Współdzielone etykiety dokumentów
Kategoryzujesz dokumenty przypisując im wybrane etykiety. Dzięki temu dostęp do nich zyskują wyłącznie wybrane osoby lub działy w Twojej firmie, nawet wtedy, kiedy nie biorą one udziału w procesie podpisywania.
Jak to działa?
Współdzielone etykiety dokumentów umożliwiają nadanie dostępu do dokumentu upoważnionym osobom, zespołom lub działom, jeśli są użytkownikami Twojego konta firmowego, nawet jeśli nie biorą udziału w procesie podpisywania.
Nadawca dokumentu może oznaczyć dokument etykietą opisującą najczęściej używane w Twoje firmie procesy czy grupy interesantów. Przykładowe nazwy etykiet związane są z:
- rodzajem dokumentu - np. “umowa sprzedażowa”, “umowa zakupowa”, “zamówienie”
- nazwą zespołu, działu lub departamentu - np. “Marketing”, “Dział Administracji”.
Po dodaniu do dokumentu etykiety współdzielonej i jego nadaniu, wszystkie osoby, które otrzymały uprawnienia do tej etykiety, otrzymają prawo do wglądu w treść dokumentu oraz statusu jego podpisywania.
Dokumenty będą więc widoczne również u tych osób, które nie zostały wskazane bezpośrednio jako uczestnicy procesu podpisywania lub osoby posiadające wgląd do danego dokumentu.
Współdzielone etykiety pozwalają na efektywniejsze zarządzanie dokumentami wszystkich członków zespołu, usprawniając przepływ informacji i wiedzy w Twojej firmie.
Administrator konta może nadać użytkownikom konta firmowego (minimum w wersji PRO), jeden z trzech poziomów dostępu do funkcjonalności współdzielonych etykiet:
- Właściciel - może tworzyć, usuwać i edytować współdzielone etykiety dokumentów. Może również nadawać użytkownikom uprawnienia, odbierać je lub modyfikować ich zakres.
- Moderator - posiada uprawnienia do wszystkich dokumentów nadanych w ramach współdzielonych etykiet dokumentów. Może je zobaczyć, pobrać, wycofać oraz wysłać przypomnienia odbiorcom dokumentów. Ma dostęp do specjalnej zakładki “Dokumenty współdzielone”.
- Nadawca - podczas nadawania dokumentów może przypisać dokument do współdzielonej etykiety dokumentów. Dokumenty oznaczone taką etykietą są widoczne dla użytkowników w roli “Moderatora”.
Uwaga: Rolę “Nadawcy” może posiadać każdy użytkownik (nawet ten posiadający konto w wersji FREE), jednak aby uzyskać rolę “Właściciela” lub “Moderatora” konieczne jest posiadanie jednego z wybranych planów płatnych.
Te funkcjonalności
mogą Cię zainteresować
PRZEKAZYWANIE DOKUMENTÓW
Przekazujesz dokument do podpisu innej osobie w ramach Twojego konta firmowego. Po wskazaniu nowego adresata proces podpisywania jest kontynuowany, a wszyscy odbiorcy zostają o tym poinformowani.
WYCOFYWANIE DOKUMENTÓW
Anulujesz podpisywanie i wycofujesz dokument, jeśli jego treść nie jest właściwa lub trafia do niepożądanego odbiorcy, dzięki czemu nikt nieuprawniony nie ma do niego wglądu.
PRZYPOMNIENIA
Używasz funkcji przypominania o konieczności złożenia podpisu, parafki lub zaopiniowania treści dokumentu, jeśli odbiorca zwleka ze swoją decyzją. Powiadomienia i alerty przyspieszają finalizację umów.