Czym jest zarządzanie umowami i jak zwiększyć jego efektywność za pomocą e-podpisów?

Według badania przeprowadzonego przez EY Law i Harvard Law School Center on the Legal Profession w styczniu 2021 roku, duże organizacje zarządzają średnio około 350 umowami tygodniowo.

Ta liczba jest szczególnie przytłaczająca dla osób zarządzających prostszymi umowami, bez odpowiednich procesów dla powtarzalnych zadań, włączając w to całą administrację związaną z tymi dokumentami.

Z tego powodu wiele firm nie lubi zarządzać takimi mało skomplikowanymi umowami—obniża to morale pracowników, pozostawiając talenty z poczuciem niewykorzystania.

Mogą one nie mieć wystarczającej liczby pracowników do obsługi tych zadań, wolałyby, aby ich talenty skupiały się na bardziej wartościowych umowach lub zadaniach, uznają, że zwiększa to koszty ogólne i czują, że jest to mniej efektywne w dłuższej perspektywie.

Jeśli liczba umów, którymi zarządza Twoja firma, zaczyna liczyć się w dziesiątkach, setkach, a nawet tysiącach—to najwyższy czas, aby poważnie pomyśleć o wprowadzeniu odpowiedniego zarządzania umowami, aby jak najefektywniej obsługiwać te dokumenty, zwłaszcza te powtarzalne.

W tym artykule omówimy podstawy zarządzania umowami, korzyści i wyzwania, porozmawiamy o strategii, KPI oraz przeanalizujemy, jak ulepszyć zarządzanie umowami za pomocą oprogramowania do podpisu elektronicznego.

Czym jest zarządzanie umowami? Wyjaśniamy z Autenti

Zarządzanie umowami wyjaśnione w najprostszy sposób to zasadniczo proces tworzenia i organizowania umów—od negocjowania poszczególnych warunków, poprzez uzgadnianie i podpisywanie, aż po przechowywanie dokumentu i realizację jego postanowień.

Obejmuje to takie zadania jak negocjowanie, podpisywanie, monitorowanie terminów i upewnianie się, że zobowiązania wynikające z umowy są spełniane. Celem jest utrzymanie wszystkiego na właściwym torze, unikanie nieporozumień i rozwiązywanie wszelkich potencjalnych problemów tak efektywnie, jak to możliwe.

Zarządzanie umowami a cykl życia umowy

Innym terminem ściśle związanym z zarządzaniem umowami jest cykl życia umowy, czyli droga, jaką umowa przechodzi od początku do końca.

Ma on kilka kluczowych etapów:

1. Utworzenie: pisanie i sporządzanie umowy w oparciu o uzgodnienia obu stron. 
2. Negocjacja: omawianie warunków, aby upewnić się, że wszyscy są zadowoleni z umowy. 
3. Zatwierdzenie i podpisanie: uzyskanie zgody właściwych osób na zatwierdzenie umowy i jej podpisanie. 
4. Realizacja: wprowadzenie uzgodnionych warunków w życie—obie strony zaczynają wykonywać to, co mówi umowa. 
5. Monitorowanie: śledzenie terminów, płatności lub wyników, aby upewnić się, że obie strony przestrzegają umowy. 
6. Odnowienie lub zamknięcie: decyzja, czy odnowić umowę, zaktualizować ją, czy też pozwolić jej zakończyć się po zrealizowaniu wszystkich postanowień.

Czy to to samo co zarządzanie umowami?

Nie do końca.

Cykl życia umowy to bardziej długoterminowe, strategiczne podejście do zarządzania umowami, mające na celu usprawnienie i zwiększenie efektywności procesów.

Może ono obejmować pewną formę automatyzacji, dobrze przemyślane i zoptymalizowane procesy, a nawet technologię, aby obniżyć koszty i usprawnić każdy etap zarządzania umowami.

Korzyści z zarządzania umowami

Zarządzanie umowami oferuje dość oczywiste korzyści, od utrzymania porządku i organizacji, po zapewnienie, że warunki podpisanych umów są faktycznie realizowane, co jest korzystne dla prowadzenia biznesu.

Niektóre bardziej subtelne korzyści z odpowiedniego zarządzania umowami obejmują:

• Jasne oczekiwania: zarządzanie umowami zapewnia, że wszystkie strony rozumieją swoje obowiązki i zobowiązania, zmniejszając zamieszanie i potencjalne spory.
• Redukcja ryzyka: dzięki dokładnemu przeglądowi warunków, terminów i zgodności, zarządzanie umowami pomaga uniknąć ryzyka prawnego, finansowego i operacyjnego.
• Oszczędność kosztów: zarządzanie umowami zapobiega nadmiernym wydatkom poprzez śledzenie budżetów, terminów i warunków płatności oraz pomaga identyfikować możliwości oszczędzania pieniędzy.
• Silniejsze relacje: dobre zarządzanie umowami buduje zaufanie i silniejsze partnerstwa między stronami poprzez jasną komunikację i odpowiedzialność.
• Lepsza efektywność: zorganizowane zarządzanie umowami usprawnia procesy, zmniejsza opóźnienia i zapewnia, że nic nie zostanie przeoczone.
• Zapewnienie zgodności: pomaga upewnić się, że umowy są zgodne z prawem, przepisami i wewnętrznymi politykami, chroniąc firmy przed karami.
• Ulepszenie podejmowania decyzji: analizując dane z umów, organizacje mogą dostrzec trendy, śledzić wyniki i podejmować lepsze decyzje strategiczne.

Korzyści z cyfrowego zarządzania umowami

Zarządzanie umowami za pomocą technologii, zamiast wykonywania wszystkiego na papierze, oferuje jeszcze większe korzyści poprzez automatyzację i uproszczenie procesu. Oto kluczowe zalety:

• Zwiększona efektywność: dedykowana technologia, jak oprogramowanie do zarządzania cyklem życia umowy lub oprogramowanie do podpisu elektronicznego, takie jak Autenti, może znacznie poprawić efektywność kluczowych części zarządzania umowami. Na przykład, zamiast spotykać się z drugą stroną, aby osobiście przeprowadzić proces podpisywania lub wysyłać dokumenty pocztą, dzięki odpowiedniemu oprogramowaniu, możesz przeprowadzić cały proces online, w ciągu kilku minut.
• Scentralizowane przechowywanie: narzędzia cyfrowe zapewniają również bezpieczne, przeszukiwalne repozytorium dla wszystkich umów, ułatwiając dostęp i zarządzanie umowami z dowolnego miejsca. Porównaj to z fizycznym archiwum, które jest podatne na scenariusze siły wyższej, takie jak pożary. Przeszukiwanie takich archiwów może być również kłopotliwe—w końcu nie znajdziesz tam paska wyszukiwania.
• Szybsze zatwierdzenia: cyfrowe przepływy pracy usprawniają procesy zatwierdzania poprzez wysyłanie przypomnień i szybkie kierowanie umów do właściwych osób.
• Lepsza współpraca: platformy oparte na chmurze pozwalają wielu interesariuszom pracować nad umową jednocześnie, poprawiając komunikację i zmniejszając opóźnienia.
• Śledzenie w czasie rzeczywistym: oprogramowanie do zarządzania umowami dostarcza aktualizacji i informacji o statusie umów, takich jak postęp, terminy i kluczowe kamienie milowe. Oprogramowanie do podpisu elektronicznego pozwala nadzorować cały proces podpisywania, daje pieczęcie z dokładnymi znacznikami czasu dla każdego podpisu, a nawet wysyła powiadomienia do podpisujących o oczekujących dokumentach.
• Skalowalność: wraz z rozwojem przedsiębiorstw, technologia ułatwia obsługę większej liczby umów bez przeciążania personelu lub pozwalając im skupić się na bardziej wartościowych umowach.

Jak efektywnie zarządzać umowami? Od podpisania do archiwizacji

Przeanalizuj rodzaje umów

Zanim zaczniesz zastanawiać się nad strategią, KPI, wyzwaniami i konkretnymi krokami zarządzania umowami, ważne jest, aby ustalić, z jakimi rodzajami umów będziesz mieć do czynienia.

Ponieważ rodzaj umów, którymi będziesz zarządzać, może wpłynąć na dokładne kroki, które powinieneś podjąć.

Istnieje wiele rodzajów umów, z których każdy jest zaprojektowany do różnych celów. Oto przykłady typowych rodzajów umów:

• Umowy o stałej cenie: cena za pracę lub usługę jest ustalana z góry i nie zmienia się, nawet jeśli koszty później wzrosną. Na przykład, budowniczy zgadza się na remont domu za 50 000 €, bez względu na to, ile czasu to zajmie. Najlepsze dla projektów z jasnymi oczekiwaniami i stabilnymi kosztami.
• Umowy o zwrot kosztów: nabywca zgadza się pokryć wszystkie koszty plus opłatę lub zysk dla wykonawcy. Na przykład, firma zatrudnia badacza i zgadza się zapłacić wszystkie wydatki (materiały, podróże) plus procent zysku. Najlepsze dla projektów, w których dokładny koszt jest trudny do przewidzenia.
• Umowy o czasie i materiałach: nabywca płaci za czas spędzony i materiały użyte do wykonania określonej pracy, zwykle po uzgodnionej stawce godzinowej. Na przykład, zatrudnienie hydraulika, który pobiera 50 € za godzinę plus koszt części. Najlepsze dla małych lub elastycznych projektów bez ustalonych harmonogramów lub budżetów.
• Umowy o świadczenie usług: umowy między usługodawcą a klientem dotyczące wykonania określonych zadań. Na przykład, firma sprzątająca podpisuje umowę na cotygodniowe sprzątanie biura. Najlepsze dla usług ciągłych, takich jak konserwacja, doradztwo, marketing.
• Umowy o pracę: umowa między pracodawcą a pracownikiem określająca obowiązki zawodowe, wynagrodzenie i świadczenia. Na przykład, pracownik biurowy podpisuje umowę zgadzając się na pracę na pełny etat za ustalone wynagrodzenie. Najlepsze do formalizowania relacji pracowniczych i oczekiwań.
• Umowy o zachowaniu poufności (NDA): umowa, w której jedna lub obie strony zgadzają się zachować pewne informacje w tajemnicy. Na przykład, startup dzieli się swoim pomysłem na biznes z inwestorem, ale wymaga od niego zachowania poufności. Najlepsze do ochrony wrażliwych informacji.
• Umowy partnerskie: umowy między partnerami biznesowymi określające, jak firma będzie działać, jak będą dzielone zyski i jakie będą obowiązki. Na przykład, dwóch przyjaciół otwiera piekarnię i podpisuje umowę o podziale zysków i zarządzaniu operacjami. Najlepsze do ustalenia jasnych warunków współpracy biznesowej.
• Umowy sprzedaży: umowy dotyczące kupna lub sprzedaży towarów lub nieruchomości. Na przykład, podpisujesz umowę zakupu samochodu lub sprzedaży domu. Najlepsze do formalizowania dużych zakupów lub sprzedaży.
• Umowy najmu: umowy, w których jedna strona wynajmuje nieruchomość lub sprzęt od drugiej. Na przykład, wynajęcie mieszkania lub powierzchni biurowej na rok. Najlepsze do krótko- lub długoterminowego wynajmu nieruchomości lub sprzętu.
• Umowy rządowe: umowy między jednostką rządową a firmą o dostarczenie towarów lub usług. Na przykład, firma wygrywa kontrakt na budowę autostrady dla rządu. Najlepsze dla firm pracujących nad projektami publicznymi.

Teraz, każdy rodzaj umowy służy konkretnemu celowi, a wybór odpowiedniej zależy od konkretnej sytuacji, zaangażowanych stron i celów umowy.

Różnice w strategii między różnymi rodzajami umów wynikają z ich unikalnych potrzeb.

Na przykład, umowy o stałej cenie wymagają ścisłego monitorowania terminów i rezultatów, podczas gdy umowy o zwrot kosztów koncentrują się na śledzeniu wydatków i pozostawaniu w ramach limitów budżetowych.

NDA priorytetowo traktują ochronę wrażliwych informacji, natomiast umowy partnerskie potrzebują jasnych ról i planów rozwiązywania sporów. Tymczasem umowy rządowe wymagają ścisłego przestrzegania przepisów i szczegółowej dokumentacji.

Określ strategię

Znając rodzaj dokumentów, którymi będziesz zarządzać, nadszedł czas na opracowanie strategii.

Zarządzanie umowami polega na efektywności i odpowiedniej organizacji, a trudno jest osiągnąć te cele bez uprzedniego nakreślenia strategii.

Zacznij więc od jasnego planu. Zastanów się, jak będziesz zarządzać każdym etapem cyklu życia umowy—od tworzenia, podpisywania i monitorowania do zamykania lub odnawiania umowy.

Kluczowe pytania, które należy sobie zadać: 

• Które zespoły lub konkretni członkowie zespołu wezmą udział w procesie? 
• Ile umów podpisujemy w skali tygodnia? 
• Jak złożone są te umowy? Czy wymagają indywidualnych przeglądów, klauzul, rozmów prawnych, czy są głównie proste i powtarzalne? 
• Jakich narzędzi lub systemów użyjesz, aby zachować organizację? 
• Jak zapewnisz dotrzymanie terminów i zobowiązań?

Zapisz proces dla każdego etapu zarządzania umowami, uwzględnij odpowiedzialnych członków zespołu i narzędzia, których będziesz używać.

Ustaw swoje KPI

Opracowanie strategii tylko dla zabawy niekoniecznie idzie w parze z maksymalizacją efektywności zarządzania umowami.

Aby sprawdzić, czy Twoja starannie opracowana strategia działa zgodnie z oczekiwaniami, musisz w jakiś sposób zmierzyć jej rezultaty.

A aby zmierzyć wyniki, musisz najpierw ustawić KPI (Kluczowe Wskaźniki Wydajności).

Przykłady dobrych KPI, które warto ustawić, aby sprawdzić, czy strategia zarządzania umowami działa, to: 

• Średni czas finalizacji umów, czyli jak długo trwa finalizacja umowy, 
• Liczba sporów wynikających z podpisanych umów, 
• Ogólna liczba podpisanych umów, 
• Średnia wartość umowy, 
• Liczba odnowionych umów, 
• i więcej.

Bądź świadomy potencjalnych wyzwań

Zarządzanie umowami może wiązać się z pewnymi przeszkodami. Ale jeśli realistycznie odniesiesz się do nich z wyprzedzeniem, znajdziesz się w znacznie lepszej pozycji na starcie.

Przygotuj się na te typowe wyzwania: 

• Przeoczone terminy: zapominanie o datach odnowienia umów lub płatnościach może prowadzić do kar. Używaj przypomnień lub technologii, aby być na bieżąco. 
• Problemy z przestrzeganiem przepisów: umowy muszą być zgodne z prawem i polityką firmy. Upewnij się, że dokładnie sprawdzasz wszystkie warunki i zobowiązania. 
• Słaba organizacja: zgubienie umów może powodować opóźnienia. Przechowuj wszystko w jednym bezpiecznym i łatwo przeszukiwalnym miejscu, najlepiej cyfrowo.

Teraz, zamiast tylko katastrofizować i tworzyć listę potencjalnych wyzwań, które mogą pojawić się dla typu umów, którymi musisz zarządzać, uzupełnij to wszystko dedykowanymi rozwiązaniami i procesami.

W ten sposób nie tylko zaakceptujesz wyzwania, gdy się pojawią, ale będziesz również dobrze przygotowany do ich obsługi.

Określ warunki i zasady

Teraz nadszedł czas na znalezienie rozwiązań do efektywnego radzenia sobie z każdą umową. Jedną z pierwszych rzeczy do zrobienia z każdym dokumentem jest określenie warunków i zasad odpowiednich dla jego typu i konkretnych wymagań.

Ustalanie warunków i zasad umowy zwykle zaczyna się od rozmowy między stronami o tym, czego każda strona chce lub potrzebuje.

Na przykład, jeśli firma zatrudnia wykonawcę do budowy strony internetowej, mogą oni omówić takie kwestie jak harmonogram, koszt i jakie funkcje powinna mieć strona internetowa. Obie strony dzielą się swoimi oczekiwaniami i uzgadniają szczegóły, takie jak termin płatności lub sposób wprowadzania zmian do projektu.

Gdy wszystko zostanie omówione, warunki są jasno spisane w projekcie. Ten projekt jest udostępniany, aby obie strony mogły go przejrzeć, zasugerować zmiany lub poprosić o wyjaśnienia.

W tym momencie ważne jest, aby pozostawić miejsce na negocjacje.

Jeśli potrzebne są korekty, wprowadza się je, aż wszyscy będą zadowoleni z umowy.

💡 Tutaj przede wszystkim uporządkowane i jasne gotowe szablony pomagają uczynić ten konkretny etap zarządzania umowami bardziej efektywnym. Ale będzie to również dobrze zorganizowana współpraca międzyzespołowa, na przykład od HR do zespołu prawnego, a następnie z powrotem do HR.

Digitalizuj proces podpisywania

Teraz, jeśli chodzi o faktyczne podpisanie umowy, którą stworzyłeś, z określonymi warunkami i zasadami, najlepszym sposobem na uczynienie całego tego procesu bardziej efektywnym jest przejście z tradycyjnego podpisywania papierowego na cyfrowe.

Aby podpisać umowę przy użyciu tradycyjnych metod, zwykle musisz:

1. Wydrukować uzgodniony dokument, 
2. Przejrzeć go, 
3. Podpisać go długopisem, składając faktyczny mokry podpis, 
4. Zeskanować dokument, 
5. Wydrukować go, 
6. Pójść na pocztę, aby wysłać go drugiej stronie, 
7. Lub nawet osobiście odwiedzić drugą stronę, aby w ogóle zakończyć proces podpisywania.

Podpisywanie cyfrowo usuwa wiele przeszkód z tego procesu i zapewnia jeszcze większe bezpieczeństwo, efektywność, organizację i szybkość.

Oto jak zazwyczaj wygląda podpisywanie umowy elektronicznie na platformie Autenti:

1. Podpisujący otrzymuje e-mail z linkiem do dokumentu, który wymaga podpisu. 
2. Link przenosi podpisującą osobę na platformę Autenti, gdzie może przejrzeć i podpisać dokument, wszystko online. 

Nadawcy dokumentu mogą wymagać dodatkowej weryfikacji, dodając jeden krok więcej do całego procesu—weryfikację tożsamości lub adresu e-mail/numeru telefonu. Ale nawet z tym dodatkowym krokiem, cała rzecz pozostaje tak prosta, jak to tylko możliwe.

Z Autenti weryfikacja tożsamości odbywa się również online i składa się z wielu metod do wyboru, takich jak fotografowanie dowodu osobistego lub udział w krótkiej wideokonferencji z wygodnego miejsca we własnym domu.

Sprawdź, jak Bank Millennium, jeden z naszych klientów, zdigitalizował swój proces podpisywania dokumentów.

"Podpisywanie dokumentów zajmuje teraz zaledwie kilka minut, co znacznie skraca procesy HR. Optymalizuje to również nasze zaangażowanie i minimalizuje ryzyko, że odbiorca nie otrzyma dokumentu na czas lub pod wskazanym adresem. Dodatkowo oszczędzamy na kosztach kurierskich, które wcześniej były wykorzystywane do dostarczania dokumentów. Warto również zwrócić uwagę na aspekt środowiskowy – nie ma potrzeby drukowania dokumentów papierowych, przechowywania ich ani archiwizowania."

Monika Ruraż-Lipińska, Kierowniczka zespołu HR.

Lub jak inny klient, TZMO zmniejsza zarządzanie umowami nawet o 90%.

E-podpisy a bezpieczeństwo i wszechstronność

Możesz teraz pomyśleć, że podpisy elektroniczne nie są tak bezpieczne lub nie mają zastosowania do różnych rodzajów dokumentów. Oba te stwierdzenia nie są prawdziwe.

Podpisy elektroniczne są jeszcze bezpieczniejsze niż tradycyjne mokre podpisy, ze względu na zaawansowaną technologię kryptograficzną, z którą są powiązane.

Dostawcy rozwiązań do e-podpisów muszą przestrzegać przepisów rządowych, w tym eIDAS i licznych przepisów i regulacji dotyczących bezpieczeństwa danych online, takich jak ISO.

Ponadto, niezwykle łatwo jest śledzić te podpisy, z dobrze udokumentowanym śladem audytu, który pokazuje dokładne informacje, które należy sprawdzić, aby zweryfikować każdy podpis—nawet sprawdzając adres IP urządzenia użytego do podpisania.

A jeśli chodzi o rodzaje dokumentów, które możesz podpisać, limit praktycznie nie istnieje. To, co może się zmienić w przypadku bardziej skomplikowanych dokumentów, to rodzaj podpisu elektronicznego, którego użyjesz do zakończenia procesu podpisywania.

Rodzaje podpisów elektronicznych a umowy, które możesz podpisać

Proste podsumowanie podpisów elektronicznych wygląda następująco: 

• Proste Podpisy Elektroniczne (SES): są najczęściej używanymi e-podpisami do podpisywania dokumentów online. SES są bardzo proste do wykonania, wymagają prostego dwustopniowego procesu weryfikacji do zakończenia podpisu i są regulowane przez eIDAS i inne światowe przepisy—co czyni je w pełni bezpiecznymi. 
• Zaawansowane Podpisy Elektroniczne (AES): są rodzajem e-podpisu, który weryfikuje tożsamość osoby podpisującej, różniąc się od SES w procesie autoryzacji. AES może wymagać fotografowania dowodu osobistego, aby pomóc zweryfikować tożsamość. 
• Kwalifikowane Podpisy Elektroniczne (QES): są używane do najbardziej skomplikowanych klauzul i dokumentów. W przypadku tego typu podpisu tożsamość osoby podpisującej musi być zweryfikowana przez Urząd Certyfikacji, co może brzmieć skomplikowanie, ale w rzeczywistości zwykle polega na dołączeniu do wideokonferencji.

Jeśli chodzi o faktyczne wykorzystanie każdego typu e-podpisu, możemy z przekonaniem powiedzieć, że 90% dokumentów biznesowych można podpisać podpisami SES, które są najprostsze i najszybsze do wykonania, co czyni podpisy elektroniczne niezwykle wszechstronnymi.

Przejrzyj poniższą tabelę, aby sprawdzić dokładnie, które dokumenty najlepiej podpisać którym typem e-podpisu:

Przeanalizuj realizację umowy

Po przyspieszeniu całego procesu dzięki oprogramowaniu do podpisu elektronicznego, skup się na analizie realizacji umowy.

Regularnie przeglądaj postępy i upewnij się, że obie strony wywiązują się ze swoich zobowiązań.

Dokładne kroki dla tego etapu procesu zarządzania umowami zależą w dużej mierze od rodzaju podpisywanych umów.

Na przykład, w przypadku umów o pracę, musisz sprawdzić, czy pracownik wykonuje swoją pracę, określoną w umowie. W przypadku umów sprzedaży po prostu sprawdzasz płatności lub inne wymagania i przekazujesz sprzedany przedmiot osobie, która go kupiła.

Możesz tworzyć przepływy pracy, mieć dedykowane zespoły do przeglądu realizacji umów, korzystać z oprogramowania do zarządzania umowami i więcej.

Zarchiwizuj umowę

Proces zarządzania umowami nie kończy się jednak wraz z zakończeniem umowy.

Gdy umowa się kończy, upewnij się, że przechowujesz ją bezpiecznie do wykorzystania w przyszłości.

Jeśli będzie potrzebna do audytów lub celów prawnych, szybko ją znajdziesz—zasadniczo oszczędzając czas i koszty.

Decydując się na oprogramowanie do podpisu elektronicznego, zyskujesz jedno miejsce nie tylko do przesyłania dokumentów do podpisania, łatwego udostępniania ich wyznaczonym osobom, wygodnego podpisywania ich online, ale także archiwizowania ich do wykorzystania w przyszłości.

Skuteczne zarządzanie umowami: jak to wygląda?

Kiedy będziesz wiedzieć, że dobrze zarządzasz swoimi umowami?

Możesz stwierdzić, że Twoje wysiłki w zarządzaniu umowami są na dobrym poziomie, gdy Twoje umowy są realizowane na czas, pojawiają się minimalne błędy lub przeoczone zobowiązania, a odpowiedzialność za zadania jest jasno określona.

Ale istnieją też bardziej namacalne oznaki skutecznego zarządzania umowami, takie jak zaoszczędzony czas lub obniżone koszty, co jest szczególnie istotne przy ustalaniu KPI i ich mierzeniu.

W przeciwnym razie trudno może być zauważyć poprawę, zwłaszcza na początku, gdy jest ona bardziej subtelna.

Bazując na rzeczywistym przykładzie, EcoVadis—firma specjalizująca się w ocenach zrównoważonego rozwoju, pomagająca ponad 130 000 firmom na całym świecie poprawić ich wyniki w zakresie odpowiedzialności środowiskowej, etycznej i społecznej, z powodzeniem zdigitalizowała swoje zarządzanie umowami z Autenti.

Marta Krzywicka, People Operations Director w EcoVadis, powiedziała:

"Szukaliśmy elastycznego rozwiązania, które usprawniłoby nasze przepływy dokumentów, szczególnie w modelu pracy hybrydowej lub zdalnej. Ważne było dla nas znalezienie rozwiązania, które zmniejszyłoby nasz ślad węglowy, co jest kluczowym priorytetem dla EcoVadis, ale jednocześnie byłoby opłacalne i dostosowane do naszych konkretnych potrzeb."

EcoVadis wdrożyło platformę Autenti i kwalifikowane podpisy elektroniczne do digitalizacji swoich procesów HR, w tym dokumentów cyklu życia pracownika i umów cywilnoprawnych.

Wyniki? 

• Zespół HR zauważył znaczne oszczędności czasu i optymalizację swojej pracy, 
• Poprawił się cały przepływ dokumentów w rozbudowanej strukturze firmy, 
• Uzyskali większą kontrolę nad swoją dokumentacją.

Oprócz wyraźnych korzyści w zakresie przepływu pracy związanej z zarządzaniem umowami i oszczędności czasu, EcoVadis zauważyło również obniżone koszty dzięki redukcji kosztów drukowania i wysyłki—nie wspominając o korzyściach dla środowiska.

Przejmij kontrolę nad swoimi umowami z Autenti.

Rozpocznij 14-dniowy bezpłatny okres próbny i zobacz, jak łatwe może być podpisywanie i zarządzanie podpisanymi dokumentami.