Polski
Document forward-2

Współdzielone etykiety dokumentów

Kategoryzujesz dokumenty przypisując im wybrane etykiety. Dzięki temu dostęp do nich zyskują wyłącznie wybrane osoby lub działy w Twojej firmie, nawet wtedy, kiedy nie biorą one udziału w procesie podpisywania.

Obraz 04.05.2021, godz. 16.28

Do czego służy ta funkcjonalność?

Udostępniasz wybrane lub wszystkie dokumenty do wglądu członkom Twojego zespołu. Tworzysz podgrupy i przydzielasz im odpowiednie uprawnienia dla zwiększenia bezpieczeństwa oraz wygody odbiorców.

Twoje korzyści

  • Usprawnienie przepływu informacji i wiedzy w Twojej firmie dzięki możliwości udostępnienia dokumentów wielu osobom, nawet jeśli nie biorą udziału w podpisywaniu dokumentu
  • Uporządkowana odpowiedzialność za zarządzanie dokumentami dzięki określeniu ról użytkowników
  • Możliwość łatwego wyszukiwania dokumentów dzięki filtrowaniu po nazwie współdzielonej etykiety
  • Monitoring procesów pod nieobecność pracowników - możliwość wycofania dokumentów, które nie zostały podpisane w ramach "etykiety" i wysłanie ich do innych odbiorców

Jak to działa?

Współdzielone etykiety dokumentów umożliwiają nadanie dostępu do dokumentu upoważnionym osobom, zespołom lub działom, jeśli są użytkownikami Twojego konta firmowego, nawet jeśli nie biorą udziału w procesie podpisywania.

Nadawca dokumentu może oznaczyć  dokument etykietą opisującą  najczęściej używane w Twoje firmie procesy czy grupy interesantów. Przykładowe nazwy etykiet związane są z:

  • rodzajem dokumentu - np. “umowa sprzedażowa”, “umowa zakupowa”, “zamówienie” 
  • nazwą zespołu, działu lub departamentu - np. “Marketing”, “Dział Administracji”.
etykieta1

Po dodaniu do dokumentu etykiety współdzielonej i jego nadaniu, wszystkie osoby, które otrzymały uprawnienia do tej etykiety, otrzymają prawo do wglądu w treść dokumentu oraz statusu jego podpisywania. 

Dokumenty będą więc widoczne również u tych osób, które nie zostały wskazane bezpośrednio jako uczestnicy procesu podpisywania lub osoby posiadające wgląd do  danego dokumentu. 

Współdzielone etykiety pozwalają na efektywniejsze zarządzanie dokumentami wszystkich członków zespołu, usprawniając przepływ informacji i wiedzy w Twojej firmie.

etykieta2

Administrator konta może nadać użytkownikom konta firmowego (minimum w wersji PRO), jeden z trzech poziomów dostępu do funkcjonalności współdzielonych etykiet:

  • Właściciel - może tworzyć, usuwać i edytować współdzielone etykiety dokumentów. Może również nadawać użytkownikom uprawnienia, odbierać je lub modyfikować ich zakres. 
  • Moderator - posiada uprawnienia do wszystkich dokumentów nadanych w ramach współdzielonych etykiet dokumentów. Może je zobaczyć, pobrać, wycofać oraz wysłać przypomnienia odbiorcom dokumentów. Ma dostęp do specjalnej zakładki “Dokumenty współdzielone”.
  • Nadawca - podczas nadawania dokumentów może przypisać dokument do współdzielonej etykiety dokumentów. Dokumenty oznaczone taką etykietą są widoczne dla użytkowników w roli “Moderatora”.

Uwaga: Rolę “Nadawcy” może posiadać każdy użytkownik (nawet ten posiadający konto w wersji FREE), jednak aby uzyskać rolę “Właściciela” lub “Moderatora” konieczne jest posiadanie jednego z wybranych planów płatnych. 

etykiety3

Te funkcjonalności
mogą Cię zainteresować

Document forward-2
PRZEKAZYWANIE DOKUMENTÓW

Przekazujesz dokument do podpisu innej osobie w ramach Twojego konta firmowego. Po wskazaniu nowego adresata proces podpisywania jest kontynuowany, a wszyscy odbiorcy zostają o tym poinformowani.

Withdraw-1
WYCOFYWANIE DOKUMENTÓW

Anulujesz podpisywanie i wycofujesz dokument, jeśli jego treść nie jest właściwa lub trafia do niepożądanego odbiorcy, dzięki czemu nikt nieuprawniony nie ma do niego wglądu.

bell-1
PRZYPOMNIENIA

Używasz funkcji przypominania o konieczności złożenia podpisu, parafki lub zaopiniowania treści dokumentu, jeśli odbiorca zwleka ze swoją decyzją. Powiadomienia i alerty przyspieszają finalizację umów.

Rozpocznij podpisywanie dokumentów bez
wychodzenia z domu za darmo

  • jedna platforma, wiele aplikacji
  • wszystkie rodzaje podpisów elektronicznych
  • oszczędność, szybkość i wygoda
  • gwarancja satysfakcji klienta