6 najważniejszych wątpliwości związanych z e-podpisem dla firm

Podpis elektroniczny, mimo że funkcjonuje w Polsce od 2000 roku, nadal jest traktowany jak nowość. I jak z każdą nowością bywa, ma swoich zagorzałych zwolenników i przeciwników. Wśród osób, które z rezerwą podchodzą do e-podpisu, panują często błędne przekonania i opinie. Prowadząc rozmowy z wieloma przedstawicielami biznesu, zauważyliśmy, że niezależnie od branży czy wielkości firmy, większość obaw dotyczy tych samych aspektów. Dlatego zebraliśmy dla was 6 najważniejszych wątpliwości związanych z e-podpisem i jego wykorzystaniem w firmach. Poniżej znajdziecie nasze odpowiedzi, które rozwieją je wszystkie.

1. "Moi kontrahenci nie będą chcieli podpisywać umów online"
2. "Taki dokument podpisany elektronicznie, to nie jest żaden dokument"
3. "Niektóre umowy muszą być podpisane odręcznie"
4. "Skąd wiem, że dokument podpisała właściwa osoba"
5. "Ale jakie właściwie dokumenty będę mógł wysyłać i podpisywać?"
6. "W mojej firmie podpisuję mało dokumentów"

1. "Moi kontrahenci nie będą chcieli podpisywać umów online"

Możesz być wielkim zwolennikiem innowacji i podpisu elektronicznego. Ale co w sytuacji, kiedy Twoi kontrahenci nie będą chcieli podpisywać dokumentów elektronicznie? Klienci bardzo sobie cenią tę formę podpisu. Co miesiąc tysiące dokumentów zostaje podpisanych w ten sposób. To co przemawia do klientów naszych klientów to:

• zgodność z wymogami prawa
• bezpieczeństwo zawieranych umów
• szybkość podpisania dokumentów
• wygoda użytkowania
• brak kosztów dla podpisującego

Więcej na temat poszczególnych korzyści znajdziesz pod linkiem (5 najważniejszych korzyści z wykorzystanie e-podpisu Autenti dla podpisujących).

2. "Taki dokument podpisany elektronicznie, to nie jest żaden dokument"

Polskie i europejskie prawo stara się nadążyć za zmianami technologicznymi. Wprowadzono szereg nowych pojęć i definicji na przestrzeni ostatnich paru lat, które znacznie ułatwiają prowadzenie biznesu. Zmiany dotyczą między innymi tego, czym jest dokument, czy wprowadzono pojęcie formy dokumentowej. Jednym z kluczowych aktów prawnych dla dokumentów elektronicznych i podpisu elektronicznego jest tzw. eIDAS (czyli Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym). eIDAS określa, że:

• podpis elektroniczny oznacza dane w postaci elektronicznej, które są dołączone lub logicznie powiązane z innymi danymi w postaci elektronicznej, i które użyte są przez podpisującego jako podpis,
• dokument elektroniczny oznacza każdą treść przechowywaną w postaci elektronicznej, w szczególności tekst lub nagranie dźwiękowe, wizualne lub audiowizualne
• "Nie jest kwestionowany skutek prawny dokumentu elektronicznego ani jego dopuszczalność jako dowodu w postępowaniu sądowym wyłącznie z tego powodu, że dokument ten ma postać elektroniczną."

Innymi słowy wiadomość e-mail z imieniem i nazwiskiem nadawcy użytym jako podpis w stopce wiadomości też jest podpisanym elektronicznie dokumentem. To, czy dokument jest ważny i wiążący nie wynika z postaci dokumentu (postać elektroniczna), a z jego treści, czy użytego podpisu, ponieważ niektóre oświadczenia woli wymagają zachowania odpowiedniej formy (np. formy pisemnej).

3. "Niektóre umowy muszą być podpisane odręcznie"

To prawda. Niektóre dokumenty wymagają zachowania formy pisemnej. Autenti umożliwia wykorzystanie wielu rodzajów podpisu elektronicznego. Zarówno zwykłego jak i kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Zdecydowana większość dokumentów w firmach może być podpisana zwykłym podpisem elektronicznym, natomiast umowa o pracę, czy umowa o dzieło z przeniesieniem praw autorskich wymagają zachowania formy pisemnej. Co ważne, aby spełnić wymóg zachowania formy pisemnej wystarczy wykorzystać kwalifikowany podpis elektroniczny w Autenti, który jest równoważny formie pisemnej. Podpisujesz umowy wymagające formy pisemnej? Kup podpis kwalifikowany w Autenti. 

4. "Skąd wiem, że dokument podpisała właściwa osoba"

Dla bezpieczeństwa i skuteczności procesu elektronicznego podpisywania dokumentów krytyczne jest, aby podpis złożyła właściwa osoba. Tożsamość osób podpisujących jest weryfikowana za pośrednictwem:

• adresu e-mail - umowa do podpisu jest wysyłana na wskazany przez nadawcę konkretny adres e-mail
• kodu SMS - nadawca umowy określa numer telefonu odbiorcy, na który wysyłany jest jednorazowy kod SMS, który musi być wprowadzony przez podpisującego przed złożeniem podpisu (analogicznie do zatwierdzenia przelewu w bankowości elektronicznej)
• logowania do bankowości elektronicznej - podpisujący przed złożeniem podpisu musi zalogować się na swoje konto bankowe, aby potwierdzić swoją tożsamość
• wideoweryfikacja - połączenie wideo, podczas którego konsultant potwierdza tożsamość rozmówcy

5. "Ale jakie właściwie dokumenty mogę wysyłać i podpisywać?"

Szacujemy, że ok. 90% dokumentów w obrocie między firmami, może zostać podpisana za pośrednictwem platformy Autenti już teraz. Najczęściej, nasi klienci wykorzystują Autenti do wysyłania i podpisywania:

• umowy o dzieło,
• umowy zlecenia,
• kontrakty menedżerskie,
• karty ewidencji,
• protokoły odbioru,
• prognozy finansowe,
• umowy zakupowe,
• umowy inwestycyjne,
• umowy sprzedaży,
• kontrakty z klientami,
• umowy NDA z kontrahentami,
• zamówienia,
• briefy.

We wpisie o "Podpisach elektronicznych w HR" znajdziesz też naszą szczegółową analizę obszaru HR z informacją, które dokumenty możesz podpisać z wykorzystaniem Autenti.

6. "W mojej firmie podpisuję mało dokumentów"

Autenti opłaca się nawet przy niewielkiej liczbie wysyłanych i podpisywanych dokumentów. Rozpocznij darmowy okres próbny Trial i sprawdź jak działa konto dla firm.