Jak działa podpis elektroniczny?

Podpis elektroniczny to temat niezwykle przyszłościowy przede wszystkim dla przedsiębiorców, którzy cenią swój czas, chętnie sięgają po nowoczesne rozwiązania usprawniające działanie ich biznesów i dla których bezpieczeństwo transakcji jest kwestią priorytetową. Jak działa podpis elektroniczny? Jak podpisać dokument elektronicznie? I co jeszcze warto wiedzieć na ten temat? O tym więcej w naszym artykule!

Podpis elektroniczny przyszłością przedsiębiorców

W dobie ogólnoświatowej pandemii i społecznej kwarantanny, na mocy odgórnej decyzji miliony Polaków swe dotychczasowe obowiązki służbowe przeniosło do własnych domów. Konieczność m.in. pracy w trybie home office zrodziła w wielu polskich przedsiębiorstwach potrzebę formalizacji kluczowych umów bez wychodzenia z domu, a tym samym – bez fizycznego kontaktowania się  z kontrahentami czy klientami.

Podpis elektroniczny – podwójna rola bezpieczeństwa e-podpisu

Aktualnie bezpieczeństwo podpisu elektronicznego ma podwójne znaczenie: nie tylko jest on bezpieczny z punktu widzenia całego procesu podpisywania dokumentów (uwzględniając m.in. aspekty techniczne), ale także dlatego, że nie wiąże się z potrzebą bezpośredniego spotkania z partnerem biznesowym czy fizycznym przekazywaniem dokumentów. Co więcej, mechanizm działania podpisów elektronicznych jest nieporównywalnie szybszy i wygodniejszy niż tradycyjne sposoby podpisywania i wymiany dokumentów. To, co dotychczas wydawało się kwestią odległej przyszłości, za sprawą Autenti stało się realne i dostępne niemal na wyciągnięcie ręki. Podpis elektroniczny możesz z powodzeniem wykorzystywać do podpisywania między innymi umów o dzieło i umów zlecenie, ale również protokołów odbioru, różnego rodzaju umów zakupowych i inwestycyjnych, zamówień czy kontraktów ze swoimi klientami.

Przeczytaj też: Czy dokumenty podpisane podpisem elektronicznym są bezpieczne?

Czym jest podpis elektroniczny?

Aby móc opowiedzieć o tym, jak w praktyce działa podpis elektroniczny, najpierw pora na krótkie wyjaśnienie, czym on właściwie jest.

Wyobraź sobie, że tworzysz dokument tekstowy w dowolnym edytorze, a potem podpisujesz się swoim imieniem i nazwiskiem. Teoretycznie, rzeczywiście można nazwać to podpisem. W praktyce jednak, nie ma on żadnej mocy prawnej – brakuje mu bowiem potwierdzenia, że Ty to właśnie Ty i Twoją intencją było świadome podpisanie stworzonego dokumentu. Aby można było mówić o podpisie elektronicznym, potrzeba o wiele bardziej zaawansowanych rozwiązań i mechanizmów, które formalnie potwierdzą autentyczność złożonego przez Ciebie podpisu.

Podpis elektroniczny to nic innego jak pewien niepowtarzalny ciąg bitów generowany i weryfikowany przez komputery dla każdego dokumentu osobno. Ciąg ten jest dołączany do stworzonego dokumentu elektronicznego (stanowi więc tym samym jego integralną część), stając się wówczas oficjalnym potwierdzeniem złożonego oświadczenia.

Podpis elektroniczny – ile osób może podpisać w ten sposób ten sam dokument?

Za sprawą platformy Autenti możliwe jest złożenie wielu podpisów pod jednym dokumentem. Jeśli to Ty wysyłasz ów dokument, sam decydujesz nie tylko o tym, kto ma go podpisać, ale również w jakiej kolejności będą składane podpisy. Gdy tylko wszystkie wskazane osoby już złożą swoje podpisy, Twój dokument zostanie opatrzony zaawansowaną pieczęcią elektroniczną, która potwierdza:

  • autentyczność dokumentu – co oznacza, że powstał i został podpisany w ramach jednej platformy, którą jest Autenti;
  • integralność dokumentu – co oznacza, że każda osoba składająca swój podpis bazowała na tym samym dokumencie co pozostali.

To szybkie i bezpieczne rozwiązanie, które oszczędza nie tylko Twoje pieniądze, ale coś o wiele cenniejszego – Twój czas!

Jak podpisać dokument elektronicznie?

Jedną z najważniejszych zalet podpisu elektronicznego jest szybkość jego złożenia oraz intuicyjność, jaka się z tym wiąże. Jeśli w celu np. zawarcia umowy zostałeś poproszony o podpisanie dokumentów, możesz z łatwością to zrobić, nawet bez zakładania konta na platformieAutenti.

 

To ważne!

Jeśli jesteś odbiorcą dokumentu z platformy Autenti, aby złożyć swój podpis elektroniczny, nie musisz zakładać konta na platformie Autenti. Pamiętaj jednak, że możesz zawsze wybrać wersję darmową, by przekonać się, jak działa, i jak wygodne jest podpisywanie oraz wysyłanie dokumentów za jej pośrednictwem.

W ramach konta Free zyskujesz opcję nadawania do 5 dokumentów miesięcznie do podpisu i wglądu (uwaga: w związku z pandemią koronawirusa Autenti wychodzi naprzeciw swoim klientom pracującym zdalnie i tymczasowo zwiększa limit do 10 dokumentów miesięcznie).

 

Co więcej, aby złożyć swój e-podpis, nie musisz za nic płacić czy instalować dodatkowych programów. Wystarczy, że skorzystasz ze swojego laptopa, tabletu lub smartfona z dostępem do internetu.

Do złożenia podpisu elektronicznego wystarczy, że:

  1. wejdziesz na skrzynkę mailową i otworzysz wiadomość przesłaną przez Autenti;
  2. zapoznasz się z treścią otrzymanego e-maila;
  3. klikniesz przycisk „Dokument”;
  4. za sprawą wygenerowanego linku zostaniesz przekierowany do strony Autenti z interesującym Cię dokumentem w wersji elektronicznej;
  5. potwierdzisz, że zapoznałeś się z treścią dokumentu i ją akceptujesz (na dole strony w sekcji „Oświadczenia i zgody” będziesz mieć pole, na które należy kliknąć, by zaznaczyć „✓”;
  6. klikniesz w zielony przycisk „Podpisz”.

Gdy tylko podpiszesz otrzymany dokument, jego nadawca zostanie o tym powiadomiony.

Prawda, że proste?

 

Zapraszamy do zapoznania się z tutorialami „Akademia Autenti”:
[Akademia Autenti] Jak wysłać dokument do podpisu z użyciem szablonu
[Akademia Autenti] Jak dodać użytkownika do konta firmowego
[Akademia Autenti] W jaki sposób podpisać dokument
[Akademia Autenti] Dodatkowe funkcjonalności przy nadawaniu dokumentów
[Akademia Autenti] Jak wysłać dokument do podpisu na platformie Autenti