Nie każdy musi na stałe korzystać ze skrzynki e-Doręczeń. Osoby prywatne, które założyły ją dobrowolnie, mogą w każdej chwili zrezygnować. Przedsiębiorcy mają taką możliwość głównie wtedy, gdy kończą działalność. A jeśli korzystasz z usług komercyjnego dostawcy, jak Autenti, musisz pamiętać o podwójnej procedurze – zamknięciu skrzynki u dostawcy i wykreśleniu adresu z państwowej bazy. W artykule pokazujemy krok po kroku, jak zrobić to poprawnie i bez niespodzianek.
Skrzynka e-Doręczeń działa jak cyfrowa wersja skrytki pocztowej. To dzięki niej urzędy i instytucje mogą wysyłać do Ciebie pisma w internecie, a Ty odbierasz je z taką samą mocą prawną, jakby przyszły pocztą tradycyjną. Dla wielu firm i zawodów jest to obowiązek – ale nie każdy musi z niej korzystać na stałe.
Jeśli założyłeś skrzynkę dobrowolnie albo kończysz działalność gospodarczą, masz możliwość jej usunięcia. Trzeba jednak pamiętać, że nie chodzi tylko o „zamknięcie konta”. Najważniejszy jest adres do doręczeń elektronicznych, który widnieje w państwowej bazie. Dopiero jego wykreślenie sprawia, że skrzynka naprawdę przestaje istnieć.
Czym jest adres do doręczeń elektronicznych (ADE) i Baza Adresów Elektronicznych (BAE)?
Każda skrzynka e-Doręczeń ma przypisany swój unikalny adres – to właśnie ADE, czyli adres do doręczeń elektronicznych. Można go porównać do cyfrowego odpowiednika adresu zamieszkania czy korespondencyjnego firmy. Dzięki niemu urzędy wiedzą, gdzie mają dostarczać pisma w formie elektronicznej.
Wszystkie ujawione adresy znajdują się w jednym centralnym rejestrze – Bazie Adresów Elektronicznych (BAE). To z niej instytucje pobierają dane, aby sprawdzić, czy dana osoba lub firma ma skrzynkę i może odbierać dokumenty online.
Dlatego właśnie usunięcie skrzynki nie polega tylko na kliknięciu w ustawieniach u dostawcy. Kluczowe jest wykreślenie adresu z BAE. Dopiero wtedy skrzynka formalnie przestaje istnieć, a urzędy tracą możliwość wysyłania do Ciebie korespondencji drogą elektroniczną.
Porównanie procedur:
| |
Kiedy można usunąć? |
Jak wygląda procedura? |
Co trzeba pamiętać? |
| Osoba fizyczna |
W każdej chwili |
Wniosek pisemny do Ministerstwa Cyfryzacji lub elektroniczny przez ePUAP / adres ADE ministerstwa |
Jasno napisać we wniosku, że prosisz o wykreślenie z BAE |
| Przedsiębiorca/ podmiot z KRS lub CEIDG |
Zazwyczaj dopiero po zakończeniu działalności |
Wniosek online przez Biznes.gov.pl albo automatyczne usunięcie po wykreśleniu z rejestru |
Jeśli działalność zamknięto przed 1.01.2025, trzeba złożyć wniosek samodzielnie |
Usunięcie skrzynki dla osób fizycznych
Osoby prywatne, które dobrowolnie założyły skrzynkę e-Doręczeń, mogą w każdej chwili z niej zrezygnować. Wystarczy zalogować się na swoje konto i złożyć wniosek online – nie są potrzebne dodatkowe pisma ani wizyty w urzędzie.
Kroki są proste:
- Zaloguj się na swoją skrzynkę do e-Doręczeń.
- W menu wybierz opcję Zarządzaj adresami do e-Doręczeń.
- Złóż wniosek o wykreślenie swojego adresu z Bazy Adresów Elektronicznych (BAE).
Od tego momentu minister właściwy ds. cyfryzacji wydaje decyzję administracyjną o wykreśleniu adresu, a system natychmiast odnotowuje, że skrzynka przestaje działać (art. 35 ust. 1 pkt 4 lit. g ustawy).
Usunięcie skrzynki dla przedsiębiorców i podmiotów wpisanych do rejestrów
W przypadku firm sprawa wygląda inaczej. Jeśli jesteś przedsiębiorcą z CEIDG albo prowadzisz spółkę wpisaną do KRS, posiadanie skrzynki e-Doręczeń jest obowiązkowe – nie możesz jej „zamknąć”, dopóki działalność trwa.
Adres zniknie z BAE dopiero, gdy Twoja firma zakończy działalność i zostanie wykreślona z rejestru. Wtedy następuje to automatycznie, z urzędu, co przewiduje art. 35 ust. 4 ustawy. Ty nie musisz nic robić.
Jeśli jednak chcesz usunąć adres wcześniej (np. gdy kończysz działalność albo likwidujesz spółkę), możesz złożyć wniosek online przez Biznes.gov.pl. Po zalogowaniu się Profilem Zaufanym wybierasz usługę zarządzania adresem, zaznaczasz opcję wykreślenia i podpisujesz elektronicznie. Minister wyda decyzję o wykreśleniu, która – zgodnie z ustawą – jest wykonywana natychmiast.
Usunięcie skrzynki u komercyjnych dostawców
Jeżeli korzystasz ze skrzynki założonej u komercyjnego dostawcy, pamiętaj: samo jej zamknięcie u operatora nie usuwa adresu z BAE. Twój adres dalej figuruje w rejestrze i urzędy nadal będą próbowały doręczać dokumenty elektronicznie.
Dlatego musisz dodatkowo złożyć wniosek o wykreślenie adresu z BAE – najczęściej możesz to zrobić bezpośrednio przez system teleinformatyczny dostawcy, bo umożliwia to art. 35 ust. 6 ustawy.
Zanim jednak zdecydujesz się na całkowite wykreślenie, warto rozważyć alternatywę: przeniesienie skrzynki do innego dostawcy. Jeśli obecna usługa Ci nie odpowiada, nie musisz tracić ciągłości komunikacji – wystarczy zmienić operatora. Wtedy Twój adres ADE zostaje, a Ty zyskujesz nowe funkcje i lepszą obsługę.
Podsumowanie
Usunięcie skrzynki e-Doręczeń nie jest skomplikowane, ale procedura zależy od tego, kim jesteś – osobą prywatną, przedsiębiorcą czy klientem komercyjnego dostawcy. W każdym przypadku kluczowe jest wykreślenie adresu z Bazy Adresów Elektronicznych, bo to tam urzędy sprawdzają, czy możesz odbierać pisma drogą cyfrową.
