Freedom Nieruchomości to agencja działająca od 2010 roku. Jest to jedna z największych sieci biur pośrednictwa w obrocie nieruchomościami, pracującą w modelu obsługi ofert na wyłączność i liczącą obecnie blisko 65 oddziałów w całej Polsce. Agencja oferuje kompleksową obsługę pośrednictwa w sprzedaży i wynajmie. Doradcy Freedom Nieruchomości zapewniają wsparcie w określeniu ceny ofertowej nieruchomości, przygotowaniu do sprzedaży, promocji oferty, negocjacjach, aż do finalizacji i przekazania nieruchomości, a także pomoc w finansowaniu zakupu oraz w poszukiwaniu mieszkania, domu czy działki.
Rozmawiamy z Martą Szczepkowską-Sadoch, Dyrektor ds. Prawnych i Administracji oraz Łukaszem Kruszewskim, Dyrektorem Marketingu Freedom Nieruchomości o tym, co sprawiło że agencja zdecydowała się na Autenti i jakie korzyści widzi w podpisywaniu dokumentów online.
Dlaczego zdecydowaliście się na wdrożenie Autenti?
Marta Szczepkowska-Sadoch: We Freedom Nieruchomości pracujemy w rozproszonej strukturze, przesyłanie dokumentacji między różnymi lokalizacjami, wizyty na poczcie czy wezwanie kuriera są dla nas bardzo absorbujące a przez to nie dość efektywne. Podpisywanie dokumentów zdalnie jest łatwiejsze, szybsze i oszczędza nasz czas. Dodatkowo, Autenti dobrze porządkuje dokumenty - widać np. kto jeszcze nie złożył podpisu elektronicznego na danym dokumencie. Łatwo także znaleźć podpisany dokument, zamiast przeszukiwać segregatory. Warto podkreślić jeszcze tutaj aspekt ekologiczny: oszczędzamy papier.
Jak wyglądało wprowadzenie rozwiązania Autenti do firmy?
M. S-S.: Zaczęło się tradycyjnie od spotkania wprowadzającego z przedstawicielami Autenti, podczas którego omówiliśmy warunki współpracy. Następnie podpisaliśmy umowę. Samo wprowadzenie pod względem technicznym nie stanowiło dla nas wyzwania. Największą obawę budziło to, jak nasi kontrahenci zareagują na taką formą zawierania umów. Obawialiśmy się, że poprzez ich nieznajomość rozwiązania będą starać się przedłużać proces podpisania umowy, a co gorsze wycofają się. I tutaj spotkaliśmy się z największym zaskoczeniem, ponieważ feedback ze strony kontrahentów był bardzo pozytywny. [Marta Szczepkowska-Sadoch]
W jaki sposób pracowaliście, zanim zaczęliście korzystać z platformy Autenti?
M. S-S.: Nie będzie tu zaskoczenia. Przesyłaliśmy dokumenty mailem do zapoznania się, drukowaliśmy w poszczególnych oddziałach i odpowiednie osoby podpisywały je. Następnie lądowały w segregatorach na półkach.
Łukasz Kruszewski: Rzeczą, która ułatwiła nam wdrożenie było niewątpliwie już nasze doświadczenie pracy chociażby w środowisku Google Workspace i otwartość na zmianę. Lecz co do zasady, przed Autenti świat podpisywania umów był średniowieczem.
Jakie korzyści płyną z decyzji o korzystaniu z Autenti? Czy widać już oszczędność czasu i pieniędzy?
Ł. K.: Współpraca z Autenti przede wszystkim ułatwiła nam uporządkowanie naszych wewnętrznych formalności. Cały proces może koordynować jedna osoba. Na bieżąco może obserwować na jakim etapie jest dana sprawa i w razie potrzeby wysyłać ponaglenia do osób zalegających z podpisem. Ponadto, w dobie krwawiącej planety każda kartka papieru jest na wagę złota. Kluczowe dla nas jest podniesienie sprawności operacyjnej, ponieważ bez względu na poziom złożoności umowy, można ją podpisać w tzw. międzyczasie. Naturalnie przekłada się to na oszczędność czasu i pieniędzy. Nawiązanie współpracy z Autenti wpływa także na budowanie kultury i wizerunku innowacyjnej firmy. Optyka organizacji, która idzie z trendami, korzysta z nowoczesnych i sprawdzonych rozwiązań jest bezcenna z punktu widzenia naszych pracowników i parterów biznesowych.
Jakie rozwiązania/ funkcjonalności Autenti najbardziej ułatwiają pracę w branży, w której Państwo działacie?
M. S-S.: W codziennej pracy doceniamy możliwość dodawania etykiety do dokumentu. Ważne jest to, że dzięki Autenti możemy przyznać dostęp do wglądu określonym pracownikom.
Kto najintensywniej (działy, stanowiska, osoby) pracuje na platformie Autenti?
M. S-S.: Umowy z współpracownikami czy kontrahentami to codzienność. Asystentki oraz specjaliści zajmujący się obiegiem dokumentów bez problemu samodzielnie korzystają z platformy Autenti w codziennej pracy. [Marta Szczepkowska-Sadoch]
Jakie dokumenty najczęściej podpisujcie z użyciem platformy?
M. S-S.: Najczęściej są to umowy o współpracę z agentami, brokerami, managerami, dokumenty wewnętrzne. Jednak zaraz obok są wszelkie inne umowy, porozumienia z partnerami biznesowymi.
Jak najłatwiej przekonać sceptycznego pracownika czy klienta do elektronicznego podpisywania umów?
Ł. K.: Pójdę na łatwiznę i odpowiem, że naprawdę nie trzeba nikogo specjalnie przekonywać. To zaczyna być modus operandi, a wręcz rzecz oczekiwana. Jeśli natomiast pojawiają się jakieś obawy wystarczy zaznaczyć, że ten proces działa tak samo prosty i szybki jak podpisywanie umów na zakup rzeczy przez internet czy też niektórych wniosków w bankach. Podkreślamy również oszczędność czasu, papieru i tuszu do drukarek.
Jakie widzicie przewagi podpisów chmurowych nad kartowymi?
M. S-S.: Porządek, dostępność w każdej chwili, szybkość, możliwość weryfikacji na jakim etapie jest dany dokument.
Jakie są plany/kierunki rozwoju Państwa działalności? W jaki sposób korzystanie z platformy Autenti jest z tym związane?
Ł. K.: Chcielibyśmy wdrożyć e-podpis w całej organizacji, sprawić aby proces podpisywania umów z naszymi agentami był całkowicie online. Po drugie, o czym osobiście marzę, aby podpisywanie umów pośrednictwa z klientami można było realizować w całości online. Ale to wierzę kwestia najbliższych lat.
