Jak automatyzacja workflow (Power Automate + Autenti) realnie przekłada się na retencję klientów

Jeśli Twoi najlepsi ludzie wciąż ręcznie procesują umowy, to wiedz, że dużo tracisz. Nie chodzi tylko o czas. Jak policzyli eksperci, to utrata nawet 9% rocznych przychodów marnowanych na nieefektywne procesy. Liderzy rynku – od wiodących dealerów aut po dostawców oprogramowania low-code klasy enterprise – zauważyli, że wystarczy jedna zmiana, aby żmudne procesy przekuć w mierzalny zysk i lojalność klienta. Jest nią prosty, zautomatyzowany workflow. 

Śledzenie terminów kontraktów w gąszczu arkuszy kalkulacyjnych. Ręczna obsługa setek maili z przypomnieniami. Godziny stracone na poszukiwaniu tego jednego, kluczowego skanu, który zaginął w cyfrowej otchłani.

To operacyjna codzienność wielu organizacji. Ten administracyjny chaos jest jednak "cichym zabójcą" efektywności. Nie mówimy tu o drobnych niedogodnościach czy frustracji zespołu. Mówimy o twardych, policzalnych kosztach i realnych stratach finansowych.

• Marnowany czas: Według analiz ContractSafe, pracownicy biurowi tracą średnio 2 godziny dziennie na samo szukanie informacji i dokumentów. To 1/4 etatu przeznaczona na walkę z chaosem, zamiast na obsługę klienta czy sprzedaż.
• Wysokie ryzyko: Tam, gdzie dominuje tradycyjny obiegu, aż 71% organizacji nie potrafi zlokalizować co 10. swojej umowy.
• Utracone przychody: To przekłada się wprost na finanse. Eksperci z World Commerce and Contracting (WCC) szacują, że firmy tracą nawet 9.2% rocznych przychodów wyłącznie przez nieefektywne zarządzanie kontraktami.

Dlaczego tak dużo? Bo pracownicy przegapiają terminy odnowień, a klienci niejednokrotnie sfrustrowani powolnym, papierowym procesem, odchodzą do konkurencji. Dzieje się tak z prostej przyczyny – chaos w dokumentach paraliżuje podejmowanie decyzji.

Trzeba podkreślić, że to nie jest żaden koszt prowadzenia biznesu. To problem, który można i trzeba rozwiązać. Rewolucja no-code dała nam narzędzia takie jak Microsoft Power Automate czy WEBCON, które potrafią łączyć aplikacje, pilnować terminów i wysyłać zadania. 

Ale żeby to wszystko działało potrzebny jest jeden kluczowy krok – cyfrowy podpis, który pozwala domykać umowy, zamieniając je w realne przychody. W tym artykule pokażemy, jak to działa na przykładzie Autenti. 

Jak firma samochodowa buduje lojalność i sprzedaje usługi w pełni online

W branży automotive sprzedaż samochodu premium to często dopiero początek relacji z klientem. Prawdziwa, długoterminowa wartość kryje się w usługach dodatkowych, takich jak pakiety serwisowe czy polisy ubezpieczeniowe. Tymczasem jeden z wiodących dealerów aut stanął jednak przed poważnym wyzwaniem.

Okazało się, że po roku od zakupu klienci masowo rezygnowali z pakietów ubezpieczeniowych oferowanych przez dealera. Wybierali tańsze oferty z porównywarek, a firma traciła cenne przychody prowizyjne. Źródłem problemu był uciążliwy i przestarzały proces przedłużania polis:

• Całość była obsługiwana manualnie.
• Pracownicy musieli ręcznie śledzić terminy w bazie danych SharePoint i wysyłać e-maile z przypomnieniami.
• Proces wymagał drukowania, skanowania i odsyłania papierowych dokumentów.

Efektem był wysoki churn (rezygnacja klientów) i zespół obsługi klienta obciążony powtarzalną, administracyjną pracą. Firma potrzebowała sposobu, by radykalnie uprościć proces, zatrzymać klientów przy sobie i odciążyć pracowników.

Rozwiązanie: Automatyczny workflow z Autenti

Dealer postanowił w pełni zautomatyzować proces, wykorzystując narzędzia, które już posiadał: bazę SharePoint oraz Microsoft Power Automate, łącząc je z platformą e-podpisu Autenti.

Stworzono prosty, ale niezwykle skuteczny workflow:

1. Monitoring: Power Automate codziennie automatycznie skanuje bazę SharePoint w poszukiwaniu polis, które wygasają w ciągu najbliższych 30 dni.
2. Akcja: Gdy system znajdzie takiego klienta, sam wysyła do niego spersonalizowany e-mail z gotową ofertą przedłużenia polisy.
3. Finalizacja: Klient potwierdza chęć przedłużenia jednym kliknięciem. W tym momencie Autenti generuje gotową umowę i wysyła ją do klienta. Ten podpisuje dokument online na telefonie lub komputerze – w kilka sekund.
4. Zamknięcie pętli: Podpisana cyfrowo umowa automatycznie wraca do bazy SharePoint, zamykając proces jako "zakończony sukcesem", bez jakiejkolwiek ręcznej interwencji pracownika.
5. Analityka: PowerAutomate pokazuje dokładne statystyki jaki % uruchomionych procesów w danym okresie zakończył się pozytywnie, co pozwala szybko wykazać efektywność i ROI zbudowania takiego rozwiązania.
   

Wyniki: Lojalność odzyskana w 15 minut

Wdrożenie tego rozwiązania przyniosło natychmiastowe, mierzalne korzyści na trzech poziomach:

• Dla Zespołu: Pełna automatyzacja procesów administracyjnych. Zespół został całkowicie odciążony od ręcznego monitorowania terminów i "ganiania" za klientami z dokumentami.
• Dla Biznesu: Drastyczne zwiększenie retencji klientów. Wygodny i nowoczesny proces sprawił, że klienci przestali szukać alternatyw. Proces zamknięcia umowy został skrócony z kilku dni do zaledwie kilku minut.
• Dla IT: Był to dowód na to, jak płynnie Autenti integruje się z istniejącym ekosystemem Microsoft (SharePoint + Power Automate), rozszerzając jego możliwości o kluczowy element – prawnie wiążący e-podpis.

Historię klienta potwierdzają statystyki. Analizy Forrester Research dla podobnych wdrożeń e-podpisu pokazują, że zwrot z inwestycji (ROI) może sięgać nawet 386%. Nie jest to zaskoczeniem, gdy 80% wszystkich umów jest finalizowanych w mniej niż 24 godziny, z czego aż 44% w czasie krótszym niż 15 minut.

Historię klienta potwierdzają statystyki. Analizy Forrester Research dla podobnych wdrożeń e-podpisu pokazują, że zwrot z inwestycji (ROI) może sięgać nawet 386%. Nie jest to zaskoczeniem, gdy 80% wszystkich umów jest finalizowanych w mniej niż 24 godziny, z czego aż 44% w czasie krótszym niż 15 minut.

Jak Autenti postawiło "kropkę nad i" w procesach Webcon

Webcon to platforma low-code, która pozwala klientom (głównie firmom enterprise i corporate) budować złożone obiegi dokumentów, takie jak procesy HR (onboarding pracownika), umowy B2B, czy procesy KYB (weryfikacja wiarygodności firmy, onboarding dostawcy), KYC (weryfikacja osoby fizycznej).

Firmy te inwestowały w budowanie  zautomatyzowanych procesów, które krok po kroku prowadziły  przez kolejne etapy:

1. Utworzenie i negocjacja umowy.
2. Weryfikacja danych (np. KYB, KYC).
3. Akceptacja działu legal&compliance.
4. ...i na końcu: Podpisanie umowy.

I tu pojawiał się problem. Na tym ostatnim, kluczowym etapie, cały zautomatyzowany proces się zatrzymywał. Mówiąc obrazowo, firma "wypuszczała lejce z rąk".

Problem:

1. Słabe doświadczenie wewnętrzne: Brak kontroli nad stroną zewnętrzną: Wysyłka dokumentu poza system oznaczała utratę kontroli. Kontrahenci często odsyłali błędne pliki – skany zamiast oryginałów, dokumenty z nieważnymi certyfikatami lub niepełnym kompletem podpisów. Te błędy, często niewyłapane w porę, skutkowały archiwizacją prawnie nieważnych umów, co wychodziło na jaw dopiero przy sporach sądowych. Ręczna weryfikacja i poprawianie tych pomyłek paraliżowały start kluczowych projektów – od prac budowlanych po otwarcie placówek medycznych.

Rozwiązanie: Wpięcie Autenti w serce workflow

Integracja Autenti przez API zadziałała jak brakujący element układanki. Autenti stało się bowiem integralnym, ostatnim krokiem wewnątrz procesu Webcon. Poniżej opisujemy, jak to działa:

1. Jeden system: Użytkownik Webcon dochodzi do kroku "Podpisanie umowy". Zamiast opuszczać system, uzupełnia dane wszystkich osób mających podpisać umowę, aby finalnie otrzymać jeden oryginał podpisany przez każdą ze stron. Po złożeniu ostatniego podpisu, integracja umożliwi automatyczną archiwizację dokumentu w wybranym miejscu: teczka kontrahenta, teczka pracownika, rejestr umów.
2. Pełna funkcjonalność: Bezpośrednio w interfejsie Webcon użytkownik odzwierciedla wszystkie kroki znane z platformy Autenti: dodaje odbiorców, ustala ich role (podpis, wgląd, parafka), wpisuje treść wiadomości i klika "Wyślij do podpisu".
3. Brak wyjścia z systemu: Dla strony nadającej dokument do podpisu, widok podpisywania przy użyciu Autenti osadzony jest bezpośrednio w  Webcon. Pracownik klika, podpisuje i może wrócić do swoich pozostałych zadań.
4. Automatyzacja do końca: Jak wewnętrzne podpisy zostaną złożone, dokument zostaje wysłany do podpisu do stron zewnętrznych - oczywiście bez dodatkowego klikania po stronie Nadawcy. Zewnętrzny kontrahent, dostawca czy pracownik otrzyma maila z zaproszeniem do podpisania dokumentu. Nie musi nigdzie się logować ani zakładać konta w Webcon czy w Autenti, nie musi płacić za podpis, Po prostu kilka w bezpieczny link, zapoznaje się z treścią dokumentu i podpisuje go. Wysłanie dokumentu nie kończy procesu. Autenti poprzez API automatycznie informuje Webcon o statusie umowy (np. "oczekiwanie na podpis"). Możliwe jest także wysłanie przypomnienia o podpisaniu, jak ktoś zbyt długo nie podejmuje żadnej akcji.
5. Domknięcie obiegu: Gdy dokument zostanie podpisany przez wszystkie strony, Autenti automatycznie odsyła go z powrotem do Webcon (np. z przedrostkiem "SIGN_"). Stamtąd dokument automatycznie trafia do odpowiedniego rejestru umów lub repozytorium kontrahenta.
   
   

Korzyści: "Postawienie kropki nad i"

Autenti w tym scenariuszu to "mały pikuś na samym końcu", który jednak decyduje o wszystkim. To "postawienie kropki nad i" dla całego procesu automatyzacji. Dzięki tej integracji klienci Webcon zyskują:

• Pełną automatyzację: Proces jest w 100% cyfrowy i automatyczny, od stworzenia dokumentu po jego archiwizację.
• Pełną kontrolę: Firma "trzyma ster w rękach" przez cały czas. Wie, co dzieje się z dokumentem i ma pewność, że proces zostanie wykonany poprawnie.
• Gwarancję poprawności: Autenti waliduje każdy podpis. Eliminuje to ryzyko otrzymania źle podpisanych dokumentów, skanów czy nieważnych certyfikatów. Daje to pewność prawną i oszczędza czas na weryfikacji.
• Doskonałe UX: Użytkownicy wewnętrzni nie muszą opuszczać swojego podstawowego systemu pracy (Webcon), co znacznie zwiększa efektywność.
  

Ten sam schemat w innych branżach

Historie firm z branż motoryzacyjnej i low code IT to tylko jeden z przykładów. Prawdziwa siła tej koncepcji tkwi w jej uniwersalności. Wystarczy przenieść ten sam schemat myślenia – połączenie bazy danych (CRM), logiki workflow (Power Automate) i natychmiastowej finalizacji (Autenti) – na inne rynki, aby zobaczyć, jak rozwiązuje on zupełnie inne, lecz równie kosztowne problemy.

Oto dwa scenariusze, które dzieją się w polskich firmach każdego dnia:

Scenariusz 1: Sprzedaż Nieruchomości (Domknięcie "gorącego" leada)

• Problem: Klient jest "gorący" w momencie wizyty w biurze sprzedaży dewelopera. Jest podekscytowany i gotowy do podjęcia decyzji. Wysłanie mu umowy rezerwacyjnej "jutro" lub "za dwa dni" to ogromne ryzyko biznesowe. Przez ten czas klient może znaleźć inną ofertę, rozmyślić się lub po prostu "ostygnąć".
• Rozwiązanie Workflow: Agent w systemie CRM dewelopera zaznacza status klienta na "Do rezerwacji". Ten jeden klik uruchamia proces w Power Automate, który pobiera dane klienta i wybranego lokalu. W ciągu kilku sekund Autenti natychmiast generuje i wysyła gotową umowę rezerwacyjną prosto na e-mail klienta.
• Korzyść: Klient podpisuje umowę na swoim telefonie, jeszcze zanim wróci do domu. Sprzedaż jest "domknięta" w momencie największego zainteresowania, a deweloper buduje wizerunek nowoczesnej i sprawnej firmy.

Scenariusz 2: Automatyzacja HR (Umowy na czas określony)

• Problem: Dział HR co miesiąc musi przygotować, wysłać, zebrać podpisy i zarchiwizować dziesiątki umowy na czas określony. Każdy plik to osobny e-mail, osobne przypomnienie i ręczne przenoszenie do folderu pracownika, co generuje ogromny nakład pracy administracyjnej.
• Rozwiązanie Workflow:
  1. HR Manager przygotowuje pliki PDF z umowami i umieszcza je w dedykowanym folderze na OneDrive.
  2. Power Automate, na podstawie danych z pliku Excel (zawierającego dane pracowników i nazwy plików), automatycznie pobiera umowy, łączy je z adresami e-mail pracowników i wysyła przez Autenti do podpisu. HR Manager jest automatycznie dodawany do procesu jako druga strona.
  3. Pracownik podpisuje dokument jednym kliknięciem w otrzymanym e-mailu.
  4. Gdy pracownicy podpiszą swoje dokumenty, HR Manager otrzymuje powiadomienie (np. na Slack lub Teams) i może masowo podpisać wszystkie oczekujące umowy po swojej stronie, jednym kliknięciem na platformie Autenti.
  5. Finalnie podpisana umowa jest automatycznie archiwizowana na OneDrive (lub dowolnym systemie tzw. e-teczki), w katalogu dedykowanym dla konkretnego pracownika.
• Korzyść: HR Manager oszczędza godziny pracy. Proces wysyłki, podpisu i archiwizacji dla wielu osób jest w pełni zautomatyzowany, powtarzalny i gotowy do audytu.

Scenariusz 3: Onboarding Klienta (Proces "Zero Touch" z kontrasygnatą)

• Problem: Klient wypełnia formularz zainteresowania usługą. To uruchamia lawinę manualnej pracy: pracownik musi ręcznie skopiować dane, wygenerować PDF, wysłać umowę. A to dopiero połowa. Po podpisie klienta, ktoś po stronie firmy musi ten dokument odebrać, ręcznie zweryfikować poprawność podpisu klienta, a następnie samemu go podpisać i odesłać. Dopiero po tej wieloetapowej walidacji można ręcznie uruchomić fakturowanie i powiadomić zespół.
• Rozwiązanie Workflow:
  1. Klient wypełnia formularz MS Forms swoimi danymi.
  2. Power Automate natychmiast pobiera dane, generuje z nich plik PDF (na bazie szablonu) i przez Autenti wysyła dokument do podpisania do klienta oraz do managera po stronie firmy.
  3. Klient podpisuje dokument jako pierwszy.
  4. Gdy klient podpisze, system nie wysyła setek pojedynczych maili do managera. Zamiast tego, manager loguje się na platformę Autenti (np. raz dziennie) i widzi wszystkie umowy gotowe do kontrasygnaty. Używając funkcji podpisu masowego, akceptuje wszystkie dokumenty z całego dnia jednym kliknięciem.
  5. Autenti automatycznie waliduje poprawność obu podpisów i zabezpiecza je w technologii LTV (Long-Term Validation). Gwarantuje to, że dokumenty będą się walidować poprawnie nawet po wygaśnięciu certyfikatów, którymi zostały podpisane.
  6. Gdy tylko umowa jest podpisana przez obie strony, workflow automatycznie uruchamia trzy kolejne akcje:
     • Wysyła powiadomienie na kanał Teams ("Nowy klient XYZ właśnie podpisał umowę!").
     • Automatycznie wysyła do klienta e-mail z gotową fakturą (lub zleca jej wygenerowanie w systemie ERP).
     • Archiwizuje podpisany dokument na OneDrive lub SharePoint.
• Korzyść: Proces "zero touch". Od momentu wypełnienia formularza do otrzymania faktury proces jest w pełni automatyczny. Odciąża nie tylko pracownika, ale i managera, który podpisuje umowy masowo, bez potrzeby ręcznej weryfikacji. Firma zyskuje pełną gwarancję walidacji podpisu i jego prawnej trwałości (LTV), a onboarding klienta jest radykalnie przyspieszony.

Scenariusz 4: Inteligentna Archiwizacja (Zamknięcie pętli)

• Problem: Podpisane dokumenty (umowy, aneksy, protokoły) spływają na skrzynkę mailową i ktoś musi je ręcznie skatalogować na dysku firmowym (np. SharePoint) oraz poinformować odpowiednie działy (np. finanse, logistykę), że można działać.
• Rozwiązanie Workflow: To nie musi być osobny proces – to może być standardowy, ostatni krok każdej automatyzacji umów.
  1. Power Automate wykrywa podpisanie dokumentu w Autenti.
  2. Automatycznie pobiera podpisany plik PDF i zapisuje go w odpowiedniej bibliotece na SharePoint (np. sortując pliki na podstawie danych z umowy).
  3. Wysyła powiadomienie na dedykowany kanał Slack lub Teams (np. #Finanse lub #Logistyka), informując, że dana umowa jest sfinalizowana i gotowa do dalszego procesowania (np. "Umowa z Klientem XYZ podpisana. Można wysyłać towar.").
• Korzyść: Pełna, automatyczna ścieżka audytu, zero zgubionych dokumentów i natychmiastowa informacja dla wszystkich zainteresowanych działów.
  

  Zautomatyzuj swój proces, zanim zrobi to konkurencja

  Automatyzacja procesów związanych z umowami to fundamentalna zmiana w prowadzeniu biznesu. 

  • Dla dealera samochodowego to strategia na budowanie lojalności i zatrzymanie klientów w swoim ekosystemie.  
  • Dla dewelopera to narzędzie do błyskawicznego domykania sprzedaży, zanim klient "ostygnie". 
  • Dla działu HR to odzyskanie dziesiątek godzin dzięki automatyzacji masowych procesów kadrowych, a dla sprzedaży – natychmiastowy onboarding klienta ("zero touch") zaraz po wypełnieniu formularza. 
  • W sektorach regulowanych, jak bankowość, to przede wszystkim gwarancja bezpieczeństwa i pełnej zgodności (compliance).

  W każdym z tych przypadków systemy workflow, takie jak Power Automate, są “mózgiem”, który pilnuje terminów i łączy dane. Ale to e-podpis Autenti jest egzekucją. To kluczowy moment, w którym cyfrowy proces staje się prawnie wiążący, przynosi realny przychód i automatycznie trafia do archiwum, zamykając pętlę.

  Jeśli Twój zespół nadal traci czas na ręczne wysyłanie dokumentów, a Twoi klienci odchodzą sfrustrowani powolną "papierologią", czas to zmienić.

  Poproś o ofertę