Podpisy kwalifikowane w praktyce – korzyści i przykłady zastosowań
Czytaj
Czas czytania:
Data publikacji:
Ile czasu mogłaby zaoszczędzić Twoja firma, gdyby kluczowe dokumenty były podpisywane szybko, bezpiecznie i z pełną mocą prawną? Podpisy kwalifikowane eliminują potrzebę spotkań, drukowania czy przesyłania dokumentów kurierem, spełniając jednocześnie najwyższe wymogi prawne i bezpieczeństwa. Podczas webinaru Monika Ziarek i Kamil Trybuła z Autenti wyjaśnili, jak podpisywanie dokumentów elektronicznie usprawnia codzienną pracę firm.
Spis treści
1. Czym są podpisy kwalifikowane?
2. Przypadki użycia funkcjonalności podpisywania dowolnym podpisem kwalifikowanym
3. Cyfrowa transformacja obiegu dokumentów w firmach
4. Przykłady zastosowania podpisów kwalifikowanych w różnych branżach
Podpis kwalifikowany to rodzaj podpisu elektronicznego, który wywołuje takie same skutki prawne jak podpis odręczny. Jest zgodny z rozporządzeniem UE nr 910/2014 (rozporządzenie eIDAS) dotyczącym transakcji elektronicznych na wewnętrznym rynku europejskim. Certyfikat podpisu kwalifikowanego pozwala na potwierdzenie jego prawdziwości oraz ważności, a także na ustalenie tożsamości podpisującego.
Kwalifikowani dostawcy certyfikatów podpisów kwalifikowanych muszą przestrzegać rygorystycznych wytycznych wynikających z rozporządzenia eIDAS, które obejmują m.in.:
Na platformie Autenti dostępna jest funkcjonalność, która umożliwia podpisywanie dokumentów dowolnym podpisem kwalifikowanym wydanym w krajach Unii Europejskiej, co znacząco ułatwia realizację transakcji międzynarodowych.
System Autenti automatycznie rozpoznaje, weryfikuje i akceptuje każdy podpis kwalifikowany, niezależnie od jego formy i kraju pochodzenia. Dodatkowo, platforma pozwala użytkownikowi korzystać zarówno z podpisów chmurowych, jak i tych na karcie kryptograficznej, które wymagają użycia fizycznej karty oraz czytnika.
W webinarze poświęconym podpisom kwalifikowanym Monika Ziarek i Kamil Trybuła podkreślili, że funkcjonalność umożliwia:
Przypadki użycia funkcjonalności podpisywania dowolnym podpisem kwalifikowanym
Ograniczona liczba dostawców podpisów kwalifikowanych na niektórych platformach, zmusza kontrahentów, do wyboru jednego z dostępnych dostawców. Jednocześnie obie strony muszą wyjść poza narzędzie takie jak platforma do usług zaufania, przenosząc proces podpisywania na komunikację mailową. Taka decentralizacja nie tylko wydłuża cały proces, ale także ogranicza możliwość monitorowania i kontrolowania postępów, zwiększając ryzyko przeoczenia dokumentu w skrzynce mailowej oraz utrudniając wysyłanie przypomnień o podpisie.
“Nie musimy już dyskutować, czy i w jakiej formie podpisujemy umowy z kontrahentami. Teraz możemy powiedzieć, że nie ma już wymówki, żeby podpisać na platformie Autenti. Ona przyjmuje każdą formę, każdy certyfikat"
Izabela Popławska, Specjalista ds. umów, CFE Polska
W odpowiedzi na te wyzwania Autenti zintegrowało ponad 170 dostawców podpisów kwalifikowanych z całej UE, umożliwiając podpisywanie wszystkich umów bezpośrednio na platformie Autenti.
Jakie dokumenty podpiszesz kwalifikowanym podpisem elektronicznym:
Cyfrowa transformacja obiegu dokumentów w firmach
Tradycyjne zarządzanie dokumentami, opierające się na papierze, jest uciążliwe i kosztowne. Fizyczne podpisywanie dokumentów wymaga czasu, energii i dodatkowych zasobów, takich jak drukowanie i przesyłki kurierskie. Wdrażając podpisy kwalifikowane, firmy w pełni przenoszą ten proces do świata cyfrowego, co przekłada się na szybsze i bardziej efektywne zarządzanie dokumentami.
Kluczowe korzyści z cyfryzacji dokumentów to:
Przykłady zastosowania podpisów kwalifikowanych w różnych branżach
Firmy z całego przekroju sektorów, które zdecydowały się na wdrożenie podpisów kwalifikowanych, już odczuwają ich pozytywny wpływ na funkcjonowanie biznesu. BNP Paribas Leasing oszczędził wiele godzin pracy, eliminując potrzebę fizycznych podróży w celu podpisywania umów. Z kolei firmaa CFE Polska z branży budowlanej, dzięki cyfrowym podpisom kwalifikowanym, uprościła proces podpisywania szeregu umów z podwykonawcami, co znacznie przyspieszyło obieg dokumentów i zmniejszyło liczbę błędów administracyjnych.
Kamil Trybuła z Autenti zwraca uwagę na korzyści płynące z cyfryzacji podpisów na przykładzie BNP Paribas:
"Dzięki wdrożeniu podpisów kwalifikowanych BNP Paribas Leasing zaoszczędził 12 dni pracy handlowców oraz 10 tysięcy kilometrów podróży, co przełożyło się na oszczędność 5 tysięcy złotych i redukcję emisji CO2 o półtorej tony."
Firma CFE Polska, jak wspominała Monika Ziarek, również zyskała dzięki podpisom kwalifikowanym:
"Firmy z branży budowlanej również się cyfryzują, a dzięki podpisom kwalifikowanym z różnych krajów możemy przeprowadzać cały proces podpisywania umów na platformie, bez potrzeby wysyłania dokumentów e-mailem."
Podpisy kwalifikowane to nowoczesne rozwiązanie, które przynosi firmom oszczędności, większe bezpieczeństwo i efektywność w zarządzaniu dokumentacją. Dzięki kompleksowym rozwiązaniom jak Autenti, przedsiębiorstwa mogą uprościć i przyspieszyć swoje procesy biznesowe, eliminując zbędną papierologię i zwiększając kontrolę nad obiegiem dokumentów.
Natalia Balasa
Odwiedź profil autora
Natalia Balasa
Czytaj
Monika Głowacka
Czytaj
Marta Klepka
Czytaj