Zarządzanie umowami zakupowymi: ABC dla przedsiębiorstw

Działy zakupów w dużych przedsiębiorstwach to niedoceniani bohaterowie, którzy utrzymują operacyjne koła w ruchu. 

Są odpowiedzialni za pozyskiwanie towarów i usług w globalnych łańcuchach dostaw, zarządzanie relacjami z dostawcami i — co najważniejsze — zabezpieczanie tego wszystkiego w umowach. 

Mówiąc o tej ostatniej części, zarządzanie umowami zakupowymi to nie tylko papierkowa robota związana z różnymi relacjami biznesowymi i pozyskiwaniem towarów. 

Chodzi o ograniczanie ryzyka, zapewnianie wartości i utrzymywanie całego biznesu z dala od kłopotów.

Czym jest zarządzanie umowami zakupowymi?

Zarządzanie umowami zakupowymi to proces zarządzania umowami związanymi z zadaniami zakupowymi, w całym cyklu życia umowy. 

Możemy powiedzieć, że to mieszanka strategicznego dostosowania do różnych zespołów i zewnętrznych dostawców, kontroli zgodności i bieżącej odpowiedzialności. 

Zespoły zakupowe wykorzystują zarządzanie umowami, aby zapewnić:

• Ceny, warunki i SLA są ustalone i egzekwowalne. 
• Dostawcy mogą być rozliczani z terminów i rezultatów. 
• Wewnętrzni interesariusze wiedzą, co zostało uzgodnione — i nie łamią przypadkowo warunków. 
• Ryzyka umowne (takie jak automatyczne przedłużenia czy naruszenia danych) są wcześnie wykrywane.

Teraz przyjrzyjmy się bardziej przykładowym scenariuszom, przez które przechodzą zespoły zakupowe w przedsiębiorstwach, aby lepiej zobrazować całą sytuację.

Zarządzanie umowami zakupowymi: 3 przykłady z różnych branż

Aby lepiej zrozumieć zarządzanie umowami w działach zakupów, przejdziemy przez trzy konkretne przykłady z różnych branż — zaczynając od świata technologii.

1. Branża technologiczna: licencjonowanie SaaS i ochrona danych

Wyobraź sobie, że globalna firma programistyczna odnawia wieloletnią umowę licencyjną SaaS z dostawcą usług chmurowych. 

Typem umowy, z którą mamy do czynienia w tym przypadku, jest umowa licencyjna na oprogramowanie z SLA i gwarancjami czasu działania. 

Rolą działu zakupów w zarządzaniu umowami tego typu jest zasadniczo zapewnienie, że odnowienie nie wprowadzi niezauważonego automatycznego wzrostu cen, negocjowanie warunków dotyczących rezydencji danych i zgodności (pomyśl o RODO, SOC 2) oraz koordynacja z zespołami ds. bezpieczeństwa informacji i prawnymi w celu przeglądu klauzul dotyczących powiadamiania o naruszeniach — czyli dokładne przejrzenie tego, co umowa mówi o:

• Co się dzieje, jeśli dostawca doświadczy naruszenia danych (np. zostanie zhakowany, straci dane klientów). 
• Jak szybko dostawca musi powiadomić twoją firmę o naruszeniu (np. w ciągu 24 lub 72 godzin). 
• Jakie obowiązki ma dostawca — jak zbadanie naruszenia, naprawienie problemu lub pokrycie szkód.

Dlaczego dział zakupów ma znaczenie? 

Znaczenie działu zakupów polega tutaj na aktywnym działaniu w celu ochrony firmy przed niekorzystnymi warunkami. 

Na przykład, jeśli dostawca przestanie działać lub nie spełni wymogów zgodności, firma może stanąć w obliczu przerw w świadczeniu usług lub narazić się na konsekwencje prawne. 

Dział zakupów ma wgląd w warunki umowy, które regulują odpowiedzialność, wsparcie i odnowienie.

2. Farmacja: umowy na dostawy do badań klinicznych

Teraz przeanalizujemy przykład firmy farmaceutycznej, która zawiera umowę z CRO (Contract Research Organization) na badanie kliniczne III fazy. 

Zanim umowa zostanie nawet sfinalizowana, zespoły zakupowe mają już dużo pracy. Dzieje się tak, ponieważ gdy firma zatrudnia CRO, umowa jest często wysokowartościowa, długoterminowa i ściśle regulowana — dlatego rola działu zakupów obejmuje wybór wykwalifikowanego CRO z historią zgodności i niezawodności. 

W tym przypadku typem umowy, którym będzie musiał zarządzać dział zakupów, będzie najprawdopodobniej Umowa Ramowa o Świadczenie Usług (Master Service Agreement) oraz zakres prac (SOW - Statement of Work) dotyczący logistyki miejsca badań, testów laboratoryjnych i analizy danych. 

Rola działu zakupów w tym przypadku to:

• Zapewnienie, że płatności oparte na kamieniach milowych są powiązane z faktycznymi rezultatami. 
• Monitorowanie harmonogramów umów, aby dostosować je do terminów składania wniosków regulacyjnych. 
• Śledzenie zmian i możliwych rozszerzeń zakresu. 
• Negocjowanie jasnych rezultatów, kamieni milowych i warunków płatności. 
• Zapewnienie, że umowa chroni przed opóźnieniami, błędami w danych lub ryzykiem regulacyjnym.

Dlaczego dział zakupów ma znaczenie? 

Opóźnienia w badaniach klinicznych są kosztowne i mogą zniweczyć wprowadzenie produktu na rynek. 

Przeoczenie klauzuli dotyczącej terminów dostarczenia miejsca badań lub raportowania danych może zakłócić cały proces — dział zakupów dba o to, by pieniądze pozostały w kieszeni firmy.

3. Produkcja: umowy na dostawy surowców

Przejdźmy teraz do producenta samochodów, który podpisuje długoterminowe umowy na dostawy stali i mikrochipów. W tym przypadku typem umowy może być wieloletnia umowa zakupowa oparta na wolumenie. 

Rolą działu zakupów w zarządzaniu tym typem umowy byłoby:

• Ustalenie cen i ilości w zmiennych warunkach rynkowych. 
• Monitorowanie harmonogramów dostaw i kar za opóźnienia. 
• Ograniczanie ryzyka, na przykład za pomocą klauzul podwójnego sourcingu — pozwalających na pozyskiwanie materiału za pośrednictwem innego dostawcy, jeśli pierwszy doświadczy zatrzymania w łańcuchu produkcyjnym lub nastąpi zbyt duża zmienność cen.

Dlaczego dział zakupów ma znaczenie? 

Jeśli dostawca nie dotrzyma terminów dostaw, cała linia produkcyjna może się zatrzymać. Dział zakupów musi śledzić wyniki i klauzule odnowienia, aby uniknąć zaskoczenia.

8 popularnych typów umów zakupowych

Znając przykładowe scenariusze, z którymi mierzą się zespoły zakupowe podczas zarządzania umowami, przyjrzyjmy się najczęstszym typom umów, którymi zarządzają.

1. Umowy o stałej cenie (FFP)

Menedżer ds. zakupów musi znać umowy o stałej cenie (FFP), które są rodzajem umowy zakupowej, gdzie kupujący zgadza się zapłacić sprzedającemu ustaloną kwotę za określony produkt lub usługę, niezależnie od faktycznych kosztów poniesionych przez sprzedającego.

Są one powszechne zarówno w zamówieniach rządowych, jak i sektora prywatnego, i są często stosowane, gdy wymagania projektu są jasne i dobrze zdefiniowane. Rola działu zakupów w umowach o stałej cenie polega na zapewnieniu jasnego określenia zakresu, wyboru dostawcy i warunków umowy, które chronią organizację, jednocześnie zapewniając jakość, terminowe rezultaty po ustalonej cenie.

Z kolei zespoły zakupowe powinny uważać na niejasne zakresy i niepełne specyfikacje w umowach FFP, ponieważ wszelkie niejednoznaczności mogą prowadzić do sporów, ukrytych kosztów lub rezultatów niskiej jakości. Zarządzanie relacjami z dostawcami nie może na tym ucierpieć, a niejasność w jakiejkolwiek komunikacji prawie zawsze prowadzi w tę stronę.

2. Umowy z refundacją kosztów

Umowy z refundacją kosztów to porozumienia, gdzie kupujący zgadza się pokryć rzeczywiste koszty poniesione przez sprzedającego podczas projektu, plus dodatkową opłatę lub zysk. Są one zwykle stosowane, gdy zakres projektu nie jest w pełni zdefiniowany lub gdy potrzebna jest elastyczność.

Rolą działu zakupów jest tu negocjowanie jasnych struktur kosztów i mechanizmów nadzoru, śledzenie wyników i wydatków oraz zapewnienie przejrzystości i odpowiedzialności przez cały cykl życia umowy.

3. Umowy ramowe o świadczenie usług (MSA)

Są one podstawą długoterminowych relacji z dostawcami. MSA definiują ogólne warunki — płatności, prawa własności intelektualnej, rozwiązywanie sporów — tak, aby przyszłe projekty z tym samym dostawcą nie wymagały renegocjacji od podstaw. 

Zespoły zakupowe koncentrują się na negocjowaniu korzystnych warunków ogólnych, które skalują się między zespołami.

4. Zakresy prac (SOW)

Umowy dotyczące Zakresu Prac definiują zakres, rezultaty, terminy i ceny za konkretne prace objęte MSA. Pomyśl o nich jak o "liście zadań". 

Zespoły zakupowe ustalają zakres, rezultaty i kary za opóźnienia lub niską jakość pracy. Przy tych typach umów dział zakupów musi zdecydowanie uważać na niejasności. 

Ponieważ prowadzą one do pełzania zakresu, wzajemnego obwiniania się i przekroczeń budżetu.

5. Umowy zakupu lub zamówienia (PO)

Umowy zakupu są stosowane do kupowania towarów, materiałów lub jednorazowych usług. 

PO są często zautomatyzowane za pomocą systemów ERP (Enterprise Resource Planning), ale nadal związane z warunkami wynegocjowanymi wcześniej. Zespoły zakupowe zapewniają tu, że ceny i warunki dostawy są zgodne z warunkami umowy. 

Wszelkie niezgodne warunki między umową a PO mogą powodować spory dotyczące faktur lub opóźnienia w wysyłce.

6. Umowy o zachowaniu poufności (NDA)

Podstawowa, ale często pomijana umowa — NDA są podpisywane wcześnie, aby umożliwić otwarte dyskusje bez narażania własności intelektualnej, tajemnic handlowych czy planów strategicznych. 

Głównym celem jest tu ochrona danych firmy podczas rozpoczynania współpracy z nowymi dostawcami.

7. Umowy licencyjne i SaaS

Umowy licencyjne i SaaS regulują dostęp do oprogramowania — na przykład, opartego na chmurze. Są naładowane terminami technicznymi: limity użytkowania, SLA wsparcia, gwarancje czasu działania i własność danych. 

Tak więc, zespoły zakupowe muszą upewnić się, że firma otrzymuje to, za co płaci — skalowalność, zgodność, wsparcie. 

Szczególnie zwracają uwagę na wszelkie ukryte automatyczne przedłużenia, nieelastyczne poziomy licencji lub nieodpowiednie prawa do danych, które mogą stworzyć długoterminowe problemy.

8. Umowy outsourcingowe i logistyczne

Ostatnie, ale równie ważne. Zespoły zakupowe często zajmują się również umowami outsourcingowymi i logistycznymi, które obejmują usługi stron trzecich, takie jak łańcuchy dostaw, magazynowanie, obsługa klienta, a nawet działy pomocy IT. 

Tutaj dopracowują Umowy o Poziomie Usług, zakresy usług, modele cenowe i warunki zarządzania ryzykiem.

Proces zarządzania umowami zakupowymi i najlepsze praktyki

Proces zarządzania umowami w różnych zespołach jest zwykle dość podobny, zaczynasz od tworzenia umowy, następnie umowa jest podpisywana, a kończysz na odnowieniu lub całkowitym zakończeniu umowy.

Ale każdy zespół ma swoje własne rzeczy, na których musi się skupić w różnych etapach zarządzania umowami.

Przyjrzyjmy się więc najlepszym praktykom zarządzania umowami w przypadku zespołów zakupowych.

Przyjęcie i zbieranie wymagań

Najpierw ktoś czegoś potrzebuje. Dział zakupów zbiera szczegóły, potwierdza budżet i sprawdza kwalifikowalność dostawcy.

Kluczowe działania to:

• Potwierdzenie zapotrzebowania: jaka jest dokładna potrzeba i dlaczego jest konieczna? 
• Walidacja budżetu: upewnienie się, że koszty mieszczą się w zakresie i odpowiednie zgody finansowe są na miejscu. 
• Kwalifikowalność dostawcy: sprawdzenie, czy dostawca jest wstępnie zatwierdzony, posiada odpowiednie kwalifikacje i spełnia standardy firmy. W razie potrzeby przeprowadzenie badania rynku w celu znalezienia odpowiedniego dostawcy.

Najlepsza praktyka: posiadanie standardowego formularza przyjęcia zapotrzebowania, aby zebrać kluczowe szczegóły za jednym razem. Unika to zamieszania i zapewnia, że nie przegapisz żadnej kluczowej informacji na początku.

Sporządzanie i negocjacje

Gdy masz już wszystkie wymagania, zaczynasz sporządzać umowę, a następnie negocjować warunki.

Kluczowe działania to:

• Dostosowanie umowy: dopasowanie warunków do dokładnych potrzeb, czy to poziomów usług, cen czy klauzul własności intelektualnej — zwłaszcza jeśli pracujesz z szablonami. 
• Włączenie zespołu prawnego: zespół prawny powinien być włączony wcześnie, aby przejrzeć warunki, zwłaszcza przy złożonych umowach lub gdy istnieje wysokie ryzyko, jak w przykładzie, który omówiliśmy dotyczącym licencjonowania SaaS i ochrony danych. 
• Negocjowanie zabezpieczeń handlowych: zespoły zakupowe powinny negocjować klauzule, które chronią firmę finansowo i operacyjnie — takie jak kary za opóźnienia, rabaty ilościowe, prawa do rozwiązania umowy czy ograniczenia wyłączności. 
• Uzgodnienie obowiązków dostawcy: upewnij się, że umowa jasno określa, za co odpowiada dostawca, w tym standardy dostawy, raportowanie, wymagania bezpieczeństwa i zgodność z przepisami. 
• Walidacja modeli cenowych: dział zakupów powinien dokładnie sprawdzić strukturę cenową. Czy stała, stopniowana czy oparta na użytkowaniu, aby upewnić się, że odpowiada potrzebom biznesowym.

Najlepsza praktyka: zachowaj umowę prostą i jasną — używaj prostego, zrozumiałego języka, gdzie to możliwe, aby uniknąć niejednoznaczności.

Proces zatwierdzania

Finanse, dział prawny, zgodność, szefowie działów i interesariusze — wszyscy muszą zatwierdzić i "pobłogosławić" treść umowy.

Kluczowe działania mogą wyglądać tak:

• Zatwierdzenie międzyfunkcyjne: każdy dział musi upewnić się, że umowa jest zgodna z celami firmy i wymogami zgodności. 
• Dostosowanie interesariuszy: dział zakupów powinien ponownie sprawdzić, czy umowa odzwierciedla to, co zostało pierwotnie zamówione i uzgodnione.

Najlepsza praktyka: zautomatyzuj proces. Korzystanie z oprogramowania do zarządzania umowami w celu automatyzacji kierowania zatwierdzeń przyspiesza proces i zmniejsza szansę na nieporozumienia.

Podpisywanie dokumentu

Gdy wszyscy zatwierdzili warunki, nadchodzi czas na podpis. Dziś podpisy cyfrowe są normą, usprawniając proces i zapewniając bezpieczeństwo.

Kluczowe działania to:

• Sprawdzenie kompletności: upewnij się, że wszystkie niezbędne załączniki, dodatki i aneksy są dołączone przed wykonaniem. 
• Potwierdzenie tożsamości dostawcy: w razie potrzeby, przed podpisaniem ostatecznego dokumentu, potwierdź tożsamość dostawcy. 
• Upewnij się, że wszystkie podpisy są obecne: zweryfikuj, czy wszystkie wymagane strony podpisały umowę, zarówno wewnętrzne, jak i zewnętrzne.

Najlepsza praktyka: użyj bezpiecznej i sprawdzonej platformy do podpisów elektronicznych, która oferuje wszystkie funkcje, których potrzebujesz, aby faktycznie usprawnić zarządzanie umowami zakupowymi i podpisywanie.

Na przykład, Autenti to całkowicie bezpieczne narzędzie do e-podpisów, które oferuje wszystko, czego potrzebujesz w podpisywaniu dokumentów zakupowych. Od weryfikacji tożsamości, przez masowe podpisywanie, ślady audytu dla każdego złożonego podpisu, powiadomienia o dokumentach wymagających podpisu, po archiwum w chmurze do łatwego przechowywania podpisanych umów.

Uczyń zarządzanie umowami zakupowymi bezpiecznym i łatwym z Autenti. Wypróbuj za darmo przez 14 dni, bez wymagania karty kredytowej.

Przechowywanie i dostęp

Po wykonaniu umowa musi być odpowiednio przechowywana do przyszłego wykorzystania. Czy to do audytu, egzekwowania czy odnowienia, łatwy dostęp do umowy jest kluczowy.

Kluczowe działania to:

• Przechowuj umowę w scentralizowanym magazynie: przechowuj wszystkie umowy w jednym miejscu z kontrolą wersji — na przykład, korzystając z Autenti. 
• Zapewnij łatwe wyszukiwanie: jeśli nie korzystasz z narzędzia, które zrobi to za ciebie, upewnij się, że sam zorganizujesz dokumenty. Umowy powinny być skategoryzowane, oznaczone tagami i możliwe do wyszukania, aby umożliwić szybki dostęp w razie potrzeby.

Najlepsza praktyka: wdrożenie kontroli wersji, aby śledzić zmiany umowy w czasie i zapobiegać zamieszaniu.

Monitorowanie i zarządzanie odnowieniami

Ostatni krok to miejsce, gdzie wiele umów upada — ponieważ nikt nie śledzi SLA lub automatycznych odnowień, dopóki nie jest za późno.

Ten etap dotyczy więc śledzenia wydajności dostawcy, zgodności umowy i nadchodzących odnowień, aby upewnić się, że wszystko idzie zgodnie z planem.

Kluczowe działania obejmują:

• Monitorowanie wydajności umowy: śledzenie SLA, kamieni milowych i rezultatów, aby upewnić się, że dostawcy spełniają swoje zobowiązania. 
• Śledzenie odnowień: ustawienie alertów i przypomnień z dużym wyprzedzeniem przed wygaśnięciem umowy lub automatycznymi odnowieniami.

Najlepsza praktyka: przeprowadzaj okresowe przeglądy. Czy kwartalne, czy półroczne, przeglądy pomagają zidentyfikować problemy z wydajnością lub możliwości oszczędności kosztów, zanim staną się problemami.

Powszechne wyzwania, z którymi mierzą się zespoły zakupowe w przedsiębiorstwach

Zarządzanie umowami w przedsiębiorstwach to specyficzny przypadek zarządzania umowami sam w sobie. Dodaj do tego specyfikę zakupów, taką jak zarządzanie dostawcami, a skończysz z unikalnymi przeszkodami.

Wyzwania w zarządzaniu umowami zakupowymi mogą wyglądać podobnie do tych, które opisaliśmy poniżej.

Ilość i złożoność

Powszechnym wyzwaniem w zarządzaniu umowami jest ilość i wysoka złożoność takich dokumentów. Zespoły zakupowe zajmują się setkami, czasem tysiącami umów rocznie. Od prostych zamówień zakupu po ogromne wieloletnie umowy serwisowe, to dużo do żonglowania.

Zgodność

Z wewnętrznymi politykami, ramami regulacyjnymi i międzynarodowymi przepisami handlowymi, zachowanie zgodności nie jest opcjonalne — jest kluczowe.

Każda umowa musi być zgodna z:

• Wewnętrznymi kontrolami i politykami zatwierdzania. 
• Ramami regulacyjnymi (pomyśl o RODO lub HIPAA). 
• Lokalnymi i międzynarodowymi przepisami handlowymi.

Jeden błąd? Narażenie prawne, grzywny lub gorzej. Dział zakupów musi równoważyć zwinność z odpowiedzialnością.

Koordynacja interesariuszy

Dział prawny, finanse, operacje, IT — każdy ma swoją rolę, a dział zakupów jest punktem koordynacji. Każdy interesariusz ma swoje własne priorytety, a dział zakupów musi wszystkich dostosować.

Zarządzanie dostawcami

Nie tylko podpisywanie umów, ale upewnianie się, że dostawcy dostarczają to, co obiecali, kiedy obiecali.

Podpisanie umowy to tylko pierwszy krok. Upewnienie się, że dostawca:

• Dostarcza to, co obiecał. 
• Spełnia swoje SLA. 
• Pozostaje zgodny.

To często miejsce, gdzie zaczyna się prawdziwa praca. Dział zakupów musi śledzić, egzekwować, eskalować i negocjować, nieprzerwanie.

Silosy danych i przestarzałe narzędzia

Wiele zespołów zakupowych nadal korzysta z przestarzałych systemów zarządzania umowami lub arkuszy kalkulacyjnych, co zabija widoczność i efektywność.

Pomimo swojej skali, wiele przedsiębiorstw nadal polega na:

• Wątkach e-mail, 
• Wspólnych dyskach, 
• Śledzeniu Excel, 
• I niepołączonych systemach prawnych.

Wynik? Zgubione umowy, przeoczone odnowienia i zero widoczności. Dział zakupów nie może zarządzać tym, czego nie widzi, nawet z najlepszą strategią zarządzania umowami na pokładzie.

Co może się zmienić?

Wszyscy znamy znaczenie zarządzania umowami, ale znamy również wyzwania, które się z tym wiążą. Więc jak upewnić się, że można czerpać wszystkie korzyści z zarządzania umowami, faktycznie usprawniając pracę działu zakupów?

Istnieje kilka rozwiązań, które można dodać do procesu zarządzania umowami, aby pomóc w stawieniu czoła wyzwaniom.

Po pierwsze, inteligentniejsze wykorzystanie technologii. Narzędzia do zarządzania cyklem życia umów (CLM) wspomagane przez AI mogą zmieniać zasady gry. Pomagają one oznaczać ryzyka, zarządzać odnowieniami i oferują widoczność w czasie rzeczywistym.

Po drugie, przejście na podpisywanie elektroniczne z tradycyjnej papierowej pracy. Jak TZMO — globalny producent kosmetyków, produktów higienicznych i medycznych, który skrócił czas przetwarzania umów nawet o 90% dzięki wdrożeniu e-podpisów z platformą Autenti.

Po trzecie, dział zakupów nie powinien pracować w silosie. Integruj się z działem prawnym, finansowym i operacyjnym wcześnie, aby upewnić się, że wszyscy pozostają na właściwej ścieżce od początku do końca.

Ostatnie, ale nie mniej ważne, korzystaj z szablonów, ale zachowaj elastyczność. Każda umowa jest trochę inna, ale także każda umowa ma niezmienne części, których nie musisz wymyślać za każdym razem.