Dlaczego twoje zabezpieczenia w zarządzaniu umowami nie wystarczają i jak to naprawić?
Czytaj
Czas czytania:
Data publikacji:
Bezpieczeństwo zarządzania umowami polega na ochronie wszystkich wrażliwych informacji, zobowiązań i procesów związanych z obsługą umów—w tym tego, kto zgodził się na co, kiedy i na jakich warunkach.
Obejmuje to:
Istnieje kilka istotnych powodów, dla których mogą występować zagrożenia bezpieczeństwa w zarządzaniu umowami. Aby tylko zarysować temat, niektóre z tych powodów to:
W tym artykule pomożemy ci znaleźć główną przyczynę problemów z bezpieczeństwem zarządzania umowami i przedstawimy kilka najlepszych praktyk zwiększających poziom bezpieczeństwa.
Zanim będziesz w stanie naprawić lub podnieść poziom bezpieczeństwa zarządzania umowami, musisz zidentyfikować, gdzie dokładnie występują problemy.
Prawdziwym zagrożeniem mogą być nie tylko hakerzy czy złośliwe "firmy" żądające okupu, najczęściej są to po prostu:
Dopóki te problemy nie zostaną rozwiązane, wszystko inne jest tylko fasadą.
Przeanalizujemy zatem niektóre z najczęstszych złych nawyków w zarządzaniu umowami, które powodują problemy z bezpieczeństwem, aby pomóc ci znaleźć ewentualne luki w twoich procesach.
Zbyt wiele organizacji wciąż traktuje umowy jak martwy papier—dokument, który zostaje podpisany i wrzucony do cyfrowej lub fizycznej szuflady. Ale nowoczesne umowy to nie tylko porozumienia; to dane, często wrażliwe.
Zawierają dane osobowe, warunki odnowienia, SLA, zobowiązania, triggery, kary—wszystko to musi być śledzone, mierzone, egzekwowane i chronione.
Kiedy umowy są zamrożone w formie PDF bez połączenia z przepływami pracy, lub co gorsza, wydrukowane i umieszczone w fizycznym archiwum, tracisz możliwość tworzenia zautomatyzowanych działań, takich jak:
Dział prawny myśli, że kontroluje przepływy pracy związane z umowami. Ale w rzeczywistości często tak nie jest. Przynajmniej wtedy, gdy inne zespoły nie przestrzegają oficjalnych procedur zatwierdzania i podpisywania umów, lub co gorsza, gdy nie ma nawet oficjalnego procesu do przestrzegania.
Sprzedaż, zamówienia, marketing—każdy zespół ma swoją własną wersję "szybkiej umowy", z których połowa jest wysyłana przez e-mail, LinkedIn lub Slack, nigdy nie dotykając oficjalnych systemów.
W ten sposób kończysz z:
To najszybsza droga do kar regulacyjnych, naruszenia warunków i utraty zaufania. Jeśli nie scentralizujesz procesu umów, nie masz perimetru do obrony.
Oto brudny sekret większości organizacji: "baza umów" to nie oprogramowanie do zarządzania cyklem życia umów ani archiwum w oprogramowaniu do e-podpisów, ale współdzielony dokument Excel z zakładkami takimi jak "Odnowienia 2025", "Klauzule wysokiego ryzyka" i "Kto jest właścicielem czego".
Jak to może powodować problemy z bezpieczeństwem?
Po pierwsze, przechowywanie umów we współdzielonym dokumencie Excel może powodować problemy z kontrolą dostępu, jeśli nie ustawimy poprawnie dostępu do dokumentu za każdym razem.
Po drugie, nie ma zbiorczego źródła prawdy. Każdy zespół ma własną wersję bazy danych, każda umowa lub typ umowy jest przechowywany w innym dokumencie, a znalezienie konkretnego może być wyjątkowo trudne. Aby umowy pozostały bezpieczne i zgodne z przepisami, muszą być stale monitorowane, a rozproszone dokumenty i klauzule z pewnością w tym nie pomagają.
Po trzecie, rozproszone dokumenty powodują również problemy z prawidłowym śledzeniem audytu. Będzie dość trudno udowodnić, kto co edytował i kiedy, jeśli nie możemy nawet znaleźć dokumentu w pierwszej kolejności.
Myślisz, że twoje umowy są bezpieczne, bo są "w systemie"? Pomyśl jeszcze raz. Typowe problemy z kontrolą dostępu to:
Kontrola dostępu nie dotyczy tylko tego, kto powinien widzieć umowę, ale także tego, kto nie powinien, i co się dzieje, gdy mimo to to robią.
Słyszałeś to tysiąc razy: "Po prostu przechowuj umowy w bezpiecznym systemie i egzekwuj dostęp oparty na rolach".
To jest jak "pij wodę i śpij 8 godzin" w poradach dotyczących bezpieczeństwa umów. Technicznie poprawne, ale samo w sobie bezużyteczne. Bo oto, co rzeczywiście dzieje się w praktyce:
I teraz twoje "bezpieczne repozytorium" stało się jedynie sugestią, a nie zabezpieczeniem.
Wiedząc, gdzie bezpieczeństwo zarządzania umowami zawodzi, możesz przejść do faktycznej próby naprawy.
Możesz zacząć od zmiany sposobu myślenia.
Umowy potrzebują tego samego poziomu zabezpieczeń infrastruktury co bazy danych klientów czy systemy finansowe.
Zamiast więc myśleć o bezpiecznym folderze na umowy, zacznij myśleć o stworzeniu całej bezpiecznej architektury systemu.
Szyfrowanie danych w spoczynku to podstawa. Ale jeśli nie szyfrujesz również danych w tranzycie, zapytań wyszukiwania, a nawet metadanych, zostawiasz ślady wszędzie. Każdy, kto widzi logi użytkowania, może dowiedzieć się, które umowy są najczęściej wyszukiwane — i dlaczego.
Wskazówka: wybierz system zarządzania cyklem życia umów (CLM), który ma następujące funkcje bezpieczeństwa zarządzania umowami:
Kontrola dostępu oparta na rolach (RBAC) jest często traktowana jak panaceum. Ale jeśli twoje role nie są ściśle określone, regularnie sprawdzane i egzekwowane na poziomie obiektu (nie tylko na poziomie folderu), to tylko iluzja kontroli.
Powiedzmy, że twój dyrektor sprzedaży ma "dostęp do edycji" — czego dokładnie? Wszystkich umów? Przeszłych, obecnych i przyszłych? Nawet dla umów, w których nie brał udziału? To problem.
Oto jak wyglądają dobre uprawnienia dostępu:
Jeśli twoja platforma nie może pokazać, kto przeglądał, edytował, pobierał, eksportował lub podpisywał umowę, działasz na ślepo.
Wyobraź sobie: wiceprezes wyciekł umowę dostawcy do konkurencji przed odejściem. Nikt nie zauważył tego przez dwa miesiące, ponieważ nie było śladu audytu. Firma straciła umowę i prawie została pozwana.
Potrzebujesz:
Systemy umowne nie powinny istnieć w silosie. Jeśli wykonawca pobiera 100 umów naraz, twój SIEM (Security Information & Event Management) powinien to wiedzieć, wywołując powiadomienia o incydentach bezpieczeństwa.
Najlepsze systemy zarządzania umowami integrują się z:
Oprócz ochrony na poziomie systemu, istnieje również wiele wzorców kontroli operacyjnej, które można wdrożyć, aby poprawić bezpieczeństwo umów.
Nie pozwalaj na pobieranie umów, chyba że osiągnięte zostały określone kamienie milowe.
Na przykład sprzedaż może przeglądać wersję roboczą propozycji, ale nie może jej pobrać ani wysłać na zewnątrz, dopóki dział prawny jej nie zatwierdzi, a ceny nie zostaną zweryfikowane.
Przykładowe warunki mogą wymagać, aby status dokumentu był "finalny" lub "zatwierdzony do podpisu" przed możliwością jego pobrania.
W momencie, gdy ktoś pobiera plik Word, wprowadza zmiany offline i ponownie go przesyła, masz umowę-zombie — wygląda na aktywną, ale jest całkowicie odłączona od kontroli wersji i śladu audytu.
Dla lepszego bezpieczeństwa danych umów potrzebujesz wykrywania czerwonych flag:
Umowy oczywiście nie są całkowicie wewnętrzną sprawą, często są podpisywane z zewnętrznymi partnerami, dostawcami, współpracownikami — co wymaga udostępniania umów poza organizacją.
Jeśli udostępniasz swoje umowy za pomocą linków, upewnij się, że ustawiasz reguły wygaśnięcia linków. Na przykład:
To eliminuje nieaktualne, podatne na zagrożenia wersje, zanim zdążą wyrządzić szkody. Albo użyj oprogramowania do e-podpisów, o którym będziemy mówić za chwilę.
Bezpieczeństwo nie polega tylko na tym, kto może coś zrobić — ale na tym, kto faktycznie to robi, kiedy, jak często i czy to zachowanie ma sens.
To właśnie tutaj większość setupów bezpieczeństwa umów zawodzi: zatrzymują się na uprawnieniach i ignorują sygnały behawioralne. Ale zgadnij co? Naruszenia nie występują, gdy użytkownik uzyskuje dostęp. Zdarzają się, gdy niewłaściwy użytkownik robi niewłaściwą rzecz w niewłaściwym czasie, a nikt nie patrzy.
Oprócz śladów audytu, o których wspomnieliśmy wcześniej, które śledzą, kto uzyskał dostęp do czego i kiedy, najlepiej jest również ustanowić podstawowe zachowania i inteligentne alerty, gdy wzorce odbiegają od scenariusza. Jest to szczególnie istotne dla solidnego zarządzania umowami, w tym zarządzania umowami przedsiębiorstw.
Triggery behawioralne do obserwacji:
Większość firm używa e-podpisów dla szybkości. Mądre firmy używają ich dla bezpieczeństwa.
Jeśli nie pozwoliłbyś komuś zalogować się do systemów twojej firmy bez MFA, dlaczego pozwoliłbyś mu podpisać umowę wartą sześć cyfr bez tego?
Lepsze przepływy podpisów wymuszają:
Każdy podpis powinien pozostawiać za sobą jasny, zablokowany, odporny na manipulacje ślad audytu, który pokazuje:
To nie tylko dobra higiena — to krytyczne, gdy sprawy idą nie tak. Jeśli dojdzie do sporu, a twój ślad audytu to "tylko wątek e-mail", powodzenia w obronie w sądzie.
Podpisy nie są końcem umowy, są początkiem zagrożeń bezpieczeństwa. Przestań więc traktować je jak pieczątki. Uczyń je inteligentnymi. Uczyń je bezpiecznymi dzięki temu, co najbardziej bezpieczne — podpisom elektronicznym dostarczanym przez uznane platformy, takie jak Autenti.
Autenti jest dostawcą usług zaufania dla usług e-podpisu i w pełni bezpieczną platformą e-podpisu. Przestrzega najwyższych standardów bezpieczeństwa informacji, w tym certyfikacji ISO/IEC 27001:2017, zapewniającej solidną ochronę danych i prywatności.
Chcesz rzeczywistego przykładu bezpiecznych umów obsługiwanych cyfrowo?
Bank Millennium potrzebował szybszego, bezpieczniejszego sposobu obsługi dokumentów HR, które, jak wszyscy wiemy, zawierają wiele wrażliwych i osobistych informacji do ochrony.
Wdrażając platformę Autenti, umożliwili pracownikom i dyrektorom cyfrowe i natychmiastowe podpisywanie umów, bez konieczności spotkań osobistych czy papierowej dokumentacji — ale co najważniejsze, wszystko to odbywało się bezpiecznie.
"Przetwarzanie i podpisywanie odbywa się w ściśle określony sposób. Tylko upoważnione osoby mają dostęp do dokumentów. Podczas procesu podpisywania i dostarczania nikt nie może zmienić treści, zapewniając, że podpisany dokument jest zawsze identyczny z oryginałem. Certyfikacja walidacji jest zapewniana przez szczegółowy raport PDF wydawany przez Autenti, zawierający informacje o weryfikacji podpisów i pieczęci elektronicznych, który można pobrać po zakończeniu procesu", jak skomentowała bezpieczeństwo e-podpisywania z Autenti Monika Ruraż-Lipińska, Kierownik Zespołu HR w Banku Millennium.
W rezultacie czas obiegu dokumentów skrócił się do zaledwie kilku minut, procesy stały się bezpieczniejsze, a bank zaoszczędził pieniądze, wspierając jednocześnie swoje cele zrównoważonego rozwoju.
Podnieś bezpieczeństwo zarządzania umowami na wyższy poziom z Autenti. Wypróbuj bezpłatnie przez 14 dni, bez karty kredytowej.
Mateusz Kościelak
Mateusz Kościelak posiada ponad 10-letnie doświadczenie w sprzedaży i marketingu B2B, ze specjalizacją w Enterprise B2B SaaS. Jest wszechstronnym marketerem (V-Shaped) z doświadczeniem w budowaniu systemów generowania leadów przy wykorzystaniu contentu, SEO i marketingu efektywnościowego, koncentrując się na ekspansji międzynarodowej.
Odwiedź profil autoraMateusz Kościelak
Czytaj
Anna Kaleta
Czytaj
Mateusz Kościelak
Czytaj