Od 1 stycznia 2019 roku pracodawca może przechowywać dokumenty pracownicze w postaci elektronicznej. Elektroniczne akta pracownika są równoważne dokumentacji papierowej. I choć duża część pracodawców posiada teczki pracowników w wersji elektronicznej, to wersja papierowa jest ciągle jeszcze wymaganym przez administrację, kosztownym obowiązkiem. Drukarki drukują, papier się marnuje, a archiwa pęcznieją. Czy dzięki wprowadzeniu elektronicznych pracowniczych akt osobowych uda się w pełni zdigitalizować obieg dokumentów w obszarze HR?
Co się zmienia?
"Ustawa z dnia 10 stycznia o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją" wprowadza wiele zmian w funkcjonowaniu działów personalnych (treść ustawy dostępna tutaj). Większość zapisów ustawy wchodzi w życie 1 stycznia 2019 (a więc już wkrótce). Zmieniają one między innymi okres przechowywania akt pracowniczych, a co dla Ciebie również istotne umożliwiają przechowywanie teczki pracownika w formie elektronicznej. Poniżej dwa zapisy ustawy, które rozpalają myśl o paperless w HR:
Art. 94(8). § 1. Pracodawca może zmieniać postać, w której prowadzi i przechowuje dokumentację pracowniczą. (...)
Art. 94(11). Dokumentacja pracownicza prowadzona i przechowywana w postaci elektronicznej jest równoważna z dokumentacją pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej.
Czy wystarczy skanowanie dokumentów pracowniczych?
Możesz pomyśleć:
Skoro dokumentacja pracownicza w postaci elektronicznej jest tak samo ważna jak w postaci papierowej, to zabieram się za skanowanie archiwum.
Dobrze, że chcesz zdigitalizować akta pracownicze, jednak musisz pamiętać:
§ 2. Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną następuje przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego, w szczególności skanu, i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym.
Żeby skutecznie można było zamienić postać papierową na elektroniczną, każdy skan dokumentu musi być podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym (który jest równoważny podpisowi odręcznemu), lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną danego pracodawcy (która potwierdza autentyczność dokumentu). Skany dokumentów pracowniczych, które mają znaleźć się w elektronicznych aktach pracowniczych mogą być podpisane bezpośrednio przez pracodawcę lub osobę przez niego do tego upoważnioną (np. pracownika działu HR). W tym drugim przypadku, osoba upoważniona powinna taki dokument podpisać swoim kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Autenti umożliwia podpisywanie dokumentów z wykorzystaniem kwalifikowanego podpisu elektronicznego i przechowywanie podpisanych dokumentów w szyfrowanym archiwum. Za pośrednictwem Autenti, możesz też kupić certyfikat kwalifikowany.
W pełni elektroniczne akta pracownika
Wyobraźmy sobie taki scenariusz. Posiadasz certyfikta, który pozwala podpisać i zdigitalizować Twoje archiwum dokumentów pracowniczych. Każdy dokument dotyczący pracownika, który powstał przed 1 stycznia 2019 roku trafia do elektronicznego archiwum i jest opatrzony odpowiednim podpisem (załóżmy też, że udało Ci się nie przegrzać skanera). Sukces. Wszystkie dokumenty udało się zeskanować i podpisać. A co z nowymi dokumentami?
Tworzę je w wordzie, drukuję, podpisuję (lub daję swojemu szefowi do podpisu), a następnie przekazuję dokumenty pracownikowi, aby i on złożył swój podpis. Później skanuję i podpisuję elektronicznie dokumenty, które trafiają do elektronicznej teczki pracownika.
10 punktów dla Ciebie za bycie pionierem digitalizacji w HR, minus 10 za niepotrzebne wydłużanie procesu i zużywanie papieru. Skoro elektroniczne akta osobowe pracownika są równoważne papierowym a dokumenty podpisane elektronicznie są traktowane na równi z podpisanymi własnoręcznie, to po co w ogóle drukować dokumenty do podpisu? Co myślisz o takiej propozycji?
Tworzysz dokument w edytorze tekstu (np. Word). Podpisujesz dokument elektronicznie lub wysyłasz online do podpisu przez szefa i pracownika. Podpisane dokumenty automatycznie trafiają do elektronicznej teczki pracownika.
Szybciej. Oszczędniej. Wygodniej. Nie tylko całe archiwum zostanie zdigitalizowane, ale również nowe dokumenty (od samego początku swojego istnienia? będą istniały w postaci elektronicznej. Autenti pozwala nadać dokument elektroniczny do podpisu w imieniu pracodawcy do pracownika i przejść przez cały proces podpisywania i archiwizacji bez użycia choćby jednej kartki papieru. Dzięki integracji przez API istnieje również możliwość jednoczesnego wysłania dokumentu do wielu pracowników (np. nowy regulamin). Co więcej, istnieją już firmy, które skutecznie podpisują umowy z pracownikami przez Autenti (sprawdź Jak Workservice skrócił czas podpisywania umów o 70%).
Czy pracownik potrzebuje kwalifikowanego podpisu elektronicznego?
W Twojej głowie mogła pojawić się wątpliwość:
Ja już mam certyfikat, który pozwala złożyć kwalifikowany podpis elektroniczny, ale czy pracownik też go nie potrzebuje do podpisania dokumentów?
Podpis kwalifikowany jest równoważny podpisowi własnoręcznemu, jednak nie jest on zawsze prawnie wymagany. W większości przypadków wystarczy zwykły podpis elektroniczny (przeczytaj co to jest podpis elektroniczny i jakie prawne wymogi musi spełniać). Pod tym linkiem znajdziesz listę prawie 50 dokumentów, które możesz podpisywać elektronicznie w HR wraz z informacją jaki rodzaj e-podpisu jest potrzebny, aby dokumenty podpisane w ten sposób były ważne. Autenti umożliwia również wykorzystanie przez pracownika certyfikatu podpisu kwalifikowanego do elektronicznego podpisania umowy o pracę.
Jak przechowywać elektroniczne pracownicze akta osobowe?
Ustawa określa również sposób w jaki dokumentacja pracownicza powinna być przechowywana:
Art. 94. Pracodawca jest obowiązany w szczególności: (...)
b) przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej;
Innymi słowy:
- Do akt pracowniczych nie powinny mieć dostępu osoby nieupoważnione (poufność). Autenti pozwala zapisać podpisane dokumenty pracownicze w szyfrowanym archiwum (również w chmurze) lub też przekazać dokumenty na skrzynkę e-mail określoną przez pracodawcę
- Akta pracownicze powinny być chronione przed nieupoważnioną zmianą lub zniszczeniem (integralność). Certyfikat Autenti dołączany do każdego podpisanego dokumentu gwarantuje, że wszyscy podpisujący podpisali dokładnie ten sam dokument
- Dokumenty w teczce pracownika są kompletne. Dzięki elektronicznemu podpisywaniu plików przez Autenti i gwarancji ich integralności pracodawca ma pewność, że dokumenty w teczce pracownika są zawsze kompletne
- Upoważnione osoby czy instytucje mogą z łatwością uzyskać dostęp do dokumentów pracownika (dostępność). Dzięki wykorzystaniu przez Autenti archiwum w chmurze, podpisane dokumenty są dostępne zgodnie z najwyższymi standardami dostępności stosowanymi m. in. w bankowości
Wykorzystanie Autenti pozwala spełnić powyższe wymogi stawiane pracodawcom w zakresie przechowywania elektronicznych pracowniczych akt osobowych.
Depapieryzacja HR jak najbardziej realna
Wprowadzana zmiana to przełomowy krok w kierunku filozofii "paperless" w HR. Mamy nadzieję, że dzięki digitalizacji archiwum akt pracowniczych i elektronicznemu podpisywaniu dokumentów między pracodawcą a pracownikami uda się w pełni zdigitalizować obieg dokumentów i tym samym wygenerować oszczędności i uwolnić czas, którego każdemu tak bardzo brakuje, a w szczególności pracownikom działów HR.
