Decathlon to producent sprzętu sportowego i sieć dużych sklepów sportowych z ponad tysiącem punktów sprzedaży na całym świecie. Pierwszy sklep Decathlon powstał w 1976 r. we Francji, a w Polsce pierwsze otwarcie miało miejsce w 2001 r. na warszawskim Targówku. Decathlon Polska to jednak nie tylko sklepy stacjonarne, ale i największy e-commerce w tej kategorii w kraju. Decathlon zarządza wszystkimi etapami swojej działalności: od badań i rozwoju po produkcję, logistykę i sprzedaż sprzętu sportowego.
Misja Decathlon jest jasna - w zrównoważony sposób umożliwiać jak największej liczbie osób czerpanie radości i korzyści płynących z uprawiania sportu. Dla firmy ważne jest również ciągłe usprawnianie biznesu i konsekwentne stawianie na rozwiązania proekologiczne. Nie dziwi zatem decyzja firmy o rozpoczęciu współpracy ze spółką Autenti. Porozmawialiśmy z Marcinem Wawrzyniakiem, radcą prawnym oraz managerem działu prawnego w Decathlon o tym, jak wyglądało wdrożenie rozwiązania Autenti w firmie i jakie korzyści przyniosło.
Dlaczego zdecydowali się Państwo na wdrożenie w firmie Autenti?
Autenti to polski fintech, a w Decathlon wspieramy lokalne rozwiązania. Fakt, że jest to polskie rozwiązanie był jednym z czynników decydujących o wyborze Autenti jako partnera dla Decathlon w Polsce. W porównaniu z międzynarodowymi firmami oferującymi podobne rozwiązania, od Autenti otrzymujemy wsparcie w zakresie podpisu elektronicznego w języku polskim i polski interfejs platformy, bliskość współpracy oraz otwartość na propozycje zmian na platformie. Do tego dochodzi możliwość składania podpisów kwalifikowanych bezpośrednio poprzez platformę Autenti oraz ciągły jej rozwój. Uznaję, że rozwiązanie oferowane przez Autenti jest najlepiej dostosowane do potrzeb Decathlon w Polsce.
Jak wyglądało wprowadzenie rozwiązania Autenti do firmy Decathlon?
Rozpoczęliśmy od analizy tego, jakie dokumenty (w tym umowy) możemy podpisywać podpisem elektronicznym przez platformę Autenti. Samą pracę na niej określiłbym jako intuicyjną. Rozwiązanie dość szybko wprowadziliśmy w Decathlon w Polsce w zasadzie bez problemów. Otrzymaliśmy także szkolenie online przeprowadzone przez przedstawicieli spółki w zakresie używania platformy.
Jakie korzyści płyną z decyzji o korzystaniu z Autenti? Czy widać już oszczędność czasu i pieniędzy?
Wdrażając podpis elektroniczny liczyliśmy na zwiększenie efektywności procesu podpisywania umów i dokumentów, biorąc pod uwagę to, że najczęściej osoby podpisujące są w odległych miejscach. Zależało nam na wyeliminowaniu papieru i zaoszczędzeniu czasu oraz zmniejszeniu kosztów (choć koszty nie były głównym czynnikiem wpływającym na decyzję). Nasze oczekiwania potwierdziły się w praktyce po wdrożeniu podpisu elektronicznego Autenti.
Po dwóch i pół miesiącach użytkowania platformy podpisaliśmy już za jej pośrednictwem dziesiątki dokumentów. Zdecydowaną korzyścią płynącą z jej użytkowania jest na pewno możliwość śledzenia procesu podpisywania dokumentów – wiemy, kto dokument podpisał, a na czyj podpis wciąż oczekujemy. Dzięki rozwiązaniu Autenti zmniejszyliśmy znacznie konieczność drukowania dokumentów i korzystania z tradycyjnej wysyłki korespondencji. Przyspieszyliśmy proces archiwizowania dokumentów m.in. poprzez zmniejszenie liczby tych, które musimy skanować. Oszczędzamy czas i powoli stajemy się organizacją #paperless, choć droga to tego jeszcze długa. Dodatkowo korzystanie z platformy spowodowało zmniejszenie kosztów – oszczędzamy na wydrukach, papierze, kopertach i wysyłce.
Jak na e-podpis reagują Wasi klienci i pracownicy?
Nasi pracownicy bardzo dobrze przyjęli e-podpis Autenti. Proces podpisywania dokumentu elektronicznie określają jako szybki i sprawny. Są zadowoleni z tego, że od razu otrzymują podpisany dokument na adres mailowy. Nasi kontrahenci czasami są zaskoczeni tym, że chcemy podpisać umowę w sposób elektroniczny, bez tradycyjnego wydruku i podpisu własnoręcznego, mimo, że forma pisemna nie jest w danym przypadku konieczna. Staramy się to zmieniać, tłumaczyć i muszę przyznać, że w większości przypadków jest to skuteczne. Wydaje mi się, że w obszarze podpisu elektronicznego wciąż jest wiele do zrobienia w sferze mentalnej. Podpis elektroniczny gwarantuje bezpieczeństwo obrotu gospodarczego. Marzę, aby w biznesie oraz działaniach organów administracji odejść od myślenia, że bez pieczątki firmowej i własnoręcznego podpisu umowa jest zawsze nieważna lub nie wywołuje skutków prawnych i mam nadzieję, że taka zmiana wkrótce nastąpi.
