Proces zatwierdzania umów: przewodnik krok po kroku do sprawnych przepływów pracy

Jeśli kiedykolwiek czekałeś dni lub tygodnie na podpisanie umowy, nie jesteś sam.

Większość organizacji traktuje zatwierdzanie umów jak czarną skrzynkę: ktoś gdzieś "przygląda się temu", ale nikt nie wie kto ani kiedy umowa wróci.

Z milionem kroków zatwierdzania, transakcje utykają, dostawcy są sfrustrowani, a wewnętrzne zespoły pozostają w zawieszeniu. Wadliwy proces zatwierdzania umów nie tylko spowalnia sprawy - wprowadza ryzyko, błędy w komunikacji i czasami kosztowne pomyłki.

Ten przewodnik jest dla każdego, kto ma do czynienia z umowami: zespołów prawnych, przedstawicieli handlowych, menedżerów ds. zakupów, pracowników finansowych i liderów operacyjnych.

Jeśli kiedykolwiek powiedziałeś "Kto powinien to zatwierdzić?" lub "Dlaczego to wciąż leży w czyjejś skrzynce odbiorczej?", czytaj dalej.

Przejdziemy przez to, jak powinien wyglądać proces zatwierdzania umów, gdzie zwykle zawodzi i jak uczynić go szybszym, jaśniejszym i znacznie mniej bolesnym.

Co właściwie oznacza "zatwierdzanie umów"?

Aby zdefiniować proces zatwierdzania umów, przyjrzyjmy się temu, co mówi LawInsider. Zasadniczo podaje kilka definicji zatwierdzania umów, a wszystkie sprowadzają się do jednego znaczenia:

"Zatwierdzenie umowy oznacza procedury, które należy przeprowadzić, aby uzyskać ostateczną akceptację umowy." Źródło

Niezależnie od tego, czy jest to ręczny czy zautomatyzowany proces zatwierdzania umów, są to zasadniczo kroki, które należy podjąć, aby przypieczętować dokument biznesowy. Najczęściej kroki, które należy podjąć, odbywają się w kilku działach.

Ale w swojej istocie zatwierdzanie umów dotyczy jednej rzeczy: decydowania, czy Twoja organizacja uważa, że umowa spełnia ich oczekiwania i zgadza się na pisemne zobowiązanie. To wszystko.

Wszystko inne - rundy przeglądów, komentarze, poprawki, eskalacje - to tylko sposób na osiągnięcie tej decyzji.

Problem polega na tym, że "zatwierdzenie" oznacza różne rzeczy dla różnych osób. Przegląd prawny i zatwierdzenie może polegać na skanowaniu pod kątem ryzykownych klauzul. Finanse sprawdzają koszty i warunki płatności. Dział zakupów chce się upewnić, że dostawcy nie przemycają ukrytych opłat. Sprzedaż po prostu chce, żeby dokument został podpisany, aby transakcja mogła ruszyć do przodu.

Bez wspólnego zrozumienia, co oznacza zatwierdzenie, ludzie albo przesadzają (zatwierdzając rzeczy, których nie powinni dotykać), albo zakładają, że ktoś inny się tym zajmuje.

Inny problem leży w skomplikowanych i nieustrukturyzowanych przepływach pracy. Wtedy pojawia się chaos, opóźnienia i inne nieoczekiwane przeszkody.

Jak więc to wszystko ustrukturyzować i naprawić? Powiemy ci o tym wszystko. Ale najpierw przejdźmy przez różne role zaangażowane w proces zatwierdzania umów.

Kluczowe role i obowiązki w procesie zatwierdzania umów

Efektywny proces zatwierdzania umów zależy od wiedzy, kto za co odpowiada, szczególnie w ramach przeglądu umów. Gdy każda rola w procesie zatwierdzania jest niejasna, umowy utykają lub odbijają się między zespołami, jak w ping-pongu.

Oto podział, kogo obejmuje proces zatwierdzania umów i co faktycznie powinni robić:

• Dział prawny: sprawdza warunki pod kątem ryzyka, zgodności, odpowiedzialności i kwestii regulacyjnych. Powinni skupić się na tym, co istotne, a nie przepisywać każdą klauzulę tylko dlatego, że mogą.
• Finanse: sprawdzają dokładność cen, zgodność z budżetem i warunki płatności. Jeśli umowa tworzy powtarzające się wydatki, finanse muszą potwierdzić, że mieści się w prognozach.
• Zakupy: zapewniają, że procesy wyboru i wdrażania dostawców zostały przestrzegane. Szukają niestandardowych warunków, pułapek w odnowieniach i zgodności z politykami zakupowymi.
• Sprzedaż: jest właścicielem transakcji lub relacji i potwierdza, że umowa odzwierciedla to, co zostało uzgodnione z drugą stroną.
• Dyrektor lub kierownik działu (jeśli potrzebny): zatwierdza umowy, które przekraczają progi finansowe, niosą nietypowe ryzyko lub mają istotny wpływ strategiczny.

Jasne obowiązki zapobiegają nadmiernym zatwierdzeniom (pięć osób przeglądających coś, co wymagało tylko jednej osoby) i niedostatecznym zatwierdzeniom (nikt nie zauważa czerwonej flagi aż do momentu po podpisaniu).

Więc, aby efektywnie zatwierdzać i zarządzać umowami, zdefiniuj wszystkich zaangażowanych w umowę. Określ dokładnie, kto co zatwierdza i na jakim etapie, a co więcej, udokumentuj to.

Typowy przepływ zatwierdzania umów (i gdzie się załamuje)

Teoretycznie umowa przechodzi od projektu do zatwierdzenia w następujący sposób:

1. właściciel biznesowy, członek zespołu zakupowego lub przedstawiciel handlowy odpowiedzialny za transakcję tworzy pierwszy projekt umowy
2. następnie dział prawny przegląda i zaznacza, co jest ryzykowne
3. finanse i inni interesariusze wnoszą swój wkład
4. wszyscy podpisują
5. umowa jest podpisana i przechowywana

Dość proste. W praktyce sprawy rzadko podążają tą czystą ścieżką. Oto co prawdopodobnie faktycznie się dzieje:

• umowa jest rozsyłana e-mailem z niejasnymi instrukcjami typu "jakieś przemyślenia?"
• różne wersje piętrzą się ze sprzecznymi poprawkami, każdy dodaje swoje trzy grosze w innym dokumencie
• ktoś zapomina włączyć finanse do ostatniej chwili
• dział prawny oznacza klauzulę, ale nikt nie podejmuje działań
• ktoś wyjeżdża na wakacje i zatwierdzenie zatrzymuje się na tydzień
• właściciel biznesowy staje się niecierpliwy i naciska na podpisanie "tak jak jest", aby w końcu "uruchomić to"
• podpisana umowa kończy w czyjejś skrzynce odbiorczej lub na współdzielonym dysku, nigdy więcej nie widziana

Większość opóźnień wynika z dwóch rzeczy: braku własności i braku widoczności. Gdy nikt nie wie, kto trzyma piłkę - lub gdzie umowa znajduje się w procesie - sprawy zwalniają.

Pomnóż to przez dziesiątki lub setki umów, a staje się to problemem systemowym.

Celem nie jest uczynienie procesu bardziej sztywnym. Chodzi o to, by uczynić go bardziej przewidywalnym. Dobry przepływ pracy nie eliminuje przeglądu, ułatwia nim zarządzanie. Przejdźmy więc do faktycznego naprawiania kroków zatwierdzania umów.

Jak sprawić, by proces zatwierdzania umów był płynny? Naprawianie przepływu pracy

Jeśli Twój proces zatwierdzania umów wydaje się bałaganem, prawdopodobnie nim jest, ale można go naprawić. Celem nie jest uczynienie go idealnym. Celem jest sprawienie, by działał. Oto jak to osiągnąć.

1. Zdefiniuj własność i progi zatwierdzania

Najpierw zdecyduj, kto co zatwierdza i na jakim poziomie.

Poniżej 10 tys. zł? Może sprzedaż może zatwierdzić. Powyżej 50 tys. zł? Dział prawny i finanse muszą przejrzeć. Nietypowe warunki umowy? Zaangażuj kierownictwo.

Powtarzające się umowy, które wymagają tylko zamiany danych osobowych? Nie wszyscy muszą przeglądać, niech właściciel transakcji się tym zajmie. Umowa z zupełnie nowymi warunkami? Zaangażuj dział prawny i dokładnie sprawdź.

2. Stwórz podręcznik umów lub bibliotekę klauzul

Dział prawny powinien przestać przeglądać ten sam szablon 500 razy.

Podręcznik daje osobom spoza działu prawnego wskazówki, co jest akceptowalne i kiedy eskalować. Zmniejsza również bezsensowne przerzucanie się typowymi klauzulami.

Podobnie jak przy tworzeniu dobrej strategii zarządzania umowami, same szablony zatwierdzone przez dział prawny usuwają wiele wyzwań z całego procesu, nie tylko w ramach etapu zatwierdzania.

3. Scentralizuj komunikację i wersje

Przestań wysyłać umowy przez łańcuchy e-mailowe.

Użyj wspólnej przestrzeni roboczej, narzędzia do zarządzania umowami, oprogramowania do podpisu elektronicznego lub nawet zablokowanego folderu. W dobrym procesie zatwierdzania umów wszyscy powinni pracować na tym samym dokumencie, ze śledzonymi zmianami i jasnymi kolejnymi krokami.

Jak w przypadku Autenti, platformy do podpisu elektronicznego, będziesz podpisywać wszystkie swoje umowy online, mając jasny ślad audytu każdego podpisu i zdecydowanie będziesz pracować na jednej wersji umowy. Dlaczego? Ponieważ Autenti wyśle dokument do właściwej osoby do zatwierdzenia lub przeglądu za każdym razem, za Ciebie.

4. Egzekwuj terminy i śledź status

Jeśli nikt nie śledzi, gdzie jest umowa lub jak długo utknęła, nie bądź zaskoczony, gdy zniknie w próżni.

Przydzielaj terminy, automatycznie śledź i wcześnie ujawniaj przeszkody.

Z Autenti możesz zautomatyzować kolejny krok zatwierdzania umów, czyli otrzymywać automatyczne powiadomienia przypominające o tym, kiedy umowa musi zostać podpisana (i przejrzana przed tym).

5. Automatyzuj tam, gdzie ma to sens

Automatyzuj przepływ pracy dla umów o niskim ryzyku. Kieruj dokumenty na podstawie reguł. Uruchamiaj przypomnienia. Używaj szablonów umów. Zautomatyzowany przepływ zatwierdzania nie tylko oszczędza czas - zmniejsza również błędy ludzkie.

Naprawianie procesu nie oznacza dodawania większej biurokracji. Oznacza ułatwienie właściwym osobom powiedzenia "tak" (lub "nie") z pewnością.

Narzędzia, które faktycznie pomagają zautomatyzować zatwierdzanie umów

Nie brakuje narzędzi do umów, które pomogą Ci usprawnić proces zatwierdzania umów.

Niektóre są naprawdę przydatne. Inne po prostu sprawiają, że niezgrabny proces staje się bardziej cyfrowy - i nie mniej bolesny. Właściwe narzędzia powinny zmniejszać tarcie, a nie dodawać kolejną warstwę złożoności.

Oto narzędzia, które warto rozważyć, aby usprawnić przepływy pracy.

Systemy oprogramowania do zarządzania cyklem życia umów

CLM centralizują przechowywanie, automatyzują przepływy pracy i śledzą status zatwierdzania umów. Ale większość CLM zawodzi, ponieważ zespoły nadmiernie je projektują lub nikt ich właściwie nie używa.

Jeśli potrzebujesz administratora na pełny etat, aby to działało, już przegrałeś. Jeśli chcesz z nich korzystać, zacznij prosto: skup się na kierowaniu, szablonach i widoczności. Następnie rozszerzaj tylko wtedy, gdy faktycznie działa.

Narzędzia do redagowania i współpracy

Śledzenie zmian w Wordzie jest w porządku, dopóki pięć osób nie wysyła pięciu wersji tej samej umowy.

Narzędzia takie jak Microsoft Word online, Google Docs (do wewnętrznych projektów) lub narzędzia specyficzne dla umów, takie jak oprogramowanie do zarządzania umowami, pomagają utrzymać edycje scentralizowane i widoczne. Upewnij się tylko, że kontrola wersji jest zablokowana. Jedno źródło prawdy - zawsze.

Platformy do podpisu elektronicznego

Autenti i podobne narzędzia sprawiają, że podpisy są szybkie i przyjazne dla audytu. Możesz myśleć, że są dobre tylko na ostatnim etapie procesu zatwierdzania umów, czyli faktycznym podpisywaniu, ale to nie do końca prawda.

Mogą przyspieszyć zatwierdzanie umów jako całość.

Po pierwsze, Autenti pozwala przypisywać role takie jak zatwierdzający, recenzent lub tylko przeglądający, naśladując sposób, w jaki dokumenty tradycyjnie krążą w organizacjach. Oznacza to, że nie tylko cyfryzujesz podpis; odtwarzasz cały łańcuch zatwierdzania w ustrukturyzowany, możliwy do śledzenia sposób.

• Zatwierdzający: potwierdza, że umowa jest dobra do dalszego procedowania. Jeśli odrzucą umowę, proces podpisywania zatrzymuje się. Jeśli zatwierdzą umowę, idzie ona dalej.
• Recenzent: może dostarczyć informacji zwrotnej lub oznaczyć obawy, ale ich wkład nie blokuje procesu.
• Tylko przeglądający: daje interesariuszom widoczność bez angażowania ich w proces decyzyjny.

Wyślij umowę do właściwego członka zespołu we właściwym czasie, automatycznie. Eliminuje to potrzebę bocznych e-maili, rozmów telefonicznych lub zatwierdzeń na korytarzu - wszystko dzieje się w jednym miejscu, z jasnym śladem audytu.

Po drugie, powiadomienia o oczekujących dokumentach, o których już wspomnieliśmy, pomagają zapewnić, że nic nie zostanie zamiecione pod dywan.

Po trzecie, gdy zatwierdzenie zostanie zakończone, finalizacja całego procesu będzie jeszcze łatwiejsza. Dzięki podpisom elektronicznym po prostu klikasz link wysłany na Twoją skrzynkę e-mail i gotowe. Dokument jest podpisany, bezpiecznie i pewnie.

Jak obsługiwać wyjątki bez spalenia wszystkiego?

Bez względu na to, jak efektywne jest zatwierdzanie umów w Twojej organizacji lub które narzędzia zdecydujesz się używać, wyjątki będą się zdarzać.

Pilne transakcje, jednorazowe warunki lub negocjacje o wysokiej stawce nie zawsze pasują do standardowego przepływu. To w porządku, o ile wiesz, jak sobie z nimi radzić bez wrzucania całego systemu w chaos.

Nie udawaj, że wyjątki są normalne

Wyjątek jest dokładnie tym: czymś poza normą. Jeśli przyspieszasz każdą inną umowę "tylko tym razem", Twój proces jest zepsuty. Śledź, jak często zdarzają się wyjątki. Jeśli wolumen jest wysoki, napraw przyczynę źródłową zamiast omijać proces za każdym razem.

Zbuduj szybką ścieżkę, z prawdziwych powodów

Niektóre transakcje naprawdę muszą poruszać się szybko. Miej zdefiniowany protokół szybkiej ścieżki: kto może go uruchomić, jakie kryteria kwalifikują i które kroki (jeśli jakiekolwiek) można pominąć.

Nie pomijasz należytej staranności - świadomie dokonujesz kompromisu z widocznością.

Dokumentuj ryzyko

Jeśli zatwierdzasz umowę bez pełnego przeglądu, zapisz znane ryzyka i kto je zatwierdził.

Nie chodzi o winę, chodzi o odpowiedzialność. Później, gdy ktoś zapyta "Jak to przeszło?", będziesz mieć odpowiedź.

Nie pozwól, aby "potrzebujemy to podpisać teraz" stało się nawykiem

Presja sprzedaży, terminy dostawców lub pilność kierownictwa nie powinny omijać podstawowych kontroli. Jeśli ktoś naciska na podpis bez przeglądu, to on musi ponosić ryzyko lub eskalować do kogoś, kto może.

Wyjątki są częścią biznesu. Ale dobre radzenie sobie z nimi oznacza wiedzę, kiedy robisz wyjątek i dlaczego.

Przegląd zasad i zakazów dotyczących wyjątków w zatwierdzaniu umów

Jak śledzić i ulepszać proces zatwierdzania umów za pomocą KPI?

Na koniec, po wdrożeniu wszystkich zmian mających na celu naprawę procesu zatwierdzania umów, powinieneś również znaleźć sposoby właściwego pomiaru końcowego wyniku.

Ponieważ nie możesz ulepszyć procesu zatwierdzania umów, jeśli go nie mierzysz. Śledzenie kluczowych wskaźników wydajności (KPI) dla procesu zatwierdzania umów jest niezbędne do identyfikacji pozostałych przeszkód, poprawy szybkości i zmniejszenia błędów w czasie.

Więc, nawet jeśli jesteś zwolennikiem zautomatyzowanego zatwierdzania umów, pamiętaj o śledzeniu:

• Średni czas zatwierdzania: ile czasu zajmuje średnio, aby umowa przeszła od projektu do ostatecznego zatwierdzenia? Śledzenie tego pomaga wykryć opóźnienia i ustalić realistyczne cele dla ulepszeń.
• Liczba cykli przeglądu: policz, ile razy umowa przechodzi tam i z powrotem między recenzentami. Zbyt wiele cykli zwykle oznacza niejasne standardy lub słabą komunikację.
• Wskaźnik zatwierdzania według etapu: mierz, ile umów zostaje zatwierdzonych lub odrzuconych na każdym etapie przeglądu. Nagły spadek w dziale prawnym lub finansach może wskazywać na niedopasowanie lub potrzebę szkolenia.
• Częstotliwość wyjątków: jak często umowy omijają standardowy proces zatwierdzania? Wysokie liczby tutaj sygnalizują, że proces nie działa zgodnie z zamierzeniem.
• Wartość umowy a czas zatwierdzania: czy umowy o wysokiej wartości zajmują więcej czasu? Jeśli nie, może to oznaczać, że ryzyko nie jest właściwie oceniane.
• Satysfakcja interesariuszy: zbieraj informacje zwrotne od zaangażowanych osób - sprzedaży, działu prawnego, finansów - aby zrozumieć punkty bólu i poprawić współpracę.

Regularne przeglądanie tych KPI zapobiega temu, by Twój proces stał się czarną dziurą. Używaj danych do dostosowywania przepływów pracy, aktualizowania szkoleń lub dostosowywania progów zatwierdzania.

Zatwierdzaj umowy automatycznie z Autenti

Koniec z zgadywaniem, kto ma podpisać co, lub ściganiem zatwierdzeń w niekończących się wątkach e-mailowych.

Autenti pomaga utrzymać sprawy w ruchu poprzez automatyzację powiadomień, oferowanie przejrzystego śladu audytu dla każdego dokumentu i upewnienie się, że właściwe osoby przeglądają i podpisują umowę - za każdym razem.

TZMO przyspieszyło zarządzanie umowami nawet o 90% dzięki Autenti. Ty też możesz. Wypróbuj Autenti za darmo przez 14 dni. Przejmij kontrolę nad zatwierdzaniem umów i nie tylko.