Skip to content
12 min

Umowa o pracę: wszystko, co trzeba wiedzieć przed podpisaniem

Umowa o pracę to podstawowa forma zatrudnienia w Polsce. Dlaczego uchodzi za najkorzystniejszą dla pracownika? Jakie elementy powinna zawierać? Jak wygląda kwestia opodatkowania i urlopu? Czytaj dalej i dowiedz się więcej!

Spis treści

1. Co powinna zawierać umowa o pracę?
2. Rodzaje umów o pracę
3. Umowa o pracę – ile godzin?
4. Umowa o pracę – podatki i PIT
5. Umowa o pracę – ile urlopu?
6. Dlaczego umowa o pracę jest korzystna dla pracownika?
7. Rozwiązanie umowy o pracę

Często stosowane, choć specyficzne formy zatrudnienia – umowy o dzieło, umowy zlecenia – są dopuszczalne jedynie w określonych okolicznościach. Jeśli jednak można zaobserwować osobiste wykonywanie pracy w sposób ciągły, w tym samym miejscu i czasie, przy wykonywaniu poleceń służbowych, należy te okoliczności uznać za przesłanki wskazujące na zaistnienie tradycyjnego stosunku pracy. Wtedy należy zmienić umowę cywilnoprawną na akceptowalną przez prawo. Szczegółowe wytyczne dla umów o pracę zawiera II rozdział ustawy Kodeks pracy. Są tam określone prawa i obowiązki pracodawców i pracowników. Aby poznać najważniejsze zapisy, przeczytaj nasz poradnik!

Czy wiesz, że umowę o pracę możesz podpisać online na platformie Autenti.

Zgodnie z przepisami prawa, dla umowy o pracę forma pisemna nie jest zastrzeżona. Jednakże, pracodawca zobowiązany jest do potwierdzenia pracownikowi warunków umowy na piśmie.

W związku z tym, że warunki umowy zawsze są wpisywane w umowę o pracę, aby była ona ważna, powinna zostać podpisana kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Co powinna zawierać umowa o pracę?

Dokument powinien zawierać informacje o stronach umowy o pracę, jej rodzaju, warunkach zatrudnienia i płacy, a także datę zawarcia kontraktu i podpisy stron. Elementy, które należy zawrzeć, to:

  • dane pracodawcy – adres, nazwa, NIP, a także dane osoby reprezentującej firmę;
  • dane pracownika – imię i nazwisko, miejsce zamieszkania;
  • miejsce i dzień nawiązania stosunku pracy;
  • data rozpoczęcia pracy;
  • czas trwania i rodzaj umowy o pracę;
  • rodzaj pracy – stanowisko, obowiązki i miejsce ich wykonywania, wymiar czasowy;
  • wynagrodzenie – wraz ze wskazaniem jego składowych i podstawy prawnej;
  • pozostałe warunki zatrudnienia;
  • podpisy obu stron – własnoręczne lub elektroniczne.

Niektóre informacje mogą znaleźć się albo w umowie o pracę, albo w pisemnych załącznikach, które pracownik musi otrzymać najpóźniej 7 dni od nawiązania stosunku pracy z pracodawcą. Są to:

  • dobowe i tygodniowe normy czasu pracy;
  • częstotliwość wypłat wynagrodzenia;
  • wymiar urlopu wypoczynkowego;
  • długość okresu wypowiedzenia umowy o pracę;
  • obowiązujący układ zbiorowy. Jeśli pracodawca nie ma obowiązku i nie wprowadził regulaminu, musi poinformować pracownika o regulacjach dotyczących pracy w porze nocnej, sposobach potwierdzania obecności i usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Rodzaje umów o pracę

Rozdział II Kodeksu pracy wymienia 3 podstawowe rodzaje umów o pracę:

  1. Umowa o pracę na okres próbny – zawierana maksymalnie na 3 miesiące w celu sprawdzenia kwalifikacji i możliwości dalszego zatrudnienia danej osoby na stanowisku o określonych obowiązkach i na konkretnych warunkach.
  2. Umowa o pracę na czas określony – maksymalny czas trwania stosunku pracy na podstawie takich umów to 33 miesiące, a łączna liczba porozumień tego typu nie może przekraczać trzech. Te wymogi nie dotyczą umów zawartych w celu:
    • zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy;
    • wykonywania prac dorywczych i sezonowych;
    • wykonywania pracy w okresie kadencji;
    • zaspokojenia rzeczywistego zapotrzebowania okresowego, które wynika z wykazanych przez pracodawcę obiektywnych przyczyn.
  3. Umowa o pracę na czas nieokreślony – porozumienie bezterminowe. Zapewnia większą stabilność, np. poprzez wydłużenie okresu wypowiedzenia wraz ze stażem pracy pracownika w firmie. 

Umowa o pracę – ile godzin?

Z art. 129. § 1. Kodeksu pracy wynika, że czas pracy nie może przekraczać 8 godzin na dzień i przeciętnie 40 godzin w pięciodniowym tygodniu pracy dla okresu rozliczeniowego nieprzekraczającego 4 miesięcy. Z kolei 131. § 1. mówi o tym, że tygodniowy czas pracy razem z godzinami nadliczbowymi nie może przekraczać średnio 48 godzin – aczkolwiek prawo przewiduje wiele okoliczności, które dopuszczają inny system i rozkład czasu pracy. Jest możliwe np. przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy do 12 godzin, ale nadmiar musi zostać zrównoważony krótszą pracą lub dniami wolnymi od pracy w innych terminach. Są zawody, w których dobowy wymiar czasu pracy w okresie rozliczeniowym do jednego miesiąca może zostać przedłużony do 16, a nawet 24 godzin.

Powyższe liczby dotyczą umów o pracę na pełen etat. Jeśli pracownik jest zatrudniony na część etatu, liczba godzin zostaje skrócona proporcjonalnie do części etatu. W Kodeksie pracy znajdują się także wytyczne w zakresie przerw i odpoczynku. Dużej części pracowników na umowie o pracę przysługuje:

  • 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku w każdej dobie;
  • 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku w każdym tygodniu;
  • 15-minutowa przerwa wliczana do czasu pracy (jeśli wymiar dobowy wynosi minimum 6 godzin).

Umowa o pracę – podatki i PIT

Uzyskiwanie przez pracownika przychodów z tytułu umowy o pracę oznacza konieczność odprowadzania podatku dochodowego od osób fizycznych. Zaliczki na podatek pobiera z wynagrodzenia płatnik, czyli najczęściej pracodawca. To, jaka część pensji trafia do państwa, regulują skala podatkowa, kwota zmniejszająca podatek i kwota wolna od podatku. Jeśli pracownik złoży oświadczenie PIT-2, wówczas 1/12 kwoty zmniejszającej będzie pomniejszać comiesięczną zaliczkę na podatek dochodowy. Jeżeli pracuje na kilku etatach, może to zrobić tylko dla jednej umowy o pracę. Jeśli w ogóle tego nie zrobi, kwota zmniejszająca podatek zostanie uwzględniona przy rozliczeniu rocznym. Całkowicie zwolnione z podatku dochodowego od przychodów z umowy o pracę są osoby do 26. roku życia, których przychody nie przekraczają 85 528 zł. Co ważne, zwolnienie z PIT nie zwalnia z obowiązku złożenia corocznej deklaracji podatkowej.

Do końca lutego każdego roku pracownik na umowie o pracę otrzymuje od pracodawcy PIT-11 z rozliczeniem za poprzedni rok kalendarzowy. Są w nim informacje niezbędne do złożenia indywidualnej deklaracji podatkowej, czyli PIT-37 (lub ewentualnie PIT-36, jeżeli podatnik ma inne źródła przychodów, od których samodzielnie opłaca zaliczki). PIT-11 wykazuje:

  • łączną wysokość rocznych przychodów z tytułu umowy o pracę;
  • koszty uzyskania przychodów;
  • wysokość zaliczek pobieranych na podatek dochodowy;
  • wysokość składek pobieranych na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne pracownika.

Umowa o pracę – ile urlopu?

Pod słowem urlop” zwykle kryje się pojęcie płatnego urlopu wypoczynkowego. Podczas trwania stosunku pracy pracownik nie ma możliwości, by się go zrzec lub zamienić na dodatkowe wynagrodzenie. Długość urlopu wypoczynkowego dla pracownika na umowie o pracę zależy od jego łącznego okresu zatrudnienia – jeśli jest krótszy niż 10 lat, wymiar urlopu to 20 dni, a pracownik ze stażem powyżej 10 lat ma do dyspozycji już 26 dni w ciągu roku. Do okresu zatrudnienia wliczają się inne stosunki pracy, lecz brany pod uwagę jest także okres nauki – w długości uzależnionej od poziomu lub rodzaju ukończonej szkoły. Urlop może być dłuższy od wymiaru rocznego, jeżeli pracownikowi przysługuje urlop zaległy.

Zaległy urlop wypoczynkowy za poprzedni rok należy wykorzystać (rozpocząć) do 30 września roku kolejnego – jednak okres przedawnienia prawa do zaległych urlopów wynosi 3 lata. Oznacza to, że roszczenia w zakresie niewykorzystanego urlopu za 2022 r. można zgłaszać do 30 września 2026 r. Osobne kategorie urlopów to m.in.:

  • urlop macierzyński;
  • urlop rodzicielski;
  • urlop szkoleniowy;
  • urlop bezpłatny.

Dlaczego umowa o pracę jest korzystna dla pracownika?

Umowa o pracę zapewnia pracownikowi najwięcej praw i przywilejów pracowniczych. Jej najważniejsze zalety to:

  • unormowanie czasu pracy;
  • prawo do płatnego urlopu wypoczynkowego;
  • ubezpieczenie społeczne i zdrowotne;
  • prawo do zwolnienia lekarskiego (182–270 dni w ciągu roku i 80–100% wynagrodzenia, w zależności od przyczyny wystawienia L4);
  • ochrona niektórych grup pracowników przed utratą pracy (to m.in. kobiety w ciąży czy osoby w okresie ochronnym przed emeryturą);
  • precyzyjna procedura wypowiadania stosunku pracy, okres wypowiedzenia.

Rozwiązanie umowy o pracę

Umowa o pracę może zostać rozwiązana na 4 sposoby – przez wygaśnięcie, za porozumieniem oraz przez oświadczenie jednej ze stron z zachowaniem okresu wypowiedzenia lub bez okresu wypowiedzenia. Wygaśnięcie dotyczy umów terminowych, gdy upłynie przewidziany w nich czas stosunku pracy. Długość okresu wypowiedzenia zależy od rodzaju umowy o pracę oraz przewidzianego okresu trwania stosunku pracy lub stażu:

  • umowy na okres próbny – czas trwania umowy:
    • poniżej 2 tygodni – okres wypowiedzenia to 3 dni robocze;
    • od 2 tygodni i mniej niż 3 miesiące – okres wypowiedzenia to 1 tydzień;
    • 3 miesiące – okres wypowiedzenia to 2 tygodnie; 
  • umowy na czas określony i nieokreślony – okres zatrudnienia:
    • poniżej 6 miesięcy – okres wypowiedzenia to 2 tygodnie;
    • od 6 miesięcy i mniej niż 3 lata – okres wypowiedzenia to 1 miesiąc;
    • 3 lata i dłużej – okres wypowiedzenia to 3 miesiące.

Pracodawca może rozwiązać umowę o pracę w ściśle określonych przypadkach bez okresu wypowiedzenia z winy lub bez wskazania winy pracownika:

  • rozwiązanie umowy o pracę bez okresu wypowiedzenia z winy pracownika:
    • za naruszenie obowiązków pracowniczych – np. nietrzeźwość, niewykonywanie poleceń, zakłócanie porządku, opuszczenie miejsca pracy bez usprawiedliwienia i istotnej przyczyny, kradzież i niszczenie mienia firmy;
    • na skutek utraty uprawnień niezbędnych do wykonywania pracy na danym stanowisku;
    • po popełnieniu przestępstwa – prawomocny wyrok, który uniemożliwia dalszą pracę;
  • rozwiązanie umowy o pracę bez okresu wypowiedzenia bez winy pracownika:
    • z uwagi na niezdolność do wykonywania pracy na skutek choroby przez ponad 3 miesiące, gdy staż wynosi poniżej 6 miesięcy;
    • ze względu na niezdolność do wykonywania pracy przez chorobę dłużej niż łączny okres pobierania wynagrodzenia, zasiłku i świadczenia rehabilitacyjnego, gdy staż wynosi ponad 6 miesięcy lub przyczyną niezdolności świadczenia pracy są choroba zawodowa lub wypadek przy pracy;
    • gdy usprawiedliwiona nieobecność w pracy z innych przyczyn trwa ponad 1 miesiąc.

Inne artykuły autora

W Autenti rusza Black Week dla firm
3 min
Co to jest paperless?
4 min
Jak podpisać dokument profilem zaufanym?
8 min
Dowiedz się więcej o biznesie bez papieru