e-Doręczenia: Jak założyć skrzynkę?
Czytaj
Czas czytania:
Data publikacji:
Data aktualizacji:
Wprowadzenie e-Doręczeń to krok milowy w cyfryzacji korespondencji administracyjnej i biznesowej. Coraz więcej podmiotów, zarówno publicznych, jak i prywatnych, musi dostosować się do nowych przepisów, które zobowiązują do posiadania skrzynki do e-Doręczeń.
Czym są e-Doręczenia, jakie obowiązki wynikają z ich wdrożenia i jak wygląda proces rejestracji? W tym artykule wyjaśniamy krok po kroku, jak założyć skrzynkę e-Doręczeń, jakie są wymagania formalne i techniczne oraz jak wygląda korzystanie z systemu.
Jeśli zastanawiasz się, jak założyć e-Doręczenia, ten przewodnik pomoże Ci przejść przez cały proces bez zbędnych komplikacji.
Spis treści
1. Czym są e-Doręczenia i do czego służy skrzynka do e-Doręczeń
2. Jakie sprawy można załatwiać przez e-Doręczenia?
3. Jak korzystać ze skrzynki e-Doręczeń po jej założeniu?
4. Podsumowanie
5. FAQ – Najczęściej zadawane pytania
W dobie cyfryzacji administracji publicznej i biznesu tradycyjna korespondencja papierowa coraz częściej ustępuje miejsca elektronicznym rozwiązaniom. e-Doręczenia to nowoczesny system komunikacji, który pozwala na bezpieczne przesyłanie dokumentów pomiędzy urzędami, firmami i obywatelami, w formie elektronicznej. Działa on jak cyfrowy odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru, zapewniając pełną zgodność z przepisami prawa i eliminując konieczność korzystania z tradycyjnej poczty.
Dzięki e-Doręczeniom użytkownicy mogą mieć pewność, że ich dokumenty dotrą do adresata, a każda korespondencja będzie miała urzędowe potwierdzenie doręczenia. To rozwiązanie przyspiesza wymianę informacji, zmniejsza koszty obsługi papierowej dokumentacji i zwiększa bezpieczeństwo przesyłanych danych.
Zgodnie z definicją Ministerstwa Cyfryzacji, e-Doręczenia to „usługa doręczenia elektronicznego, która pozwala na wysyłkę i odbiór korespondencji w sposób cyfrowy, równoważny pod względem skutków prawnych tradycyjnemu listowi poleconemu za potwierdzeniem odbioru”.
System e-Doręczeń umożliwia użytkownikom otrzymywanie i wysyłanie dokumentów w sposób elektroniczny, eliminując konieczność drukowania, wysyłania pocztą tradycyjną i odbierania przesyłek w placówkach pocztowych.
Każdy dokument przesłany przez e-Doręczenia ma zapewnioną integralność, autentyczność oraz urzędowe potwierdzenie odbioru.
e-Doręczenia to uniwersalne rozwiązanie, które pozwala na załatwianie wielu spraw administracyjnych i biznesowych w sposób szybki i wygodny. Dzięki cyfryzacji procesów komunikacyjnych użytkownicy mogą zaoszczędzić czas i uniknąć konieczności wizyt w urzędach czy na poczcie.
Wprowadzenie systemu e-Doręczeń jest jednym z kluczowych elementów cyfryzacji administracji publicznej w Polsce. Obowiązek posiadania skrzynki do e-Doręczeń stopniowo obejmuje coraz więcej podmiotów, co ma na celu usprawnienie wymiany korespondencji oraz zwiększenie bezpieczeństwa danych.
Od 1 stycznia 2025 r. obowiązek posiadania adresu do doręczeń elektronicznych dotyczy:
Obowiązek korzystania z e-Doręczeń będzie wprowadzany stopniowo, dlatego wszystkie firmy i podmioty publiczne muszą przygotować się na nadchodzące zmiany. Od 1 kwietnia 2025 r. obowiązek obejmie również spółki wpisane do KRS przed 2025 r. Od 1 lipca 2025 r. konieczność posiadania skrzynki e-Doręczeń dotknie przedsiębiorców z CEIDG, którzy składają wniosek o jakąkolwiek zmianę w rejestrze. Ostateczny termin dla wszystkich jednoosobowych działalności gospodarczych zarejestrowanych przed 2025 r. upłynie 30 września 2026 r. – od tego momentu każdy przedsiębiorca będzie zobowiązany do korzystania z e-Doręczeń.
Aby przejść proces rejestracji skrzynki e-Doręczeń, niezbędne jest przygotowanie odpowiednich dokumentów, które potwierdzają tożsamość użytkownika oraz jego prawo do reprezentowania danej organizacji..
W zależności od rodzaju podmiotu, wymagane są różne dokumenty:
W przypadku usługi eDelivery od Autenti, cały proces odbywa się poprzez podpisanie wniosku z użyciem podpisu AES oraz zweryfikowanie tożsamości, np. za pomocą aplikacji mObywatel lub innej dostępnej metod
Aby korzystać z systemu e-Doręczeń w Autenti, nie potrzebujesz skomplikowanych narzędzi ani dodatkowych dokumentów. Wystarczy podpisanie wniosku oraz weryfikacja tożsamości np. za pomocą mObywatela, co zapewnia bezpieczeństwo i pełną autoryzację użytkownika.
Każdy, kto chce założyć i używać skrzynki e-Doręczeń, powinien mieć:
Założenie skrzynki e-Doręczeń wymaga nie tylko przygotowania odpowiednich dokumentów, ale także spełnienia określonych wymagań technicznych, takich jak posiadanie podpisu kwalifikowanego, dostępu do ePUAP czy systemu operacyjnego obsługującego elektroniczne podpisywanie dokumentów.
Dzięki spełnieniu tych warunków użytkownicy mogą w pełni korzystać z bezpiecznej i zgodnej z prawem formy komunikacji z administracją publiczną oraz kontrahentami.
e-Doręczenia to nie tylko dostawcy publiczni. Wybierając usługę e-Doręczeń Autenti, nie tylko spełniasz ustawowy obowiązek, ale także zyskujesz pełną kontrolę nad swoją cyfrową korespondencją. Autenti to więcej niż narzędzie administracyjne – to rozwiązanie, które łączy bezpieczeństwo i wygodę w komunikacji biznesowej. Dzięki intuicyjnemu procesowi aktywacji możesz szybko skonfigurować swoją skrzynkę e-Doręczeń i cieszyć się elastycznością korzystania z usług prywatnego dostawcy.
Poniżej przedstawiamy krok po kroku, jak to zrobić:
Aby rozpocząć, zaloguj się na swoje konto na platformie Autenti. Jeśli jeszcze go nie posiadasz, załóż nowe konto i aktywuj je zgodnie z instrukcjami. Po zalogowaniu przejdź do zakładki "Autenti e-Doręczenia".
Uwaga: Skrzynkę e-Doręczeń Autenti mogą założyć tylko super-administratorzy. Jeśli nie jesteś super-administratorem konta swojej firmy na platformie Autenti, skontaktuj się z odpowiednią osobą w Twojej organizacji.
Zgodnie z wymogami prawnymi, aby korzystać ze skrzynki e-Doręczeń Autenti, musisz ustawić aktywne miec dostępne przynajmniej dwie metody zabezpieczenia konta. Oznacza to, że do logowania wykorzystujesz przynajmniej dwie z następujących metod, przy czym dostępne muszą być metody z różnych grup:
Potwierdzenie w aplikacji mobilnej Autenti zastępuje dwa czynniki, co stanowi wygodny sposób zabezpieczenia. Aplikację mobilną Autenti możesz pobrać tutaj.
Aby ustawić dodatkowe metody zabezpieczenia:
Po prawidłowym ustawieniu zabezpieczeń, nagłówek "Poziom zabezpieczeń" powinien zmienić kolor na zielony.
Kolejnym krokiem jest weryfikacja konta na platformie Autenti. Do ukończenia tego procesu niezbędne będzie bezpłatne, elektroniczne podpisanie oświadczenia. Podpis musi zostać złożony przez uprawnionych reprezentantów firmy. Dla klientów indywidualnych weryfikacja konta to po prostu weryfikacja tożsamości – np. z użyciem aplikacji mObywatel.
Uwaga: Do weryfikacji konta firmowego niezbędny będzie udział osób w Twojej firmie, które mają prawo do jej reprezentacji.
Aby zweryfikować konto:
Po pomyślnej weryfikacji konta możesz przystąpić do utworzenia skrzynki e-Doręczeń:
Aby Twoja skrzynka była widoczna dla innych podmiotów, musisz ujawnić jej adres w BAE:
Po aktywacji usługi możesz już wysyłać i odbierać e-Doręczenia w pełni zgodne z wymogami prawnymi, korzystając z intuicyjnego panelu Autenti.
Dzięki tym krokom Twoja skrzynka e-Doręczeń Autenti jest gotowa do użycia, co pozwoli Ci na bezpieczne i efektywne zarządzanie korespondencją elektroniczną.
Założenie skrzynki e-Doręczeń to dopiero pierwszy krok. Aby w pełni wykorzystać jej możliwości, warto zrozumieć, jak odbierać i wysyłać wiadomości, zarządzać powiadomieniami oraz sprawdzać status korespondencji.
System e-Doręczeń działa podobnie do skrzynki e-mailowej, ale zapewnia znacznie wyższy poziom bezpieczeństwa i pewności doręczenia. Każda przesyłka ma moc prawną równoważną listowi poleconemu za potwierdzeniem odbioru. Dzięki temu użytkownicy mogą uniknąć konieczności odbierania korespondencji papierowej na poczcie.
Po aktywacji skrzynki użytkownik może zacząć korzystać z niej do odbioru i wysyłania korespondencji elektronicznej.
Każda wysłana wiadomość jest automatycznie zapisywana w zakładce „Wysłane”. Można tam sprawdzić status przesyłki i pobrać dowód nadania.
Aby nie przegapić ważnych dokumentów, warto skonfigurować powiadomienia. System e-Doręczeń umożliwia automatyczne informowanie użytkownika o nowych wiadomościach na dwa sposoby:
Przynajmniej jedna forma powiadomień musi być aktywna – system nie pozwala na całkowite ich wyłączenie.
Po wysłaniu wiadomości użytkownik może monitorować jej status w systemie. W zakładce „Nadane” znajdują się szczegółowe informacje o każdej przesyłce.
Dowód doręczenia jest dokumentem urzędowym i może być wykorzystywany jako potwierdzenie prawne w kontaktach z administracją publiczną lub kontrahentami.
Po założeniu skrzynki e-Doręczeń użytkownik może łatwo odbierać i wysyłać wiadomości, monitorować status przesyłek oraz ustawić powiadomienia o nowej korespondencji.
System e-Doręczeń to wygodne i bezpieczne rozwiązanie, które upraszcza komunikację z administracją publiczną i podmiotami biznesowymi. Stopniowe wdrażanie obowiązku posiadania skrzynki sprawia, że warto już teraz przygotować się na zmiany. W tym przewodniku omówiliśmy jak założyć skrzynkę e-Doręczeń, jakie dokumenty i narzędzia są wymagane oraz jak wygląda proces aktywacji. Dzięki temu użytkownicy mogą sprawnie przejść rejestrację i skorzystać z e-Doręczeń bez zbędnych przeszkód. Warto nie czekać na ostatni moment – wcześniejsza rejestracja pozwoli uniknąć problemów oraz zapewni pełną zgodność z nadchodzącymi przepisami.
Więcej o e-Doręczeniach: https://autenti.com/pl/e-doreczenia
Wprowadzenie e-Doręczeń budzi wiele pytań, szczególnie wśród przedsiębiorców i osób, które do tej pory korzystały głównie z tradycyjnej poczty. Poniżej znajdują się odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania dotyczące tej usługi, aby rozwiać wszelkie wątpliwości i ułatwić korzystanie z nowego systemu.
Nie całkowicie, ale w wielu przypadkach mogą ją zastąpić.
System e-Doręczeń jest cyfrowym odpowiednikiem listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Oznacza to, że w sytuacjach, w których przepisy wymagają wysyłania dokumentów w formie papierowej, można je teraz przesyłać elektronicznie.
Ważne! W niektórych przypadkach, takich jak wysyłka dokumentów do organów zagranicznych lub podmiotów niekorzystających z e-Doręczeń, wciąż może być konieczne użycie poczty tradycyjnej.
Założenie skrzynki zajmuje od kilku minut do kilku dni, w zależności od weryfikacji danych.
Po wysłaniu wniosku użytkownik otrzymuje e-mail z potwierdzeniem rejestracji, a po jego zatwierdzeniu skrzynka zostaje aktywowana.
Nie. Każda firma musi posiadać swoją własną skrzynkę e-Doręczeń.
Jeśli przedsiębiorca prowadzi kilka firm, np. spółkę oraz jednoosobową działalność, musi założyć osobne skrzynki dla każdej z nich.
Nie można usunąć adresu, ale można go przenieść do innego operatora (np. z publicznego do prywatnego).
W przypadku zmiany danych firmy (np. nazwy lub siedziby), system e-Doręczeń aktualizuje te informacje automatycznie na podstawie KRS lub CEIDG.
Nie, dla osób prywatnych e-Doręczenia są dobrowolne.
Jeśli osoba prywatna zdecyduje się na założenie skrzynki, będzie otrzymywać urzędowe pisma wyłącznie w formie elektronicznej – nie będą one już wysyłane w wersji papierowej.
Mateusz Kościelak
Mateusz Kościelak posiada ponad 10-letnie doświadczenie w sprzedaży i marketingu B2B, ze specjalizacją w Enterprise B2B SaaS. Jest wszechstronnym marketerem (V-Shaped) z doświadczeniem w budowaniu systemów generowania leadów przy wykorzystaniu contentu, SEO i marketingu efektywnościowego, koncentrując się na ekspansji międzynarodowej.
Odwiedź profil autora