Od 1 stycznia 2025 r. e-Doręczenia stają się obowiązkowym narzędziem komunikacji między administracją publiczną a przedsiębiorcami. Każda firma musi mieć adres do e-Doręczeń, ujawniony w Bazie Adresów Elektronicznych. Co jednak w sytuacji, gdy dotychczasowa skrzynka nie spełnia oczekiwań i przedsiębiorca chce zmienić dostawcę usługi? W tym poradniku wyjaśniamy krok po kroku, jak wygląda procedura „przeniesienia skrzynki e-Doręczeń”, dlaczego archiwizacja danych jest kluczowa oraz jakie konsekwencje prawne i techniczne warto wziąć pod uwagę przed złożeniem wniosku.
e-Doręczenia są dziś jednym z głównych kanałów doręczania pism urzędowych. Mają pełną moc prawną równą listom poleconym za potwierdzeniem odbioru, ale działają w pełni cyfrowo i są dostępne online 24/7. Od początku 2025 roku większość urzędów korzysta już z tego systemu, a tradycyjna papierowa korespondencja i platforma ePUAP są stopniowo wygaszane.
Każdy przedsiębiorca ma przypisany adres do e-Doręczeń, który staje się oficjalnym punktem kontaktu z administracją publiczną. Adres ten trafia do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE) i od tego momentu cała urzędowa korespondencja kierowana jest właśnie tam. To cyfrowy odpowiednik siedziby firmy albo adresu do korespondencji — stały
i jednoznacznie przypisany do danego podmiotu.
W praktyce oznacza to proste, ale znaczące ułatwienie: zamiast czekać na listonosza czy szukać awiza, przedsiębiorca loguje się do swojej elektronicznej skrzynki i od razu widzi przesyłki. Każdy dokument ma dołączony dowód nadania i odbioru, który w razie potrzeby można wykorzystać w postępowaniu administracyjnym czy sądowym.
Żeby w pełni zrozumieć, jak działa system, warto odróżnić trzy elementy:
- Adres do e-Doręczeń (ADE) – to stały identyfikator, przypisany raz i unikatowy.
- Skrzynka doręczeń – miejsce, w którym faktycznie odbierasz i wysyłasz korespondencję, powiązane z unikatowym adresem do doręczeń elektronicznych.
- BAE (Baza Adresów Elektronicznych) – oficjalny rejestr adresów e-doręczeń.
To rozróżnienie jest kluczowe, bo gdy mówimy o „przeniesieniu skrzynki”, chodzi wyłącznie o zmianę dostawcy usługi – sam adres zawsze pozostaje ten sam.
Kiedy i dlaczego rozważyć przeniesienie skrzynki e-Doręczeń?
Część przedsiębiorców ma już swój adres do e-Doręczeń, bo od kwietnia 2025 r. obowiązek objął firmy wpisane do KRS. W kolejnych etapach system obejmie także przedsiębiorców z CEIDG, więc docelowo każdy będzie miał przypisany adres.
Adres jest stały i niezmienny, natomiast zmienić można skrzynkę – czyli narzędzie do obsługi korespondencji. I właśnie to potocznie nazywamy „przeniesieniem skrzynki”. Co ważne, firmy, które zarejestrują się w CEIDG lub KRS od 1 stycznia 2025 r., zakładają adresy do e-doręczeń automatycznie podczas procesu rejestracji.
Dla wielu firm pierwszym wyborem była skrzynka u publicznego operatora, czyli Poczty Polskiej. To naturalne – usługa była dostępna od ręki i darmowa w kontakcie z urzędami. Z czasem jednak okazało się, że w codziennym biznesie ma swoje ograniczenia. Skrzynka publiczna działa głównie w relacji z administracją. Jeśli chcesz komunikować się także z innymi firmami czy klientami indywidualnymi, musisz już sięgnąć po inne rozwiązania.
Tutaj wchodzą w grę kwalifikowani dostawcy usług (KDU). Oferują oni pełną, dwukierunkową komunikację – zarówno z urzędami, jak i w relacjach B2B czy B2C. Do tego dochodzą dodatkowe funkcje: integracje API z systemami firmy, bardziej rozbudowane panele administracyjne czy możliwość zarządzania wieloma skrzynkami jednocześnie. Dla większych organizacji czy kancelarii prawnych to ogromne ułatwienie.
Przeniesienie skrzynki warto więc rozważyć, gdy:
- firma obsługuje duży wolumen korespondencji i potrzebuje automatyzacji,
- obecna skrzynka nie daje narzędzi do pracy zespołowej,
- potrzebne są integracje z systemami obiegu dokumentów (np. ERP, CRM, EZD),
- rośnie znaczenie archiwizacji i bezpieczeństwa danych.
Dla małej firmy, która od czasu do czasu odbiera pisma z urzędu, skrzynka publiczna może być wystarczająca. Ale tam, gdzie liczy się szybkość, wygoda i pełna kontrola nad obiegiem dokumentów, zmiana dostawcy bywa najlepszą decyzją.
Jak wygląda procedura przeniesienia skrzynki krok po kroku
Samo „przeniesienie skrzynki e-Doręczeń” to w rzeczywistości stworzenie nowej skrzynki u innego dostawcy i podpięcie do niej istniejącego adresu. Adres do e-Doręczeń (ADE) zawsze zostaje ten sam – zmienia się tylko miejsce, w którym odbierasz i wysyłasz korespondencję.
Archiwizacja – najważniejszy krok
To punkt, którego nie można pominąć. Treści ze starej skrzynki nie przechodzą automatycznie do nowej. Jeśli przedsiębiorca nie pobierze korespondencji, ryzykuje jej utratę – a razem z nią także dowodów nadania i odbioru, które mają moc prawną.
Najprościej zrobić to ręcznie, logując się do skrzynki i pobierając wiadomości wraz z załącznikami w formacie ZIP.
Złożenie wniosku u nowego dostawcy, np. Autenti
Poniżej przedstawiamy krok po kroku, jak to zrobić:
1. Zaloguj się na swoje konto na platformie Autenti
Aby rozpocząć, zaloguj się na swoje konto na platformie Autenti. Jeśli jeszcze go nie posiadasz, załóż nowe konto i aktywuj je zgodnie z instrukcjami. Po zalogowaniu przejdź do zakładki "e-Doręczenia".
Uwaga: Skrzynkę e-Doręczeń Autenti mogą założyć Super Administratorzy. Jeśli nie jesteś Super Administratorem konta swojej firmy na platformie Autenti, skontaktuj się z odpowiednią osobą w Twojej organizacji.
2. Ustaw silne zabezpieczenie konta
Zgodnie z wymogami prawnymi, aby korzystać ze skrzynki e-Doręczeń Autenti, musisz mieć dostępne przynajmniej dwie metody autoryzacji z następujących grup:
- Wiedzy (np. hasło)
- Posiadania (np. kod SMS dowodzący posiadania karty SIM lub aplikacja uwierzytelniająca)
- Biometryczne (używane do zabezpieczenia aplikacji mobilnej)
Potwierdzenie w aplikacji mobilnej Autenti zastępuje dwa czynniki, co stanowi wygodny sposób zabezpieczenia. Pobierz aplikację mobilną Autenti.
3. Aby ustawić dodatkowe metody zabezpieczenia:
- Przejdź na stronę "Bezpieczeństwo" w swoim koncie Autenti.
- Dodaj dodatkową metodę zabezpieczenia z grupy innej niż już posiadany mechanizm zabezpieczeń.
- W sekcji "Logowanie do Autenti" możesz zmienić "Siła uwierzytelniania" na silne uwierzytelnianie.
4. Zweryfikuj konto – firmowe lub prywatne
Kolejnym krokiem jest weryfikacja konta na platformie Autenti. Do ukończenia tego procesu niezbędne będzie bezpłatne, elektroniczne podpisanie oświadczenia. Podpis musi zostać złożony przez uprawnionych reprezentantów firmy. Dla klientów indywidualnych weryfikacja konta to po prostu weryfikacja tożsamości – np. z użyciem aplikacji mObywatel.
Uwaga: Do weryfikacji konta firmowego niezbędny będzie udział osób w Twojej firmie, które mają prawo do jej reprezentacji.
Aby zweryfikować konto:
- Przejdź do strony "Dane organizacji".
- W sekcji "Informacje o organizacji" zweryfikuj poprawność danych. Nazwa firmy oraz NIP powinny zgadzać się ze stanem faktycznym.
- Wybierz "Potwierdź".
- Przejdź przez bezpłatny proces weryfikacji konta, który obejmuje podpisanie oświadczenia o prawie do reprezentacji, lub uzyskaj pełnomocnictwo od osoby, która posiada to prawo.
Jak przenieść adres e-Doręczeń – krok po kroku
Załóż nową skrzynkę
- Nadaj jej nazwę.
- Zaakceptuj regulamin nowego dostawcy.
To pierwszy krok, który tworzy „ramę” pod dalsze przeniesienie.
Kliknij przycisk „Przenieś”
Uwaga: nie możesz wcześniej wygenerować nowego adresu ADE w tej skrzynce. Jeśli taki adres już istnieje, procedura przeniesienia nie będzie możliwa.
Wypełnij formularz przeniesienia
Wprowadź dokładnie te same dane, które zostały użyte przy ujawnianiu adresu u poprzedniego operatora:
- adres do e-Doręczeń (ADE) – czyli ujawniony adres, który chcesz przenieść,
- dane podmiotu – muszą być identyczne z tymi, które figurują w BAE i u obecnego dostawcy.
Użyj przycisku „Przenieś adres”
Po jego zatwierdzeniu rozpocznie się proces przeniesienia. Czas jego trwania zależy od systemów – adres powinien po pewnym czasie pojawić się w nowej skrzynce.
Ważne:
- Nie da się przenieść nieujawnionego adresu. Nawet jeśli zgodzą się na to obaj dostawcy, taki adres nie przechodzi – można przenosić tylko adresy ujawnione w BAE.
- Po przeniesieniu: adres ADE pozostaje taki sam, zmienia się jedynie operator i skrzynka, w której obsługujesz korespondencję.
Podsumowanie i wskazówki dla przedsiębiorców
Przeniesienie skrzynki e-Doręczeń nie jest skomplikowane, ale wymaga przygotowania i świadomości, że każdy krok ma znaczenie. Najważniejsze, co warto zapamiętać:
- Adres do e-Doręczeń (ADE) się nie zmienia. To stały identyfikator firmy, który pozostaje taki sam niezależnie od tego, kto obsługuje Twoją skrzynkę.
- Zmienia się tylko skrzynka i dostawca. To trochę jak z numerem telefonu – numer zostaje, ale możesz wybrać innego operatora.
- Archiwizacja to absolutny obowiązek. Bez niej możesz stracić ważne dokumenty i dowody nadania lub odbioru, które są kluczowe w kontaktach z urzędami czy w postępowaniach prawnych.
- Wniosek i aktywacja są proste. Cała procedura odbywa się online, a po kilku kliknięciach nowa skrzynka zaczyna działać.
Wybór dostawcy to decyzja strategiczna. Dla kogo są e-Doręczenia? Zarówno dla małych firm, które kontaktują się tylko z urzędem, jak i dużych organizacji, kancelarii czy przedsiębiorców z dużym wolumenem korespondencji – w obu przypadkach lepszym rozwiązaniem będzie kwalifikowany dostawca, np. Autenti, oferujący możliwość zarządzania korespondencją urzędową i biznesową w jednym miejscu.
