Podczas webinaru z udziałem Łukasza Zakrzewskiego, Corporate Sales Team Lead, omówiono kluczowe aspekty związane z digitalizacją procesów HR. Łukasz Prasołek i Anna Jankowska, szczegółowo przedstawili regulacje i kwestie prawne, które umożliwiają taką transformację. Przeczytaj artykuł i dowiedz się, od czego zacząć zmianę w Twojej firmie.
Spis treści
1. Elektroniczne podpisywanie umów w działach HR
2. Różne rodzaje podpisów elektronicznych
3. Cyfrowa transformacja HR
4. Kluczowe narzędzia do cyfryzacji działów HR
5. Jakie są korzyści z cyfryzacji w działach HR?
6. Od czego zacząć cyfrową transformację w HR
Elektroniczne podpisywanie umów
w działach HR
Podpisy elektroniczne stają się integralnym elementem zarządzania dokumentacją w działach HR. Współczesne przedsiębiorstwa coraz częściej wykorzystują cyfrowe rozwiązania do realizacji procesów HR, co znacznie ułatwia zarządzanie dokumentacją zarówno dla pracodawców, jak i pracowników. Przykładem takich firm są Schibsted Tech oraz Bank Millennium, które z powodzeniem wdrożyły systemy elektronicznego podpisywania dokumentów, co przyczyniło się do usprawnienia procesów i zwiększenia efektywności operacyjnej.
Różne rodzaje podpisów elektronicznych
W działach HR można wykorzystywać różne rodzaje podpisów elektronicznych, w zależności od rodzaju dokumentu. Niektóre dokumenty wymagają użycia kwalifikowanego podpisu elektronicznego (QES), który jest prawnie równoważny z podpisem odręcznym. Przykłady takich dokumentów to:
- Umowy o pracę
- Umów o dzieło
- Umowy zlecenia
- Zaświadczenia o zarobkach
- Zaświadczenia o zatrudnieniu
- Zmiany warunków umów
- Wypowiedzeń umów o pracę
Kwalifikowany podpis elektroniczny, będący równoważny z podpisem odręcznym, umożliwia zdalne podpisywanie tych kluczowych dokumentów. Dzięki e-podpisom, wszystkie formalności związane z zatrudnieniem mogą być przeprowadzane bez potrzeby fizycznych spotkań, co jest niezwykle przydatne w dzisiejszej cyfrowej rzeczywistości.
W przypadku mniej formalnych dokumentów, takich jak umowy zlecenia, można zastosować zwykłe podpisy elektroniczne (bazowe), które umożliwiają szybkie i bezpieczne zawieranie umów online. Przykładem takiego rozwiązania jest e-podpis Autenti, który można wykorzystać do podpisywania dokumentów, takich jak:
- Formularze wewnętrzne
- Zgłoszenia urlopowe
- Oświadczenia pracownicze
Więcej informacji o e-podpisie Autenti znajdziesz tutaj.
Cyfrowa Transformacja HR
Elektroniczne akta osobowe to nowy standard, zastępujący tradycyjne papierowe teczki. Został on wprowadzony wraz z nowelizacją Kodeksu Pracy z 2019 roku, o czym więcej dowiesz się w naszym przeglądzie regulacji prawnych dla elektronicznego obiegu dokumentów kadrowych.
Wprowadzenie nowych pracowników do tzw. e-teczek od samego początku usprawnia zarządzanie dokumentacją, eliminując konieczność fizycznego przechowywania dokumentów. Digitalizacja istniejących akt osobowych, choć bardziej złożona, jest niezbędna dla spójności i dostępności danych, co przyczynia się do lepszego zarządzania informacjami w firmie.
"Wprowadzenie elektronicznych podpisów i cyfrowych teczek osobowych umożliwia sprawne zarządzanie dokumentacją oraz szybkie i bezpieczne podpisywanie umów, co jest kluczowe dla nowoczesnych działów HR."
- Łukasz Zakrzewski
Kluczowe narzędzia do cyfryzacji działów HR
Aby przeprowadzić cyfryzację w działach HR istotnym elementem będzie dobór i wdrożenie odpowiednich narzędzi, takich jak:
- Programy kadrowo-płacowe
- Platformy do podpisów elektronicznych
- Specjalistyczne systemy do elektronicznych akt osobowych
gwarantują one bezpieczne przechowywanie i efektywne zarządzanie dokumentacją, co jest kluczowe w kontekście ochrony danych osobowych.
Integracja tych narzędzi z istniejącymi systemami HR jest istotna, aby zapewnić płynność procesów i minimalizować ryzyko błędów, co z kolei zwiększa efektywność i wiarygodność działań HR. Dzięki temu firmy mogą skupić się na strategicznych aspektach zarządzania zasobami ludzkimi, zamiast tracić czas na administracyjne formalności.
Jedną z przewag platformy Autenti jest łatwość integracji z obecnymi systemami w firmie dzięki API. Autenti oferuje gotowe integracje z popularnymi systemami wykorzystywanymi w HR, takimi jak Webcon czy Suncode, co dodatkowo usprawnia procesy kadrowo-płacowe i zarządzanie dokumentacją pracowniczą.
Jakie są korzyści z cyfryzacji w działach HR?
Proces digitalizacji to więcej niż tylko pozbycie się papierowych dokumentów – to także całkowita zmiana w funkcjonowaniu działów HR. Cyfrowe rozwiązania były wprowadzane już przed pandemią, która jedynie przyspieszyła transformację, mogącą w normalnych warunkach trwać latami.
Obecnie digital HR obejmuje wszystkie etapy kariery pracownika w firmie, od rekrutacji, przez szkolenia, aż po zakończenie współpracy. Pracownicy przechodzą zdalnie procesy wdrażania i zakończenia zatrudnienia, a wszystkie dokumenty obsługiwane są w formie elektronicznej.
“Cyfryzacja w HR pozwala na szybszy dostęp do informacji, automatyzację procesów i minimalizację błędów, co znacząco zwiększa efektywność zarządzania dokumentacją pracowniczą."
Łukasz Zakrzewski
Firmy zyskują:
- Szybszy dostęp do informacji – automatyzacja procesów i minimalizacja błędów zwiększają efektywność zarządzania dokumentacją pracowniczą.
- Elektroniczne podpisy i teczki osobowe – umożliwiają sprawne zarządzanie dokumentacją oraz szybkie i bezpieczne podpisywanie umów.
- Zatrudnianie nowych pracowników – proces jest bardziej płynny, ponieważ wszystkie niezbędne dokumenty są dostępne od razu.
- Zarządzanie zmianami w umowach – Zmiany mogą być wprowadzane natychmiastowo i automatycznie przekazywane do odpowiednich osób.
- Bezpieczeństwo danych – Jednorazowe kody SMS do potwierdzania tożsamości oraz regularne backupy minimalizują ryzyko utraty danych i zapewniają zgodność z przepisami.
Od czego zacząć cyfrową transformację w HR
Etapowe wdrażanie cyfryzacji jest kluczowe dla sukcesu projektu. Rozpoczęcie od mniej skomplikowanych procesów, takich jak umowy zlecenia, pozwala na stopniowe wdrażanie bardziej zaawansowanych rozwiązań.
- Rozpocznij od prostych procesów – zdigitalizuj procesy dla nowych pracowników lub dla działu kadr.
- Wybierz odpowiednich partnerów technologicznych – współpraca z doświadczonymi dostawcami ułatwia integrację nowych rozwiązań z istniejącymi systemami IT.
- Skorzystaj z platform takich jak Autenti – zapewniają one wsparcie dla różnych rodzajów podpisów elektronicznych, kontrolę procesu podpisywania dokumentów oraz bezpieczeństwo na najwyższym poziomie.
Transformacja cyfrowa w HR jest nieunikniona i kluczowa dla efektywnego zarządzania zasobami ludzkimi. Autenti oferuje narzędzia, które wspierają ten proces, zapewniając wygodę, bezpieczeństwo i integrację z istniejącymi systemami.
