Czas czytania:
Data publikacji:
W 2025 r. cyfryzacja HR w Polsce wskoczyła na wyższy bieg: 81% firm już wdrożyło projekty digitalowe, a 78% planuje kolejne. Najczęściej są to e-teczka i rozwiązania AI, ale okazuje się, że prawdziwym „domykaczem” procesów jest e-podpis, który pozwala zawierać i akceptować dokumenty w 100% online. Dodatkowo, dzięki unijnemu portfelowi tożsamości cyfrowej, HR może skrócić czas podpisu z dni do godzin i policzyć twardy ROI.
Kaprys? Innowacja zarezerwowana dla dużych korporacji? Jeszcze kilka lat temu digitalizacja procesów HR była przyjmowana chłodno. Dziś to chleb powszedni, zarówno w małych, średnich, jak i dużych firmach. Pandemia przyspieszyła potrzebę pracy zdalnej, a nowe przepisy i unijne regulacje sprawiły, że cyfrowe dokumenty, e-teczki czy podpis elektroniczny stają się naturalnym elementem pracy działów HR.
Dzieje się tak dlatego, że HR to dziś kluczowy obszar, w którym technologia realnie wpływa na employee experience: szybki onboarding, łatwe składanie wniosków czy zawieranie umów bez stresu i kuriera. Coraz częściej to właśnie brak cyfrowych narzędzi jest odbierany jako bariera, zarówno przez pracowników, jak i menedżerów.
Jak dziś wygląda cyfryzacja HR? Dane z raportu HRK „Digitalizacja procesów HR 2025” pokazują, że w ostatnich dwóch latach aż 81% firm w Polsce wdrożyło rozwiązania cyfrowe w obszarze HR, a 78% planuje kolejne inwestycje w najbliższym czasie.
Najczęściej wybierane rozwiązania to:
Większość firm zaczęła od uporządkowania dokumentów i archiwów (e-teczka). Naturalnym kolejnym krokiem jest cyfryzacja całego obiegu – i tu kluczową rolę odgrywa podpis elektroniczny i platformy do obiegu dokumentów. Dzięki temu HR może działać w pełni cyfrowo, a codzienna administracja staje się prostsza i szybsza
Okazuje się jednak, że digitalizacja napotyka przeszkody. Najczęściej wskazywane bariery wdrożeń to:
Warto podkreślić, że te bariery są uniwersalne i powtarzają się także w innych obszarach transformacji cyfrowej. Kluczowe jest więc podejście etapowe: start od jednego procesu, pilotaż, a następnie rozszerzanie na kolejne obszary HR.
Aby zrozumieć, dlaczego dziś mówimy o narzędziach do obiegu dokumentów i narzędziach do obiegu dokumentów i e-podpisie jako brakującym ogniwie digitalizacji HR, warto spojrzeć na kluczowe zmiany prawne i technologiczne ostatnich lat. To właśnie one wyznaczyły tempo transformacji i otworzyły drogę do pełnej cyfryzacji dokumentów pracowniczych.
2019 – e-teczka staje się standardem.
Od stycznia 2019 r. w Polsce można prowadzić akta pracownicze wyłącznie w postaci elektronicznej. To przełom, bo HR po raz pierwszy zyskał prawne podstawy do odejścia od papierowych segregatorów i rozpoczęcia budowy cyfrowego archiwum.
2023 – praca zdalna w Kodeksie pracy.
7 kwietnia 2023 r. w życie weszła nowelizacja Kodeksu pracy, która wprowadziła przepisy o pracy zdalnej. Dla HR oznaczało to konieczność obsługi całego cyklu życia pracownika na odległość: od zawarcia umowy, przez aneksy, po regulaminy i zgody. Papierowe obiegi dokumenty okazały się po prostu zbyt wolne i kosztowne w tym modelu.
2024 – eIDAS 2 zmienia zasady w całej UE.
20 maja 2024 r. zaczęło obowiązywać rozporządzenie eIDAS 2 (UE 2024/1183). Jego głównym celem jest ujednolicenie usług zaufania, w tym podpisów elektronicznych, w całej Unii Europejskiej. W praktyce oznacza to prostszy i bardziej przewidywalny sposób korzystania z podpisów cyfrowych w HR, niezależnie od tego, czy zatrudniasz pracownika w Polsce, czy w innym kraju UE.
2026/2027 – EUDI Wallet w praktyce.
Na bazie eIDAS 2 powstaje Europejski Portfel Tożsamości Cyfrowej (EUDI Wallet), który ma być dostępny we wszystkich krajach członkowskich w ciągu najbliższych 2–3 lat. Dzięki niemu każdy pracownik będzie mógł w jednym miejscu przechowywać swoją cyfrową tożsamość i używać jej m.in. do składania prawnie wiążących podpisów. To będzie kolejny milowy krok w stronę w pełni cyfrowego HR.
„Równość z długopisem”.
Warto przy tym pamiętać, że już dziś kwalifikowany podpis elektroniczny (QES) ma moc prawną równą podpisowi własnoręcznemu. To właśnie ten zapis sprawia, że umowy o pracę czy aneksy wymagające formy pisemnej mogą być zawierane w 100% cyfrowo.
komunikacja odbywa się z pełną ochroną danych oraz gwarancją dostarczenia do właściwego odbiorcy.
Cyfryzacja HR to nie tylko technologia, ale też prawo. To właśnie przepisy decydują o tym, czy dany dokument możemy podpisać elektronicznie i jakiego rodzaju podpisu potrzebujemy.
Zgodnie z Kodeksem cywilnym (art. 781 §1) forma pisemna może być zachowana również w postaci elektronicznej, jeśli dokument został opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym (QES). W praktyce oznacza to, że:
Tu przepisy są bardziej elastyczne. W wielu przypadkach wystarczy podpis zaawansowany (AES), a nawet podpis zwykły (SES) – o ile nie ma zapisów w tych umowach które wymagają formy pisemnej (np. zakaz konkurencji czy przekazanie praw autorskich). Jednak w praktyce firmy często sięgają po QES, aby ograniczyć ryzyko sporu i zapewnić zgodność w audycie.
Najlepszą praktyką jest stworzenie w organizacji matrycy dokumentów i typów podpisów:
Dzięki temu HR wie dokładnie, który proces obsłużyć jakim podpisem, a pracownicy i menedżerowie mają jasne wytyczne. To redukuje chaos i przyspiesza adopcję rozwiązania w całej firmie.
Sprawdź, który rodzaj e-podpisu najlepiej pasuje do różnych dokumentów kadrowych.
Nawet najlepsze narzędzie do podpisu nie zadziała, jeśli będzie oderwane od codziennych procesów. Dlatego kluczowe jest myślenie o e-podpisie i platformach do cyfrowego obiegu dokumentów, takich jak Autenti, nie jako o „osobnej aplikacji”, ale jako części ekosystemu HR.
Efekt? HR nie musi śledzić papierowych obiegów ani ręcznie uploadować plików – wszystko dzieje się automatycznie.
Platformy do cyfrowego obiegu dokumentów oraz e-podpis pozwalają usprawnić również procesy o dużej skali, np.:
Aby uniknąć chaosu, warto wdrożyć od początku:
Dzięki temu e-podpis nie jest „dodatkiem”, ale naturalnym elementem infrastruktury HR, który działa bez tarcia i wspiera codzienną pracę całego działu.
Cyfryzacja HR musi być nie tylko wygodna, ale też opłacalna. Dlatego prędzej czy później padnie pytanie od CFO: „A ile nam to przyniesie zwrotu?” Warto być na to przygotowanym.
Najprostszy sposób to policzyć oszczędności i zestawić je z kosztami licencji oraz wdrożenia. Do kalkulacji wchodzą cztery elementy:
Dopiero od tego odejmujemy wydatki na system do cyfrowego obiegu dokumentów i e-podpisu.
Dobrym pomysłem jest też pokazanie kilku prostych wskaźników. CFO nie potrzebuje wiedzieć, jak działa podpis kwalifikowany – wystarczy mu przejrzysty dashboard:
Jeśli przed wdrożeniem podpisu onboarding trwał tydzień, a po wdrożeniu dwa dni, to już jest mocny argument. Jeżeli roczne koszty kurierów spadły o 60%, jeszcze lepszy. CFO lubi twarde dane, ale najbardziej lubi krótką historię o tym, jak oszczędność przekłada się na wynik finansowy.
Wdrożenie e-podpisu w HR to nie tylko kwestia technologii czy prawa. To przede wszystkim zmiana dla ludzi. Nawet najlepsze narzędzie się nie sprawdzi, jeśli pracownicy i menedżerowie nie będą chcieli z niego korzystać.
Dlatego warto potraktować projekt wdrożenia narzędzi takich jak platforma do zdalnego obiegu dokumentów i e-podpis jak każdy inny proces zmiany organizacyjnej. Potrzebna jest jasna komunikacja: dlaczego wprowadzamy nowy sposób nadawania, podpisywania i archiwizowania dokumentów, co to oznacza w praktyce i jakie daje korzyści. Tu sprawdza się prosty przekaz: „mniej papieru, mniej biegania, więcej czasu dla Ciebie”.
Drugim elementem jest edukacja. Nie chodzi o długie szkolenia, ale o krótkie instrukcje w formie maila, wideo czy checklisty. Pracownik, który po raz pierwszy podpisuje dokument online, powinien mieć poczucie, że to proste i bezpieczne.
Warto też pamiętać o dostępności. Jeśli część pracowników korzysta głównie z telefonu, system musi być przyjazny mobilnie. Jeśli ktoś pracuje z zagranicy, podpis powinien działać tak samo dobrze poza Polską.
Na koniec – plan awaryjny. Nawet najlepsze narzędzie może czasem zawieść. Dlatego HR powinien mieć przygotowany prosty fallback: co robimy, jeśli e-podpis nie zadziała. Sama świadomość, że taka opcja istnieje, buduje zaufanie i zmniejsza opór przed zmianą.
Cyfrowe rozwiązania nie powinny być obciążeniem, tylko ułatwieniem. Jeśli pracownik po pierwszym doświadczeniu powie: „to było szybkie i wygodne”, wiesz, że zarządzanie zmianą się udało.
Na koniec warto sprawdzić, czy dział HR ma wszystkie elementy potrzebne do bezpiecznego i płynnego startu. Taka lista kontrolna pomaga uniknąć niespodzianek i usprawnia wdrożenie.
Twoja checklista gotowości:
Jeśli wszystkie te punkty możesz odhaczyć, Twój dział HR jest gotowy, aby w pełni wykorzystać potencjał e-podpisu.
Digitalizacja HR w Polsce przyspiesza, a e-podpis staje się naturalnym kolejnym krokiem po e-teczce i automatyzacji procesów. Regulacje prawne już to umożliwiają, pracownicy oczekują prostych i szybkich rozwiązań, a CFO pyta o ROI.
Dobra wiadomość jest taka, że wdrożenie można zrealizować etapami – od jednego procesu do pełnej integracji. Wystarczą trzy miesiące, aby zobaczyć realne efekty: krótszy czas podpisywania dokumentów, niższe koszty i lepsze doświadczenie pracownika.
Chcesz sprawdzić, jak e-podpis może działać w Twoim HR? Umów się na 20-minutowe demo Autenti. Pokażemy Ci przykładowy proces podpisywania umowy o pracę i wyślemy checklistę ROI, dzięki której łatwo policzysz opłacalność we własnej firmie.
