Skuteczne zarządzanie umowami w handlu detalicznym: jak osiągnąć wydajne procesy?

Bądźmy szczerzy: umowy w handlu detalicznym to zazwyczaj bałagan. Egzystują w przypadkowych folderach, łańcuchach maili, na czyimś pulpicie z 2019 roku i nikt nie pamięta, co w nich jest, dopóki coś nie pójdzie źle.

Zarządzanie umowami w handlu detalicznym (Retail Contract Management) to po prostu proces utrzymywania porządku we wszystkich tych porozumieniach – od umów z dostawcami, dzierżaw, warunków promocji, po usługi technologiczne – w celu optymalizacji operacji biznesowych. Brzmi prosto. Ale w rzeczywistości? Jest to trudniejsze.

A teraz, bardziej niż kiedykolwiek, kluczowe jest, aby robić to dobrze.

Nawet do 40% wartości umowy może zostać utracone z powodu słabych praktyk zarządczych. Przegapione terminy, brak widoczności i nieskuteczne taktyki negocjacyjne zmniejszają potencjalne przychody.

W obliczu problemów z łańcuchem dostaw, rosnących kosztów, wymogów ESG i presji, by być wszędzie (online, w sklepach stacjonarnych, na marketplace'ach) – detaliści nie mogą sobie pozwolić na niechlujne umowy. Jedna przegapiona klauzula lub automatyczne odnowienie może zniszczyć Twoje marże lub wpędzić Cię w kłopoty prawne.

Niektóre z najczęstszych problemów to:

• Umowy rozproszone pomiędzy zespołami i narzędziami.
• Brak osoby śledzącej terminy, daty wygaśnięcia lub zobowiązania.
• Słaba widoczność w zakresie cen, warunków i wydajności dostawców.

Dobra wiadomość: wszystko da się naprawić i nie musi to być skomplikowane.

Przejdźmy przez to, jak przejąć kontrolę nad zarządzaniem umowami w handlu detalicznym.

Zarządzanie umowami w handlu detalicznym: rodzaje umów i związane z nimi ryzyka

W handlu detalicznym nie zarządzasz tylko „kilkoma umowami”, żonglujesz dziesiątkami, a czasem setkami, w różnych kategoriach. Wszystko to sprawia, że zarządzanie ryzykiem staje się o wiele trudniejsze.

Masz umowy z dostawcami (kręgosłup Twojego przepływu produktów), dzierżawy sklepów, partnerów logistycznych, platformy technologiczne, procesory płatności, umowy licencyjne i inne.

Każda z nich wiąże się z własnym potencjalnym ryzykiem. Od przegapionych SLA (Service Level Agreements), przez rozbieżności w cenach, po automatycznie odnawiane dzierżawy lub nieaktualne warunki, które nie odzwierciedlają już faktycznego sposobu działania Twojej firmy.

Umowy z dostawcami

Regulują one produkty, które sprzedajesz. Oznacza to ceny, wolumen, harmonogramy dostaw, polityki zwrotów i wsparcie promocyjne. Przegapione klauzule w tym miejscu mogą zabić Twoje marże lub sprawić, że w szczycie sezonu zabraknie Ci towaru.

Jeśli te umowy nie są zarządzane ostrożnie, wiele może pójść nie tak. Możesz stracić rabaty ilościowe lub zniżki za wczesną płatność, które mogłyby zaoszczędzić Twoje pieniądze.

Błędy w cenach mogą przedostać się do punktu sprzedaży, co albo frustruje klientów, albo pożera Twoje marże. Jeśli czasy realizacji (lead times) nie są jasno określone, ryzykujesz wyczerpanie zapasów w szczycie popytu. A bez jasnych warunków dotyczących zwrotów lub uszkodzonych towarów, możesz wpaść w bałagan sporów, których nie da się łatwo rozwiązać.

Umowy najmu nieruchomości

Umowy najmu nieruchomości w zarządzaniu handlem detalicznym to porozumienia, które ustalają lokalizacje Twoich sklepów, określając wszystko, od tego, jak długo tam będziesz, po to, ile płacisz i za co jesteś odpowiedzialny.

A umowy najmu sklepów są długoterminowe, o wysokiej stawce i mają wiele ruchomych części.

Jeśli więc nie będziesz śledzić szczegółów, coś może Ci umknąć.

Automatyczne odnowienia mogą po cichu związać Cię z lokalizacjami, które nie przynoszą zysków, zmniejszając ryzyko przegapienia renegocjacji tylko wtedy, gdy jest to aktywnie śledzone. Przegapienie terminu wypowiedzenia może oznaczać utratę szansy na przeprowadzkę lub renegocjację warunków.

Ukryte opłaty lub opłaty za utrzymanie części wspólnych (CAM – Common Area Maintenance) lub opłaty za usługi mogą się kumulować, jeśli nie zostaną zakwestionowane. A jeśli zarządzasz wieloma lokalizacjami, słaba widoczność Twojego portfolio najmów może utrudniać ogarnięcie wszystkiego.

Umowy logistyczne i realizacji zamówień

Niezależnie od tego, czy chodzi o logistykę zewnętrzną, magazynowanie, czy dostawy „ostatniej mili”, te umowy dyktują, jak Twój produkt trafia na półki lub pod drzwi.

Jeśli rzeczy nie są tu jasno określone, problemy mogą szybko się nawarstwiać. Możesz przegapić szansę na egzekwowanie kar, gdy umowy o poziomie usług (SLA) są łamane, lub odkryć, że brakuje jasnej odpowiedzialności, gdy zapasy zostaną zgubione lub uszkodzone.

W szczycie sezonu sztywne warunki umowy mogą pozbawić Cię elastyczności, której potrzebujesz, aby skalować działalność. A jeśli nie zweryfikowałeś poprawnie swoich stawek wysyłki, możesz skończyć na przepłacaniu, nawet nie zdając sobie z tego sprawy.

Umowy na technologie i usługi

Umowy na technologie i usługi obejmują wszystko, od Twojego systemu Point-of-sale i platformy e-commerce po procesory płatności i wszelkie kluczowe narzędzia w branży detalicznej – wszystkie one wiążą się z drobnym drukiem.

Jeśli nie przeglądasz ich regularnie, łatwo możesz utknąć.

Automatyczne odnowienia mogą związać Cię z nieaktualnymi lub słabo działającymi narzędziami, a modele cenowe oparte na użytkowaniu mogą wiązać się z ukrytymi opłatami, które po cichu pożerają Twój budżet.

Istnieje również ryzyko niedopełnienia bezpieczeństwa danych lub zgodności z PCI (Payment Card Industry), co może nieść poważne konsekwencje. A bez jasnych klauzul wyjścia, możesz się znaleźć w relacji z dostawcą, która już nie pasuje do Twoich potrzeb.

Marki własne i umowy licencyjne

W handlu detalicznym możesz również pracować z markami własnymi i umowami licencyjnymi. A jeśli zarządzasz produktami marki własnej lub licencjonujesz marki zewnętrzne, masz do czynienia z prawami własności intelektualnej, umowami licencyjnymi i warunkami użytkowania, co pozostawia niewiele miejsca na błąd.

Jeśli opłaty licencyjne są niepoprawnie obliczone, możesz skończyć na przepłacaniu lub stanąć w obliczu problemów prawnych. Niewłaściwe użycie zasobów marki lub w nieautoryzowanym marketingu, może szybko wpędzić Cię w kłopoty.

A jeśli nie egzekwujesz standardów jakości, ucierpi Twoja własna reputacja marki. Niewypełnianie zobowiązań dotyczących na przykład zrównoważonego rozwoju lub przejrzystości źródeł może powodować zarówno problemy ze zgodnością, jak i negatywne reakcje klientów.

Wyzwania w zarządzaniu umowami w handlu detalicznym

Sądząc po wielu ryzykach wymienionych w powyższym paragrafie, złożoność zarządzania umowami w handlu detalicznym to poważna sprawa.

Handel detaliczny działa szybko i na szeroką skalę, zwłaszcza w sektorach detalicznych zajmujących się wrażliwymi informacjami i szybko zmieniającymi się trendami rynkowymi. Pomyśl o:

• Globalnych łańcuchach dostaw, co oznacza, że pracujesz z międzynarodowymi dostawcami, zagranicznymi regulacjami i zmieniającymi się czasami realizacji.
• Tysiącach jednostek SKU (Stock Keeping Unit) w wielu formatach sklepów i regionach, co sprawia, że standaryzacja jest wyzwaniem.
• A do tego dochodzi chaos sezonowy: Black Friday, powrót do szkoły, gorączka świąteczna – gdzie zmieniają się warunki, skaczą wolumeny, a jedna przegapiona klauzula może zrujnować całą kampanię.

Dodaj do tego typowe wyzwania związane z zarządzaniem umowami, które zazwyczaj sprowadzają się do…

Chaos kontroli wersji

Dział prawny pracuje nad jedną wersją, dział zaopatrzenia ma inną na udostępnionym dysku, a ktoś w dziale sprzedaży używa starego pliku PDF sprzed dwóch lat. Nikt nie jest pewien, która wersja jest ostateczna ani czy „ostateczna” w ogóle została podpisana.

Wszędzie manualne procesy

Większość detalistów wciąż utknęła przy używaniu wątków mailowych, arkuszy kalkulacyjnych i plików PDF do zarządzania umowami. Brakuje centralnego systemu, automatyzacji – jest tylko dużo kopiowania i wklejania z nadzieją.

Brak widoczności tego, co nadchodzi

Kiedy wygasają te dzierżawy? Czy są automatyczne odnowienia? Czy ten dostawca spełnił swoją umowę o poziomie usług (SLA) w ostatnim kwartale? Bez widoczności, zespoły zawsze reagują, a nigdy naprawdę nie planują.

Zgodność z przepisami to ruchomy cel

Od prawa pracy i standardów środowiskowych, po RODO i etyczne pozyskiwanie – presja regulacyjna jest realna i wciąż rośnie, zwiększając potrzebę skutecznego zarządzania umowami. Jeśli Twoje umowy nie nadążają, jesteś narażony na ryzyko.

A jak możesz nadążać, jeśli nie zarządzasz umowami poprawnie, mając wdrożoną skuteczną strategię?

Ceny promocyjne i zwroty są chaotyczne

Handel detaliczny jest pełen wyjątków, od sezonowych ofert, przez krótkoterminowe zniżki, zakupy hurtowe, po hojne warunki zwrotów.

Jeśli Twoje umowy nie określają tego jasno (i jeśli tego nie śledzisz), sprawy szybko idą na południe, zwłaszcza gdy nadchodzi czas na uzgadnianie faktur lub rozstrzyganie sporów.

Jak wygląda dobre zarządzanie umowami w handlu detalicznym?

Zarządzanie umowami nie powinno być polowaniem na skarby. Nie powinieneś musieć przekopywać sześciu wątków mailowych, pytać finansów, prosić kogoś w dziale prawnym i trzymać kciuki, że ostateczna podpisana kopia nie jest wciąż na pendrive’ie.

Kiedy jest zrobione dobrze, zarządzanie umowami w handlu detalicznym staje się umożliwiającym biznesem – a nie zobowiązaniem. A unikanie któregokolwiek z wcześniej wymienionych wyzwań jest naprawdę możliwe.

Utrzymuje to spójność Twoich zespołów, uczciwość Twoich dostawców i chroni Twój wynik finansowy.

Oto, jak to wygląda w praktyce.

Jeden centralny system (którego wszyscy faktycznie używają)

To jest niezbędny punkt wyjścia. Jedna platforma współdzielona między zespołami. Koniec z ruletką wersji. Koniec z pytaniem „Gdzie to zapisaliśmy?”. Wszystko znajduje się w centralnym repozytorium umów, które można przeszukiwać i które jest ustrukturyzowane.

Oznacza to, że dział prawny, zaopatrzenie, finanse, operacje i zespoły sklepowe patrzą na to samo, w czasie rzeczywistym. Spójność = szybsze decyzje, mniej błędów, mniej wzajemnego obwiniania.

Szablony, kontrola wersji i alerty jako standard

Szybkość i spójność mają znaczenie. Dobre narzędzia do zarządzania umowami i rozwiązania CLM (Contract Lifecycle Management) ułatwiają:

• Używanie standaryzowanych szablonów umów, które skracają czas negocjacji i ryzyko prawne.
• Śledzenie każdej zmiany, redline’u i rewizji z jasną historią wersji.
• Ustawianie automatycznych alertów na kluczowe daty, takie jak odnowienia, wygaśnięcia, audyty, zmiany cen, aby nic nie zostało przegapione.

Koniec z poleganiem na kalendarzu Outlooka kogoś, by złapać krytyczne odnowienie. Koniec z „Nie wiedzieliśmy, że podwyżka cen weszła w tym kwartale”. System powinien Cię poinformować, zanim stanie się to problemem.

Pełna widoczność tego, co ważne

Każda umowa powinna Ci powiedzieć:

• Ile płacisz
• Jakie towary i usługi są wymieniane
• Co otrzymujesz
• Jakie zobowiązania umowne mają wszystkie zaangażowane strony
• Co się dzieje, jeśli coś pójdzie źle

Obejmuje to warunki cen promocyjnych, progi rabatowe, SLA dostaw, harmonogramy płatności i klauzule odpowiedzialności. Wszystko to powinno być możliwe do śledzenia, a nie ukryte w gęstych plikach PDF lub zapomnianych folderach.

Powinieneś także móc uruchamiać raporty na podstawie umów, aby dostrzec trendy, takie jak wydajność dostawców, powtarzające się luki w zgodności lub ile umów automatycznie odnawia się w następnym kwartale. W ten sposób dane z umów przekształcają się w faktycznie cenne dane, które pomagają podejmować świadome decyzje.

Digitalizacja i łatwa dostępność

Jeśli nadal zarządzasz umowami w arkuszach kalkulacyjnych i udostępnionych dyskach, tracisz czas i pieniądze.

Oto, co mówią liczby, w czym pomaga cyfryzacja w kontekście zarządzania umowami:

Dzięki narzędziom cyfrowym nie tylko przechowujesz umowy – zarządzasz nimi cyfrowo z pełną widocznością w zakresie metryk wydajności. Oznacza to alerty w czasie rzeczywistym, przeszukiwalne metadane, inteligentne tagowanie ryzyka, zautomatyzowane przepływy pracy, a nawet wnioski oparte na AI.

Jak do tego dotrzeć?

Przeczytałeś dlaczego i co. Teraz trudna prawda: naprawa zarządzania umowami nie wydarzy się z dnia na dzień i na początku prawdopodobnie nie będzie to ładny widok. Ale jest to zdecydowanie wykonalne, zwłaszcza z odpowiednimi narzędziami.

Oto, jak to urzeczywistnić, krok po kroku.

Przeprowadź audyt tego, co już masz

Zanim zrobisz cokolwiek innego, ustal, gdzie są Twoje umowy i czego brakuje, aby zidentyfikować obszary wymagające naprawy. Czy są rozproszone na udostępnionych dyskach, w osobistych skrzynkach odbiorczych, a może nawet w fizycznych szafkach na dokumenty?

Ile umów faktycznie masz i ile wygasło lub nie jest zgodnych z przepisami? Czy są ustalone jakieś kluczowe wskaźniki wydajności (KPI) zarządzania umowami, czy po prostu improwizowałeś przez cały ten czas?

Zadaj sobie te pytania i uzyskaj jasny inwentarz. Ten audyt tworzy podstawę i ujawnia Twoje największe ryzyka i ślepe punkty.

Centralizuj i uporządkuj

Następnie przenieś wszystkie te umowy w jedno miejsce. Może to wydawać się przytłaczające, ale to porządkowanie jest kluczowe. Nie czekaj, aż wszystko będzie idealne, zacznij od tego, co masz, organizuj według typu lub jednostki biznesowej i standaryzuj nazewnictwo plików.

Tak, może być niechlujnie. Ale lepiej niechlujnie i scentralizowane niż idealnie schludnie i rozproszone.

Stwórz standardowy „playbook”: kto, co, kiedy

Umowy angażują wiele osób. Dlatego stwórz jasny proces, na który wszyscy się zgadzają, jedną lub więcej strategii zarządzania, która definiuje kto co robi, kiedy:

• Kto sporządza i przegląda umowy?
• Kto się podpisuje: dział prawny, zaopatrzenie, finanse?
• Kto śledzi terminy, odnowienia i zgodność?
• Jak obsługuje się wyjątki lub spory?

Posiadanie udokumentowanego „playbooka” zmniejsza zamieszanie i przyspiesza zatwierdzanie umów.

Szkol zespół, ustaw przypomnienia, przeglądaj kwartalnie

Twój najlepszy proces jest bezużyteczny, jeśli ludzie go nie przestrzegają.

Upewnij się, że inwestujesz w szkolenie dla każdego, kto ma styczność z umowami, od NDA po złożone umowy z dostawcami. Upewnij się, że przypomnienia i alerty są ustawione, aby terminy nie umknęły.

I co najważniejsze, ustal kwartalny przegląd, aby:

• Sprawdzać zgodność
• Aktualizować procesy
• Odświeżać szkolenia
• Dostosowywać się wraz ze zmianami w biznesie

Przełącz się na podpisy elektroniczne

I na koniec, ale z pewnością nie mniej ważne, wdrożenie jednej zmiany, która pomoże Ci rozwiązać większość wymienionych wyzwań i szybko osiągnąć znacznie lepsze zarządzanie umowami w handlu detalicznym.

Przełącz się na podpisywanie elektroniczne, niezbędną część zarządzania umowami, która pomaga zminimalizować ryzyko i usprawnić zatwierdzanie przez interesariuszy.

Dlaczego i jak?

Ponieważ papier i pliki PDF wysyłane mailowo są wolne i ryzykowne. Podpisy elektroniczne przyspieszają zatwierdzanie, zapewniają zgodność prawną i bezpieczeństwo oraz są wyposażone w wbudowane ścieżki audytu. Ponadto, obsługują automatyczne przypomnienia, kontrolę wersji i masowe podpisywanie dla tych dużych umów z dostawcami lub odnowień dzierżawy.

Przejście na cyfrę w tym obszarze to szybkie zwycięstwo, które szybko się opłaca, skutkując szybszymi transakcjami, mniejszą liczbą błędów i znacznie mniejszym ściganiem ludzi.

Zwłaszcza jeśli wybierzesz odpowiednie narzędzie do pracy.

Jak Decathlon, globalny detalista sportowy i producent, który projektuje, produkuje i sprzedaje szeroką gamę sprzętu sportowego, odzieży i akcesoriów, który wybrał Autenti.

E-podpisy Autenti pozwoliły im przyspieszyć procesy dokumentów, jednocześnie ograniczając papier i ułatwiając śledzenie i zarządzanie podpisami – wszystko to w kierunku w pełni cyfrowego i ekologicznego przepływu pracy.

Lub Rossmann, jedna z największych sieci drogerii w Europie, która dzięki Autenti drastycznie przyspieszyła proces podpisywania dokumentów – z tygodni do godzin i usprawniła pracę zdalną zarówno dla pracowników, jak i partnerów.

„Nasi klienci bardzo wysoko oceniają Autenti. Cieszą się, że nie muszą odsyłać podpisanych zamówień pocztą. Proces ich podpisywania przez wszystkie strony skrócił się z około 2-3 tygodni do kilkudziesięciu godzin”

Małgorzata Kołodziejczyk, Kierownik Działu Rozwoju Finansowo-Administracyjnego Systemu IT w Rossmannie

Pewne zarządzanie umowami w handlu detalicznym zaczyna się z Autenti

Tylko 22% firm czuje się w pełni pewnie w sposobie, w jaki śledzą i zarządzają swoimi umowami.

Bądź w czołówce procenta i zarządzaj swoimi umowami z pewnością, dzięki Autenti. Wypróbuj za darmo, przez 14 dni.