Jeśli przepisy lub ustalenia z kontrahentem nie stanowią inaczej, umowę możesz zawrzeć w dowolnej formie - m.in. w postaci dokumentu elektronicznego, na piśmie, ustnie, czy nawet w sposób dorozumiany. W relacjach biznesowych umowy zawierane są najczęściej w formie dokumentowej, pisemnej lub elektronicznej.
W niniejszym opracowaniu sygnalizujemy różnice między tymi formami zawarcia umowy, z uwzględnieniem kwestii digitalizacji procesów biznesowych oraz zastosowania podpisu elektronicznego.
Forma dokumentowa
Zgodnie z Artykułem 772 Kodeksu cywilnego:
Do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie.
O tym, czym jest dokument mówi Artykuł 773 Kodeksu cywilnego:
Dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią.
Podpisanie dokumentu za pośrednictwem platformy Autenti wypełnia wymogi zachowania formy dokumentowej. Nadawca może wskazać tożsamość osoby podpisującej poprzez powiązanie podpisu z jej adresem e-mail, lub z numerem telefonu, na który przesyłany jest jednorazowy kod SMS wymagany w procesie podpisywania.. Podczas podpisywania zbierane są adresy IP podpisujących, co stanowi istotny dowód w przypadku konieczności wykazania, kto podpisał dany dokument. Platforma Autenti umożliwia również dodatkowe sposoby weryfikacji podpisujących w ramach usługi Zaawansowanego e-Podpisu Autenti.
W większości przypadków zachowanie formy dokumentowej jest wystarczające do zawarcia umowy. Jeżeli jednak przepisy przewidują inaczej lub strony zastrzegły uprzednio obowiązek zachowania innej formy, to konieczne jest zachowanie tej formy. Przykładem wymogu wynikającego wprost z ustawy może być konieczność zachowania formy pisemnej (pod rygorem nieważności) w przypadku umów obejmujących przeniesienie praw autorskich lub udzielenie licencji wyłącznej. W praktyce najczęściej będą to umowy o dzieło zawierane z freelancerami.
Forma pisemna
Artykuł 78. §1 Kodeksu cywilnego określa, czym jest forma pisemna:
Do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Do zawarcia umowy wystarcza wymiana dokumentów obejmujących treść oświadczeń woli, z których każdy jest podpisany przez jedną ze stron lub dokumentów, z których każdy obejmuje treść oświadczenia woli jednej ze stron i jest przez nią podpisany.
Najczęstszym sposobem spełnienia wymogu zachowania formy pisemnej jest własnoręczne podpisanie wydrukowanego dokumentu. W takim wypadku Strony muszą wymienić się egzemplarzami wydrukowanej i podpisanej umowy, co w przy umowach zawieranych na odległość generuje dodatkowe koszty i znacznie przedłuża proces kontraktowania (np. długie oczekiwanie na podpisane dokumenty czy konieczność zapłaty za usługi kurierskie).
Czy to oznacza, że w przypadku bezwzględnego wymogu formy pisemnej zawarcie umowy online jest niemożliwe? Przepisy umożliwiają skuteczne rozwiązanie tego problemu – możliwość zawarcia umowy w formie elektronicznej.
Forma elektroniczna
Artykuł 781 Kodeksu cywilnego definiuje warunki zachowania formy elektronicznej czynności prawnej:
§ 1. Do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
§ 2. Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.
Forma elektroniczna powstaje przez opatrzenie dokumentu kwalifikowanym podpisem elektronicznym i wywołuje równoważne skutki prawne, co forma pisemna. Innymi słowy, jeśli do dokonania określonej czynności prawnej konieczne jest zachowanie formy pisemnej, wykorzystanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego spełnia ten wymóg.
Inne formy czynności prawnych
Oprócz formy dokumentowej, pisemnej i elektronicznej istnieją jeszcze inne formy czynności prawnych. Jednym z przykładów formy szczególnej jest m.in. akt notarialny, konieczny choćby przy zawieraniu umowy sprzedaży nieruchomości. Mając powyższe na uwadze, zawsze warto sprawdzić czy czynność prawna, której dokonujemy, ma formę wymaganą zgodnie z odpowiednimi regulacjami.
Podsumowując, podpis elektroniczny pozwala zawierać umowy między kontrahentami przy zachowaniu formy dokumentowej oraz formy elektronicznej (równoważnej z pisemną). Korzystanie z tego rodzaju rozwiązań znacznie usprawnia proces obiegu dokumentów w organizacji, przy jednoczesnym zachowaniu wysokich standardów bezpieczeństwa.
