Redlining umów: jak sprawić, by był bezbolesny?

Edytowanie umów brzmi prosto… dopóki takie nie jest.

Jedna wersja zamienia się w pięć. Wątki e-mailowe piętrzą się. Edycje zostają pominięte, klauzule są sprzeczne i nikt nie jest pewien, która wersja jest ostateczna. Dla zespołów prawnych, sprzedaży i zamówień publicznych ten chaos jest nie tylko frustrujący, ale po prostu ryzykowny.

Badanie WCC wykazało, że firmy tracą średnio 9,2% rocznych przychodów z powodu słabego zarządzania umowami, w tym błędów, pominiętych zobowiązań lub nieefektywnych przepływów pracy.

I dzieje się tak nie tylko podczas realizacji zobowiązań kontraktowych, ale także podczas negocjacji i redlining’u.

Najważniejsze wnioski

• Redlining umów jest kluczowy dla bezpiecznego i jasnego negocjowania warunków prawnych i handlowych, zwłaszcza w przypadku umów o wysokiej stawce lub umów korporacyjnych.
• Złe praktyki redlining’u przyczyniają się do realnych strat, nawet do 9,2% rocznych przychodów dla firm z powodu pominiętych edycji, zamieszania w wersjach lub problemów ze zgodnością.
• Unikaj typowych błędów, takich jak edytowanie tylko dla zasady. Śledź zmiany wprowadzone w umowie, używaj plików PDF do blokowania dokumentów końcowych i nie akceptuj zmian bez ich przeglądu.
• Korzystanie z platform e-podpisów (takich jak Autenti) może dramatycznie przyspieszyć przepływy pracy po redlining’u, poprawić ścieżki audytu i skrócić czas realizacji.
• Usprawniony proces redlining’u pomaga zespołom pracować szybciej, zachować zgodność i zmniejszyć zmęczenie negocjacjami – przy jednoczesnym zachowaniu solidności prawnej umów.

💡 Narzędzia Google Docs, których warto użyć do bardziej efektywnego procesu redlining’u:

• Tryb sugerowania (Suggesting mode): proponuj zmiany bez edytowania oryginalnego tekstu.
• Komentarze + @wzmianki: oznaczaj członków zespołu i przypisuj zadania bezpośrednio w dokumencie.
• Historia wersji: przeglądaj, nazywaj i przywracaj dowolny poprzedni projekt z sygnaturami czasowymi.
• Przypisania zadań w komentarzach: użyj pól wyboru, aby śledzić dalsze działania w dokumencie.

Co to jest redlining umów?

Czym więc jest redlining umów?

Redlining umów to proces oznaczania umowy w celu śledzenia edycji, sugerowania zmian i negocjowania warunków umowy między stronami. Jest to kluczowa (i często żmudna) część procesu negocjacji umowy. Dzieje się tak, ponieważ pozwala obu stronom sugerować zmiany, zgłaszać obawy i ostatecznie osiągnąć porozumienie.

W tym artykule dokładnie omówimy, jak działa redlining, dlaczego jest ważny i jak można uprościć ten proces, stosując najlepsze praktyki i odpowiednie narzędzia – niezależnie od tego, czy redlining odbywa się w Wordzie, czy w Google Docs.

Dlaczego redlining umów jest kluczowy w nowoczesnym biznesie?

Wspomnieliśmy już o najważniejszej części słabych procesów zarządzania umowami (w tym redlining’u), a mianowicie o utracie przychodów.

Ogólnie rzecz biorąc, proces edytowania to sposób, w jaki firmy chronią się podczas negocjowania umów.

A korzyści z redlining’u wydają się dość oczywiste.

Bez niego ważne edycje mogą się prześlizgnąć, wersje pomieszać i nikt nie wie, jakie warunki zostały uzgodnione. Chodzi o zachowanie bezpieczeństwa prawnego i handlowego, nie tylko w przypadku możliwych sporów kontraktowych w przyszłości, ale nawet w celu właściwego mierzenia, analizy lub bezpieczeństwa KPI umowy.

Kontrola wersji jest kluczowym powodem istnienia redlining’u.

Gdy wiele osób przegląda i edytuje ten sam dokument, potrzebujesz jasnego zapisu tego, kto co zmienił. Ta ścieżka audytu pomaga zespołom uniknąć zamieszania, wzajemnego obwiniania się lub podpisywania nieaktualnych warunków.

Redlining daje również obu stronom przestrzeń do negocjowania szczegółów, które faktycznie mają znaczenie – na przykład, kto ponosi odpowiedzialność, jeśli coś pójdzie nie tak, jak i kiedy dokonywane są płatności lub co się dzieje w przypadku wcześniejszego rozwiązania umowy.

Sekcje, które są szczególnie podatne na redlining, to:

• Klauzule dotyczące rozwiązania umowy
• Harmonogramy i warunki płatności
• Ograniczenie odpowiedzialności
• Postanowienia dotyczące poufności
• Kroki rozwiązywania sporów

Ale jak ten proces faktycznie wygląda w praktyce?

Czy po prostu udostępniasz pisemny projekt umowy drugiej stronie za pośrednictwem poczty e-mail, zmieniasz to, co chcesz, w dowolny sposób i odsyłasz go?

Granie w ping-ponga e-mailowego, dopóki obie strony nie będą zadowolone z końcowego rezultatu (lub zmęczone ciągłymi e-mailami w tę i z powrotem).

Cóż… możesz to zrobić dokładnie w ten sposób lub zrobić to lepiej.

Proces redlining’u umów: krok po kroku

Redlining umowy jest jak edytowanie projektu grupowego, tylko z odpowiedzialnością prawną i pieniędzmi na szali.

Oto, jak zwykle przebiega ten proces i gdzie sprawy mogą potoczyć się gładko lub całkowicie na opak.

Krok 1: Opracowanie wstępnego projektu umowy

Zaczyna się od tego, że jeden zespół – zwykle prawny – opracowuje pierwszą wersję.

Napisanie projektu stanowi podstawę, określając zakres, harmonogramy, warunki płatności, odpowiedzialność i inne. Ale jest to tylko pierwsze podejście, a nie meta.

💡 Wskazówka: Użyj standardowego szablonu umowy, aby przyspieszyć sporządzanie i zmniejszyć możliwe do uniknięcia niespójności w różnych transakcjach.

💡 Wskazówka: Dołącz tekst zastępczy dla podlegających negocjacji warunków (np.

$$WARUNKI\_PŁATNOŚCI$$

), aby redlining koncentrował się tylko na zmiennych.

Krok 2: Udostępnienie go interesariuszom

Następnie dokument jest wysyłany do przeglądu. Może to obejmować zespoły sprzedaży, finansów, prawne po obu stronach, a nawet zewnętrznych doradców.

Na tym etapie ludzie zazwyczaj przekazują sobie dokument Word lub Google Doc, czasami za pośrednictwem poczty e-mail, Slacka lub udostępnionego dysku.

💡 Wskazówka: Ustal uprawnienia do edycji i terminy z góry, aby ograniczyć wymianę informacji i pominięte okna czasowe na informacje zwrotne.

Krok 3: Śledzenie zmian (właściwy redlining)

To jest moment, w którym zaczyna się edytowanie.

MS Word i Google Docs to najczęściej używane narzędzia do redlining’u w tradycyjnym, ręcznym procesie.

Na przykład, aby dokonać redlining’u umowy w Google Docs, masz możliwość sugerowania nowej treści lub skreślania istniejącej, która nie spełnia twoich oczekiwań lub jest w jakikolwiek sposób błędna, bez faktycznego wprowadzania zmian w samym dokumencie.

Aby to zrobić, po prostu zmień tryb edycji dokumentu na Sugestie, a będziesz bezpieczny, zostawiając swoje notatki. Zaletą korzystania z tego trybu jest to, że nie musisz:

• zostawiać długich komentarzy, aby wyjaśnić, które redline’y umowy miałeś na myśli,
• wyjaśniać, że to ty poprosiłeś o zmiany (twoje imię i nazwisko zostaną dołączone do sugestii).

Ale jeśli masz na to ochotę (lub nie jesteś pewien, jaką treść dokładnie sugerować), używanie komentarzy Google Docs jest również miłe i praktyczne.

Innym sposobem na redlining w Google Docs lub MS Word jest opracowanie systemu.

Na przykład:

• Zmień kolory części, które chcesz całkowicie usunąć, na krzykliwy czerwony.
• Zmień kolory części, które chcesz zmienić, ale nie usuwać, na jasny żółty.
• Zmień kolor części, które chcesz pozostawić nietknięte, na jasny zielony.

Ale tutaj ważne jest, aby:

• Udostępnić ustalony system wszystkim stronom redlining’u (aby upewnić się, że jesteście zgodni),
• Wymyślić sposób na dołączenie swojego imienia i nazwiska do sugerowanej zmiany (albo odrębny schemat kolorów, albo po prostu zostawianie komentarzy obok podświetlonych części tekstu).

Ogólnie rzecz biorąc, dzięki opcji śledzenia zmian w Wordzie lub trybowi sugerowania w Google Docs, interesariusze zaczynają proponować edycje.

Może dział prawny chce bardziej rygorystycznego języka odszkodowania. Dział zamówień kwestionuje klauzulę automatycznego odnawiania.

Niezależnie od przypadku, rażący czerwony tekst i skreślenia mogą się piętrzyć.

💡 Wskazówka: Trzymaj się jednej platformy na umowę. Mieszanie Worda i Google Docs prowadzi do chaosu formatowania.

💡 Wskazówka: Przypisz konkretne osoby do „własności” ostatecznych decyzji w sprawie edycji i sugestii oraz śledź otwarte problemy, aby nic nie zostało pominięte. Na przykład, możesz przypisać zadania w komentarzach w Google Docs.

Krok 4: Współpraca i odpowiedź

Teraz dokument prawdopodobnie będzie krążył w tę i z powrotem.

Komentarze będą się piętrzyć.

Możesz zobaczyć notatki typu „Proszę wyjaśnić tę klauzulę” lub „Zgodnie z naszą ostatnią rozmową, zmieniono warunki płatności na Net 45”.

Bez jasnego przepływu pracy lub scentralizowanej platformy, ten krok jest miejscem, w którym często pojawia się chaos wersji.

💡 Wskazówka: Stwórz prosty przepływ pracy odpowiedzi: kto odpowiada na które komentarze i do kiedy.

Krok 5: Finalizacja i zatwierdzenie

Gdy wszystkie edycje zostaną rozwiązane, ostateczna wersja zostaje zatwierdzona.

Idealnie, jest to czysty dokument. Realistycznie, może to wymagać weryfikacji pięciu wersji w udostępnionym folderze.

💡 Wskazówka: Zablokuj ostateczny plik do edycji i wyeksportuj go jako PDF po zatwierdzeniu.

Co dalej po redlining’u?

Po pomyślnym dokonaniu redlining’u dokumentu i uzgodnieniu jego treści, wyeksportowaniu ostatecznej umowy do pliku PDF w celu jej zablokowania, nadszedł czas, aby ją… podpisać.

Oprócz usprawnienia procesu edycji, możesz również sprawić, że proces podpisywania będzie o wiele łatwiejszy dzięki niczemu innemu, jak e-podpisom.

Na przykład, dzięki platformie takiej jak Autenti, masz możliwość:

• Wysłania ostatecznej wersji dokumentu do zatwierdzenia do użytkowników z rolą recenzenta/zatwierdzającego, aby mogli ją zaakceptować (i automatycznie przejść do przodu z całym procesem) lub odrzucić (kończąc proces podpisywania, utrzymując wszystkich w ryzach),
• Podpisania jednego (lub wielu dokumentów naraz) całkowicie online w zaledwie około 5 minut,
• Wysyłania przypomnień do innych podpisujących lub recenzentów dokumentu, aby wypełnili swoje obowiązki,
• Weryfikacji tożsamości drugiej strony umowy (również online),
• Wiązania różnych plików w jeden dokument (na przykład podczas dodawania większej liczby części do umowy po redlining’u),
• Tworzenia własnego przepływu pracy dedykowanego procesom redlining’u,
• I wiele więcej.

Czy jest to bardziej efektywne?

Zdecydowanie tak.

Na przykład, TZMO skróciło czas przetwarzania umów nawet o 90%, podpisując dokumenty w ciągu 30 godzin lub mniej dzięki Autenti.

A co najlepsze?

Z każdym dokumentem otrzymujesz pełną i kompletną, gotową do użycia kontrolę wersji oraz pełną ścieżkę audytu dla każdego podpisu złożonego za pomocą Autenti (z dokładną datą, sygnaturami czasowymi i adresami IP podpisujących).

Wypróbuj Autenti za darmo, przez 14 dni.

Najlepsze praktyki dla efektywnego redlining’u umów

Jak widać z powyższego opisu, proces redlining’u umów może być dość chaotyczny lub bardziej kontrolowany dzięki wskazówkom udostępnionym powyżej.

Biorąc to pod uwagę, redlining może albo posunąć umowę do przodu, albo pogrążyć ją w zamieszaniu.

Te najlepsze praktyki pomogą ci uniknąć bałaganu i utrzymać negocjacje wydajne, dokładne i prawnie uzasadnione.

Ustal wspólny język i bibliotekę klauzul

Różne zespoły często opisują to samo w różny sposób.

Posiadanie wstępnie zatwierdzonej biblioteki klauzul pomaga tego uniknąć. Kiedy wszyscy korzystają z tego samego języka, zwłaszcza w przypadku powtarzających się warunków, takich jak NDA, odszkodowanie lub płatności – skraca to czas negocjacji i ryzyko.

Używaj kontroli wersji tak, jakby od tego zależała twoja praca

Ponieważ w pewnym sensie tak jest.

Jedna nieprawidłowa edycja w starym projekcie może spowodować poważne problemy. Zawsze pracuj na dokumencie głównym. Śledź każdą zmianę. A jeśli używasz oprogramowania takiego jak Microsoft Word, Google Docs lub narzędzi CLM (Contract Lifecycle Management), upewnij się, że historia wersji jest widoczna i nienaruszona.

Przypisz jasną odpowiedzialność

Redlining nie jest wolną amerykanką.

Zdecyduj wcześnie, kto jest odpowiedzialny za przegląd warunków prawnych, kto zajmuje się klauzulami finansowymi i kto ma ostateczne zatwierdzenie. Bez jasnych ról decyzje są opóźniane, a odpowiedzialność się zaciera.

Scentralizuj komunikację

Nie rozpraszaj komentarzy po pięciu e-mailach i dwóch wątkach Slacka. Używaj jednej platformy do edycji i dyskusji. Oprogramowanie CLM, oprogramowanie do zarządzania umowami i oprogramowanie do redlining’u umów – wszystko to pomaga w tym zakresie – ale nawet komentarze Google Docs mogą spełnić swoje zadanie, o ile wszystko trzymasz w jednym miejscu.

Automatyzuj powtarzalne czynności

Jeśli ręcznie przepisujesz te same zmiany w każdej umowie, czas na modernizację.

Oprogramowanie do redlining’u może automatyzować standardowe edycje, oznaczać ryzykowne klauzule, a nawet sugerować alternatywne sformułowania za pomocą sztucznej inteligencji. Niech technologia wykona ciężką pracę.

Nie pomijaj kontroli zgodności

Każda umowa musi być zgodna ze standardami twojego zespołu prawnego i aktualnymi przepisami. Wypolerowana umowa pełna nieprawidłowych lub nieaktualnych klauzul nadal stanowi ryzyko. Wprowadź jeden ostatni proces przeglądu prawnego przed złożeniem podpisów.

Typowe błędy w redlining’u

I oczywiście, nawet doświadczone zespoły popełniają błędy podczas redlining’u umów.

Te błędy mogą prowadzić do opóźnień, narażenia prawnego, kłopotliwych przeoczeń lub po prostu regularnych wyzwań redlining’u umów, których doświadcza każdy zespół.

Oto jak zachować czujność – co robić, a czego unikać.

Korzyści z wdrożenia płynnego procesu redlining’u

Z kolei wdrożenie płynnego procesu redlining’u robi ogromną różnicę.

Po pierwsze, przyspiesza realizację umowy, ograniczając zamieszanie „w tę i z powrotem”, które zwykle wydłuża negocjacje.

Gdy każda zmiana jest wyraźnie śledzona i komunikowana, błędy i nieporozumienia drastycznie spadają. Nikt nie musi się zastanawiać, która wersja jest prawdziwa.

Ta klarowność wzmacnia również twoją pozycję negocjacyjną, ponieważ pracujesz na dobrze zorganizowanym, spójnym zestawie warunków, zamiast borykać się ze sprzecznymi edycjami.

Ponadto ułatwia współpracę między zespołami prawnymi, sprzedaży, finansów i zamówień, ponieważ wszyscy pracują w tym samym dokumencie z jasnymi rolami i obowiązkami.

Wreszcie, solidny przepływ pracy redlining’u zwiększa zgodność i gotowość do audytu, utrzymując kompletną, możliwą do śledzenia historię wszystkich zmian – co jest kluczowe dla zmniejszenia ryzyka kontraktowego i szybkiego rozwiązywania wszelkich sporów w przyszłości.

Ułatw redlining z Autenti

Redlining umów nie musi być bólem głowy.

Dzięki jasnym krokom, inteligentnym narzędziom (nawet Google Docs lub Microsoft Word, jeśli są używane prawidłowo) i kilku najlepszym praktykom, możesz przekształcić to, co często jest chaotycznym procesem, w usprawnioną współpracę.

Niezależnie od tego, czy jesteś profesjonalistą prawnym, czy dopiero zagłębiasz się w przegląd umów, ulepszenie sposobu redlining’u chroni twoją firmę, pomaga uniknąć kosztownych błędów i buduje płynniejsze negocjacje od projektu do podpisu.

Pamiętaj, że chociaż redlining jest procesem współpracy, dobrze jest mieć jednego właściciela całej inicjatywy, który jasno określi zestaw zasad dla wszystkich do przestrzegania.

Poświęć czas na dopracowanie swojego przepływu pracy teraz, a twoje przyszłe „ja” (i cały twój zespół) ci podziękuje.

I nie zapomnij o tym, co dzieje się później.

Przejdź do podpisywania online z bezpłatnym 14-dniowym okresem próbnym Autenti lub zarezerwuj rozmowę z jednym z naszych ekspertów, aby pomóc znaleźć najlepszy plan dla twoich kompletnych potrzeb dokumentowych (nie tylko redlining’u).