Automatyzacja umów: krok po kroku i dokładne potrzebne narzędzia

Wyobraź sobie, że masz bibliotekę książek, gdzie każda książka reprezentuje umowę, którą musisz zarządzać, włącznie z procesem pisania.

Jeśli chciałbyś robić to ręcznie, musiałbyś pisać każdą książkę od podstaw, przekazywać ją swoim kolegom, aby sprawdzili, czy podoba im się treść, wymazywać i przepisywać ją za każdym razem, gdy chcą wprowadzić zmiany, iść do ich domów, aby mogli ją podpisać, a następnie układać wszystkie książki w stosie do przechowywania.

Jeśli potrzebowałbyś znaleźć konkretną książkę do wglądu, musiałbyś przekopać się przez cały stos.

Dzięki automatyzacji zarządzanie biblioteką książek, czyli umów, przypomina raczej nowoczesny system, który natychmiast sugeruje odpowiednie sformułowania, pozwala twoim znajomym jednocześnie edytować treść książek, automatycznie poprawia błędy, więc ty nie musisz tego robić, pozwala wszystkim podpisywać jednym kliknięciem ze swoich domów i przechowuje wszystkie książki online, aby łatwo je odnaleźć.

Wszystko jest szybsze, łatwiejsze i znacznie mniej chaotyczne — to automatyzacja umów vs tradycyjne zarządzanie umowami w pigułce.

Ale odkładając na bok poetyckie metafory procesu umów — bądźmy bardziej realistyczni i przejdźmy do szczegółów automatyzacji umów. Od tego, co faktycznie można zautomatyzować, dlaczego warto to robić, jak robić to dobrze, przykładowych narzędzi i więcej.

Główne informacje z artykułu

✅Automatyzacja umów to proces przyspieszania całego cyklu życia umowy za pomocą zautomatyzowanych przepływów pracy, rozwiązań AI i gotowych szablonów.

✅Organizacje mogą tracić nawet do 9,2% swoich rocznych przychodów z powodu złych praktyk zarządzania umowami, takich jak przeoczone terminy i niespełnione zobowiązania. Automatyzacja pomaga tego uniknąć.

✅Aż 81% organizacji chce zacząć korzystać z automatyzacji umów, co odzwierciedla silne przejście w kierunku cyfrowych rozwiązań do zarządzania umowami.

Koszt złego zarządzania umowami

Umowy mają utrzymywać biznes w ruchu, ale w rzeczywistości związane z nimi procesy często działają odwrotnie. Zespoły sprzedażowe tracą transakcje, czekając tygodniami na zatwierdzenia. Prawnicy marnują godziny na poprawianie tych samych drobnych poprawek w wielu wersjach. Dostawcy odchodzą, ponieważ negocjacje umów trwają zbyt długo.

W międzyczasie transakcje stoją w miejscu, przychody wyciekają, a wszyscy utknęli w niekończącej się pętli e-maili, zamieszania z wersjami i paniki w ostatniej chwili. Chodzi o to, że ręczne zarządzanie umowami nie jest tylko nieefektywne — to cichy zabójca biznesowego rozpędu.

Przekładając te stwierdzenia na pieniądze, badania pokazują, że organizacje mogą tracić do 9,2% swoich rocznych przychodów z powodu złych praktyk zarządzania umowami, takich jak przeoczone terminy i niespełnione zobowiązania.

I właśnie tutaj do gry wchodzi automatyzacja.

5 przykładowych sytuacji "o nie", którym zapobiega automatyzacja umów

Automatyzacja umów to więcej niż tylko modne słowo. To realne rozwiązanie dla chaotycznego zarządzania umowami, które ostatecznie pomaga zaoszczędzić czas i pieniądze.

Oto typowe bolesne sytuacje, których można uniknąć dzięki automatyzacji umów.

Zgubione umowy

Każdy zespół sprzedażowy, prawny czy biznesowy zna tę jedną transakcję, gdzie nikt nie wie, gdzie zaginęła najnowsza wersja umowy, pojawia się panika i wszyscy szukają potrzebnej umowy wszędzie.

Klient lub partner biznesowy jest sfrustrowany, co powoduje ogromny stres dla zespołu i ostatecznie potencjalnie prowadzi do utraty przychodów.

Nawet jeśli jest dobrze zarządzane, ręczne zarządzanie umowami i rutynowe zadania administracyjne związane z umowami mogą stanowić do 12% całkowitych kosztów organizacji.

Pomyśl, jak ta liczba gwałtownie wzrasta, jeśli dodasz do obrazu panikę, zagubione dokumenty i utracone możliwości.

Przeoczone terminy

Mówiąc o przegapionych rzeczach, przeoczone terminy to kolejny stresujący i niefortunny moment "o nie", któremu może zapobiec odpowiednia automatyzacja umów.

Ważny termin przedłużenia lub płatności, który umyka uwadze, powoduje panikę i frustrację. Gonitwa w ostatniej chwili marnuje czas, prowadzi do utraconych możliwości i może nawet skutkować karami.

Umowy tracące wartość

Każdy zespół sprzedażowy i prawny zna ból obserwowania, jak umowa traci wartość z czasem — czy to z powodu przegapionych odnowień umów, zapomnianych klauzul, czy niekonsekwencji w przestrzeganiu ustalonych warunków umowy.

Zaczyna się od małych przeoczeniach, takich jak brak renegocjacji cen lub niezgłaszanie uzgodnionych rabatów, ale z czasem te luki się sumują, prowadząc do utraconych przychodów lub gorzej — pogarszających się relacji biznesowych.

Luki prawne

Zespoły sprzedażowe często dodają warunki do umów bez konsultacji z działem prawnym, myśląc, że to nic wielkiego. Ale te niesprawdzone zmiany mogą stworzyć poważne ryzyko.

To, co wydaje się niegroźną poprawką, może prowadzić do niejasnych obowiązków, niechronionych zobowiązań lub warunków, które trudno wyegzekwować.

Konsekwencje? Luki są czasochłonne do naprawienia i mogą kosztować firmę znacząco w przyszłości.

Automatyzacja zapewnia, że każda umowa przechodzi przez odpowiednie kanały przed jej finalizacją, wyłapując wszelkie warunki, które nie zostały przejrzane przez dział prawny.

Wydatki prawne

Każda godzina, którą wewnętrzny zespół prawny poświęca na zadania związane z umowami, może kosztować firmę około 122 dolarów.

Ustaliliśmy już, że ręczne zarządzanie umowami często prowadzi do kosztownych błędów — takich jak przeoczone terminy — zmuszając zespoły prawne do poświęcania dodatkowego czasu na naprawę tych problemów.

Zautomatyzowany system zarządzania umowami ogranicza te błędy, usprawniając proces i zapewniając, że każda umowa podąża za wstępnie zatwierdzonym przepływem pracy. Dział prawny musi interweniować tylko wtedy, gdy jest to konieczne, oszczędzając cenny czas.

Chaos wersji

Każdy zespół zna frustrację związaną z obsługą wielu wersji umowy — każda z małymi poprawkami danych umowy, sprzecznymi aktualizacjami i bez jasnego zapisu, co jest ostateczne.

To, co zaczyna się jako prosta zmiana, może szybko przerodzić się w bałagan e-maili, wersji roboczych i zamieszania, pozostawiając zespoły niepewne, którą wersję należy podpisać.

Bez automatyzacji i współpracy w zarządzaniu umowami, kontrola wersji staje się koszmarem. Ale dzięki zautomatyzowanemu zarządzaniu umowami każda edycja jest śledzona, a najnowsza wersja jest zawsze wyraźnie oznaczona.

Jak dokładnie pomaga automatyzacja?

• Szybsze cykle umów: wdrożenie automatyzacji umów skraca czas zatwierdzania umów nawet o 82%, przyspieszając procesy biznesowe i podejmowanie decyzji.
• Zwiększona produktywność: automatyzacja oparta na AI prowadzi konkretnie do 44% wzrostu produktywności, uwalniając zespoły od ręcznych zadań i pozwalając im skupić się na działaniach strategicznych.
• Niższe koszty administracyjne: przyjęcie oprogramowania do zarządzania umowami może obniżyć koszty administracyjne o 25% do 30%.
• Lepsza zgodność: cyfryzacja umów poprawia zgodność o 55%, zmniejszając ryzyko problemów prawnych i kar.
• Łagodzenie ryzyka: 29% firm zgłasza, że AI w zarządzaniu umowami zwiększyło ich zdolność do zarządzania ryzykiem, pomagając im wcześnie wyłapywać potencjalne problemy.

Które części zarządzania umowami można zautomatyzować?

Rozumiemy, powinieneś automatyzować zarządzanie umowami w całym cyklu życia umowy, od tworzenia umowy do przechowywania. Ale co dokładnie można zautomatyzować i jak?

Jak działa automatyzacja umów + przykładowe narzędzia

Krok pierwszy: dział prawny ustala zasady

Automatyzacja powinna zdecydowanie zaczynać się od zespołu prawnego. Określają oni warunki, zasady i szablony — tak, aby wszystko pozostało zgodne od samego początku. Koniec z dostosowywaniem umów w biegu lub koniecznością zatwierdzania przez prawników tej samej rzeczy 100 razy.

Automatyzacja w tym przypadku naprawia to, przekształcając zasady prawne w wstępnie zatwierdzone szablony, przepływy pracy i ograniczenia, którymi wszyscy inni mogą łatwo podążać.

• Dział prawny tworzy standardowe szablony dla typowych umów (NDA, umowy sprzedaży, umowy z dostawcami, oferty zatrudnienia).
• Biblioteka klauzul przechowuje wstępnie zatwierdzone sformułowania prawne, dzięki czemu umowy mogą się dostosowywać bez potrzeby przeglądu prawnego za każdym razem.

Krok drugi: sprzedaż, HR i dział zakupów wypełniają luki

Zamiast tworzyć umowy od podstaw, zespoły korzystają z wstępnie zatwierdzonych szablonów, wprowadzają niezbędne szczegóły (nazwy, daty, liczby), a umowa jest gotowa do użycia.

• System automatycznie uzupełnia umowę właściwymi warunkami na podstawie wstępnie ustalonych zasad prawnych.
• Oprogramowanie flaguje ryzykowne zmiany, jeśli ktoś próbuje modyfikować kluczowe warunki (np. zmiana warunków płatności lub limitów odpowiedzialności).

Krok trzeci: zatwierdzenia odbywają się automatycznie

System wie, kto musi podpisać co, więc nie ma więcej e-maili typu "Hej, czy to wymaga podpisu wiceprezesa?". Jeśli wymagane jest zatwierdzenie, dokument jest natychmiast kierowany do właściwej osoby.

• System zna zasady (np. "Jeśli umowa przekracza 50 000 $, wiceprezes musi ją podpisać").
• Zatwierdzenia podążają za wstępnie skonfigurowanym przepływem pracy (np. Sprzedaż → Dział prawny → Finanse → Wiceprezes).

Krok czwarty: podpisy i przechowywanie są automatyczne

Umowy są podpisywane elektronicznie (bez drukowania, skanowania czy gonienia za ludźmi), a po podpisaniu są przechowywane we właściwym miejscu — koniec z momentami "Gdzie jest ta umowa z zeszłego roku?".

• Oprogramowanie do elektronicznego podpisu wysyła umowę do odpowiedniej osoby do podpisania i wydaje powiadomienie o każdym potrzebnym podpisie.
• Interesariusze mogą podpisać wiele umów jednocześnie, nie marnując czasu na przechodzenie przez stos powtarzających się dokumentów.

Krok piąty: AI śledzi terminy i zobowiązania

Musisz odnowić umowę? Zbliża się termin? System powiadamia Cię, zanim stanie się to problemem, więc nigdy nie działasz w ostatniej chwili ani nie masz do czynienia z nieoczekiwanymi karami.

• AI skanuje umowę i wyciąga ważne informacje o terminach umowy (odnowienia, daty płatności, zobowiązania).
• System wysyła alerty przed nadejściem terminów (przez e-mail, Slack lub pulpity).
• Poza samymi datami, nowoczesna automatyzacja umów pomaga, gdy AI monitoruje zobowiązania umowne (np. "Musimy dostarczać raporty co kwartał" lub "Klient otrzymuje zniżkę po 12 miesiącach").

Jeśli nie automatyzujesz, aktywnie tracisz przychody

Automatyzacja to nie tylko narzędzie prawne — to strategia rozwoju biznesu na wszystkich etapach cyklu życia umowy, od tworzenia umowy do jej realizacji.

Przestarzałe rozwiązania do nowoczesnych problemów po prostu nie działają. Przejdź na elektroniczną formę z Autenti — podpisuj, przechowuj i archiwizuj dokumenty całkowicie online.

Wypróbuj Autenti całkowicie za darmo przez 14 dni, bez konieczności podawania karty kredytowej przy rejestracji.