Wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów (EOD) w działach HR niesie za sobą wiele korzyści, jednak wymaga zrozumienia i spełnienia odpowiednich regulacji prawnych oraz przepisów.
W artykule omówimy kluczowe aspekty prawne oraz korzyści wynikające z wdrożenia EOD w HR, opierając się na aktualnych przepisach i doświadczeniach ekspertów.
Spis treści
1. Nowelizacja kodeksu pracy z 2019 r.
2. Ewidencja czasu pracy
3. Co to jest e-teczka?
4. Elektroniczne archiwum dokumentów
5. Zarządzanie przez „wałęsanie się” i inne zasady
6. Elektroniczny Obieg Dokumentów w Twojej firmie?
Nowelizacja kodeksu pracy z 2019 r.
Nowelizacja kodeksu pracy z 2019 r. wprowadziła zmiany, które umożliwiły prowadzenie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej. Przepisy te zniosły obowiązek prowadzenia części dokumentów w formie papierowej.
Oznacza to, że ewidencja czasu pracy, wnioski urlopowe oraz inne dokumenty kadrowe mogą być teraz przetwarzane elektronicznie. Dodatkowo, wprowadzenie elektronicznych teczek pracowniczych (e-teczek) umożliwiło bezpieczne przechowywanie i łatwy dostęp do dokumentów.
Nowelizacja pozwoliła także na podpisywanie umów o pracę w formie hybrydowej, łączącej formę tradycyjną z elektroniczną, gdzie część dokumentów podpisywana jest tradycyjnie, na papierze, a część online. To rozwiązanie zwiększyło wygodę oraz elastyczność w procesie rekrutacji, gdyż zawierając umowę z kandydatem na odległość, nie potrzebujemy już drukować dokumentów i wysyłać ich kurierem. Zamiast tego możemy podpisać je elektronicznie, korzystając z takich narzędzi jak Autenti. Przykładem może być Bank Millennium, który zdecydował się na wdrożenie Autenti do zdalnego podpisywania umów z pracownikami, co opisano w artykułe.
Ewidencja czasu pracy
Zgodnie z przepisami zawartymi w nowelizacji kodeksu pracy z 2019 r., ewidencja czasu pracy może być prowadzona w formie elektronicznej, co umożliwia bieżące monitorowanie godzin pracy, nadgodzin oraz absencji.
Pracodawcy zyskują lepszy wgląd w obciążenie pracą poszczególnych pracowników i mogą bardziej efektywnie planować zasoby. Ponadto, elektroniczne ewidencjonowanie czasu pracy zapewnia zgodność z wymogami prawnymi (art. 149 § 1 Kodeksu pracy oraz Rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej), chroniąc firmę przed potencjalnymi sankcjami.
Dokumentacja elektroniczna ułatwia również dostęp do danych w przypadku kontroli lub audytu. Tradycyjne przechowywanie dokumentów wiąże się z ryzykiem ich zniszczenia lub zgubienia, a ręczne przeprowadzenie audytu wymaga wielogodzinnego przeszukiwania segregatorów.
Wprowadzenie elektronicznej ewidencji czasu pracy przyczynia się także do oszczędności czasu i redukcji kosztów związanych z obiegiem papierowych dokumentów. Koszty druku, takie jak papier, tusz, drukarki, serwis sprzętu, zakup segregatorów, koszulek, opłaty przesyłek kurierskich, podróże biznesowe oraz etaty pracowników koordynujących te procesy, znacznie przewyższają koszty usług cyfrowych, takich jak platforma Autenti.
Co to jest e-teczka?
Elektroniczna teczka pracownicza (e-teczka) to nowoczesne rozwiązanie umożliwiające prowadzenie dokumentacji pracowniczej w formie cyfrowej, zgodnie z rozporządzeniem w sprawie dokumentacji pracowniczej. E-teczka zapewnia pełną zgodność z przepisami o ochronie danych osobowych oraz ułatwia szybkie wyszukiwanie i zarządzanie dokumentami.
Wprowadzenie e-teczki wymaga cyfryzacji wszystkich poprzednich dokumentów danego pracownika, co może być początkowo czasochłonne i kosztowne, ale znacznie ułatwia przyszłe zarządzanie dokumentacją.
Dla nowych pracowników e-teczka może być wdrożona od razu, co pozwala na prowadzenie całej dokumentacji w formie elektronicznej od samego początku. Taki krok znacząco przyspiesza i usprawnia procesy kadrowe, a także pozwala uniknąć kosztów związanych z drukiem, przechowywaniem oraz obsługą papierowych dokumentów.
Posiadasz już program do e-teczki? Skontaktuj się z nami i dowiedz się, czy może on zostać zintegrowany z platformą Autenti.
Elektroniczne archiwum dokumentów
Elektroniczne archiwum dokumentów stanowi nowoczesne rozwiązanie, które pozwala na efektywne zarządzanie dokumentacją firmową w formie cyfrowej. Dzięki temu narzędziu nowy pracownik może szybko i łatwo uzyskać dostęp do niezbędnych dokumentów, co usprawnia proces onboardingu.
Elektroniczne archiwum umożliwia centralne przechowywanie wszystkich dokumentów, co zwiększa ich bezpieczeństwo oraz ułatwia ich wyszukiwanie i przeglądanie. To rozwiązanie jest nie tylko praktyczne, ale także korzystne z punktu widzenia biznesowego, ponieważ redukuje koszty związane z tradycyjną archiwizacją papierową (paperless) i pozwala na lepsze zarządzanie zasobami.
Warto dodać, że firmy często popełniają błędy w przechowywaniu cyfrowych dokumentów, co może prowadzić do naruszenia przepisów prawnych. Przykładem może być zbieranie wniosków urlopowych za pomocą popularnych narzędzi dla działów HR i przechowywanie ich w tym systemie, co nie spełnia regulacji dotyczących elektronicznych archiwów dokumentów.
Elektroniczne archiwum musi spełniać określone wymogi prawne, aby mogło być uznane za zgodne z przepisami, takie jak zapewnienie integralności, autentyczności i dostępności dokumentów przez wymagany okres czasu.
Eksperci, tacy jak Łukasz Prasołek i Anna Jankowska, zwracają uwagę na te problemy i podkreślają, że nieodpowiednie przechowywanie dokumentów elektronicznych może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych. W związku z tym, wdrożenie profesjonalnych rozwiązań do zarządzania dokumentami, które spełniają wszystkie wymogi prawne, jest kluczowe dla ochrony interesów firmy.
Jakie dokumenty HR jakim podpisem?
Podpisywanie dokumentów w działach kadr obejmuje różne formy podpisów elektronicznych, zależnie od rodzaju dokumentu. Na przykład umowy o pracę mogą wymagać kwalifikowanego podpisu elektronicznego, który ma moc prawną równoważną podpisowi odręcznemu. Dokumenty wewnętrzne, takie jak wnioski urlopowe czy ewidencje czasu pracy, mogą być podpisywane zaawansowanym podpisem elektronicznym lub zwykłym podpisem elektronicznym, który jest prostszy w użyciu, ale mniej formalny.
Dokumenty, które można podpisać elektronicznie:
- Umowy o pracę (kwalifikowany podpis elektroniczny)
- Wnioski urlopowe (zaawansowany podpis elektroniczny)
- Ewidencja czasu pracy (zaawansowany lub bazowy podpis elektroniczny)
- Dokumenty wewnętrzne (zwykły podpis elektroniczny)
- Zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych (kwalifikowany podpis elektroniczny)
- Oświadczenia pracownicze (zaawansowany lub zwykły podpis elektroniczny)
Elektroniczny Obieg Dokumentów w Twojej firmie?
Wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów w działach HR jest możliwe dzięki zmianom prawnym i nowoczesnym rozwiązaniom technologicznym. Firmy, które zdecydują się na wdrożenie EOD, mogą liczyć na liczne korzyści, w tym oszczędność czasu, lepsze zarządzanie dokumentacją oraz zwiększenie bezpieczeństwa danych. Usprawnia to procesy w dziale kadr, pozwalając pracownikom na szybkie przekazywanie formularzy i dokumentów. Dzięki temu, obieg dokumentów staje się bardziej efektywny, co pozytywnie wpływa na codzienną pracę całego działu.
Rozważasz wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów kadrowych, ale nie wiesz, od czego zacząć? Umów się na spotkanie z naszym doradcą i odkryj, jak platforma Autenti może pomóc w usprawnieniu procesów zarządzania dokumentacją kadrową, zwiększeniu efektywności pracy oraz zapewnieniu bezpieczeństwa danych.
