Każdy menedżer zna ten problem: dziesiątki powtarzalnych dokumentów, które trzeba wysłać do podpisu – umowy, aneksy, protokoły, zgody, regulaminy…Część z nich jest wysyłana do podpisu regularnie, inne raz na kwartał lub nawet raz w roku.
Efekt? Bałagan w procesach dokumentowych, pomyłki przy wyborze podpisujących, błędne etykiety, czasem brakujące załączniki, a całość trwa o wiele za długo, bo każdą wysyłkę dokumentu trzeba przygotować od zera.
Do tego dochodzą różne działy i zespoły, które działają po swojemu. Każdy ma własne procedury, własne pliki i własne pomysły, w związku z czym trudno utrzymać spójność i kontrolę.
Z pomocą przychodzi nowa funkcjonalność Autenti – szablony procesów.
To idealne narzędzie dla menedżerów i zespołów, które chcą:
- uporządkować swoją codzienną pracę,
- usprawnić obieg dokumentów,
- ograniczyć błędy ludzkie
- i mieć pewność, że każdy proces przebiega zgodnie z ustalonym standardem.
Jak to działa w praktyce?
Wystarczy raz zdefiniować proces – kto podpisuje, jakie dokumenty są wysyłane, jakie wiadomości i etykiety mają być dodane – a następnie zapisać go jako szablon.
Od tej chwili każdy pracownik może go użyć bez zastanawiania się, „co, komu i jak wysłać”.
- Możesz narzucić strukturę procesu, np. kto ma podpisać dokument i w jakiej kolejności.
- Możesz dodać predefiniowanych podpisujących, np. członków zarządu.
- Możesz użyć placeholder signerów, np. w procesach HR – miejsce dla „kandydata” czy „pracownika”, które wypełnia się przy wysyłce.
- Możesz przyspieszyć proces, eliminując błędy i niepotrzebne poprawki.
To rozwiązanie, które raz skonfigurowane – działa zawsze tak samo dobrze.
Korzyści dla Twojego zespołu
Dzięki szablonom procesów:
- pracownicy nie muszą pamiętać o szczegółach,
- unikasz pomyłek w prostych procesach,
- skracasz czas przygotowania dokumentów,
- a Twoje procesy dokumentowe stają się spójne, szybkie i bezpieczne.
Kto zyska najwięcej?
Szablony procesów to funkcja stworzona dla organizacji, które działają zespołowo i mają powtarzalne lub złożone procesy.
Przykłady zastosowań:
HR
- zatrudnianie nowych pracowników,
- aneksy do umów,
- paski wynagrodzeń,
- procesy kadrowe w grupach kapitałowych.
Finanse
- cykliczne dokumenty wysyłane pod koniec miesiąca,
- stałe osoby uczestniczące w procesie podpisu.
Sprzedaż i B2B
- standaryzacja procesu podpisywania umów z partnerami,
- zdefiniowane załączniki, etykiety i osoby do wglądu (np. Sales Director).
B2C
- sprzedaż polis ubezpieczeniowych,
- umowy leasingowe,
- pełnomocnictwa, regulaminy i OWU – klient jako placeholder signer.
Deweloperzy
- umowy rezerwacyjne,
- protokoły zdawczo-odbiorcze,
- umowy najmu.
Zespoły managerskie
- wewnętrzne procesy firmowe,
- akceptacje, oświadczenia, wnioski, raporty.
Dzięki szablonom menedżer nie musi już martwić się, że ktoś coś pominie. Raz zdefiniowany proces działa samodzielnie – nawet w przypadku dokumentów, które wysyłane są tylko kilka razy w roku.
Sprawdź szablony procesów w Autenti i przyspiesz obieg dokumentów w swojej firmie.
