e-Doręczenia - od kiedy? Sprawdź terminy

Wszystkie firmy zarejestrowane w Krajowym Rejestrze Sądowym przed 1 stycznia 2025 roku, od 1 kwietnia 2025 roku są zobowiązane do wdrożenia usługi e-Doręczeń. Od tej daty cała korespondencja z administracją publiczną będzie odbywać się w formie elektronicznej. Sprawdź, czy ustawa dotyczy również Ciebie i zobacz, co musisz zrobić, aby spełnić ten obowiązek.

Czym są e-Doręczenia i od kiedy wchodzą w życie?

Koniec z długimi kolejkami na poczcie, zagubionym awizo czy niedostarczonym listem poleconym. Od teraz urzędy będą przesyłać korespondencję do Ciebie wyłącznie w formie elektronicznej. Era owianego złą sławą awizo powoli będzie przechodzić do lamusa. 

Zgodne z rozporządzeniem eIDAS, usługa zapewnia bezpieczny, szybki i intuicyjny sposób nadawania oraz odbierania ważnych dokumentów. To koniec z drukowaniem i wysyłką papierowych pism - teraz wszystkie formalności załatwisz online, sprawnie i bez zbędnych komplikacji. 

Definicja e-Doręczeń w świetle ustawy

A zatem czym dokładnie są e-doręczenia? Na stronie www.gov.pl możemy przeczytać: 

​”e-Doręczenia to usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego, umożliwiająca wysyłanie i odbieranie korespondencji elektronicznej ze skutkiem równoważnym z listem poleconym za potwierdzeniem odbioru.” 

A mówiąc prościej – to nowoczesna, cyfrowa wersja tradycyjnego listu poleconego, która niesie wiele korzyści. Dzięki e-doręczeniom wysyłane i odbierane dokumenty są dużo bezpieczniejsze niż w przypadku korespondencji przesyłanej tradycyjnym listem poleconym czy mailem. 

Kwalifikowani dostawcy usług zaufania są zobowiązani odpowiednio zabezpieczyć dokumenty, stosując zaawansowane systemy kryptograficzne, zbliżone do tych używanych w bankowości. Dodatkowo potwierdzona jest tożsamość zarówno odbiorcy jak i nadawcy. Treść dokumentu jest chroniona, a wszystkie dane pozostają poufne, minimalizując ryzyko zgubienia czy dostania się przesyłki w niepowołane ręce. 

Czytaj również: Jak działają e-doręczenia.

Nie sposób nie wspomnieć o realnych oszczędnościach. Koszt wysyłki listu poleconego z potwierdzeniem odbioru wynosi bowiem niecałe 10 złotych, podczas gdy koszt e-przesyłki to niecałe 2 złote. To aż 75% mniej, a przecież nie uwzględniamy tu dodatkowych wydatków na druk papieru czy czasu spędzonego na wysyłce. Dodatkowym benefitem jest niższa emisja dwutlenku węgla związana z transportem przesyłek oraz mniejsze zużycie wody wykorzystywanej do produkcji papieru.

Czytaj również: Ile kosztuje wdrożenie i obsługa e-Doręczeń.

Oczywiście, biorąc pod uwagę czas dostarczenia korespondencji, e-doręczenia biją polecony na głowę. Usługa dostępna jest 24 godziny na dobę, z dowolnego miejsca na świecie, a czas potrzebny na przesłanie nawet wielu dokumentów jednocześnie ogranicza się do kilku sekund. 

Na koniec można jeszcze dodać, że e-doręczenia pozwalają na łatwe archiwizowanie przesyłek i wygodne wyszukiwanie i zarządzanie dokumentami. Eliminuje to problem przechowywania setek segregatorów, w których, jak wiadomo, czasem coś się może zgubić.

Podstawy prawne e-Doręczeń

Warto dodać, że usługa rejestrowanych doręczeń elektronicznych jest regulowana przez kilka kluczowych aktów prawnym:

● Rozporządzenie eIDAS,
● Ustawy o usługach zaufania i identyfikacji elektronicznej,
● Ustawy o doręczeniach elektronicznych.

Co to oznacza w praktyce? Przesyłana tą drogą korespondencja jest prawnie równoważna z tradycyjną korespondencją listowną, w tym z listem poleconym za potwierdzeniem odbioru. 

Nadane czy też odebrane dokumenty mają:
- moc dowodową - są uznawane jako pełnoprawne dokumenty w postępowaniach administracyjnych i sądowych.
- gwarancję bezpieczeństwo i integralności danych - dane są chronione przed nieautoryzowaną zmianą i dostępem.
- fikcję doręczenia - oznacza to, że jeśli nie odbierzesz dokumentu od urzędu w ciągu 14 dni, system automatycznie uzna ją za doręczoną - dokładnie tak jakbyś odebrał ją osobiście.
- potwierdzoną tożsamości nadawcy i odbiorcy dokumentu - nie ma ryzyka podszycia się pod inną osobę.

Za proces wdrażania e-doręczeń w Polsce odpowiada Ministerstwo Cyfryzacji. Minister cyfryzacji nadzoruje tworzenie infrastruktury technicznej oraz zapewnia zgodność systemu z regulacjami unijnymi. Administracja publiczna jest zobowiązana do dostosowania swoich systemów do nowej formy komunikacji, aby zapewnić sprawne funkcjonowanie e-doręczeń w skali kraju.

Kwalifikowana usługa zaufania

e-Doręczenia realizowane są jako kwalifikowana usługa zaufania. Oznacza to, że firmy chcące ją świadczyć swoim klientom muszą spełnić szereg restrykcyjnych wymogów, takich jak: 

• Uzyskanie statusu kwalifikowanego dostawcy usług zaufania,

• Zapewnienie integralności, autentyczności oraz poufności przesyłanych danych.

• Obowiązek stosowania zaawansowanych technologii kryptograficznych oraz bezpiecznych metod identyfikacji nadawcy i odbiorcy.

• Gwarancję dostępności i niezawodności usługi na poziomie wymaganym przez prawo unijne i krajowe.

• Podlegać ścisłej kontroli przez organy nadzorujące.

Obecnie na rynku możesz skorzystać z usług operatora wyznaczonego, którym jest Poczta Polska, lub zdecydować się na dostawcę komercyjnego, jakim jest np. Autenti.  

Operator wyznaczony świadczy tzw. publiczną usługę rejestrowanego doręczenia elektronicznego, natomiast dostawcy komercyjni oferują kwalifikowaną usługę rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Obie formy są zgodne z przepisami i mogą być skutecznie wykorzystywane do wymiany korespondencji z urzędami.

Wybór dostawcy należy do Ciebie - podobnie jak przy wyborze operatora telefonii komórkowej, to Ty podejmujesz decyzję i możesz wybrać ofertę najlepiej dopasowaną do Twoich potrzeb.

W świetle ustawy, usługa wprowadza obowiązkowy system komunikacji elektronicznej dla organów władzy publicznej, samorządowych instytucji kultury, samorządowych zakładów budżetowych oraz związków międzygminnych i powiatowych. 

Czytaj również: PURDE a KURDE – czym się różnią i jak działają usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego?

Baza adresów elektronicznych

Kluczowym elementem systemu e-Doręczeń jest Baza Adresów Elektronicznych (BAE), która umożliwia jednoznaczne przypisanie adresu do doręczeń elektronicznych dla każdego podmiotu zobowiązanego do korzystania z tej usługi.

"Baza Adresów Elektronicznych to rejestr publiczny, w którym zapisywane są wszystkie adresy do e-Doręczeń. Adresy zamieszczone w bazie są wiarygodne, ponieważ  podczas wnioskowania o adres do e-doręczeń weryfikowana jest tożsamość właściciela adresu."

Adresy elektroniczne będą rejestrowane dla podmiotów publicznych i niepublicznych zarejestrowanych w KRS oraz CEIDG. To oznacza, że wszystkie firmy i instytucje znajdą się w centralnej bazie, a organy administracyjne będą mogły bezpiecznie przekazywać dokumenty drogą elektroniczną.

Harmonogram wdrożenia e-Doręczeń

Kolejną istotną grupę stanowią wszystkie firmy zarejestrowane w KRS przed 1 stycznia 2025 roku. Od 1 kwietnia 2025 roku te podmioty otrzymują całą korespondencję od administracji publicznej wyłącznie za pośrednictwem e-doręczeń. 

Kluczowe daty 

Na horyzoncie jeszcze 3  terminy wdrożeń :

• 1 lipca 2025 roku: podmioty niepubliczne zarejestrowanie w CEIDG do 31 grudnia 2024 roku, dokonujące zmian we wpisie po 30 czerwca 2025 roku.
  

• 1 października 2026 roku: Wszystkie podmioty niepubliczne zarejestrowane w CEIDG przed 31 grudnia 2024 roku muszą posiadać adres do doręczeń elektronicznych.
  

• 1 października 2029 roku: Jednostki samorządu terytorialnego oraz niektóre instytucje publiczne są zobowiązane do korzystania z e-doręczeń w zakresie publicznej usługi hybrydowej.

Aby być na bieżąco, warto śledzić harmonogram wdrożeń, następnych terminów na stronie: https://www.gov.pl/web/e-doreczenia/harmonogram.

Kogo obejmuje obowiązek korzystania z e-Doręczeń?

W przypadku osób fizycznych ustawodawca, na ten moment pozostawia dowolność korzystania z usługi e-doręczeń.

Podmioty publiczne a e-Doręczenia

Od 1 stycznia 2025 r. podmioty publiczne, takie jak;

• Organy administracji rządowej oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy (art. 155 ust. 1 ustawy).
• Inne organy władzy publicznej, w tym organy kontroli państwowej i ochrony prawa oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy (art. 155 ust. 2 ustawy).
• firmy i zawody zaufania publicznego  (np. notariusze, radcy prawni, doradcy podatkowi)
• Zakład Ubezpieczeń Społecznych i zarządzane przez niego fundusze oraz Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego i fundusze zarządzane przez prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (art. 155 ust. 3 ustawy).
• Narodowy Fundusz Zdrowia (art. 155 ust. 4 ustawy).
• Agencje wykonawcze, instytucje gospodarki budżetowej, państwowe fundusze celowe, samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej, uczelnie publiczne, Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne, państwowe i samorządowe instytucje kultury, inne państwowe lub samorządowe osoby prawne utworzone na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych (art. 155 ust. 5 ustawy).
• Jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitarne oraz samorządowe zakłady budżetowe – w zakresie publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (art. 155 ust. 6 ustawy).

zobowiązane są do wymiany korespondencji za pomocą e-doręczeń. 

Przedsiębiorcy i e-Doręczenia

Obowiązek wdrożenia e-Doręczeń obejmuje również przedsiębiorców, zarejestrowanych w KRS i CEIDG. Nowe regulacje mają zapewnić sprawniejszą komunikację z administracją publiczną oraz innymi podmiotami, minimalizując czas oraz koszty związane z tradycyjną korespondencją.

Zawody zaufania publicznego a e-Doręczenia

Osoby wykonujące zawody zaufania publicznego:

• adwokaci,
• radcy prawni,
• doradcy podatkowi,
• doradcy restrukturyzacyjni
• rzecznicy patentowi,
• notariusze.

również muszą dostosować się do obowiązku korzystania z doręczeń elektronicznych. Dzięki temu dokumentacja prawna i administracyjna będzie przekazywana w sposób zgodny z najwyższymi standardami bezpieczeństwa i poufności.

Co się stanie, jeśli podmiot nie wdroży e-Doręczeń w terminie?

Na chwilę obecną nie przewidziane zostały kary finansowe za brak wdrożenia usługi. Rok 2025 będzie okresem przejściowym, który pozwoli wszystkim podmiotom przyzwyczaić się do nowych regulacji. Główną konsekwencją związaną z brakiem zastosowania się tych obostrzeń może być problem z niedostarczoną korespondencją od administracji publicznej – co w zależności od rodzaju pisma, może skutkować licznymi komplikacjami.

Konsekwencje prawne niedostosowania się do wymogów ustawy

Jeśli dana firma nie zdecyduje się na wdrożenie usługi e-Doręczeń, może zaistnieć sytuacja, w której korespondencja polecona do niej nie dotrze. W świetle prawa, może to zostać uznane za skuteczne doręczenie dokumentu, nawet bez jego fizycznego odbioru. 

Możliwości przedłużenia okresu przejściowego

W określonych sytuacjach podmioty mogą ubiegać się o wydłużenie okresu przejściowego na wdrożenie e-doręczeń, szczególnie jeśli występują uzasadnione trudności techniczne lub organizacyjne. Warunki i procedury ubiegania się o dodatkowy czas regulowane są przez przepisy wykonawcze do ustawy. Podmioty mogą także korzystać z pomocy doradczej oferowanej przez instytucje publiczne oraz organizacje branżowe wspierające proces cyfryzacji.

Jak będzie wyglądał okres przejściowy do końca 2025 roku?

Ministerstwo przewidziało czas na wdrożenie usługi. Okres przejściowy ma trwać do końca 2025 roku. W tym czasie firmy, urzędy i inne organy będą mogły korzystać zarówno z korespondencji tradycyjnej, jak i elektronicznej. Proces wdrażania e-doręczeń został zaplanowany w taki sposób, aby stopniowo objąć kolejne grupy użytkowników, zapewniając im odpowiedni czas na dostosowanie się do nowych przepisów.

Równoległe funkcjonowanie tradycyjnych i elektronicznych doręczeń

Do końca 2025 roku możliwe będzie równoległe korzystanie z doręczeń elektronicznych oraz korespondencji w formie papierowej. Podmioty publiczne i przedsiębiorcy będą mieli czas na przetestowanie nowych rozwiązań, zachowując jednocześnie dotychczasowe procedury obiegu dokumentów. Dzięki temu zmiany mają być mniej uciążliwe, a proces cyfryzacji bardziej efektywny.

Stopniowe włączanie kolejnych podmiotów do systemu e-Doręczeń

Harmonogram wdrożenia e-Doręczeń przewiduje etapowe włączanie różnych grup, tak by cały proces przebiegł sprawnie i bez zakłóceń.

Dzięki e-Doręczeniom wiele spraw można załatwić szybciej, wygodniej i bezpieczniej, bez konieczności osobistego odbierania dokumentów. Aby uniknąć ewentualnych problemów z dostępem do ważnej korespondencji, instytucje oraz przedsiębiorcy powinni jak najszybciej wdrożyć to rozwiązanie i dostosować się do nowych wymagań. To nie tylko obowiązek, ale także szansa na usprawnienie codziennych procesów.

Czeka nas rewolucja?

Sprawdź co o e-Doręczeniach mówią eksperci z Autenti.

Elektroniczne doręczenia umożliwiają szybkie, bezpieczne i efektywne
przekazywanie różnego rodzaju dokumentów za pomocą internetu. 

e-Doręczenia - będące częścią ekosystemu Autenti, to kolejny, konsekwentny krok naszej firmy w kierunku redukowania papieru w działalności instytucji publicznych i przedsiębiorstw.

E-Doręczenia są bezpiecznym, intuicyjnym i szybkim sposobem nadawania i odbierania przesyłek elektronicznych w jednym miejscu wraz z dowodami, otwartym na korespondencję między innymi dostawcami. To wielofunkcyjna skrzynka nadawczo-odbiorcza wewnątrz organizacji.

Jako firma świadcząca usługi zaufania skupiamy się na kwestiach bezpieczeństwa. e-Doręczenia jako usługa zapewniająca integralność przesyłki, automatyzację i usprawnienie elektronicznego obiegu dokumentów, to mocny argument w rozmowach z partnerami, jak skutecznie przejść transformację cyfrową

Paulina Pilch-Szewczyk

IT Product Manager odpowiedzialna za e-Doręczenia