Jak działają e-Doręczenia?

e-Doręczenia to nowy standard cyfrowej komunikacji dla przedsiębiorców i instytucji. W tym kompletnym przewodniku krok po kroku wyjaśniamy, jak działają e-Doręczenia, czym różnią się od e-maila, kto musi z nich korzystać oraz jak przebiega proces wysyłki i odbioru. Dowiesz się również, jak założyć adres do doręczeń elektronicznych i jakie korzyści niesie to rozwiązanie dla Twojej firmy.

Spis treści

1. Czym są e-Doręczenia?
2. Jakie dokumenty mogą być doręczane elektronicznie?
3. Dlaczego wprowadzono e-Doręczenia?
4. Czym różnią się e-Doręczenia od e-maila?
5. Jak działają e-Doręczenia krok po kroku?
6. Aspekty techniczne e-Doręczeń
7. Kto musi mieć adres do doręczeń elektronicznych?
8. Jak założyć adres do e-Doręczeń? (Autenti) 
9. Jakie są korzyści z e-Doręczeń?
10. Realizacja e-Doręczenia przez dostawców usług zaufania
11. Podsumowanie
12. FAQ: Jak działają e-Doręczenia?

Czym są e-Doręczenia?

e-Doręczenie zastępuje tradycyjny list polecony za potwierdzeniem odbioru. Ta usługa gwarantuje zgodność z przepisami tam, gdzie jest to wymagane, np. w postępowaniach spełniających wymogi Kodeksu postępowania administracyjnego (KPA). Umożliwia także pewne określenie, kto wysyła i kto odbiera wiadomość.

Każdy przedsiębiorca, który zobowiązany jest do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych, musi go zarejestrować i używać do prowadzenia korespondencji z urzędami oraz innymi podmiotami.

Jakie dokumenty mogą być doręczane elektronicznie?

Za pomocą e-Doręczeń można wysyłać wszystkie oficjalne dokumenty, które dotychczas były dostarczane tradycyjną pocztą, np.:

• pisma urzędowe,
• decyzje administracyjne,
• inne dokumenty wymagające potwierdzenia odbioru.
  
  

W praktyce oznacza to, że e-Doręczenia stają się głównym kanałem komunikacji między firmami, urzędami i instytucjami. Dzięki nim przedsiębiorcy mogą uniknąć zagubienia ważnych dokumentów podczas transportu oraz skrócić czas potrzebny na ich obieg.

Dlaczego wprowadzono e-Doręczenia?

Kontekst prawny i potrzeba cyfryzacji

e-Doręczenia zostały wprowadzone na mocy ustawy o doręczeniach elektronicznych, aby zapewnić obywatelom, przedsiębiorcom i podmiotom publicznym bezpieczny i efektywny sposób prowadzenia korespondencji. Od 1 stycznia 2025 posiadanie adresu do doręczeń elektronicznych stało się nowym obowiązkiem dla wielu firm i instytucji, a kolejne zostaną nim objęte w najbliższej przyszłości

System doręczeń elektronicznych ma na celu usprawnienie procesów administracyjnych oraz redukcję papierowej dokumentacji. Wprowadzenie tej technologii wpisuje się w strategię cyfryzacji usług publicznych, co oznacza mniej formalności, szybszą wymianę informacji i lepsze zabezpieczenie korespondencji.

Korzyści w porównaniu do tradycyjnej korespondencji

e-Doręczenia to nie tylko spełnienie wymogów prawnych, ale także wiele korzyści dla przedsiębiorców:

• Prawna równoważność z listem poleconym – każda e-przesyłka ma moc dowodową i jest traktowana jak dokument wysłany pocztą tradycyjną.
• Szybkość – dokumenty doręczane są w kilka minut,.
• Bezpieczeństwo – korespondencja jest szyfrowana i dostarczana wyłącznie do uprawnionego odbiorcy.
• Niższe koszty – niż niż za przesyłki polecone opłaty (brak opłat w komunikacji z administracją), drukowania dokumentów i przechowywania papierowej korespondencji.
• Automatyzacja – możliwość integracji z systemami ERP i innymi narzędziami do obiegu dokumentów.

Wdrożenie e-Doręczeń pozwala firmom unikać błędów ludzkich, takich jak błędne adresowanie czy zagubienie dokumentów w tradycyjnym systemie pocztowym. Dodatkowo, dostęp do historii doręczeń w systemie cyfrowym umożliwia pełne śledzenie korespondencji i zapewnia lepszą kontrolę nad dokumentacją.

Czym różnią się e-Doręczenia od e-maila?

Na pierwszy rzut oka e-Doręczenia mogą wydawać się podobne do wysyłania dokumentów za pomocą e-maila. W rzeczywistości są to dwa zupełnie różne rozwiązania, zarówno pod względem prawnym, jak i technologicznym.

Brak gwarancji doręczenia w e-mailu vs. potwierdzona dostawa w e-Doręczeniach

Wysyłając wiadomość e-mail, nigdy nie mamy pewności, czy została ona faktycznie dostarczona i przeczytana przez odbiorcę. E-mail może trafić do spamu, zostać zablokowany przez filtr antywirusowy lub nie zostać odebrany z powodu błędnego adresu.

e-Doręczenia działają inaczej – każda przesyłka jest rejestrowana i potwierdzana. Nadawca otrzymuje dowód doręczenia, który ma moc prawną i może być wykorzystany w postępowaniach administracyjnych czy sądowych. Odbiorca nie może zaprzeczyć, że dokument do niego dotarł, ponieważ system automatycznie rejestruje moment dostarczenia.

Aspekty prawne – równoważność z listem poleconym za potwierdzeniem odbioru

E-mail nie ma statusu prawnie wiążącego dowodu doręczenia. W przypadku sporu sądowego trudno jest udowodnić, że wiadomość e-mail faktycznie dotarła do adresata.

e-Doręczenia natomiast są elektronicznym odpowiednikiem listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Każda wiadomość wysłana w ten sposób jest archiwizowana, a odbiór potwierdzany cyfrowo. Dodatkowo, co daje przewagę nad tradycyjną korespondencją w e-Doręczeniach daje się udowodnić nie tylko fakt przesłania przesyłki, ale przesłanie konkretnej zawartości (treści). Innymi słowy, e-Doręczenie uniemożliwia wysłanie pustej przesyłki. .

Dowody wystawione przez kwalifikowanego dostawcę e-doręczeń korzystają z tzw. domniemania poprawności. Nie bada się ich w sądzie - po prostu uznaje opisane w nich zdarzenia za fakt!

Korespondencja przesyłana e-mailem jest narażona na przechwycenie, ataki phishingowe i inne zagrożenia cybernetyczne.  Nawet szyfrowana korespondencja e-mailowa nie daje takiej ochrony jak e-doręczenia, i jest bardzo kłopotliwa w realizacji (co powoduje, że rzadko stosowana)

e-Doręczenia są dostarczane za pomocą systemu, który zapewnia pełne szyfrowanie transmisji i przechowywania danych. Dzięki temu dokumenty są chronione przed nieautoryzowanym dostępem, a ich treść pozostaje poufna.

Weryfikacja tożsamości nadawcy i odbiorcy

Korzystając z e-maila, często nie mamy 100% pewności, czy wiadomość rzeczywiście pochodzi od deklarowanego nadawcy. Adresy e-mail można łatwo podrobić, co sprzyja oszustwom i atakom hakerskim.

W systemie e-Doręczeń nadawca i odbiorca są zweryfikowani i jednoznacznie zidentyfikowani. Wysyłanie i odbieranie dokumentów odbywa się tylko przez uprawnione podmioty, co eliminuje ryzyko fałszywej korespondencji.

Jak działają e-Doręczenia krok po kroku?

Proces e-Doręczeń został zaprojektowany tak, aby był intuicyjny i bezpieczny. Każdy krok jest rejestrowany, co daje pełną przejrzystość i dowody prawne dostarczenia korespondencji.

Jak przebiega proces doręczenia? 

1. Nadawca przygotowuje e-przesyłkę – Wybiera odpowiednią skrzynkę nadawczą, wskazuje odbiorcę (np. podając jego adres e-doręczeń) i załącza dokumenty do wysyłki. Może to być urząd administracji publicznej, przedsiębiorca lub osoba fizyczna.
2. System e-Doręczeń szyfruje wiadomość – Każda przesyłka jest zabezpieczona tak, aby mogła zostać odczytana tylko przez uprawnionego odbiorcę.
3. Przesyłka zostaje wysłana na adres do doręczeń elektronicznych odbiorcy – wykorzystanie rządowego rejestru -  Bazy Adresów Elektronicznych (BAE), pozwala na pewność, że przesyłka  zawsze trafia do właściwej osoby lub firmy, zaś mechanizmy wbudowane w adres zabezpieczeją przed prostymi pomyłkami podczas wpisywania adresu.
4. Odbiorca otrzymuje powiadomienie o nowej e-przesyłce – System informuje go o nowej wiadomości poprzez e-mail lub SMS (zależnie od ustawień powiadomień).
5. Odbiorca loguje się do swojej skrzynki i odbiera e-przesyłkę – Wystarczy jedno kliknięcie, aby pobrać dokumenty i zapoznać się z ich treścią.
6. System rejestruje moment odebrania przesyłki – To automatyczne potwierdzenie odbioru ma moc prawną i może być dowodem w sprawach administracyjnych lub sądowych.
   
   

• Potwierdzenie systemowe – Po odbiorze dokumentu system automatycznie zapisuje fakt doręczenia.
• Fikcja doręczenia – Jeśli odbiorca nie odbierze przesyłki w ciągu 14 dni (dla korespondecji publicznej) , zostaje ona uznana za doręczoną, nawet jeśli nie została otwarta.
• Historia doręczeń – Każda przesyłka ma pełen zapis statusów, dzięki czemu można sprawdzić, czy i kiedy została wysłana, odebrana lub odrzucona.
  
  

Jakie systemy są wykorzystywane do obsługi e-Doręczeń? 

e-Doręczenia są obsługiwane przez kwalifikowanych dostawców usług zaufania, takich jak platforma eDelivery Autenti. Każdy system dostarczający e-Doręczenia musi spełniać określone standardy bezpieczeństwa i zgodności z ustawą o doręczeniach elektronicznych. Do systemu kwalifikowanego dostawcy mogą zostać podłączone systemy obiegu dokumentów lub zarządzania korespondencją (często zwane EZD), które mogą służyć jako środowisko pracy z e-doręczeniami, zamiast interfejsu dostarczonego przez dostawcę.

Jak użytkownik może sprawdzić swoje odebrane e-Doręczenia?

• Logując się do swojej skrzynki e-Doręczeń – Wszystkie odebrane wiadomości są dostępne w zakładce „Odebrane”.
• Sprawdzając historię doręczeń – Można zobaczyć, kto i kiedy wysłał wiadomość oraz czy została odebrana.

Aspekty techniczne e-Doręczeń

E-Doręczenia to nie tylko wygodna alternatywa dla tradycyjnej poczty, ale także zaawansowany system oparty na nowoczesnych rozwiązaniach technologicznych. Odpowiadają one za bezpieczeństwo, autoryzację oraz możliwość integracji z systemami firmowymi.

Sposoby uwierzytelniania użytkowników

Aby korzystać z e-Doręczeń, użytkownicy muszą potwierdzić swoją tożsamość (lub tożsamość i prawo do reprezentacji danej organizacji, dla adresów firmowych). Wykorzystuje się do tego między innymi:

• Profil Zaufany – popularna metoda w administracji publicznej, używana do logowania i autoryzacji.
• Podpis kwalifikowany – cyfrowy odpowiednik podpisu odręcznego, wykorzystywany w dokumentach o znaczeniu prawnym.
• mObywatel – aplikacja rządowa umożliwiająca zdalną weryfikację użytkownika.

Wymóg identyfikacji oznacza, że e-Doręczenia są zabezpieczone przed podszywaniem się pod nadawcę lub odbiorcę, co znacząco zwiększa bezpieczeństwo wymiany dokumentów.

Jak działa szyfrowanie wiadomości?

Wszystkie e-przesyłki są szyfrowane podczas transmisji i przechowywania. Jak każda ważna komunikacja - także ta w e-doręczeniach jest szyfrowana przez protokoły trasmisyjne - alle niezależnie od szyfrowania w warstwie protokołów transmisyjnych, e-doręczenia stosują dodatkowe szyfrowanei samej zawartości przesyłek, tak by komunikacja była dostępna tylko dla drugiego dostawcy do którego przekazywana jest przesyłka Oznacza to, że nawet jeśli ktoś przechwyci dane, nie będzie w stanie ich odczytać. System wykorzystuje:

• Algorytmy szyfrowania asymetrycznego – klucz publiczny szyfruje wiadomość, a klucz prywatny odbiorcy ją deszyfruje, przy czym wymiana kluczy odbywa się w sposób odrębny od samej komunikacji co uniemożliwia kompromitację kluczy
• Certyfikaty kwalifikowanych dostawców – gwarantują, że dokument pochodzi od autoryzowanego nadawcy.

Szyfrowanie sprawia, że e-Doręczenia są bezpieczniejsze niż e-mail, który często nie zapewnia odpowiedniego poziomu ochrony.

Systemy rejestrowania czasu doręczenia (znacznik czasu)

Każde doręczenie jest rejestrowane w postaci dowodów potwierdzających kiedy dokument został wysłany, dostarczony i odebrany - opatrzonych kwalifikowanym znacznikiem czasu,. 

Znaczniki te są:

• Prawnie wiążące – mogą stanowić dowód w sprawach administracyjnych lub sądowych.
• Niepodważalne – system gwarantuje, że danych nie można modyfikować.
  
  

Integracja z systemami ERP i innymi narzędziami biznesowymi

e-Doręczenia można zintegrować z firmowymi systemami zarządzania dokumentami, np.:

• ERP (Enterprise Resource Planning) – do automatycznego wysyłania i odbierania faktur, umów czy decyzji administracyjnych.
• CRM (Customer Relationship Management) – do rejestrowania komunikacji z klientami i partnerami biznesowymi.
• DMS (Document Management System) – do przechowywania i archiwizowania e-przesyłek.

Integracja pozwala na pełną automatyzację procesu obsługi dokumentów, eliminując konieczność ręcznego sprawdzania i zarządzania korespondencją.

Możliwość automatycznego odbioru przez API

Firmy mogą korzystać z API do odbioru e-Doręczeń bez konieczności logowania do systemu. Dzięki temu:

• Dokumenty trafiają bezpośrednio do firmowego systemu – bez konieczności ręcznego pobierania.
• Zautomatyzowane powiadomienia – API może wysyłać alerty do pracowników o nowej korespondencji.
• Obsługa dużej liczby e-przesyłek – systemy mogą przetwarzać setki wiadomości dziennie bez angażowania pracowników.

Kto musi mieć adres do doręczeń elektronicznych?

Od 1 stycznia 2025 obowiązek posiadania adresu do doręczeń elektronicznych obejmie szeroką grupę podmiotów. W zależności od rodzaju działalności, przedsiębiorcy i instytucje będą musieli spełnić określone wymagania dotyczące rejestracji w systemie e-Doręczeń.

Grupy zobowiązane do korzystania z e-Doręczeń

Obowiązek stosowania e-Doręczeń dotyczy przede wszystkim:

• Firm i organizacji zarejestrowanych w KRS – wszystkie spółki (z o.o., akcyjne, jawne, komandytowe itd.) muszą mieć adres do doręczeń elektronicznych, pczy czym w zalezności od momentu rejestracji obowiązek ten już objął te podmioty, lub obejmie je 1 kwietnia 2025
• Osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą (CEIDG) – now rejestrujący się już od 1 stycznia 2025, pozostali przedsiębiorcy w momencie aktualizacji wpisu w CEIDG lub najpóxniej w 2026 roku 
• Podmiotów publicznych – urzędy, jednostki samorządu terytorialnego i ich związki, państwowe instytucje kultury, zakład ubezpieczeń społecznych oraz zarządzane przez niego fundusze.
• Notariuszy, radców prawnych, doradców podatkowych, adwokatów, rzeczników patentowych – zawody zaufania publicznego także będą miały obowiązek korzystania z e-Doręczeń.
• Organy kontroli państwowej i ochrony prawa – takie jak sądy, prokuratura, Najwyższa Izba Kontroli, Krajowa Administracja Skarbowa, w 2029 roku.

Szczegółowe terminy dla różnych podmiotów opisaliśmy w osobnym artykule.

Obowiązek posiadania adresu do doręczeń elektronicznych jest częścią cyfryzacji usług publicznych i ma na celu usprawnienie wymiany dokumentów między urzędami a przedsiębiorcami.

Jak założyć adres do e-Doręczeń? (Autenti) 

e-Doręczenia to nie tylko usługi publiczne. Wybierając Autenti, spełniasz wymogi prawne i zyskujesz pełną kontrolę nad cyfrową korespondencją. To bezpieczne i wygodne rozwiązanie dla biznesu, które możesz szybko aktywować i elastycznie dostosować do swoich potrzeb. Poniżej przedstawiamy, jak uruchomić usługe eDelivery: 

1. Zaloguj się na swoje konto na platformie Autenti

Aby rozpocząć, zaloguj się na swoje konto na platformie Autenti. Jeśli jeszcze go nie posiadasz, załóż nowe konto i aktywuj je zgodnie z instrukcjami. Po zalogowaniu przejdź do zakładki "Autenti e-Doręczenia".

Uwaga: Skrzynkę e-Doręczeń Autenti mogą założyć tylko super-administratorzy. Jeśli nie jesteś super-administratorem konta swojej firmy na platformie Autenti, skontaktuj się z odpowiednią osobą w Twojej organizacji.

2. Ustaw silne zabezpieczenie konta

Zgodnie z wymogami prawnymi, aby korzystać ze skrzynki e-Doręczeń Autenti, musisz ustawić aktywne  mieć dostępne przynajmniej dwie metody zabezpieczenia konta. Oznacza to, że do logowania wykorzystujesz przynajmniej dwie z następujących metod, przy czym dostępne muszą być metody z różnych grup:

• Wiedzy (np. hasło)
• Posiadania (np. kod SMS dowodzący posiadania karty SIM lub aplikacja uwierzytelniająca)
• Biometryczne (używane do zabezpieczenia aplikacji mobilnej)
  
  

Potwierdzenie w aplikacji mobilnej Autenti zastępuje dwa czynniki, co stanowi wygodny sposób zabezpieczenia. Aplikację mobilną Autenti możesz pobrać tutaj.

Aby ustawić dodatkowe metody zabezpieczenia:

1. Przejdź na stronę "Bezpieczeństwo" w swoim koncie Autenti.
2. Dodaj dodatkową metodę zabezpieczenia z grupy innej niż już posiadany mechanizm zabezpieczeń.
3. W sekcji "Logowanie do Autenti" możesz zmienić "Siła uwierzytelniania" na silne uwierzytelnianie.

Po prawidłowym ustawieniu zabezpieczeń, nagłówek "Poziom zabezpieczeń" powinien zmienić kolor na zielony.

3. Zweryfikuj konto – firmowe lub prywatne

Kolejnym krokiem jest weryfikacja konta na platformie Autenti. Do ukończenia tego procesu niezbędne będzie bezpłatne, elektroniczne podpisanie oświadczenia. Podpis musi zostać złożony przez uprawnionych reprezentantów firmy. Dla klientów indywidualnych weryfikacja konta to po prostu weryfikacja tożsamości – np. z użyciem aplikacji mObywatel.

Uwaga: Do weryfikacji konta firmowego niezbędny będzie udział osób w Twojej firmie, które mają prawo do jej reprezentacji.

Aby zweryfikować konto:

1. Przejdź do strony "Dane organizacji".
2. W sekcji "Informacje o organizacji" zweryfikuj poprawność danych. Nazwa firmy oraz NIP powinny zgadzać się ze stanem faktycznym. Wprowadź prefiks krajowy dla numeru identyfikacji podatkowej NIP.
3. Wybierz "Potwierdź".
4. Przejdź przez bezpłatny proces weryfikacji konta, który obejmuje podpisanie oświadczenia o prawie do reprezentacji, lub uzyskaj pełnomocnictwo od osoby, która posiada to prawo. 
   
   

4. Utwórz skrzynkę e-Doręczeń

Po pomyślnej weryfikacji konta możesz przystąpić do utworzenia skrzynki e-Doręczeń:

1. W sekcji "Aktywuj usługę" kliknij "Utwórz skrzynkę".
2. Podaj nazwę skrzynki i kliknij "Utwórz".
   
   

5. Ujawnij adres w Bazie Adresów Elektronicznych (BAE)

Aby Twoja skrzynka była widoczna dla innych podmiotów, musisz ujawnić jej adres w BAE:

1. W sekcji "Adres BAE" kliknij "Wygeneruj".
2. Skopiuj wygenerowany adres.
3. Kliknij "Ujawnij adres BAE".
4. Uzupełnij wymagane dane i kliknij "Ujawnij".
   
   

6. Korzystaj z e-Doręczeń

Po aktywacji usługi możesz już wysyłać i odbierać e-Doręczenia w pełni zgodne z wymogami prawnymi, korzystając z intuicyjnego panelu Autenti.

Zobacz video tutorial:

Dzięki tym krokom Twoja skrzynka e-Doręczeń Autenti jest gotowa do użycia, co pozwoli Ci na bezpieczne i efektywne zarządzanie korespondencją elektroniczną.

Jakie są korzyści z e-Doręczeń?

e-Doręczenia to nie tylko nowy obowiązek prawny, ale przede wszystkim wygodniejsze, bezpieczniejsze i bardziej efektywne rozwiązanie w porównaniu do tradycyjnej poczty.

1. Szybkość i oszczędność czasu

• Dokumenty dostarczane są natychmiast, bez konieczności oczekiwania na listonosza.
• Możliwość odbioru korespondencji w dowolnym miejscu i czasie, bez konieczności wizyty na poczcie.
• Automatyczne powiadomienia o nowej korespondencji, co eliminuje ryzyko przegapienia ważnego pisma.

2. Bezpieczeństwo i ochrona danych

• Wiadomości są szyfrowane i dostępne tylko dla uprawnionych użytkowników.
• Gwarantowana identyfikacja nadawcy i odbiorcy – nie ma ryzyka podszywania się lub fałszerstwa.
• Brak możliwości utraty dokumentu – wszystkie e-przesyłki są rejestrowane i dostępne w historii skrzynki.

3. Redukcja kosztów administracyjnych

• Brak opłat za znaczki, przesyłki polecone i usługi kurierskie.
• Eliminacja kosztów związanych z drukowaniem, przechowywaniem i archiwizacją papierowych dokumentów.
• Możliwość automatycznego odbierania i wysyłania dokumentów dzięki integracji z systemami ERP i DMS.

4. Możliwość integracji z systemami obiegu dokumentów

• E-Doręczenia mogą być zintegrowane z systemami zarządzania dokumentami (DMS), co pozwala na ich automatyczne przetwarzanie i archiwizację.
• Firmy mogą korzystać z API, które pozwala na masowe wysyłanie i odbieranie e-przesyłek bez ręcznego logowania do systemu.

5. Pełna zgodność z przepisami i pewność prawna

• E-Doręczenia to elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru, co zapewnia dowód doręczenia o pełnej mocy prawnej.
• Fikcja doręczenia – nawet jeśli odbiorca nie otworzy przesyłki, po upływie 14 dni (dla administracji) uznaje się ją za dostarczoną.
• Dzięki automatycznemu rejestrowaniu doręczeń firmy mają dostęp do niepodważalnych dowodów dostarczenia dokumentów.
  
  

Dzięki tym korzyściom przedsiębiorcy mogą znacząco usprawnić obieg dokumentów, zredukować koszty i zwiększyć bezpieczeństwo swojej korespondencji.

Realizacja e-Doręczenia przez dostawców usług zaufania

e-Doręczenia są obsługiwane przez kwalifikowanych dostawców usług zaufania, którzy zapewniają zgodność systemu z przepisami oraz bezpieczeństwo przesyłanych dokumentów. Ich rola jest kluczowa, ponieważ umożliwiają bezpieczne doręczenie korespondencji, pełną identyfikację nadawcy i odbiorcy oraz gwarancję dostarczenia.

Rola dostawców kwalifikowanych usług zaufania

Dostawcy e-Doręczeń, tacy jak Autenti eDelivery, oferują:

• Bezpieczną infrastrukturę do wysyłania i odbierania e-przesyłek,
• Identyfikacje nadawcy i odbiorcy – każda przesyłka może być wysłana wyłącznie przez zweryfikowane podmioty,
• Rejestrację doręczenia – system wystawia dowody na każdym etapie obsługi przesyłki dokumentując przebieg procesu w sposób wystarczający do przedstawienia przed dowolnymi organami, w tym w sądzie,
• Szyfrowanie transmisji danych – ochrona dokumentów przed nieuprawnionym dostępem,
• Integrację z innymi systemami – możliwość podłączenia do ERP, CRM i DMS w firmie.

Kwalifikowana usługa elektronicznego doręczenia

Tylko usługi e-Doręczeń spełniające wymogi kwalifikowanej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego zapewniają:

• pełne potwierdzenie nadania i odbioru dokumentów,
• zgodność z prawem UE w zakresie doręczeń elektronicznych,
• ochronę przed fałszerstwem i manipulacją dokumentami.
  
  

Taka zgodność jest gwarantowana wyłącznie przez usługi certyfikowane i zgodne z eIDAS.

Jak wybrać odpowiedniego dostawcę e-Doręczeń?

Przedsiębiorcy powinni sprawdzić, czy wybrany dostawca:

• posiada status kwalifikowanego dostawcy na liście Komisji Europejskiej. (W Polsce rejestr kwalifikowanych dostawców usług zaufania jest dostępny na stronie Narodowego Centrum Certyfikacji NCCert).
• oferuje wsparcie techniczne oraz możliwość integracji z systemai firmowymi,
• zapewnia pełną zgodność z ustawą o doręczeniach elektronicznych.
  
  

Dzięki współpracy z dostawcami e-Doręczeń przedsiębiorcy mogą skutecznie wdrożyć system i dostosować go do potrzeb swojej organizacji.

Podsumowanie

e-Doręczenia to przełomowy krok w cyfryzacji korespondencji biznesowej i administracyjnej. Dzięki nim przedsiębiorcy mogą szybko, bezpiecznie i zgodnie z prawem komunikować się z urzędami oraz innymi firmami.

Kluczowe informacje w pigułce

• e-Doręczenia to cyfrowy odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Od 1 stycznia 2025 obowiązek korzystania z e-Doręczeń objął przedsiębiorców, podmioty publiczne oraz zawody zaufania publicznego.
• Proces doręczenia jest w pełni rejestrowany, co oznacza, że każda przesyłka ma status i znacznik czasu.
• Bezpieczeństwo i ochrona danych – wiadomości są szyfrowane i dostępne wyłącznie dla zweryfikowanych użytkowników.
• Integracja z systemami biznesowymi (ERP, DMS, CRM) pozwala na automatyzację obsługi dokumentów.
• Dostawcy kwalifikowanych usług zaufania, jak Autenti eDelivery, zapewniają zgodność z przepisami i bezpieczeństwo transmisji.

FAQ: Jak działają e-Doręczenia?

1. Jak przebiega proces doręczenia elektronicznego?

Proces e-Doręczenia składa się z kilku kroków:

• Nadawca przygotowuje e-przesyłkę i wysyła ją na adres do doręczeń elektronicznych odbiorcy.
• System szyfruje wiadomość i dostarcza ją do skrzynki e-Doręczeń.
• Odbiorca otrzymuje powiadomienie i odbiera dokument w swojej skrzynce.
• Po otwarciu przesyłki system automatycznie rejestruje potwierdzenie odbioru, które ma moc prawną.

2. Czy e-Doręczenia zastępują zwykły e-mail?

Nie. e-Doręczenia to elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Każda przesyłka ma pełną moc prawną i potwierdzenie doręczenia, czego e-mail nie zapewnia.

3. Skąd mam pewność, że przesyłka została doręczona?

System e-Doręczeń automatycznie generuje potwierdzenie doręczenia, które jest prawnie wiążące i może być dowodem w sprawach administracyjnych lub sądowych.

4. Co się stanie, jeśli odbiorca nie otworzy e-przesyłki?

Jeśli odbiorca nie otworzy przesyłki:

• Po 14 dniach (dla korespondencji urzędowej) uznaje się ją za doręczoną (fikcja doręczenia).
• W przypadku korespondencji komercyjnej nie stosuje się fikcji doręczenia, chyba że została ona ustalona w umowie. W takiej sytuacji termin odbioru wiadomości zależy od postanowień umowy, a nie jest narzucony arbitralnie.

5. Czy mogę wysyłać e-Doręczenia do osób prywatnych?

Tak, ale tylko jeśli odbiorca posiada adres do doręczeń elektronicznych. Jeśli nie, może odebrać przesyłkę jednorazowo za pomocą kodu odbioru w e-Przesyłkomacie.

6. Jak sprawdzić, czy mam nową wiadomość w skrzynce e-Doręczeń?

System wysyła powiadomienia o nowej e-przesyłce SMS-em lub e-mailem. Można też regularnie logować się do skrzynki e-Doręczeń i sprawdzać sekcję „Odebrane”.

7. Czy e-Doręczenia mogą być odbierane automatycznie?

Tak, firmy mogą zintegrować e-Doręczenia z systemami ERP lub DMS i odbierać dokumenty automatycznie przez API.