Negocjacje kontraktów: tradycyjne, z wykorzystaniem udostępniania dokumentów i e-podpisów

Negocjacje kontraktów to proces, w którym dwie lub więcej stron omawia, weryfikuje i uzgadnia warunki umowy przed jej podpisaniem. Celem jest stworzenie prawnie wiążącej umowy, która jest uczciwa, jasna i korzystna dla wszystkich zaangażowanych stron.

Jak każdy element zarządzania umowami, negocjowanie kontraktów wiąże się z własnymi wyzwaniami, korzyściami oraz sposobami organizacji i usprawnienia całego procesu.

Podczas negocjacji każda ze stron może proponować zmiany w warunkach umowy, głównie dotyczące:

• Cen i płatności: ile zostanie zapłacone, kiedy i na jakich warunkach?
• Zakresu prac: jakie usługi lub produkty są dostarczane?
• Harmonogramów i terminów: kiedy zadania powinny zostać ukończone, projekt dostarczony lub usługa zrealizowana?
• Alokacji ryzyka: kto jest odpowiedzialny, jeśli coś pójdzie nie tak?
• Wypowiedzenia i odnowienia: na jakich warunkach umowa może zostać zakończona lub przedłużona?

Jak różne rozwiązania pomagają szybciej negocjować umowy?

Nie jest zaskoczeniem, że negocjowanie umów to jedna z dłuższych części całego procesu, szczególnie jeśli dana transakcja jest wyjątkowo istotna.

Ale z czasem negocjowanie umów staje się mniej czasochłonne.

Po pierwsze, dzięki nowym przepływom pracy, takim jak wdrożenie współpracy międzyorganizacyjnej. Przed jej wprowadzeniem średni czas cyklu negocjacji złożonych projektów wynosił 12-18 miesięcy. Teraz 75% tych transakcji jest finalizowanych w mniej niż osiem tygodni.

Po drugie, dzięki technologii. Pomyśl o skrzynkach e-mail zamiast fizycznych spotkań, e-podpisach zamiast tradycyjnego podpisywania czy rozwiązaniach do udostępniania dokumentów.

Ale które rozwiązanie technologiczne jest najłatwiejsze w użyciu, aby przenieść negocjacje umów na wyższy poziom, pozostając jednocześnie bezpiecznym przy obsłudze często wrażliwych informacji?

To właśnie odkryjemy w tym artykule, porównując trzy sposoby negocjowania umów: tradycyjnie, przez rozwiązania do udostępniania dokumentów i e-mail oraz przy użyciu narzędzi do e-podpisów, takich jak Autenti.

Ale najpierw – przyjrzyjmy się kluczowym etapom negocjacji umów, niezależnie od strategii, której zamierzasz użyć, aby je usprawnić.

Kluczowe etapy negocjacji umów: co robić, a czego nie robić

Przygotowanie

Podstawą negocjacji umów, zanim negocjacje w ogóle się rozpoczną, jest właściwe przygotowanie do rozmów. Ten etap obejmuje badania, ustalanie strategii i uzgadnianie z wewnętrznymi interesariuszami wspólnego celu i preferowanego wyniku.

Według artykułu Harvard Law School dotyczącego negocjacji umów, mapowanie całego procesu negocjacji może pomóc uniknąć wpadania w fałszywe założenia.

Co zwykle dzieje się na tym etapie?

• Identyfikacja celów biznesowych i priorytetów.
• Badanie potrzeb, punktów bólu i celu negocjacji kontraktu drugiej strony.
• Zrozumienie wymogów prawnych i przepisów dotyczących zgodności.
• Gromadzenie poprzednich umów, szablonów i branżowych punktów odniesienia.
• Ustalenie strategii negocjacyjnej, w tym pozycji awaryjnych.

Oferta początkowa

Po przygotowaniach zwykle jedna ze stron opracowuje i udostępnia pierwszą wersję umowy, przygotowując grunt pod same negocjacje.

Co zwykle dzieje się na tym etapie?

• Sporządzenie umowy odzwierciedlającej kluczowe warunki i oczekiwania.
• Zapewnienie jasności w zakresie cen, dostarczanych produktów, harmonogramów i obowiązków.
• Uwzględnienie kluczowych wymogów prawnych i zgodności z przepisami od samego początku.
• Udostępnienie projektu umowy drugiej stronie do wstępnej analizy.

Analiza i kontroferty

Po złożeniu początkowej oferty obie strony analizują umowę, sugerują zmiany i przedstawiają kontroferty.

Co zwykle dzieje się na tym etapie?

• Każda ze stron uważnie analizuje warunki pod kątem ryzyka i możliwości.
• Prawnicy, interesariusze lub doradcy przedstawiają swoje opinie – tak zwane redlining kontraktu.
• Kontroferty dotyczą cen, harmonogramów, klauzul i zobowiązań.
• Negocjatorzy dbają o to, by zmiany były zgodne z celami biznesowymi.

Negocjacje

Następnie – przechodzimy do właściwych negocjacji, podczas których obie strony angażują się w dyskusje w celu rozwiązania różnic i ustalenia ostatecznych warunków umowy.

Tutaj negocjatorzy (którymi mogą być dedykowani menedżerowie kontraktów lub wyżsi rangą członkowie różnych zespołów, na przykład sprzedaży) pośredniczą w dyskusjach między stronami, aby osiągnąć obustronnie korzystne porozumienie.

Co zwykle dzieje się na tym etapie?

• Aktywne słuchanie i dyskusje w celu dopracowania warunków umowy.
• Wymiana kompromisów.
• Priorytetowe traktowanie strategii negocjacji kontraktów typu win-win w celu utrzymania relacji.
• Prawnicy mogą być zaangażowani w rozwiązywanie złożonych kwestii prawnych.

Finalizacja

Wreszcie, gdy cel umowy i jej warunki zostały zaakceptowane przez obie strony, tworzony jest ostateczny projekt umowy.

Następnie ostateczny projekt jest dokładnie sprawdzany przed przejściem do podpisania i realizacji warunków dokumentu.

Co zwykle dzieje się na tym etapie?

• Końcowe sprawdzenia zapewniające, że wszystkie uzgodnione zmiany zostały uwzględnione.
• Obie strony potwierdzają zgodność co do warunków, obowiązków i oczekiwań.
• Umowa jest sprawdzana pod kątem błędów, niespójności lub brakujących klauzul.
• Uzyskiwana jest zgoda zespołów prawnych i decydentów.

Podpisanie

Wszystko zostało już omówione, zmienione i uzgodniono ostateczne warunki, co oznacza, że nadszedł czas na faktyczne podpisanie umowy – czyniąc ją prawnie wiążącą.

Co zwykle dzieje się na tym etapie?

• Uzyskiwane są podpisy od wszystkich upoważnionych stron.
• Kopie są dystrybuowane i bezpiecznie przechowywane.
• Kluczowi interesariusze są informowani o swoich obowiązkach.
• Rozpoczyna się proces wdrażania.

Tradycyjny proces negocjacji umów: przegląd krok po kroku

Przed cyfrowymi rozwiązaniami negocjacje umów były powolnym procesem opartym na papierze, obejmującym spotkania osobiste, rozmowy telefoniczne i wymianę fizycznych dokumentów. Choć skuteczne w budowaniu silnych relacji, często prowadziły do długich opóźnień i obciążeń administracyjnych – szczególnie w przypadku transakcji międzynarodowych.

Krok 1 – przygotowanie

Zanim rozpoczną się negocjacje, każda ze stron musi jasno określić swoje cele, potrzeby i warunki zrywające – jak już wspominaliśmy, omawiając kluczowe etapy negocjacji umów.

Co może być wyjątkowe dla tradycyjnych negocjacji umów, bez korzystania z zaawansowanej technologii, to potrzeba:

• Zebrania niezbędnych dokumentów prawnych i finansowych (często z fizycznego archiwum).
• Zbadania pochodzenia i interesów drugiej strony – z fizycznych notatek lub spotkań.
• Skonsultowania się z doradcami prawnymi lub specjalistami, jeśli to konieczne.

Krok 2 – oferta początkowa

Przechodząc do sporządzenia oferty początkowej, przy tradycyjnych negocjacjach – jedna ze stron musiałaby wysłać projekt dokumentu, albo za pomocą:

• Doręczenia osobistego (powszechne w przypadku lokalnych transakcji).
• Poczty (dla transakcji na duże odległości).
• Faksu (używanego historycznie, ale rzadziej obecnie).

Krok 3 – analiza i kontroferty

Po otrzymaniu projektu dokumentu druga strona:

• Drukuje i fizycznie zaznacza zmiany w dokumencie przed jego zwrotem.
• Dokładnie analizuje umowę pod kątem potencjalnych problemów.
• Sugeruje zmiany lub alternatywne warunki (z odręcznymi lub wpisanymi poprawkami).
• Odsyła poprawioną umowę kurierem, faksem lub pocztą.

Ta wymiana może trwać tygodnie, a nawet miesiące, w zależności od złożoności dokumentu.

Krok 4 – negocjacje

Po zakończeniu analizy początkowej oferty nadchodzi czas na właściwe negocjacje, które przy tradycyjnych metodach odbywały się twarzą w twarz.

Spotkania osobiste były standardowym sposobem na ustalenie warunków, często obejmującym:

• Dyskusje w sali konferencyjnej
• Wielokrotne rundy ofert i kontrofert
• Obecność prawników i doradców w celu zapewnienia zgodności z prawem

Jeśli porozumienie nie mogło zostać osiągnięte na jednym spotkaniu, strony:

• Wysyłały dalsze listy lub notatki podsumowujące dyskusje.
• Planowały dodatkowe spotkania lub rozmowy telefoniczne.

Krok 5 – finalizacja

Po zakończeniu wymiany, przeprowadzeniu spotkań i uzgodnieniu przez obie strony, co powinna zawierać ostateczna umowa, nadchodzi czas na:

• Sporządzenie i wydrukowanie ostatecznej wersji umowy.
• Wysłanie dokumentu drugiej stronie do podpisania lub dostarczenie go osobiście (chyba że ostateczna wersja została uzgodniona na dedykowanym spotkaniu, na którym obie strony mogły ją podpisać).
• Dokładne sprawdzenie dokumentu pod kątem ewentualnych błędów w ostatniej chwili.
• Przygotowanie go do oficjalnego podpisania.

Krok 6 – podpisanie

Strony podpisują wiele kopii umowy na jeden z dwóch sposobów:

• Osobiście: podpisy są umieszczane na fizycznym dokumencie, często w obecności świadków lub notariusza.
• Wysyłane dokumenty: jeśli strony znajdują się w różnych lokalizacjach, podpisane kopie są przesyłane tam i z powrotem w celu ukończenia.

Po podpisaniu umowa jest przechowywana w fizycznych szafkach na akta – stwarzając możliwe wyzwania związane z odzyskiwaniem i długoterminowym zarządzaniem.

Wyzwania tradycyjnych negocjacji umów

• Czasochłonność: poprawki na papierze i opóźnienia w wysyłce spowalniają proces.
• Podatność na błędy: wiele odręcznych poprawek może prowadzić do nieporozumień.
• Kosztowność: podróże, drukowanie i opłaty kurierskie sumują się.
• Ograniczona dostępność: fizyczne dokumenty są trudniejsze do śledzenia i odzyskiwania.

Czy tradycyjne negocjacje umów są nadal stosowane?

Chociaż nowoczesne firmy przechodzą na cyfrowe negocjacje umów i e-podpisy, tradycyjne metody mogą być nadal stosowane w branżach o wysokim znaczeniu, opartych na relacjach lub w przypadkach, takich jak umowy prawne czy rządowe, transakcje nieruchomości lub fuzje i przejęcia.

Przejście na bardziej nowoczesne rozwiązania jest jednak równie, jeśli nie bardziej bezpieczne – nawet w prawnie skomplikowanych przypadkach.

Weźmy e-podpisy jako przykład. Najprostsza forma podpisu elektronicznego, Zwykły Podpis Elektroniczny (SES), może być faktycznie używana do podpisywania 90% dokumentów biznesowych.

Proces negocjacji umów online: przegląd krok po kroku

Wraz z rozwojem współpracy nad dokumentami w chmurze, tradycyjne negocjacje umów bardzo się zmieniły. Narzędzia takie jak Google Docs, Microsoft 365 i Dropbox sprawiają, że proces jest szybszy, bardziej elastyczny i dostępny z dowolnego miejsca.

Krok 1 – przygotowanie

Oczywiście, przed rozpoczęciem negocjacji każda strona powinna:

• Określić swoje kluczowe cele, warunki i punkty niepodlegające negocjacjom.
• Określić, kto będzie miał dostęp do edycji, a kto do komentowania.
• Upewnić się, że wszystkie strony znają używane narzędzie do współpracy.

Krok 2 – wstępny projekt i udostępnianie

Następnie jedna strona tworzy pierwszy projekt umowy, albo bezpośrednio w narzędziu opartym na chmurze, albo wklejając tam dokument do udostępnienia.

Następnie udostępnia link do dokumentu innym stronom, dając odpowiedni dostęp:

• Tylko do podglądu (dla odniesienia).
• Tylko do komentowania (aby sugerować zmiany bez edytowania).
• Dostęp do edycji (do bezpośrednich zmian).

💡Użyj "trybu sugerowania", aby śledzić edycje bez nadpisywania oryginalnego dokumentu.

Krok 3 – analiza i kontroferty

Zamiast przesyłać dokumenty tam i z powrotem, teraz strony negocjacji umów mogą:

• Używać komentarzy, aby zadawać pytania lub sugerować modyfikacje.
• Śledzić zmiany dzięki wbudowanej historii wersji.
• Podświetlać kluczowe klauzule do dyskusji.
• Oznaczać konkretnych interesariuszy, aby uzyskać szybsze opinie.

Umożliwia to asynchroniczną współpracę (przeglądanie w różnym czasie) lub negocjacje na żywo (dołączanie do rozmowy podczas wspólnego edytowania dokumentu).

Krok 4 – negocjacje i poprawki

Strony kontynuują dyskusję na temat warunków umowy za pomocą:

• Komentarzy i sugestii w dokumencie.
• E-maili lub komunikatorów dla szybkich wyjaśnień.
• Spotkań wideo na żywo (Zoom, Google Meet itp.) dla złożonych dyskusji.

Jeśli potrzebne są duże zmiany, tworzona jest nowa wersja projektu, zachowując oryginał jako kopię zapasową.

Krok 5 – finalizacja

Po uzgodnieniu wszystkich poprawek, sporządzany jest ostateczny kontrakt, a następnie:

• Sprawdzany pod kątem spójności i błędów.
• Konwertowany na format PDF, aby zapobiec dalszym edycjom.
• Wysyłany do podpisania przez e-mail.

Krok 6 – podpisanie i przechowywanie

Korzystając tylko z narzędzi do udostępniania dokumentów online, takich jak Google Docs, ostatni etap – podpisanie – może teraz nastąpić poprzez:

• Wysłanie dokumentu pocztą: tradycyjne podpisanie.
• Skrzynkę e-mail: dokument jest drukowany, podpisywany i skanowany z powrotem.

Po podpisaniu ostateczna umowa może być zapisana w chmurze (Google Drive, OneDrive, Dropbox) dla łatwego dostępu i odzyskiwania.

Wyzwania negocjacji dokumentów online

• Zbyt wiele edycji: niekontrolowany dostęp może prowadzić do zamieszania.
• Obawy dotyczące bezpieczeństwa: nieupoważnieni użytkownicy mogą uzyskać dostęp, jeśli ustawienia nie są odpowiednio zarządzane.
• Oddzielne podpisywanie: nadal wymaga oddzielnego podpisania dokumentu.

Czy udostępnianie dokumentów to najlepsza metoda negocjacji umów?

Dla szybkich, opartych na współpracy przeglądów umów – tak, szczególnie jeśli brakuje czasu na znalezienie bezpieczniejszej opcji. Jednak brakuje jej prawnie wiążących możliwości podpisywania, więc większość firm łączy je z platformami e-podpisów, aby zakończyć proces.

Proces negocjacji umów z e-podpisem: przegląd krok po kroku

Platformy e-podpisów, takie jak Autenti, zrewolucjonizowały realizację umów, zmniejszając ilość papierkowej pracy i znacznie przyspieszając proces podpisywania.

Spójrz na Grupę TZMO, która jest międzynarodowym producentem i dostawcą produktów medycznych, higienicznych i kosmetycznych – zatrudniającym prawie 9 000 osób i działającym w 56 firmach na całym świecie.

Przeszli z tradycyjnych na elektroniczne podpisy i zaoszczędzili 90% czasu potrzebnego na finalizację umów – przechodząc z tygodni do godzin. Tak właśnie wygląda skuteczna negocjacja umów.

Krok 1 – przygotowanie

Przed wysłaniem umowy do e-podpisu obie strony powinny:

• Określić kluczowe warunki, postanowienia i oczekiwania.
• Zdecydować, z jakiej platformy e-podpisów korzystać.
• Upewnić się, że platforma jest zgodna z przepisami dotyczącymi e-podpisów (np. eIDAS), a także zastosować odpowiednie środki bezpieczeństwa (np. zgodnie z ISO).
• Określić, kto musi podpisać i w jakiej kolejności.

💡Użyj platformy e-podpisów z wbudowanym masowym podpisywaniem, aby ułatwić podpisywanie ostatecznych wersji wielu, zwłaszcza powtarzających się dokumentów.

Krok 2 – wstępny projekt

Po przygotowaniach sporządzana jest umowa, co można zrobić za pomocą edytora tekstu lub oprogramowania do zarządzania umowami, a następnie przesłać do wybranego narzędzia e-podpisu.

Niektóre narzędzia czynią ten proces wyjątkowo płynnym, oferując:

• Gotowe szablony umów dla szybszych negocjacji.
• Konfigurowane pola (np. linie podpisu, pola daty).
• Wiele formatów plików (Word, PDF itp.).

Krok 3 – przegląd, negocjacje i kontroferty

W przeciwieństwie do Google Docs, narzędzia e-podpisu skupiają się bardziej na finalizacji warunków niż na współpracy na żywo. Jednak niektóre platformy, takie jak Autenti, oferują:

• Funkcje komentowania do sugerowania zmian.
• Śledzenie audytu w celu śledzenia edycji dokumentów.
• Integracje z oprogramowaniem do zarządzania cyklem życia umów (CLM) w celu śledzenia wersji.

Jeśli potrzebne są znaczące zmiany, umowa może być edytowana oddzielnie, a następnie ponownie przesłana do e-podpisania.

💡Z Autenti możesz łatwo podpisywać już podpisane dokumenty. Dzięki temu zawsze pracujesz na najbardziej aktualnej wersji dokumentu. Wszystko to przyspiesza sprawy, szczególnie jeśli umowę podpisuje wiele osób – możesz łatwo przekazać dokument następnej osobie, wiedząc dokładnie, która wersja jest aktualna. Każdy podpis zawiera dokładne znaczniki czasowe i pieczęcie, umożliwiając bezpieczną kontrolę wersji.

Krok 4 – podpisanie

Po sfinalizowaniu dokumentu jest on wysyłany do wszystkich stron do podpisu za pośrednictwem platformy e-podpisów.

• Każdy odbiorca otrzymuje bezpieczny link do podpisu elektronicznego.
• Podpisujący, jeśli to konieczne, uwierzytelniają swoją tożsamość (przez e-mail, weryfikację SMS lub uwierzytelnianie wieloczynnikowe).
• Podpisy są składane jednym kliknięciem, często przy użyciu narysowanego, wpisanego lub przesłanego podpisu.

💡Podpisywanie dokumentu e-podpisami jest nie tylko łatwe. Jest również niezwykle bezpieczne, często znacznie bardziej niż używanie tradycyjnych mokrych podpisów. Jak to? E-podpisy wykorzystują zaawansowane metody szyfrowania, aby zapewnić, że pozostaną nienaruszalne i chronione przed wszelkimi manipulacjami.

Krok 5 – przechowywanie i przyszły dostęp

W przeciwieństwie do papierowych umów, dokumenty podpisane elektronicznie są przechowywane cyfrowo z:

• Automatycznymi kopiami zapasowymi, aby zapobiec utracie.
• Przeszukiwalnymi zapisami dla szybkiego odzyskiwania.
• Dziennikami audytu w celu śledzenia, kto podpisał i kiedy.

Korzyści negocjacji umów z e-podpisem

• Szybszy czas realizacji: brak konieczności drukowania, skanowania lub wysyłania dokumentów, co czyni negocjacje umów błyskawicznie szybkimi.
• Prawnie wiążące: zgodne z głównymi przepisami dotyczącymi e-podpisów.
• Bezpieczniejsze: szyfrowane, z oznaczeniem czasu i zabezpieczone przed manipulacją dla niezwykle bezpiecznej i ostatecznie udanej negocjacji umów.
• Opłacalne: oszczędność pieniędzy na papierze, drukowaniu i przesyłkach.
• Przyjazne dla pracy zdalnej: podpisuj z dowolnego miejsca, na dowolnym urządzeniu.

Czy e-podpis to najlepsza metoda negocjacji umów?

Dla firm, które potrzebują szybkości, bezpieczeństwa i zgodności prawnej do negocjacji umów – tak. Jedynym wyzwaniem pozostaje wybór najlepszej platformy dla twoich potrzeb.

Wypróbuj Autenti w darmowym 14-dniowym okresie próbnym przy swoim wirtualnym stole negocjacyjnym i zobacz, jak dobrze może przebiegać twoja następna negocjacja umowy.