Jedną z branż, która zyskuje najwięcej korzyści z podpisywania dokumentów online, tworzą agencje marketingowe i reklamowe. Wśród klientów Autenti mamy wiele firm, które znacząco skróciły proces sprzedaży, podpisywania umów z klientami czy podwykonawcami. Dodatkowo istotnie podniosły bezpieczeństwo działalności, przezwyciężając swoje przyzwyczajenie do skanowania dokumentów w celu ich późniejszego przesłania. Poniżej prezentujemy przykłady dokumentów, które można podpisać, stosując podpis elektroniczny Autenti w agencjach oraz powody, dla których Autenti to bezpieczniejsze rozwiązanie niż skany umów i "ustalenia na mejlach". Możesz zapoznać się z pełną listą lub klikając na konkretny punkt, przeskoczyć do interesującej cię treści.
- Umowa o zachowaniu poufności (NDA) z klientem
- Umowa o zachowaniu poufności (NDA) z podwykonawcami
- Umowa ramowa z klientem
- Aneksy do umowy ramowej
- Zlecenie lub zamówienie od klienta
- Umowa zlecenie z podwykonawcami
- Umowa o dzieło z podwykonawcami
- Akceptacja i odbiór zlecenia (protokół zdawczo-odbiorczy)
- Rozliczenie zlecenia z podwykonawcami lub klientem
- Faktury sprzedażowe
- Faktury korygujące
- Noty księgowe
- Odpowiedź na brief klienta lub dokumentacja przetargowa
Umowa o zachowaniu poufności (NDA) z klientem lub podwykonawcami
Jednym z pierwszych dokumentów, które agencja podpisuje z potencjalnym klientem jest umowa o zachowaniu poufności (NDA). Umowa tego typu ma zabezpieczyć obydwie strony transakcji przed wyciekiem poufnych informacji na zewnątrz. Jest to niezwykle istotny dokument dla klientów, którzy dzielą się wrażliwymi informacjami dotyczącymi swojej działalności celem otrzymania najlepszych z możliwych usług.
Tradycyjny proces podpisania umowy o zachowaniu poufności (NDA)
Umowa o zachowaniu poufności nie ma zastrzeżonej formy prawnej, w związku z tym może zostać zawarta w dowolnej formie. Do tej pory umowy NDA zawierane były najczęściej pisemnie. Nie musiało tak być, ale do tego byliśmy przyzwyczajeni. Więcej o formach składania oświadczeń woli pisaliśmy tutaj - Forma dokumentowa, elektroniczna, pisemna - o czym należy pamiętać przy podpisywaniu dokumentów elektronicznie. Klient lub agencja drukuje dwa egzemplarze umowy, podpisuje i odsyła do swojego kontrahenta. Po paru dniach kontrahent robi to samo i odsyła jeden egzemplarz. W najlepszym przypadku taki proces trwa parę dni, w najgorszym kilka tygodni. Bo np.:
- klient jest za granicą
- nie ma prezesa lub innej osoby upoważnionej do podpisania dokumentu
- przesyłka zaginęła
- brakuje pieczątki
- dostawę opóźnia poczta lub kurier
Niektórzy, chcąc przyspieszyć proces, działają na skanach dokumentów. Po uzgodnieniu warunków umowy NDA z kontrahentem zazwyczaj agencja drukuje umowę, podpisuje i odsyła skan do klienta, a następnie wysyła podpisane dokumenty (2 egzemplarze) kurierem. Pozornie takie działanie przyspiesza proces. W praktyce jednak paradoksalnie go wydłuża, ponieważ dochodzą dodatkowe działania związane ze skanowaniem i wysyłką skanu dokumentu do klienta. Co najważniejsze, samo wysłanie podpisanego skanu nie świadczy o zawarciu umowy. O tym, jakie ryzyko niesie za sobą operowanie na skanach dokumentów pisaliśmy tutaj - Skanowanie umów vs podpis elektroniczny Autenti, o jakich różnicach trzeba pamiętać?
Proces podpisania umowy o zachowaniu poufności (NDA) podpisem elektronicznym przez Autenti
Wykorzystując Autenti do podpisania umowy NDA z klientem, agencja może znacznie skrócić czas zawarcia umowy - z kilkunastu dni nawet do kilku minut. Dzięki takiemu rozwiązaniu zdecydowanie szybciej i sprawniej może przystąpić do działania na rzecz klienta. Aby podpisać elektronicznie umowę o zachowaniu poufności między agencją a klientem wystarczy:
- Wgrać gotową i uzupełnioną o wszystkie dane umowę na platformę Autenti
- Wskazać adresy e-mail osób, które mają umowę podpisać (zarówno po stronie klienta i agencji)
- Wysłać dokument do podpisu
- Podpisać umowę z poziomu konta Autenti lub przez e-mail podany przy nadawaniu dokumentu
Umowa o zachowaniu poufności z podwykonawcami
Zdarza się, że na potrzeby realizacji projektu dla klienta agencje zatrudniają podwykonawców. Mają oni często dostęp do poufnych informacji klientów, więc zasadnym jest podpisanie NDA również z nimi. Proces podpisania umowy o zachowaniu poufności z podwykonawcami przez Autenti wygląda dokładnie tak samo jak w przypadku podpisania takiej umowy z klientem.
Umowa ramowa z klientem oraz aneksy do umowy
Agencje marketingowe, reklamowe czy interaktywne, często współpracują ze swoimi klientami latami, realizując wiele projektów. Firmy, aby zabezpieczyć podstawowe zasady współpracy i ograniczyć papierologię, opracowują umowę ramową. Podobnie jak w przypadku umowy o zachowaniu poufności, umowy ramowe również mogą być podpisywane e-podpisem Autenti.
Podpisywanie i aneksowanie nowych umów ramowych
Proces wysłania i podpisania umowy ramowej za pośrednictwem Autenti nie różni się od procesu nadania i podpisania innych umów (jak np. NDA - patrz punkt wyżej). To, na co należy zwrócić dodatkowo uwagę to, czy umowa ramowa nie zawiera oświadczeń woli wymagającej zachowania formy pisemnej. Przykładami takich oświadczeń są:
- umowa o przeniesienie autorskich praw majątkowych (art. 53. Ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych) lub
- umowa licencyjna wyłączna (art. 67 p. 5 Ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych).
W zależności od konkretnych zapisów umowy ramowej czy aneksu może się okazać, że aby ją skutecznie zawrzeć niezbędne będzie zachowanie formy pisemnej. Forma pisemna może być zachowana przy wykorzystaniu kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
Elektroniczne aneksowanie już zawartych umów ramowych
Wykorzystując Autenti, agencje mogą też znacznie uprościć aneksowanie tego typu umów. W przypadku potrzeby aneksowania już zawartych umów ramowych trzeba pamiętać i dopilnować, czy zastrzeżono w takiej umowie formę aneksowania. Często spotykamy się z zapisami:
"Zmiany umowy wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności."
W takich przypadkach można ją aneksować na dwa sposoby:
- Tradycyjnie - każda ze stron umowy otrzymuje wydrukowany aneks do podpisu
- Elektronicznie - przy użyciu podpisu kwalifikowanego przez wszystkie strony aneksu
Można również (przy wykorzystaniu jednego z powyższych sposobów) wprowadzić zmianę umowy ramowej, która zmienia wyżej wymieniony zapis, na choćby taki:
"Zmiany umowy wymagają zachowania formy dokumentowej pod rygorem nieważności."
Od momentu wprowadzenia zmiany formy aneksowania umowy ramowej na dokumentową agencja i klient mogą w znacznie prostszy i szybszy sposób zmieniać postanowienia umowy ramowej, na przykład przy wykorzystaniu podstawowej wersji platformy Autenti. Należy jednak również pamiętać o tym, czy postanowienia aneksu nie powodują konieczności zawarcia go w formie pisemnej lub elektronicznej (np. udzielenie wyłącznej licencji lub przeniesienie praw autorskich).
Zlecenie lub zamówienie od klienta
Wiele agencji, aby rozpocząć realizację działań dla klienta, potrzebuje podpisanego zlecenia, które określa co, na kiedy i za ile zostanie zrealizowane. Jego podpisanie jest niezbędne, aby móc zarezerwować zasoby do terminowej realizacji zlecenia. Niestety często bywa tak, że prace nad projektem:
- Startują mimo braku oficjalnego zlecenia lub
- Opóźniają się, bo nie ma oficjalnego zlecenia
Jeśli Twoja agencja nigdy nie znalazła się w powyższej sytuacji - "lucky you". Jeśli tak, to wiesz, że ponosisz duże ryzyko. Kiedy już udaje się uzyskać zlecenie, często spotykamy się z tym, że jest ono:
- wysyłane przez agencję według własnego wzoru z prośbą o potwierdzenie przez klienta
- wysyłane jako e-mail przez klienta
- wysyłane skanem (a oryginał nie trafia do agencji)
W takich sytuacjach warto zadbać o bezpieczeństwo, jednocześnie nie spowalniając realizacji zlecenia. Wykorzystując Autenti, podpisane zlecenie możesz uzyskać tak szybko jak e-mail od klienta z potwierdzeniem zakresu usług.
Kto może podpisywać zlecenia po stronie klienta agencji
Częstą praktyką, z którą się spotykamy, jest wskazywanie w umowach ramowych konkretnych osób po stronie klienta upoważnionych do składania zamówień i ich odbioru. W takich przypadkach wysyłasz zlecenie do podpisu za pośrednictwem Autenti właśnie do tej konkretnej osoby. Zlecenie opiera się wtedy na pełnomocnictwie udzielonym w ramach umowy ramowej. Podpisanie zlecenia przez pełnomocnika są wiążące.
W przypadku braku wskazania w umowie ramowej osoby upoważnionej do zlecania prac agencji, zamówienia mogą być składane przez właściwą reprezentację przedsiębiorcy (np. zarząd spółki). W takim przypadku zlecenie wysyłasz do podpisu za pośrednictwem Autenti do osób (równolegle, nawet do kilku naraz), które są uprawnione do reprezentowania firmy.
Wszystkie podpisane zlecenia w jednym miejscu
Bardzo istotną kwestią jest również archiwizacja zamówień. W wielu agencjach nie istnieje system jasnego i powszechnego zbierania zleceń od klientów. Jeśli zamówienia przechowujesz na skrzynce e-mail, to pewnie za każdym razem kiedy chcesz je znaleźć, w Twojej głowie padają pytania:
- Czy zamówienie było w wątku A, czy w wątku B?
- Przysłali nam je w lipcu, czy w sierpniu?
- Przysłali je jako załącznik, czy jako link do pobrania z chmury?
- Zakres i akceptacja były w formie załącznika, czy w treści maila?
- A może pójdę na kawę i poszukam tych plików później? ;)
Po podpisaniu zamówienia za pośrednictwem Autenti wszystkie podpisane dokumenty są przechowywane w archiwum, w ramach platformy Autenti. Możesz je również pobrać na dysk lokalny lub wgrać do własnej chmury. Istnieje również możliwość zarchiwizowania ich pod konkretnym adresem e-mail. Oznacza to, że każdy dokument w ramach konta firmowego po jego podpisaniu zostanie wysłany pod konkretny adres e-mail (np. zlecenia@agencja-marketingowa.biz).
Umowa o dzieło lub zlecenie z podwykonawcami
O umowie z podwykonawcami pisaliśmy już w kontekście umów o zachowaniu poufności (patrz wyżej). Autenti może być również wykorzystane do zawarcia umów cywilno-prawnych z podwykonawcami. Są one standardową formą współpracy, kiedy w ramach projektu agencja posiłkuje się wsparciem np. freelancerów. W przypadku tego typu umów podpisującym jest zazwyczaj osoba fizyczna - zleceniobiorca.
Jako Autenti współpracujemy z wieloma agencjami pośrednictwa pracy, które na co dzień podpisują przez Autenti setki właśnie tego typu umów. Zachęcamy do zapoznania się z case study, w którym opisaliśmy jak Work Service skrócił o 70% czas podpisywania umów cywilno-prawnych.
Co istotne, większość umów cywilno-prawnych nie wymaga zachowania szczególnej formy. Zawarcie tego typu umów bez żadnych przeszkód może odbyć się za pośrednictwem platformy Autenti. Wyjątkiem jest umowa o dzieło z przeniesieniem praw autorskich lub umowa o dzieło z udzieleniem wyłącznej licencji, które wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności. Aby podpisać elektronicznie te typy umów, każda ze stron musi posłużyć się podpisem kwalifikowanym.
Akceptacja lub odbiór przedmiotu zlecenia (przez klienta lub dzieła od zleceniobiorcy)
Akceptacja lub odbiór przedmiotu zlecenia przyjmuje różne postaci. Może być mailowym potwierdzeniem zgodności ze zleceniem, uściskiem dłoni, czy spisanym protokołem zdawczo-odbiorczym. Formę odbioru prac w relacji klient-agencja i dzieła w relacji agencja-podwykonawca, strony mogą ustalić według swojego uznania.
Bardzo często spotykamy się z tym, że agencje (lub zleceniobiorcy) otrzymują wynagrodzenie za zrealizowane zlecenie dopiero po odebraniu go przez klienta. Może to odbywać się w całości (po odebraniu realizacji całego zlecenia) lub w częściach (jeśli projekt jest oddawany etapami).
Najlepszą praktyką jest sporządzenie protokołu zdawczo-odbiorczego, który jest podpisywany przez zlecającego i zamawiającego. Za pośrednictwem Autenti istnieje możliwość wysłania i podpisania takiego protokołu, który pozwala zabezpieczyć wypłatę wynagrodzenia za realizację zlecenia przez agencję.
Rozliczanie umów zlecenie z podwykonawcami lub klientami
Wielu naszych klientów z obszaru HR korzysta z Autenti również do potwierdzania wysokości wynagrodzenia ze zleceniobiorcami działającymi w oparciu o umowy zlecenie. W przypadku agencji marketingowych ten schemat funkcjonuje tak samo w przypadku podwykonawców. Przykładowo, na koniec miesiąca zleceniobiorca otrzymuje informację o liczbie przepracowanych godzin, stawce godzinowej i faktycznej wysokości należnego wynagrodzenia. Podpisanie rozliczenia przez zleceniobiorcę i zleceniodawcę za pośrednictwem Autenti pozwala wypłacić wynagrodzenia.
Podobne rozwiązanie można stosować w przypadku działań agencji dla klientów, które są rozliczane według stawek godzinowych za konkretną usługę (np. wsparcie techniczne, prace programistyczne, czy obsługa stoisk promocyjnych).
Faktury dla klienta lub podwykonawców
Autenti pozwala również na wysyłanie i podpisywanie dokumentów finansowych, takich jak faktury, faktury korygujące lub noty korygujące. Niektóre z tych dokumentów wymagają potwierdzenia odbioru, aby mogły być prawidłowo procesowane. Autenti dla każdego nadanego dokumentu pozwala uzyskać "Poświadczenie doręczenia", które określa kto i kiedy otworzył dokument nadany za pośrednictwem Autenti.
Potwierdzenie odbioru faktury korygującej przez klienta
Jest to niezwykle istotne w przypadku faktur korygujących in minus wystawianych przez sprzedawcę, które wymagają potwierdzenia odbioru przez nabywcę (więcej na ten temat znajdziesz tutaj). Ustawa o podatku VAT nie określa formy potwierdzenia odbioru, więc wykorzystanie podstawowej wersji platformy Autenti jest w pełni wystarczające. Co więcej, odbiorca faktury nie musi podpisywać się pod dokumentem nadanym przez Autenti. Wystarczy samo "Poświadczenie doręczenia", które jest tworzone przez Autenti automatycznie, w momencie otwarcia dokumentu przez odbiorcę.
Akceptacja noty korygującej przez podwykonawcę
Podobnie jak w przypadku faktur korygujących jako agencja możesz również wysyłać noty korygujące do podwykonawców za pośrednictwem Autenti. Noty korygujące wymagają akceptacji przez wystawcę faktury, której dotyczą, jednak Ustawa o podatku VAT nie określa, w jakiej formie ta akceptacja powinna się odbyć (więcej na temat not korygujących przeczytasz tutaj). Możesz więc wykorzystać platformę Autenti do wysłania noty korygującej, a w momencie otwarcia dokumentu przez odbiorcę generowane jest "Poświadczenie doręczenia", które określa kto i kiedy otworzył dokument.
Briefy lub dokumentacja przetargowa
Podstawowym dokumentem, który nadaje ramy dla współpracy między klientem a agencją jest brief. Wielu klientów określa również proces wyboru agencji, która będzie realizowała zadania nakreślone w briefie. Dobrą praktyką jest określenie w briefie formy i terminu przekazania przez agencję odpowiedzi lub dokumentów przetargowych. Platforma Autenti jest przydatna w tego typu postępowaniach, oferując możliwość nie tylko podpisania przesłanych dokumentów, ale również uzyskania "Poświadczenia doręczenia", które potwierdza kto i kiedy po stronie klienta otrzymał dokumenty.
Podsumowując
Dla agencji marketingowych satysfakcja klienta jest jednym z najistotniejszych efektów pracy. Cieszymy się, że możemy dołożyć swoją cegiełkę do sukcesu agencji przez ograniczenie czasu, jaki firmy marnują na zbędną papierologię. Dzięki Autenti, pracownicy agencji reklamowych mogą więcej czasu poświęcić dla swoich klientów, a mniej na pracę administracyjną. Uniwersalność podpisu elektronicznego pozwala na wykorzystanie go w całym procesie współpracy z klientem (od NDA po odbiór zlecenia). E-podpis sprawdza się również w relacjach z podwykonawcami i pracownikami. Im więcej podpisu elektronicznego, tym więcej czasu na pracę z klientem.
