Strategia zarządzania umowami: przewodnik krok po kroku

Zarządzanie umowami to proces obsługi umów w całym ich cyklu życia – od tworzenia i negocjacji po realizację, śledzenie wyników i odnowienie.

Jak sugeruje definicja, jest to dość złożony proces, który wiąże się z wieloma wyzwaniami, a jednak każda firma musi się z nim zmierzyć.

A sposób, w jaki zarządzasz umowami, może określić ogólny sukces Twojej firmy.

Na przykład, słabe zarządzanie umowami może prowadzić do:

• średniej utraty 9,2% rocznych przychodów z powodu niewłaściwego zarządzania umowami,
• około 2,5-3,5 miliona dolarów wydanych na wyszukiwanie lub odtwarzanie zagubionych dokumentów (dla firm zatrudniających 1000 pracowników),
• dużej ilości czasu poświęconego na zarządzanie umowami – na przykład 97 dni tylko na odnawianie tych dokumentów.

To właśnie tutaj skuteczna strategia zarządzania umowami wkracza, aby uratować sytuację.

Odpowiednia strategia zarządzania umowami z hojną szczyptą automatyzacji w odpowiednich miejscach może Ci bardzo pomóc.

Posługując się przykładem z życia, Medicover – dostawca kompleksowych świadczeń pracowniczych zwiększył sukces w zarządzaniu umowami dzięki wdrożeniu platformy Autenti.

Przechodząc z tradycyjnego podpisywania umów na kompleksowe rozwiązanie cyfrowe z e-podpisami, Medicover skrócił czas potrzebny na podpisanie dokumentów z dwóch tygodni do zaledwie jednego dnia.

Przeczytaj poniższy przewodnik, aby dowiedzieć się, jak dokładnie powielić sukces Medicover i innych odnoszących sukcesy firm w zarządzaniu umowami.

Omówimy solidne strategie zarządzania umowami dla różnych etapów procesu zarządzania umowami, od ustalenia własności po audyty i usprawnienia.

Krok 0: ustal jasną odpowiedzialność i przypisz kluczowych interesariuszy

Przed zagłębieniem się w zarządzanie umowami, kluczowe jest ustalenie jasnej odpowiedzialności i przypisanie kluczowych interesariuszy do konkretnych obszarów. Bez określonych obowiązków, umowy mogą łatwo wpaść w szczeliny, prowadząc do przegapionych terminów, problemów z zgodnością i strat finansowych.

Dlatego krok zerowy w Twojej skutecznej strategii zarządzania umowami powinien zdecydowanie polegać na ustaleniu jasnej odpowiedzialności, zanim cokolwiek innego będzie miało miejsce.

Dlaczego?

Ten raport na temat zarządzania umowami w sektorach technologii i oprogramowania podkreśla, że w prawie 40% organizacji nie jest jasne, kto ponosi odpowiedzialność za zarządzanie umowami.

Z kolei 140 miliardów dolarów jest marnowanych każdego roku z powodu braku współpracy między zespołami handlowymi i prawnymi – doskonale podkreślając, jak oprócz samej odpowiedzialności i interesariuszy, równie ważna jest komunikacja między nimi.

Różne zespoły odgrywają ważne role w zarządzaniu umowami i każdy powinien mieć jasno określone obowiązki. Na przykład:

• Zespoły prawne: powinny upewnić się, że umowy są zgodne z prawem i polityką firmy. Przeglądają ryzyko prawne i warunki rozstrzygania sporów.
• Zespoły zakupowe/zaopatrzeniowe: zarządzają umowami z dostawcami, negocjują warunki i zapewniają zgodność umów z polityką zakupową.
• Zespoły finansowe: są odpowiedzialne za monitorowanie warunków płatności, budżetów i ryzyka finansowego związanego z umowami.
• Zespoły sprzedaży/rozwoju biznesu: posiadają umowy z klientami, zapewniając, że warunki są zgodne z celami biznesowymi i modelami przychodowymi.
• Kierownicy operacyjni/projektowi: nadzorują rezultaty i kamienie milowe umów. Śledzą również wskaźniki wydajności.
• Zespoły IT i zgodności: zajmują się bezpieczeństwem danych, zgodnością z RODO i umowami dotyczącymi oprogramowania w kontraktach związanych z technologią.

Biorąc to pod uwagę, przyjrzyj się zaleceniom i przeciwwskazaniom w kroku zerowym definiowania swojej strategii:

💡 Wskazówka: użyj macierzy RACI (Odpowiedzialny, Zatwierdzający, Konsultowany, Informowany) do jasnego określenia odpowiedzialności interesariuszy.

Krok 1: ustal cele i KPI do śledzenia

Strategiczne podejście do zarządzania umowami następuje po zdefiniowaniu odpowiedzialności i ról interesariuszy poprzez ustalenie jasnych celów i kluczowych wskaźników wydajności (KPI) do śledzenia sukcesu zarządzania umowami.

Bez mierzalnych celów niemożliwe jest następnie analizowanie i poprawianie wydajności zarządzania umowami w firmie, identyfikowanie nieefektywności czy optymalizacja procesów.

Jak jednak zdefiniować swoje cele?

Twoje cele zarządzania umowami powinny być zgodne z szerszymi celami biznesowymi, takimi jak poprawa efektywności, zmniejszenie ryzyka i zwiększenie rentowności.

Na przykład możesz rozważyć następujące cele:

• Skrócenie czasu zatwierdzania umów – aby skrócić cykl życia umowy i zwiększyć efektywność operacyjną,
• Skrócenie czasu potrzebnego na podpisanie umów, 
• Zmniejszenie kosztu zamknięcia każdej umowy.

Krok 2: zdefiniuj jasne przepływy pracy i szablony

Po ustaleniu celów i KPI, kolejnym krokiem jest ustanowienie znormalizowanych przepływów pracy i szablonów umów, aby kontynuować to z efektywnością.

Dobrze zdefiniowany przepływ pracy umowy minimalizuje opóźnienia w procesie umowy, zmniejsza błędy i usprawnia zarządzanie umowami od sporządzenia do realizacji.

Z drugiej strony szablony umów zwykle po prostu przyspieszają czas potrzebny na wykonanie powtarzających się umów – zamiast wymyślać koło na nowo.

W rzeczywistości 75% wewnętrznych radców prawnych jest niezadowolonych z obecnej technologii przepływu pracy umów. Strategiczne zarządzanie umowami z pewnością może to zmienić na lepsze.

Jak teraz zdefiniować uproszczony przepływ pracy? Możesz zacząć od następującego procesu z typowymi etapami zarządzania umowami:

Prośba i inicjacja umowy, czyli kto rozpoczyna umowę? (sprzedaż, zakupy, prawnik itp.) https://procurementtactics.com/contract-management-statistics/

Sporządzanie i wybór szablonu, czy należy użyć wcześniej zatwierdzonego szablonu, czy zacząć od zera?

Wewnętrzny przegląd i zatwierdzenie – zdefiniuj, kto musi zatwierdzić i ustaw terminy odpowiedzi.

Negocjacje i nanoszenie poprawek. Tutaj śledź historię wersji i zmiany wprowadzone podczas negocjacji.

Zatwierdzenie i wykonanie, do których możesz wykorzystać e-podpisy, aby wyeliminować ręczne opóźnienia.

Przechowywanie. Po podpisaniu i opieczętowaniu wszystkiego, scentralizuj podpisane umowy w bezpiecznym repozytorium.

Bieżące monitorowanie – ustaw przypomnienia o odnowieniach, audytach i zobowiązaniach.

Teraz spójrz na zalecenia i przeciwwskazania dla tego kroku procesu.

Krok 3: przejdź na elektroniczne podpisywanie, udostępnianie i przechowywanie umów

Jednym z najlepszych sposobów na poprawę zarządzania umowami jest automatyzacja i digitalizacja przynajmniej części procesu.

Jedną z nowoczesnych strategii zarządzania umowami, którą możesz zastosować, jest przejście z tradycyjnego podpisywania na elektroniczne, bez użycia papieru.

Spójrz na historię Grupy TZMO, która przeszła z tradycyjnego na elektroniczne podpisywanie umów i w rezultacie skróciła czas przetwarzania umów nawet o 90%.

Przed przejściem na e-podpisy przy użyciu Autenti, procesy podpisywania umów TZMO trwały do dwóch tygodni dla umów krajowych i nawet do trzech miesięcy dla umów międzynarodowych.

Pracownicy drukowali dokumenty, zbierali podpisy i wysyłali je kurierem, co znacznie wydłużało czas przetwarzania.

Teraz finalizują dokumenty nawet w ciągu kilku godzin, wszystko dzięki Autenti jako platformie do e-podpisów.

Przejście na elektroniczne podpisywanie umów to jednak nie tylko oszczędność czasu. To również:

• Lepsza bezpieczeństwo i zgodność: platformy e-podpisów, takie jak Autenti, zapewniają odpowiednie szyfrowanie, ścieżki audytu, dostęp oparty na rolach i spełniają globalne standardy bezpieczeństwa i prawne, takie jak eIDAS (UE), ISO, RODO i inne.
• Lepsza dostępność: możesz podpisywać umowy z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie. Podpisy elektroniczne są idealne dla zespołów zdalnych i globalnych firm. Ponadto interfejsy przyjazne dla urządzeń mobilnych umożliwiają podpisywanie nawet bezpośrednio z telefonu.
• Zmniejszone koszty i wpływ na środowisko: używanie e-podpisów zamiast papierowych umów oszczędza pieniądze na drukowanie, usługi kurierskie, przechowywanie i ręczne przetwarzanie. Eliminuje również marnotrawstwo papieru.
• Lepsze śledzenie umów: automatyczne powiadomienia i przypomnienia o podpisaniu nowych dokumentów zapobiegają opóźnieniom i przegapionym terminom. Ponadto śledzenie statusu w czasie rzeczywistym zapewnia przejrzystość w całym procesie podpisywania.

Wskazówka: Wybierz dostawcę e-podpisów, który oferuje wszystkie trzy główne typy e-podpisów w podstawowych planach, jak Autenti, aby nie przepłacać za plany wyższego poziomu tylko po to, aby uzyskać dostęp do wszystkich typów e-podpisów.

Krok 4: automatyzuj, co możesz

Zarządzanie umowami obejmuje liczne powtarzalne zadania – sporządzanie, zatwierdzanie, śledzenie odnowień i kontrole zgodności.

Automatyzacja tego, co możesz, zmniejsza błędy ludzkie i przyspiesza cykle życia umów, ostatecznie oszczędzając czas i pieniądze w całym procesie cyklu życia umowy.

Automatyzacja może odbywać się za pomocą oprogramowania do zarządzania umowami, które pomaga w takich rzeczach jak automatyczne powiadomienia i przypomnienia o odnowieniach umów oraz ogólnie zautomatyzowane zarządzanie umowami.

W rzeczywistości automatyzacja procesów zarządzania umowami przyspiesza cykle negocjacji nawet o 50%. Prawnicy szczególnie zgłaszali, że automatyzacja zarządzania umowami zaoszczędziła im nawet 82% czasu.

Co możesz zautomatyzować w zarządzaniu umowami?

1. Sporządzanie umów i szablony: możesz używać wcześniej zatwierdzonych szablonów z funkcją automatycznego wypełniania, aby szybko generować umowy.
2. Całe przepływy pracy: możesz skonfigurować automatyczne kierowanie, aby umowy trafiały do odpowiednich interesariuszy we właściwym czasie (np. prawnych, finansowych, zakupowych) na podstawie predefiniowanych reguł.
3. Przypomnienia o podpisaniu: możesz skonfigurować automatyczne przypomnienia o oczekujących e-podpisach dla szybszej realizacji. Taka funkcja jest dostępna na platformie Autenti.
4. Odnowienia: AI może pomóc Ci w śledzeniu umów, aby zidentyfikować dokumenty zbliżające się do wygaśnięcia.
5. Śledzenie wydajności i KPI: możesz również automatycznie generować raporty w czasie rzeczywistym na temat czasu cyklu umowy, oszczędności kosztów i stopnia zgodności.

Przy automatyzacji warto również pamiętać o kilku praktycznych kwestiach:

💡 Wskazówka: korzystanie z oprogramowania do podpisu elektronicznego z funkcją masowego podpisywania może pomóc w obsłudze licznych dokumentów, szczególnie powtarzających się.

Krok 5: ustanów strategię odnowienia i wyjścia z umowy

Najlepsze strategie zarządzania umowami również dobrze przygotowują do odnowień umów i możliwych rozwiązań umów.

Dzieje się tak, ponieważ zarządzanie umowami nie kończy się na podpisaniu i realizacji warunków – potrzebujesz ustrukturyzowanego procesu odnowienia i wyjścia, aby zmaksymalizować wartość umowy, unikając jednocześnie niepotrzebnych ryzyk lub kosztów.

Dlaczego ten krok jest ważny:

• Wiele firm przegapia terminy odnowienia, co prowadzi do automatycznych odnowień na niekorzystnych warunkach.
• Słabe strategie wyjścia mogą skutkować sporami prawnymi, stratami finansowymi lub ryzykiem bezpieczeństwa danych, gdy umowy wygasają.
• Proaktywne renegocjowanie umów pomaga poprawić warunki, ceny i zgodność.

Na przykład 71% firm nie może znaleźć 10% lub więcej swoich umów, co sprawia, że odnowienia i rozwiązania są jeszcze trudniejsze.

Teraz spójrz na zalecenia i przeciwwskazania dla tego kroku:

Krok 6: przeprowadzaj audyty i wprowadzaj ulepszenia

Nawet najlepszy system zarządzania umowami wymaga regularnych audytów i ulepszeń, aby upewnić się, że zmierzasz we właściwym kierunku.

Przeprowadzanie audytów pomaga zidentyfikować ryzyka, nieefektywności i obszary do optymalizacji, pomagając Ci z czasem dostarczać więcej i lepiej.

Ale jak przeprowadzić skuteczny audyt umowy? Cóż, możesz:

1. Zdefiniować zakres audytu: 
   1. Określić, czy przeprowadzasz audyt pod kątem zgodności, efektywności, wyników finansowych czy oceny ryzyka umowy. 
   2. Zdecydować, czy audyt obejmie wszystkie umowy, czy określony podzbiór (np. umowy z dostawcami, umowy z klientami).
2. Przeanalizować zobowiązania umowne i zgodność: 
   1. Sprawdzić, czy wszystkie strony wypełniły swoje obowiązki umowne. 
   2. Upewnić się, że umowy są zgodne z przepisami branżowymi i polityką firmy. 
   3. Zidentyfikować przegapione terminy, kary lub problemy z odnowieniem.
3. Ocenić ekspozycję finansową i ryzyko: 
   1. Zidentyfikować ukryte koszty, ryzyka finansowe i wyciek przychodów. 
   2. Przeanalizować, czy warunki umowy są korzystne finansowo i faktycznie zgodne z celami biznesowymi.
4. Ocenić wydajność umowy i relacje z dostawcami/klientami: 
   1. Zmierzyć zadowolenie klientów z umowy. 
   2. Zidentyfikować umowy o niskiej wydajności, które wymagają renegocjacji lub rozwiązania. 
   3. Śledzić czas rozwiązywania sporów i wskaźniki egzekwowania umów.
5. Zidentyfikować ulepszenia procesu: 
   1. Znaleźć nieefektywności w tworzeniu, zatwierdzaniu i odnawianiu umów.

I zawsze pamiętaj, aby po każdym audycie faktycznie wprowadzić zmiany i stale się doskonalić na podstawie ustaleń.

Szkolić zespoły w zakresie najlepszych praktyk i lekcji wyciągniętych z audytu oraz ustanowić nowe KPI do monitorowania bieżącej wydajności umów.

Oprócz tego wszystkiego, pamiętaj o zaleceniach i przeciwwskazaniach w ostatnim kroku tworzenia strategii zarządzania umowami:

Wskazówka: to jest część, w której sztuczna inteligencja może być szczególnie pomocna.

Zarządzaj umowami o 90% szybciej z Autenti

Pytanie "czy potrzebuję strategii zarządzania umowami?" jest przestarzałe. Każda firma potrzebuje odpowiedniej strategii zarządzania umowami, aby poradzić sobie z wieloma zarządzanymi dokumentami.

Stosuj najlepsze praktyki, które omówiliśmy powyżej, podczas opracowywania strategii zarządzania umowami, którą zamierzasz stosować.

Dlaczego?

Ponieważ dobrze realizowana strategia zarządzania umowami zwiększa efektywność i rentowność. Naprawdę wydobywa na światło dzienne wiele korzyści z zarządzania umowami.

Z Autenti możesz zarządzać umowami i innymi dokumentami biznesowymi nawet o 90% szybciej, tak jak TZMO, Medicover i inni już to zrobili.

Rozpocznij 14-dniowy bezpłatny okres próbny z Autenti już dziś.