalny,
- skalowalny, nawet przy tysiącach przesyłek dziennie.
Jak to działa w praktyce?
Każda reguła automatyczna w eDelivery składa się z trzech prostych elementów:
- Start procesu – moment, w którym reguła ma się uruchomić (np. w chwili otrzymania e-przesyłki).
- Warunek – czyli kryterium, które przesyłka musi spełnić (np. temat zawiera „faktura” lub nadawca to określony urząd).
- Rezultat – czyli działanie, które system ma wykonać (np. przypisać etykiety „księgowość” i „pilne”).
System analizuje każdą nadchodzącą e-przesyłkę i w ułamku sekundy podejmuje decyzję, co z nią zrobić. To, co dotychczas zajmowało godzinę pracy biura podawczego, dziś dzieje się automatycznie — bez konieczności otwierania każdej wiadomości.
Przykład 1: pilne pisma z urzędu
W jednej z warszawskich spółek wszystkie e-przesyłki od Urzędu Marszałkowskiego muszą być natychmiast analizowane przez dział prawny. Zamiast ręcznego filtrowania wiadomości, firma utworzyła regułę:
- Start procesu: otrzymanie e-przesyłki,
- Warunek: nadawca = „Urząd Marszałkowski Województwa Mazowieckiego”,
- Rezultat: przypisz etykiety „pilne” i „legal”.
W efekcie wszystkie pisma z tego urzędu są automatycznie oznaczane jako priorytetowe i trafiają bezpośrednio do pracowników działu prawnego, którzy są przypisani do etykiety "legal".. Nie trzeba ich szukać, filtrować ani otwierać — wszystko dzieje się w tle.
Przykład 2: faktury do księgowości
W krakowskim oddziale innej firmy codziennie wpływa ponad sto e-przesyłek.
Reguła została skonfigurowana tak, by automatycznie rozpoznawała tematy zawierające słowa „faktura”, „invoice” lub „rachunek” i przypisywała im etykiety „księgowość” i „invoice”.
Dzięki temu każda faktura trafia od razu do odpowiedniego działu, a dział finansowy może rozpocząć jej obsługę bez czekania, aż ktoś ręcznie ją przekieruje.
Automatyzacja, która naprawdę upraszcza procesy
Wprowadzenie elektronicznego biura podawczego z regułami automatycznymi przynosi organizacjom wymierne efekty:
- Pełna automatyzacja procesów – system sam klasyfikuje i przekazuje e-przesyłki.
- Skalowalność – obsługa tysięcy przesyłek dziennie bez potrzeby zwiększania zespołu.
- Skrócenie czasu reakcji – ważne dokumenty natychmiast trafiają do właściwych osób.
- Eliminacja błędów ludzkich – koniec z pomyłkami przy przekazywaniu i oznaczaniu.
- Audytowalność i zgodność z politykami organizacji – każda reguła jest zdefiniowana, kontrolowana i transparentna.
- Oszczędność czasu i zasobów – mniej pracy manualnej w administracji i dziale prawnym.
Gdzie reguły automatyczne sprawdzają się najlepiej?
Zastosowanie tego rozwiązania jest bardzo szerokie. Doskonale sprawdzi się w dużych firmach z sektora corporate i enterprise, które codziennie obsługują dziesiątki lub setki przesyłek.
Oto przykładowe procesy, w których firmy najczęściej korzystają z automatyzacji to:
- Finanse i księgowość – automatyczne przekazywanie faktur, rachunków i rozliczeń.
- Działy prawne i compliance – natychmiastowe oznaczanie i kierowanie wezwań, pozwów, decyzji urzędowych.
- HR i administracja – porządkowanie dokumentów kadrowych, umów i aneksów.
- Obsługa klienta – automatyczne kierowanie reklamacji i skarg do systemu ticketowego.
- Zarząd i komunikacja korporacyjna – automatyczne przekazywanie dokumentów strategicznych, uchwał, pism z urzędów lub instytucji nadzorczych do właściwych członków zarządu i biura komunikacji.
Każdy z tych procesów może być zautomatyzowany w kilka minut — poprzez stworzenie prostych reguł w panelu eDelivery.
Elektroniczne biuro podawcze — krok do dojrzałej cyfryzacji
Reguły automatyczne w Autenti eDelivery to nie tylko usprawnienie pojedynczego procesu.
To fundament nowoczesnego zarządzania obiegiem dokumentów w firmach corporate i enterprise – opartego na danych, automatyzacji i pełnej transparentności.
Firmy, które wdrażają ten model, zyskują przewagę konkurencyjną:
działają szybciej, precyzyjniej i z pełnym wglądem w każdą przesyłkę elektroniczną.
Dołącz do nich już dziś i sprawdź, jak reguły automatyczne mogą usprawnić obieg dokumentów w Twojej organizacji.
