Ustawa o doręczeniach elektronicznych - poznaj szczegóły

W erze cyfryzacji, Ustawa o doręczeniach elektronicznych wprowadza przełomowe zmiany w komunikacji między obywatelami a administracją publiczną, jak również w obrocie gospodarczym. Opierając się na przepisach rozporządzenia Parlamentu Europejskiego (Rozporządzenie 910/2014), ustawa stanowi odpowiedź na rosnące potrzeby szybkiego, skutecznego i bezpiecznego doręczania korespondencji w środowisku cyfrowym.

Spis treści

1. Cel ustawy o doręczeniach elektronicznych
2. Objaśnienia pojęć z ustawy o doręczeniach elektronicznych
3. Doręczenia elektroniczne w KPA i KPC
4. Ważne akty prawne

Cel ustawy o doręczeniach elektronicznych

Wychodząc naprzeciw współczesnym wyzwaniom, e-Doręczenia mają na celu zastąpienie tradycyjnych form przesyłki korespondencji, szczególnie listu poleconego, ich elektronicznymi odpowiednikami. Dzięki temu, doręczenia stają się nie tylko szybsze, ale także bardziej niezawodne, oferując większą skuteczność niż tradycyjne listy polecone, z równoważnym skutkiem prawnym. Co więcej, w przypadku zwykłej korespondencji, weryfikowany jest tylko odbiorca, tutaj potwierdza się tożsamość również nadawcy, a cały proces potwierdzony jest nienaruszalnymi dowodami ze zdarzeń. Wszystko to w zgodzie z europejskimi standardami, takimi jak rozporządzenie eIDAS oraz z korzyścią dla środowiska, bez korzystania z papierowej wersji pism, w myśl zasady paperless.

Gotowy na wdrożenie nowych rozwiązań technicznych w zakresie doręczania elektronicznego? Dowiedz się, jak możemy Ci pomóc!

Objaśnienia pojęć z ustawy o doręczeniach elektronicznych

Publiczna usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego

(art. 3 pkt 36 rozporządzenia 910/2014)

Usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego świadczona przez Operatora Wyznaczonego zgodnie z ustawą o usługach zaufania, umożliwia bezpieczne przesyłanie danych między stronami w środowisku cyfrowym. Gwarantuje ona nie tylko dostarczenie dowodów związanych z wysyłaniem i otrzymaniem danych, ale również zapewnia ich ochronę przed potencjalnymi zagrożeniami.

Publiczna usługa hybrydowa

Publiczna usługa hybrydowa, to rozwiązanie umożliwiające odbieranie i wysyłanie listów w tradycyjnej postaci, ale w połączeniu z technologią cyfrową. Dzięki niej, przesyłka może być przekształcana z formy elektronicznej na papierową i odwrotnie, dostosowując się do potrzeb nadawcy i odbiorcy. Za cały proces przekształcenia odpowiada Operator Wyznaczony. To rozwiązanie jest odpowiedzią na potrzeby obywateli, którzy nie korzystają na co dzień z technologii cyfrowych, a jednocześnie gwarantuje sprawne połączenie tradycyjnych metod korespondencji z zaawansowanymi środkami komunikacji elektronicznej. W skrócie, jeśli podmiot publiczny nadaje dokument elektroniczny, operator może go przekształcić w list, aby dostarczyć go tradycyjną drogą do adresata.

Kwalifikowana usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego

Realizowana przez wyznaczonych kwalifikowanych dostawców usług zaufania, działających zgodnie z normami określonymi w ustawie o usługach zaufania. Po stronie dostawcy jest zapewnienie narzędzi gwarantujących jednoznaczną identyfikację tożsamości zarówno nadawcy, jak i adresata danych. Aby doręczenie elektroniczne było uznane za kwalifikowane, dostawca musi również rejestrować precyzyjnie datę oraz godzinę wysłania korespondencji, która jest zapisywana w dowodach z tego procesu.

Adres do doręczeń elektronicznych

Kluczowy element systemu e-Doręczeń. Przyznawany na wniosek użytkownika korzystającego z publicznej lub kwalifikowanej usługi doręczeń i przechowywany w specjalnej Bazie Adresów Elektronicznych. Centralnym celem istnienia adresu jest jednoznaczna identyfikacja zarówno nadawcy, jak i adresata korespondencji elektronicznej. Co ważne, podmioty publiczne oraz przedsiębiorcy będą musieli posiadać taki adres.

Przedsiębiorcy i obywatele posiadają swobodę wyboru dostawcy - mogą wybierać między Operatorem Wyznaczonym a kwalifikowanymi dostawcami usług. Również posiadając ten adres, mogą wyrazić zgodę czy chcą, aby był widoczny dla podmiotów publicznych.

Każdy adres do doręczeń stanowi unikalny, 36-cyfrowy numer identyfikacyjny, który jest bezpośrednio powiązany z jego właścicielem.

Skrzynka doręczeń

Skrzynka odbiorczo-nadawcza to narzędzie informatyczne dedykowane przechowywaniu, wysyłaniu i odbieraniu przesyłek elektronicznych. Jej otwarcie ma miejsce po uzyskaniu adresu do doręczeń elektronicznych, a proces tworzenia skrzynki inicjowany jest przez złożenie odpowiedniego wniosku przez podmiot. Za prowadzenie skrzynek doręczeniowych odpowiedzialni są operatorzy (Operator Wyznaczony lub operatorzy komercyjni).

Doręczenia elektroniczne w KPA, KPK i KPC

Wejście w życie ustawy o doręczeniu elektronicznym pociąga za sobą konieczność rewizji wielu obecnie obowiązujących regulacji prawnych, w tym kodeksu postępowania administracyjnego. Aby e-Doręczenie mogło stać się docelową formą kontaktu w administracji publicznej, niezbędne będzie dostosowanie przepisów, zapewniając ich zgodność z nowymi rozwiązaniami technologicznymi. To ważne przedsięwzięcie nie ogranicza się jedynie do sfery administracyjnej. Rozpowszechnienie doręczenia elektronicznego będzie miało również istotny wpływ na kodeks postępowania cywilnego i kodeks postępowania karnego, co świadczy o kompleksowym charakterze nadchodzących zmian, natomiast już teraz wiadomo, że taka korespondencja prawnie ma tę samą moc, co fizyczny list polecony, a dowody z procesu nadania i odbioru będą respektowane przez każdy sąd.

Ważne akty prawne:

• Ustawa z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych
• Ustawa z dnia 15 czerwca 2021 r. o zmianie ustawy o doręczeniach elektronicznych
• Ustawa z dnia 28 kwietnia 2022 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z rozwojem publicznych systemów teleinformatycznych
• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania
• Komunikat Ministra Cyfryzacji z dnia 29 maja 2023 r. w sprawie określenia terminu wdrożenia

Gotowy na wdrożenie nowych rozwiązań technicznych w zakresie doręczania elektronicznego? Dowiedz się, jak możemy Ci pomóc!

Czeka nas rewolucja?

Sprawdź co o e-Doręczeniach mówią eksperci z Autenti.

Misją Autenti jest edukowanie firm i przedsiębiorców w obszarze cyfrowej transformacji biznesu. Digitalizacja obejmuje kolejne aspekty naszej codzienności, do której właśnie dołączają doręczenia elektroniczne.
Już za pół roku każdy podmiot publiczny i każda spółka będzie musiała obsługiwaće-Doręczenia. Jesteśmy gotowi wprowadzić naszych partnerów biznesowych i klientów do realizacji tego obowiązku z e-Doręczeniami Autenti.

Grzegorz Wójcik

CEO Autenti