Dlaczego twoje zabezpieczenia w zarządzaniu umowami nie wystarczają i jak to naprawić?

Bezpieczeństwo zarządzania umowami polega na ochronie wszystkich wrażliwych informacji, zobowiązań i procesów związanych z obsługą umów—w tym tego, kto zgodził się na co, kiedy i na jakich warunkach. 

Obejmuje to: 

• Utrzymywanie poufności umów (tylko właściwe osoby powinny je widzieć), 
• Zapewnienie, że umowy nie są manipulowane, aby nie dochodziło do nieautoryzowanego dostępu i zmian, 
• Bezpieczne śledzenie terminów, zobowiązań i zgodności, 
• Ochronę przed oszustwami, wyciekami lub nawet przypadkowymi błędami.

Istnieje kilka istotnych powodów, dla których mogą występować zagrożenia bezpieczeństwa w zarządzaniu umowami. Aby tylko zarysować temat, niektóre z tych powodów to:

1. Słaba kontrola dostępu: jeśli zbyt wiele osób może przeglądać lub edytować umowy, lub jeśli uprawnienia nie są jasne, łatwo jest komuś popsuć lub ukraść informacje.
2. Przestarzałe systemy: jeśli umowy są zarządzane za pomocą starego oprogramowania, arkuszy kalkulacyjnych lub nawet papieru, trudniej jest śledzić zmiany, zabezpieczać dokumenty lub wykrywać manipulacje.
3. Błąd ludzki: ludzie mogą wysłać umowę do niewłaściwej osoby, zgubić plik, zapomnieć coś zaszyfrować lub nie zauważyć naruszenia danych. Wszyscy jesteśmy ludźmi.
4. Cyberataki: hakerzy uwielbiają atakować umowy, ponieważ zawierają cenne informacje biznesowe. Jeśli masz słaby system bezpieczeństwa, możesz stać się celem takiego ataku.
5. Ryzyko ze strony osób trzecich: jeśli udostępniasz umowy dostawcom, partnerom lub klientom, polegasz również na ich bezpieczeństwie. Jeśli ich system zostanie zhakowany, twoje umowy mogą wyciec.
6. Nieprzestrzeganie przepisów: przepisy takie jak RODO czy HIPAA wymagają, aby wrażliwe dane (w tym umowy) były obsługiwane bezpiecznie. Jeśli nie przestrzegasz tych przepisów, możesz zostać ukarany grzywną lub stracić zaufanie partnerów.

W tym artykule pomożemy ci znaleźć główną przyczynę problemów z bezpieczeństwem zarządzania umowami i przedstawimy kilka najlepszych praktyk zwiększających poziom bezpieczeństwa.

Krok pierwszy: znajdź źródło zagrożeń bezpieczeństwa umów

Zanim będziesz w stanie naprawić lub podnieść poziom bezpieczeństwa zarządzania umowami, musisz zidentyfikować, gdzie dokładnie występują problemy.

Prawdziwym zagrożeniem mogą być nie tylko hakerzy czy złośliwe "firmy" żądające okupu, najczęściej są to po prostu: 

• Niesprawne procesy, 
• Odizolowane systemy, 
• Ludzkie skróty, 
• I całkowity brak widoczności.

Dopóki te problemy nie zostaną rozwiązane, wszystko inne jest tylko fasadą.

Przeanalizujemy zatem niektóre z najczęstszych złych nawyków w zarządzaniu umowami, które powodują problemy z bezpieczeństwem, aby pomóc ci znaleźć ewentualne luki w twoich procesach.

Problem #1: umowy są podpisywane i zapominane

Zbyt wiele organizacji wciąż traktuje umowy jak martwy papier—dokument, który zostaje podpisany i wrzucony do cyfrowej lub fizycznej szuflady. Ale nowoczesne umowy to nie tylko porozumienia; to dane, często wrażliwe.

Zawierają dane osobowe, warunki odnowienia, SLA, zobowiązania, triggery, kary—wszystko to musi być śledzone, mierzone, egzekwowane i chronione.

Kiedy umowy są zamrożone w formie PDF bez połączenia z przepływami pracy, lub co gorsza, wydrukowane i umieszczone w fizycznym archiwum, tracisz możliwość tworzenia zautomatyzowanych działań, takich jak: 

• Alerty o odnowieniu, które zapobiegają utracie przychodów, 
• Egzekwowanie SLA, które pomaga uniknąć narażenia na ryzyko, 
• Śledzenie kamieni milowych, zapobiegające awariom operacyjnym.

Problem #2: zespoły nie przestrzegają oficjalnych procedur

Dział prawny myśli, że kontroluje przepływy pracy związane z umowami. Ale w rzeczywistości często tak nie jest. Przynajmniej wtedy, gdy inne zespoły nie przestrzegają oficjalnych procedur zatwierdzania i podpisywania umów, lub co gorsza, gdy nie ma nawet oficjalnego procesu do przestrzegania.

Sprzedaż, zamówienia, marketing—każdy zespół ma swoją własną wersję "szybkiej umowy", z których połowa jest wysyłana przez e-mail, LinkedIn lub Slack, nigdy nie dotykając oficjalnych systemów.

W ten sposób kończysz z: 

• Niezatwierdzonymi umowami NDA podpisanymi w pośpiechu, 
• Umowami z dostawcami omijającymi właściwe recenzje, 
• Samowolnymi zmianami akceptowanymi bez wkładu prawnego.

To najszybsza droga do kar regulacyjnych, naruszenia warunków i utraty zaufania. Jeśli nie scentralizujesz procesu umów, nie masz perimetru do obrony.

Problem #3: dane z umów rozrzucone po 10 arkuszach kalkulacyjnych

Oto brudny sekret większości organizacji: "baza umów" to nie oprogramowanie do zarządzania cyklem życia umów ani archiwum w oprogramowaniu do e-podpisów, ale współdzielony dokument Excel z zakładkami takimi jak "Odnowienia 2025", "Klauzule wysokiego ryzyka" i "Kto jest właścicielem czego".

Jak to może powodować problemy z bezpieczeństwem?

Po pierwsze, przechowywanie umów we współdzielonym dokumencie Excel może powodować problemy z kontrolą dostępu, jeśli nie ustawimy poprawnie dostępu do dokumentu za każdym razem.

Po drugie, nie ma zbiorczego źródła prawdy. Każdy zespół ma własną wersję bazy danych, każda umowa lub typ umowy jest przechowywany w innym dokumencie, a znalezienie konkretnego może być wyjątkowo trudne. Aby umowy pozostały bezpieczne i zgodne z przepisami, muszą być stale monitorowane, a rozproszone dokumenty i klauzule z pewnością w tym nie pomagają.

Po trzecie, rozproszone dokumenty powodują również problemy z prawidłowym śledzeniem audytu. Będzie dość trudno udowodnić, kto co edytował i kiedy, jeśli nie możemy nawet znaleźć dokumentu w pierwszej kolejności.

Problem #4: kontrola dostępu to żart

Myślisz, że twoje umowy są bezpieczne, bo są "w systemie"? Pomyśl jeszcze raz. Typowe problemy z kontrolą dostępu to: 

• Byli pracownicy nadal mający dostęp do folderów z umowami, 
• Stażyści mogący przeglądać te same umowy ramowe co dyrektorzy, 
• Wykonawcy pobierający podpisane umowy bez konieczności logowania się lub potwierdzania swojej tożsamości.

Kontrola dostępu nie dotyczy tylko tego, kto powinien widzieć umowę, ale także tego, kto nie powinien, i co się dzieje, gdy mimo to to robią.

"Po prostu użyj bezpiecznego repozytorium" to nie wystarczy

Słyszałeś to tysiąc razy: "Po prostu przechowuj umowy w bezpiecznym systemie i egzekwuj dostęp oparty na rolach".

To jest jak "pij wodę i śpij 8 godzin" w poradach dotyczących bezpieczeństwa umów. Technicznie poprawne, ale samo w sobie bezużyteczne. Bo oto, co rzeczywiście dzieje się w praktyce: 

• Dział prawny pobiera umowę, aby zaznaczyć ją w Microsoft Word, 
• Finanse przenoszą klauzulę odnowienia do arkusza kalkulacyjnego, aby zbudować swoją prognozę, 
• Sprzedaż przesyła wersję z poprawkami do współdzielonego folderu Google Drive, aby klient mógł "szybko zerknąć", 
• Ktoś zapomina usunąć lokalną kopię, 
• Ktoś inny przekazuje tę lokalną kopię na swojego Gmaila.

I teraz twoje "bezpieczne repozytorium" stało się jedynie sugestią, a nie zabezpieczeniem.

Krok drugi: zastosuj najlepsze praktyki, aby wzmocnić bezpieczeństwo umów

Wiedząc, gdzie bezpieczeństwo zarządzania umowami zawodzi, możesz przejść do faktycznej próby naprawy.

Możesz zacząć od zmiany sposobu myślenia.

Zabezpieczenia na poziomie systemu

Umowy potrzebują tego samego poziomu zabezpieczeń infrastruktury co bazy danych klientów czy systemy finansowe.

Zamiast więc myśleć o bezpiecznym folderze na umowy, zacznij myśleć o stworzeniu całej bezpiecznej architektury systemu.

A. Szyfruj wszystko

Szyfrowanie danych w spoczynku to podstawa. Ale jeśli nie szyfrujesz również danych w tranzycie, zapytań wyszukiwania, a nawet metadanych, zostawiasz ślady wszędzie. Każdy, kto widzi logi użytkowania, może dowiedzieć się, które umowy są najczęściej wyszukiwane — i dlaczego.

Wskazówka: wybierz system zarządzania cyklem życia umów (CLM), który ma następujące funkcje bezpieczeństwa zarządzania umowami: 

• Szyfruje zgodnie z nowoczesnymi standardami (Advanced Encryption Standard-256+), 
• Szyfruje dane w tranzycie, nie tylko dane w spoczynku, 
• Oferuje szyfrowanie na poziomie pola, nie tylko masowe przechowywanie, 
• Nie wycieka metadanych (np. nazw umów, nazw klientów) do paneli analitycznych widocznych dla zbyt wielu użytkowników.

B. Kontrola dostępu oparta na rolach ≠ bezpieczeństwo

Kontrola dostępu oparta na rolach (RBAC) jest często traktowana jak panaceum. Ale jeśli twoje role nie są ściśle określone, regularnie sprawdzane i egzekwowane na poziomie obiektu (nie tylko na poziomie folderu), to tylko iluzja kontroli.

Powiedzmy, że twój dyrektor sprzedaży ma "dostęp do edycji" — czego dokładnie? Wszystkich umów? Przeszłych, obecnych i przyszłych? Nawet dla umów, w których nie brał udziału? To problem.

Oto jak wyglądają dobre uprawnienia dostępu: 

• Szczegółowe uprawnienia (edycja/widok/pobieranie/podpisywanie) ustalone dla każdego użytkownika, dla każdej umowy, 
• Daty wygaśnięcia dostępu, nie dawaj kluczy na zawsze, 
• Automatyczne cofanie dostępu, gdy użytkownik zmienia role lub odchodzi z organizacji.

C. Ślady audytu nie są opcjonalne

Jeśli twoja platforma nie może pokazać, kto przeglądał, edytował, pobierał, eksportował lub podpisywał umowę, działasz na ślepo.

Wyobraź sobie: wiceprezes wyciekł umowę dostawcy do konkurencji przed odejściem. Nikt nie zauważył tego przez dwa miesiące, ponieważ nie było śladu audytu. Firma straciła umowę i prawie została pozwana.

Potrzebujesz: 

• Niezmiennych logów, 
• Znaczników czasu dla każdej interakcji, 
• Kontekstu: "Jan Kowalski pobrał 'Klient_MSA_v3_redlined.pdf' z IP 192.168.1.8 w dniu 3 marca 2025 o 2:14 rano."

D. Integruj z całym stosem bezpieczeństwa

Systemy umowne nie powinny istnieć w silosie. Jeśli wykonawca pobiera 100 umów naraz, twój SIEM (Security Information & Event Management) powinien to wiedzieć, wywołując powiadomienia o incydentach bezpieczeństwa.

Najlepsze systemy zarządzania umowami integrują się z: 

• SSO (Single Sign On) i MFA (uwierzytelnianie dwuskładnikowe), 
• Narzędziami Security Information and Event Management (SIEM), 
• Systemami Data Loss Prevention (DLP).

Kontrole operacyjne

Oprócz ochrony na poziomie systemu, istnieje również wiele wzorców kontroli operacyjnej, które można wdrożyć, aby poprawić bezpieczeństwo umów.

A. Zablokuj pobieranie, chyba że spełnione są określone warunki

Nie pozwalaj na pobieranie umów, chyba że osiągnięte zostały określone kamienie milowe.

Na przykład sprzedaż może przeglądać wersję roboczą propozycji, ale nie może jej pobrać ani wysłać na zewnątrz, dopóki dział prawny jej nie zatwierdzi, a ceny nie zostaną zweryfikowane.

Przykładowe warunki mogą wymagać, aby status dokumentu był "finalny" lub "zatwierdzony do podpisu" przed możliwością jego pobrania.

B. Oznaczaj wersje edytowane poza systemem

W momencie, gdy ktoś pobiera plik Word, wprowadza zmiany offline i ponownie go przesyła, masz umowę-zombie — wygląda na aktywną, ale jest całkowicie odłączona od kontroli wersji i śladu audytu.

Dla lepszego bezpieczeństwa danych umów potrzebujesz wykrywania czerwonych flag: 

• Wyłapywanie plików, które zostały ponownie zaimportowane, ale nie były edytowane na platformie, 
• Automatyczne poddawanie ich kwarantannie lub oznaczanie do przeglądu, 
• Pokazywanie wizualnych różnic i alarmowanie działu prawnego, gdy kluczowe klauzule (IP, odpowiedzialność, zakończenie) zostały zmienione zewnętrznie.

Umowy oczywiście nie są całkowicie wewnętrzną sprawą, często są podpisywane z zewnętrznymi partnerami, dostawcami, współpracownikami — co wymaga udostępniania umów poza organizacją.

Jeśli udostępniasz swoje umowy za pomocą linków, upewnij się, że ustawiasz reguły wygaśnięcia linków. Na przykład: 

• Każdy udostępniony link do umowy wygasa po 48 godzinach lub po 3 otwarciach zewnętrznych. 
• Jeśli dokument zostanie edytowany, link automatycznie wygasa i musi zostać ponownie autoryzowany.

To eliminuje nieaktualne, podatne na zagrożenia wersje, zanim zdążą wyrządzić szkody. Albo użyj oprogramowania do e-podpisów, o którym będziemy mówić za chwilę.

Monitorowanie zachowań

Bezpieczeństwo nie polega tylko na tym, kto może coś zrobić — ale na tym, kto faktycznie to robi, kiedy, jak często i czy to zachowanie ma sens.

To właśnie tutaj większość setupów bezpieczeństwa umów zawodzi: zatrzymują się na uprawnieniach i ignorują sygnały behawioralne. Ale zgadnij co? Naruszenia nie występują, gdy użytkownik uzyskuje dostęp. Zdarzają się, gdy niewłaściwy użytkownik robi niewłaściwą rzecz w niewłaściwym czasie, a nikt nie patrzy.

A. Używaj wykrywania anomalii, nie tylko logów

Oprócz śladów audytu, o których wspomnieliśmy wcześniej, które śledzą, kto uzyskał dostęp do czego i kiedy, najlepiej jest również ustanowić podstawowe zachowania i inteligentne alerty, gdy wzorce odbiegają od scenariusza. Jest to szczególnie istotne dla solidnego zarządzania umowami, w tym zarządzania umowami przedsiębiorstw.

Triggery behawioralne do obserwacji: 

• Stażysta uzyskujący dostęp do 30 umów w ciągu jednej godziny, 
• Sesja byłego pracownika nadal aktywna dwa tygodnie później, 
• Analityk zakupów pobierający NDA dostawców dla regionów, którymi nie zarządza, 
• Powtarzające się nieudane próby logowania z zagranicznego IP.

Cyfrowe podpisywanie i przechowywanie

Większość firm używa e-podpisów dla szybkości. Mądre firmy używają ich dla bezpieczeństwa.

A. Dodaj weryfikację tożsamości do przepływów pracy e-podpisu

Jeśli nie pozwoliłbyś komuś zalogować się do systemów twojej firmy bez MFA, dlaczego pozwoliłbyś mu podpisać umowę wartą sześć cyfr bez tego?

Lepsze przepływy podpisów wymuszają: 

• Podpisywanie oparte na SSO dla użytkowników wewnętrznych (wiesz, kim są), 
• Weryfikację SMS lub e-mail dla podpisujących zewnętrznych, 
• Weryfikację ID dla umów wysokiego ryzyka (np. paszport, dowód osobisty lub nawet weryfikacja za pomocą wideokonferencji).

B. Używaj zabezpieczonych przed manipulacją, oznaczonych czasowo śladów audytu dla podpisów

Każdy podpis powinien pozostawiać za sobą jasny, zablokowany, odporny na manipulacje ślad audytu, który pokazuje: 

• Kto podpisał umowę, 
• Jaką wersję podpisano, 
• Kiedy podpisano, 
• Z jakiego IP/urządzenia/lokalizacji podpisano.

To nie tylko dobra higiena — to krytyczne, gdy sprawy idą nie tak. Jeśli dojdzie do sporu, a twój ślad audytu to "tylko wątek e-mail", powodzenia w obronie w sądzie.

C. Używaj bezpiecznych platform, takich jak Autenti

Podpisy nie są końcem umowy, są początkiem zagrożeń bezpieczeństwa. Przestań więc traktować je jak pieczątki. Uczyń je inteligentnymi. Uczyń je bezpiecznymi dzięki temu, co najbardziej bezpieczne — podpisom elektronicznym dostarczanym przez uznane platformy, takie jak Autenti.

Autenti jest dostawcą usług zaufania dla usług e-podpisu i w pełni bezpieczną platformą e-podpisu. Przestrzega najwyższych standardów bezpieczeństwa informacji, w tym certyfikacji ISO/IEC 27001:2017, zapewniającej solidną ochronę danych i prywatności.

D. Podążaj za sukcesami innych

Chcesz rzeczywistego przykładu bezpiecznych umów obsługiwanych cyfrowo?

Bank Millennium potrzebował szybszego, bezpieczniejszego sposobu obsługi dokumentów HR, które, jak wszyscy wiemy, zawierają wiele wrażliwych i osobistych informacji do ochrony.

Wdrażając platformę Autenti, umożliwili pracownikom i dyrektorom cyfrowe i natychmiastowe podpisywanie umów, bez konieczności spotkań osobistych czy papierowej dokumentacji — ale co najważniejsze, wszystko to odbywało się bezpiecznie.

"Przetwarzanie i podpisywanie odbywa się w ściśle określony sposób. Tylko upoważnione osoby mają dostęp do dokumentów. Podczas procesu podpisywania i dostarczania nikt nie może zmienić treści, zapewniając, że podpisany dokument jest zawsze identyczny z oryginałem. Certyfikacja walidacji jest zapewniana przez szczegółowy raport PDF wydawany przez Autenti, zawierający informacje o weryfikacji podpisów i pieczęci elektronicznych, który można pobrać po zakończeniu procesu", jak skomentowała bezpieczeństwo e-podpisywania z Autenti Monika Ruraż-Lipińska, Kierownik Zespołu HR w Banku Millennium.

W rezultacie czas obiegu dokumentów skrócił się do zaledwie kilku minut, procesy stały się bezpieczniejsze, a bank zaoszczędził pieniądze, wspierając jednocześnie swoje cele zrównoważonego rozwoju.

Podnieś bezpieczeństwo zarządzania umowami na wyższy poziom z Autenti. Wypróbuj bezpłatnie przez 14 dni, bez karty kredytowej.

Bonus: 15-punktowa lista kontrolna bezpiecznego zarządzania umowami

Lista kontrolna audytu

• Czy jest wyznaczona osoba odpowiedzialna za zarządzanie bezpieczeństwem umów? 
• Czy dział prawny, IT i inni interesariusze są zaangażowani w proces od początku? 
• Jeśli chodzi o przechowywanie umów: czy umowy są przechowywane w bezpiecznym, scentralizowanym repozytorium umów? 
• Czy dostęp do umów jest oparty na rolach i szczegółowy, ustalony dla każdej osoby dla każdej umowy? 
• Czy przepływy zatwierdzania są zautomatyzowane i czy istnieje kontrola wersji? 
• Czy ślady audytu są włączone dla wszystkich działań na umowach (widok, edycja, pobieranie)? 
• Czy istnieje zautomatyzowany proces odnowień i wygaśnięć umów? 
• Czy twój system zapobiega zewnętrznemu udostępnianiu umów bez zatwierdzenia? 
• Czy umowy są szyfrowane zarówno w spoczynku, jak i w tranzycie? 
• Czy używasz weryfikacji tożsamości (SSO, MFA) dla wewnętrznych i zewnętrznych podpisujących? 
• Czy każdy podpisany dokument jest oznaczony znacznikiem czasu i czy tożsamość podpisującego jest zweryfikowana? 
• Czy masz polityki DLP, aby zapobiec udostępnianiu wrażliwych klauzul zewnętrznie? 
• Czy nietypowe wzorce dostępu (np. dostęp poza godzinami pracy, pobieranie z wysoką częstotliwością) są wykrywane i oznaczane? 
• Czy twój system integruje się z twoim SIEM/SOC, aby zapewnić szerszą widoczność bezpieczeństwa? 
• Czy regularnie testujesz swoje polityki bezpieczeństwa umów poprzez ćwiczenia red team lub oceny podatności?