e-Doręczenia: Czy wybraliśmy właściwą ścieżkę?

Wdrożenie e-Doręczeń to ważny krok w stronę cyfryzacji procesów. Po kilku miesiącach korzystania wiele firm zaczyna zadawać sobie pytanie: czy system, który wybraliśmy, naprawdę się sprawdza? W praktyce większość ograniczyła się do absolutnego minimum, czyli założenia darmowej skrzynki do kontaktu z urzędami. Ale Twoja organizacja nie stoi w miejscu. Procesów przybywa, potrzeby stają się coraz bardziej złożone i wtedy minimum może okazać się po prostu niewystarczające. To dobry moment na refleksję i ewentualne dostrojenie systemu do nowych realiów.

e-Doręczenia są dziś jednym z głównych kanałów doręczania pism urzędowych. Mają pełną moc prawną równą listom poleconym za potwierdzeniem odbioru, ale działają w pełni cyfrowo i są dostępne online 24/7. Od początku 2025 roku większość urzędów korzysta już z tego systemu, a tradycyjna papierowa korespondencja i platforma ePUAP są stopniowo wygaszane.

Pierwsze doświadczenia z e-Doręczeniami. Co dalej?

Od 1 kwietnia 2025 r. wszystkie firmy wpisane do KRS muszą mieć adres do e-Doręczeń. Obowiązek ten wypełniła niemal każda organizacja. W praktyce jednak wielu przedsiębiorców ograniczyło się do najprostszego, darmowego rozwiązania. To daje złudne poczucie bezpieczeństwa – aż do dnia, gdy jedno przeoczone doręczenie kosztuje więcej niż cały roczny abonament profesjonalnego systemu.

Niewielu jednak zastanowiło się, czy można na tym skorzystać. Bo o ile sam obowiązek da się „odhaczyć” w kilka minut, o tyle prawdziwa wartość pojawia się dopiero wtedy, gdy narzędzie wspiera codzienną pracę całego zespołu.

• ryzyka proceduralne – przegapione terminy, brak śladu odbioru,
• chaos operacyjny – trudności w ustaleniu, kto i kiedy odebrał dokument,
• problemy z bezpieczeństwem i RODO – niekontrolowany dostęp do skrzynki.

Potrzeby, czyli od obowiązku do realnej wartości

Skoro obowiązek został spełniony, czas zadać sobie pytanie: czego naprawdę potrzebujemy od e-Doręczeń? Bo różnica między „odhaczonym minimum” a narzędziem, które faktycznie wspiera biznes, jest ogromna.
W praktyce firmy korzystają z e-Doręczeń w bardzo różny sposób:

• Tylko kontakt z urzędami – jeśli korespondencja pojawia się sporadycznie, wystarczy podstawowe rozwiązanie, które spełnia wymóg ustawowy.
• Stała wymiana dokumentów z klientami i partnerami biznesowymi – tutaj liczy się wygoda i szybkość. Największą wartość daje system, który obsłuży i urzędy, i biznes w jednym miejscu.
• Duże wolumeny dokumentów i wiele spółek – w takim przypadku kluczowa jest integracja z systemami (ERP, CRM), możliwość skalowania i pełna kontrola nad korespondencją w organizacji.

Im większa organizacja i im bardziej złożone procesy, tym szybciej darmowa skrzynka pokazuje swoje ograniczenia. Dlatego warto spojrzeć na e-Doręczenia nie tylko jako obowiązek prawny, ale też jako narzędzie do oszczędności, bezpieczeństwa i lepszego zarządzania procesami.

Nasze mocne strony: Co wyróżnia Autenti?

Autenti to rozwiązanie stworzone z myślą o firmach, które oczekują więcej niż tylko spełnienie absolutnego minimum. Naszym celem jest uprościć Twoje procesy związane z e-Doręczeniami i zapewnić Ci narzędzia, które pozwolą Ci zarządzać korespondencją w sposób efektywny, bez zbędnych komplikacji.

Oto, co wyróżnia naszą usługę:

• Etykiety – pozwalają katalogować przesyłki przy pomocy jednego słowa, umożliwiając zarządzanie nimi i udostępnianie ich konkretnym grupom użytkowników. Dzięki temu jesteśmy w stanie kontrolować, który użytkownik widzi którą przesyłkę i czy ma mieć możliwość odpowiedzenia na nią.
• Jedno logowanie – obsłużysz w jednym miejscu zarówno korespondencję publiczną, jak i biznesową. Bez konieczności przełączania się między systemami i kontami.
• Firmowe loginy zamiast prywatnych danych – w Autenti logujesz się danymi służbowymi lub przez SSO. Nie ma konieczności używania mObywatela czy danych prywatnych pracowników, co zwiększa komfort i bezpieczeństwo.
• Powiadomienia i dostęp – poza standardowymi powiadomieniami mailowymi oferujemy dodatkowe kanały, np. SMS.
• Adresacja i „ostatnia mila” – umożliwiamy tworzenie wielu nieujawnionych adresów dla jednej organizacji (np. HR, księgowość, oddziały). Co ważne, przesyłkomat umożliwia wysyłkę do osób prywatnych dzięki alterwnej wysyłce na adres e-mail lub SMS.
• Integracja przez API – jedno API obsługuje wszystkie typy doręczeń. Brak konieczności kupowania i odnawiania dodatkowych certyfikatów pieczęci, co obniża koszty i skraca czas wdrożenia.
• Obsługa wielu podmiotów – Można zarządzać "przesyłkami" wszystkich spółek z poziomu jednego konta. Administrator ma pełną kontrolę i nadaje uprawnienia użytkownikom, co jest wygodne w grupach kapitałowych.
• Wsparcie 1:1 – dedykowany onboarding, opiekun klienta i szybki support. Nie zostajesz sam z systemem – od pierwszego dnia możesz liczyć na nasze wsparcie.
• Skalowalność – Autenti rośnie razem z Twoją firmą. Niezależnie od tego, czy obsługujesz jedną spółkę, czy całą grupę, masz narzędzie, które łatwo dostosowuje się do skali działania.

Rozwiązanie Autenti to zatem praktyczne wsparcie dla Twoich codziennych procesów. Dzięki Autenti zyskujesz pełną kontrolę nad komunikacją elektroniczną, a Twoje procesy stają się bardziej efektywne i zorganizowane.

Dlaczego firmy wybierają Autenti?

Firmy korzystające z Autenti wskazują kilka kluczowych powodów, dla których nasze rozwiązanie wyróżnia się na rynku. To nie tylko funkcje, ale przede wszystkim wartości, jakie im zapewniamy:

• Prywatność i bezpieczeństwo – nie wymagamy używania prywatnych danych pracowników. Logowanie odbywa się przez firmowe konta lub SSO, co chroni dane i zapewnia spójność z polityką bezpieczeństwa w organizacji.
• Porządek i kontrola – GUI, etykiety, wieloadresowość i przejrzyste widoki pozwalają uniknąć chaosu i zagubionych dokumentów. To szczególnie ważne w firmach z wieloma działami czy grupach kapitałowych, z licznymi spółkami.
• Szybki efekt i prostota wdrożenia – wdrożenie nie wymaga miesięcy prac. Autenti działa praktycznie od razu, a onboarding prowadzimy krok po kroku, tak aby pierwsze korzyści były widoczne natychmiast.
• Elastyczność i rozwój – Autenti rośnie razem z Twoją firmą. Zaczynasz od podstawowych funkcji, a wraz ze wzrostem potrzeb możesz korzystać z integracji API i automatyzacji procesów.
• Bliskość i wsparcie – klienci cenią nas za szybki czas reakcji, proaktywny kontakt i dedykowanego opiekuna. To nie jest anonimowy helpdesk, tylko realne partnerstwo na co dzień.

Jak Autenti rozwija się w oparciu o Twoje opinie

e-Doręczenia od Autenti nie jest rozwiązaniem statycznym. Ewoluuje razem z firmami, które z niego korzystają. Słuchamy użytkowników, analizujemy ich codzienne wyzwania i na tej podstawie wprowadzamy zmiany. Tak powstały m.in. funkcje etykiet czy notyfikacje – bezpośrednie odpowiedzi na potrzeby organizacji zarządzających dużymi wolumenami dokumentów.

Rozumiemy też, że wraz z rozwojem firmy rosną oczekiwania wobec systemu. Dlatego dbamy, by Autenti było elastyczne: od prostego narzędzia, które pozwala spełnić wymogi prawne, aż po kompleksowe rozwiązanie obsługujące wiele spółek, oddziałów czy zintegrowane systemy IT.

Ale to nie tylko technologia. Współpraca z nami oznacza wsparcie na każdym etapie – od onboardingu po bieżące doradztwo. Naszym celem nie jest jednorazowa sprzedaż, lecz długoterminowe partnerstwo. Dlatego regularnie rozmawiamy z klientami, analizujemy ich potrzeby i reagujemy na zmieniające się warunki.

Właśnie dzięki temu Autenti staje się nie tylko narzędziem, ale partnerem, który realnie wspiera firmy w procesie cyfryzacji i pomaga im szybciej osiągać cele.

Dlaczego minimum to za mało

Pozostanie przy darmowym minimum oznacza nie tylko ograniczoną wygodę, ale też realne ryzyka biznesowe. Jedno przeoczone doręczenie może kosztować organizację wielokrotnie więcej niż roczny abonament profesjonalnego systemu. Do tego dochodzą ukryte koszty pracy wynikające z ręcznej obsługi dokumentów, brak skalowalności przy rozwoju firmy i stres związany z utratą kontroli nad procesem.

Dlatego spełnienie obowiązku ustawowego to dopiero pierwszy krok. Prawdziwa wartość e-Doręczeń pojawia się wtedy, gdy system jest zintegrowany z procesami i rośnie razem z firmą. To już nie pytanie o samą skrzynkę, ale o to, czy narzędzie realnie wspiera codzienną efektywność, bezpieczeństwo i rozwój organizacji.

Porozmawiajmy o Twoich potrzebach

Wybór odpowiedniego rozwiązania do e-Doręczeń to decyzja, która ma realny wpływ na Twoje codzienne procesy biznesowe. Jeśli już masz doświadczenie z e-Doręczeniami, z pewnością wiesz, jak ważne jest, aby system był dopasowany do Twoich konkretnych potrzeb. A jeśli dopiero zaczynasz, warto zastanowić się, jakie rozwiązanie sprawdzi się w Twojej firmie na dłuższą metę.

Jeśli coś Cię uwiera w obecnym systemie lub masz pomysły na ulepszenie swojego procesu komunikacji, porozmawiajmy. Z Autenti jesteśmy gotowi dostosować nasze narzędzie do Twoich wymagań, tak abyś mógł w pełni wykorzystać jego potencjał.

Skontaktuj się z nami i dowiedz się, jak możemy wspierać rozwój Twojej firmy. Jesteśmy tu, aby pomóc.