Ile czasu mogłaby zaoszczędzić Twoja firma, gdyby kluczowe dokumenty były podpisywane szybko, bezpiecznie i z pełną mocą prawną? Podpisy kwalifikowane eliminują potrzebę spotkań, drukowania czy przesyłania dokumentów kurierem, spełniając jednocześnie najwyższe wymogi prawne i bezpieczeństwa. Podczas webinaru Monika Ziarek i Kamil Trybuła z Autenti wyjaśnili, jak podpisywanie dokumentów elektronicznie usprawnia codzienną pracę firm.
Spis treści
1. Czym są podpisy kwalifikowane?
2. Przypadki użycia funkcjonalności podpisywania dowolnym podpisem kwalifikowanym
3. Cyfrowa transformacja obiegu dokumentów w firmach
4. Przykłady zastosowania podpisów kwalifikowanych w różnych branżach
Czym są podpisy kwalifikowane?
Podpis kwalifikowany to rodzaj podpisu elektronicznego, który wywołuje takie same skutki prawne jak podpis odręczny. Jest zgodny z rozporządzeniem UE nr 910/2014 (rozporządzenie eIDAS) dotyczącym transakcji elektronicznych na wewnętrznym rynku europejskim. Certyfikat podpisu kwalifikowanego pozwala na potwierdzenie jego prawdziwości oraz ważności, a także na ustalenie tożsamości podpisującego.
Kwalifikowani dostawcy certyfikatów podpisów kwalifikowanych muszą przestrzegać rygorystycznych wytycznych wynikających z rozporządzenia eIDAS, które obejmują m.in.:
- Dostarczanie ważnego czasu i daty dla utworzonych certyfikatów
- Natychmiastowe unieważnienie certyfikatów, które wygasły
- Odpowiednie przeszkolenie personelu
- Korzystanie z niezawodnego oprogramowania i sprzętu, który zapobiega fałszerstwom certyfikatów
Wielu dostawców w jednym miejscu
Na platformie Autenti dostępna jest funkcjonalność, która umożliwia podpisywanie dokumentów dowolnym podpisem kwalifikowanym wydanym w krajach Unii Europejskiej, co znacząco ułatwia realizację transakcji międzynarodowych.
System Autenti automatycznie rozpoznaje, weryfikuje i akceptuje każdy podpis kwalifikowany, niezależnie od jego formy i kraju pochodzenia. Dodatkowo, platforma pozwala użytkownikowi korzystać zarówno z podpisów chmurowych, jak i tych na karcie kryptograficznej, które wymagają użycia fizycznej karty oraz czytnika.
W webinarze poświęconym podpisom kwalifikowanym Monika Ziarek i Kamil Trybuła podkreślili, że funkcjonalność umożliwia:
- Centralizację całego procesu podpisywania dokumentów
- Obsługę wszystkich podpisów kwalifikowanych z UE
- Możliwość wyboru między podpisem chmurowym a podpisem na karcie kryptograficznej
Przypadki użycia funkcjonalności podpisywania dowolnym podpisem kwalifikowanym
Ograniczona liczba dostawców podpisów kwalifikowanych na niektórych platformach, zmusza kontrahentów, do wyboru jednego z dostępnych dostawców. Jednocześnie obie strony muszą wyjść poza narzędzie takie jak platforma do usług zaufania, przenosząc proces podpisywania na komunikację mailową. Taka decentralizacja nie tylko wydłuża cały proces, ale także ogranicza możliwość monitorowania i kontrolowania postępów, zwiększając ryzyko przeoczenia dokumentu w skrzynce mailowej oraz utrudniając wysyłanie przypomnień o podpisie.
“Nie musimy już dyskutować, czy i w jakiej formie podpisujemy umowy z kontrahentami. Teraz możemy powiedzieć, że nie ma już wymówki, żeby podpisać na platformie Autenti. Ona przyjmuje każdą formę, każdy certyfikat"
Izabela Popławska, Specjalista ds. umów, CFE Polska
W odpowiedzi na te wyzwania Autenti zintegrowało ponad 170 aktywnych dostawców z całej UE, oferujących różne rodzaje podpisów kwalifikowanych, umożliwiając ich wykorzystanie bezpośrednio na platformie.
Jakie dokumenty podpiszesz kwalifikowanym podpisem elektronicznym:
- Dokumenty poufne lub prawne, takie jak umowy o zachowaniu poufności oraz umowy dotyczące przeniesienia praw
- Dokumenty wymagające potwierdzenia pochodzenia, np. zamówienia publiczne lub przetargi
- Dokumenty o wysokiej wartości lub dużym ryzyku, np. umowy kredytowe lub hipoteczne
- Umowy lub dokumenty, dla których kwalifikowany podpis elektroniczny jest obligatoryjny, np. umowy o pracę oraz dokumenty podatkowe
- Dokumenty związane z pełnomocnictwami prawnymi, jak np. podpisywanie w imieniu innej osoby
Cyfrowa transformacja obiegu dokumentów w firmach
Tradycyjne zarządzanie dokumentami, opierające się na papierze, jest uciążliwe i kosztowne. Fizyczne podpisywanie dokumentów wymaga czasu, energii i dodatkowych zasobów, takich jak drukowanie i przesyłki kurierskie. Wdrażając podpisy kwalifikowane, firmy w pełni przenoszą ten proces do świata cyfrowego, co przekłada się na szybsze i bardziej efektywne zarządzanie dokumentami.
Kluczowe korzyści z cyfryzacji dokumentów to:
- Oszczędność czasu - zdalne podpisywanie dokumentów eliminuje konieczność fizycznych spotkań i długotrwałego obiegu dokumentów między lokalizacjami
- Ograniczenie kosztów - firmy przestają ponosić koszty związane z drukowaniem i przesyłkami kurierskimi
- Wygoda - pracownicy podpisują umowy z dowolnego miejsca, bez względu na to, czy pracują z biura, domu, czy są w trakcie podróży służbowej
- Ekologia - zmniejszenie zużycia papieru to bezpośrednia korzyść dla środowiska, wspierająca politykę zrównoważonego rozwoju (ESG)
Przykłady zastosowania podpisów kwalifikowanych w różnych branżach
Firmy z całego przekroju sektorów, które zdecydowały się na wdrożenie podpisów kwalifikowanych, już odczuwają ich pozytywny wpływ na funkcjonowanie biznesu. BNP Paribas Leasing oszczędził wiele godzin pracy, eliminując potrzebę fizycznych podróży w celu podpisywania umów. Z kolei firmaa CFE Polska z branży budowlanej, dzięki cyfrowym podpisom kwalifikowanym, uprościła proces podpisywania szeregu umów z podwykonawcami, co znacznie przyspieszyło obieg dokumentów i zmniejszyło liczbę błędów administracyjnych.
Kamil Trybuła z Autenti zwraca uwagę na korzyści płynące z cyfryzacji podpisów na przykładzie BNP Paribas:
"Dzięki wdrożeniu podpisów kwalifikowanych BNP Paribas Leasing zaoszczędził 12 dni pracy handlowców oraz 10 tysięcy kilometrów podróży, co przełożyło się na oszczędność 5 tysięcy złotych i redukcję emisji CO2 o półtorej tony."
Firma CFE Polska, jak wspominała Monika Ziarek, również zyskała dzięki podpisom kwalifikowanym:
"Firmy z branży budowlanej również się cyfryzują, a dzięki podpisom kwalifikowanym z różnych krajów możemy przeprowadzać cały proces podpisywania umów na platformie, bez potrzeby wysyłania dokumentów e-mailem."
Podpisy kwalifikowane to nowoczesne rozwiązanie, które przynosi firmom oszczędności, większe bezpieczeństwo i efektywność w zarządzaniu dokumentacją. Dzięki kompleksowym rozwiązaniom jak Autenti, przedsiębiorstwa mogą uprościć i przyspieszyć swoje procesy biznesowe, eliminując zbędną papierologię i zwiększając kontrolę nad obiegiem dokumentów.
