PURDE a KURDE – czym się różnią i jak działają usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego?

Czym tak naprawdę są PURDE i KURDE? To dwa kluczowe elementy systemu e-Doręczeń, który zmienia sposób przesyłania i odbierania dokumentów firmami, instytucjami i obywatelami. Dzięki nim korespondencja elektroniczna zyskuje moc prawną, którą ma tradycyjny list polecony. Odpowiedzią na rosnące potrzeby w zakresie bezpiecznej, wygodnej i zgodnej z prawem wymiany informacji w świecie cyfrowym są Publiczna Usługa Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego (PURDE) oraz Kwalifikowana Usługa Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego (KURDE), które omówimy w tym artykule. 

Spis treści

1. Usługa publiczna a usługa kwalifikowana (komercyjna)
2. Czym jest PURDE?
3. Czym jest KURDE?
5. PURDE a KURDE – kluczowe różnice
6. Dlaczego warto korzystać z usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego?
7. Jak działa usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego?
8. Jakie wymagania trzeba spełnić, aby korzystać z usługi?
9. Jak przedsiębiorstwa mogą zintegrować PURDE/KURDE ze swoimi systemami?
10. Jak wybrać odpowiednią usługę?
11. Podsumowanie

Usługa publiczna a usługa kwalifikowana (komercyjna)

Polska ustawa zdefiniowała Publiczną Usługę Rejestrowanych Doręczeń Elektronicznych jako sposób komunikacji pomiędzy podmiotami publicznymi (urzędy, samorządy, państwowe uczelnie wyższe, instytucje rządowe - słowem: instytucje państwowe) a tzw. niepublicznymi (obywatele, firmy we wszelkich formach, stowarzyszenia, fundacje czy osoby wykonujące tzw. zawody zaufania – czyli innymi słowy wszyscy, którzy nie należą do pierwszej grupy). Usługa publicznych e-Doręczeń ustanawia konkretne wymagania co do dowodów, przebiegu procesu oraz gwarancji prawnych (tzw. fikcja doręczenia), które mogą się różnić od przebiegu e-Doręczeń komercyjnych.

W usłudze komercyjnej (czyli takie,j w której żadna ze stron nie jest instytucją publiczną) zasady regulują regulacje europejskie, oraz polityka usługi danego dostawcy. Wszyscy dostawcy działający na rynku uwzględnili wymogi polskiego standardu usługi publicznej także dla przesyłek komercyjnych (kwalifikowanych), a więc w praktyce bez względu na to czy ma miejsce wysyłka (lub odbiór) korespondencji od instytucji publicznej, czy od firmy lub osoby – doświadczenie i przebieg procesu jest w zasadzie identyczny (nie dotyczy to usługi komercyjnej Poczty Polskiej zwanek Q-Doręczeniami – która do tej pory nie została zintegrowana z innymi niż Poczta Dostawcami), a dostawcy wystawiają te same dowody.

Czym jest PURDE?

Publiczna Usługa Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego (PURDE) to rozwiązanie stworzone głównie dla administracji publicznej, obywateli i firm, zapewniające bezpieczną wymianę korespondencji elektronicznej. W przeciwieństwie do tradycyjnego listu poleconego, PURDE jest w pełni cyfrowe, eliminując konieczność korzystania z papierowych dokumentów. Dzięki temu proces doręczeń jest szybszy, bardziej ekologiczny i łatwiejszy do śledzenia, a jednocześnie spełnia wszystkie wymogi prawne dotyczące rejestrowanej korespondencji.

Cel i przeznaczenie PURDE

W PURDE chodzi o uproszczenie i ujednolicenie wymiany dokumentów. Dzięki tej usłudze komunikacja staje się szybka, wygodna, a jednocześnie zgodna z obowiązującymi przepisami prawa.

PURDE została stworzona z myślą o:

• Podmiotach publicznych, takich jak urzędy, sądy, ZUS, KRUS i inne instytucje administracji państwowej, które muszą komunikować się z obywatelami oraz firmami.
• Firmach i przedsiębiorcach, którzy chcą wymieniać dokumenty z urzędami w sposób elektroniczny i zgodny z przepisami.
• Obywatelach, którzy dzięki e-Doręczeniom mogą bezpiecznie odbierać i wysyłać wiadomości do instytucji publicznych bez wychodzenia z domu.

Kluczowe cechy systemu PURDE

Oto najważniejsze funkcjonalności, które wyróżniają system PURDE:

1. Bezpieczeństwo: Każda wiadomość jest szyfrowana i dostarczana tylko do wskazanego odbiorcy.
2. Potwierdzenie doręczenia: Nadawca otrzymuje dowód dostarczenia wiadomości, co ma taką samą moc prawną jak potwierdzenie odbioru tradycyjnego listu poleconego.
3. Dostępność: Usługa jest dostępna bezpłatnie dla obywateli i podmiotów publicznych, a jej operatorem wyznaczonym jest Poczta Polska.
4. Zgodność z przepisami: Podmioty publiczne doręczające korespondencję wymagającą potwierdzenia nadania lub odbioru są zobowiązane do posiadania usługi PURDR zgodnie z ustawą z 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych.
   
   

W ramach usługi PURDE nadawanie i odbieranie korespondencji odbywa się przez dedykowaną skrzynkę doręczeń, którą można założyć za pośrednictwem zaufanego dostawcy, takiego jak Autenti.

Czym jest KURDE?

Kwalifikowana Usługa Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego (KURDE) to zaawansowana forma e-Doręczeń, zapewniająca jeszcze wyższy poziom bezpieczeństwa i zgodności z europejskimi regulacjami, takimi jak eIDAS. To rozwiązanie przeznaczone głównie dla firm, instytucji i zawodów zaufania publicznego, które potrzebują pewności, że przesyłane dokumenty trafią do właściwego odbiorcy i zostaną odebrane zgodnie z procedurami prawnymi.

Kto może korzystać i w jakim celu?

KURDE jest skierowana do podmiotów, które potrzebują najwyższego poziomu zabezpieczeń i dowodów doręczenia. Usługa ta jest szczególnie przydatna dla:

• Firm i przedsiębiorstw, które chcą wymieniać dokumenty z kontrahentami lub instytucjami w sposób bezpieczny i zgodny z przepisami prawa.
• Zawodów zaufania publicznego, takich jak adwokaci, notariusze, doradcy podatkowi, którzy muszą mieć pewność, że ich korespondencja jest chroniona i udokumentowana.
• Komorników oraz innych organów egzekucyjnych, dla których potwierdzenie doręczenia ma kluczowe znaczenie w prowadzeniu postępowań.
• Instytucji finansowych, które potrzebują dowodów doręczenia w przypadku umów, wezwań lub innych ważnych dokumentów.

Jakie podmioty oferują KURDE i jakie mają uprawnienia?

KURDE jest oferowana przez kwalifikowanych dostawców usług zaufania, takich jak Autenti, którzy spełniają rygorystyczne wymagania techniczne i prawne. Kluczowe uprawnienia tych dostawców to:

1. Bezpieczna identyfikacja nadawcy i odbiorcy: Każda strona transakcji jest weryfikowana za pomocą silnych metod uwierzytelniania, takich jak mObywatel, kwalifikowany podpis elektroniczny lub SMS.
2. Dowód nadania i odbioru: System generuje i przechowuje potwierdzenia wszystkich etapów doręczenia – od nadania po odebranie przez adresata.
3. Integralność przesyłki: Każdy dokument przesłany za pośrednictwem KURDE jest zabezpieczony przed zmianą treści podczas transportu.
4. Zgodność z eIDAS: Usługa spełnia europejskie standardy rejestrowanego doręczenia elektronicznego, co oznacza, że dokumenty są prawnie wiążące na terenie całej Unii Europejskiej.

PURDE a KURDE – kluczowe różnice

Choć PURDE i KURDE to usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego, różnią się pod względem dostępności, poziomu zabezpieczeń i zgodności z przepisami międzynarodowymi. Wybór odpowiedniej usługi zależy od potrzeb nadawcy i odbiorcy, a także od rodzaju przesyłanej korespondencji.

Dostępność: kto może korzystać z każdej z tych usług?

• PURDE: Korzystanie z tej usługi jest obowiązkowe dla administracji publicznej oraz dla firm i zawodów zaufania publicznego, które podlegają ustawowemu obowiązkowi posiadania adresu do e-Doręczeń. Obywatele nie mają takiego obowiązku, ale mogą korzystać z usługi dobrowolnie.
• KURDE: Usługa kwalifikowana, przeznaczona dla firm, zawodów zaufania publicznego, komorników oraz instytucji wymagających najwyższego poziomu bezpieczeństwa. Jest dobrowolna, z wyjątkiem instytucji finansowych i ubezpieczeniowych, które mają obowiązek zapewnienia klientom możliwości składania reklamacji i wniosków poprzez e-Doręczenia – realizują ten obowiązek właśnie przez KURDE.
  
  

Rodzaj komunikacji: kiedy PURDE, a kiedy KURDE?

• PURDE: Automatycznie stosowane, gdy nadawcą lub odbiorcą jest instytucja publiczna.
• KURDE: Stosowana tam, gdzie wymagana jest szczególna ochrona i potwierdzenie doręczenia na poziomie europejskim, np. przy umowach handlowych, dokumentach prawnych czy egzekucyjnych.

Regulacje prawne: jak różni się status prawny obu usług?

• PURDE: Usługa krajowa, regulowana ustawą o e-Doręczeniach. Dowód doręczenia ma moc prawną na terenie Polski.
• KURDE: Usługa zgodna z rozporządzeniem eIDAS, co oznacza, że dowody doręczenia są uznawane na terenie całej Unii Europejskiej.

Ważne: PURDE jest usługą obowiązkową, zaś KURDE opcjonalną dla większości podmiotów. Co ważne, dla obywateli są opcjonalne - obywatel nie wybiera usługi tylko korzysta z tej w zależności od tego, z kim się komunikuje. 

Czytaj: e-Doręczenia dla przedsiębiorcy okiem prawnika

Dlaczego warto korzystać z usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego?

Korzystanie z e-Doręczeń, niezależnie od tego, czy mowa o PURDE, czy KURDE, przynosi wiele korzyści dla firm, instytucji i osób prywatnych. To zarówno wygoda, bezpieczeństwo, jak i pewność prawna korespondencji. W ostatnim przypadku chodzi o zasadę w myśl, której wymiana informacji pomiędzy stronami jest uznawana za wiążącą i może stanowić dowód w przypadku sporu prawnego.

Jakie korzyści przynosi PURDE/KURDE dla firm?

Dla przedsiębiorców usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego to oszczędność czasu, kosztów i uproszczenie procesów biznesowych. Najważniejsze korzyści to:

1. Szybsza komunikacja: Dokumenty trafiają do odbiorcy w ciągu kilku-kilkunastu sekund po ich nadaniu.
2. Oszczędność kosztów: Brak wydatków na papier, druk, koperty i wysyłkę tradycyjną.
3. Automatyzacja procesów: Integracja z systemami firmowymi pozwala na automatyczne nadawanie i odbieranie e-przesyłek.
4. Dowód doręczenia: Każda wysyłka generuje potwierdzenie odbioru, co zabezpiecza firmę w razie ewentualnych sporów prawnych.
5. Bezpieczna archiwizacja: Dokumenty mogą być przechowywane w formie elektronicznej w zgodzie z wymogami prawnymi.
   
   

Jak PURDE/KURDE usprawnia komunikację z urzędami?

Dzięki e-Doręczeniom wymiana korespondencji z administracją publiczną staje się prostsza i bardziej przejrzysta. Korzyści obejmują:

• Jedno miejsce do korespondencji: Skrzynka e-Doręczeń umożliwia odbieranie i wysyłanie dokumentów do urzędów bez potrzeby korzystania z kilku różnych platform.
• Śledzenie statusu przesyłki: Nadawca i odbiorca mogą na bieżąco sprawdzać status korespondencji.
• Brak ryzyka zagubienia dokumentów: Wszystkie wiadomości są przechowywane w systemie, co eliminuje ryzyko utraty ważnych pism.
  
  

W jaki sposób PURDE/KURDE zapewnia bezpieczeństwo przesyłanych dokumentów?

Bezpieczeństwo to jedna z najważniejszych zalet e-Doręczeń. PURDE i KURDE oferują:

1. Szyfrowanie end-to-end: Wiadomości są chronione przed nieautoryzowanym dostępem na każdym etapie przesyłki.
2. Silne uwierzytelnianie: Każdy nadawca i odbiorca musi przejść proces weryfikacji tożsamości, np. za pomocą mObywatela.
3. Integralność dokumentów: Każdy plik przesłany przez system jest zabezpieczony przed zmianami po nadaniu.
4. Dowód doręczenia: Generowany automatycznie i przechowywany jako potwierdzenie prawne, że przesyłka dotarła do adresata.
   
   

W efekcie firmy i instytucje mogą być pewne, że ich korespondencja nie trafi w niepowołane ręce i że wszystkie dokumenty mają moc prawną.

Jak działa usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego?

Proces korzystania z PURDE i KURDE jest prosty, intuicyjny i dostosowany do użytkowników. Nadanie i odbiór dokumentów odbywają się w pełni online.

Jakie są etapy wysyłania dokumentów przez PURDE/KURDE?

Wysyłka dokumentów za pomocą usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego obejmuje kilka prostych kroków:

1. Logowanie do systemu: Nadawca loguje się na platformie e-Doręczeń, np. za pośrednictwem dostawcy usług, takiego jak Autenti.
2. Przygotowanie wiadomości: Wprowadzenie tytułu przesyłki, treści wiadomości oraz dodanie załączników.
3. Wybór odbiorcy: Można skorzystać z katalogu Bazy Adresów Elektronicznych (BAE) lub wpisać adres ręcznie.
4. Nadanie przesyłki: Po zatwierdzeniu danych przesyłka zostaje wysłana, a system generuje potwierdzenie nadania.

Ważne: Każdy etap jest dokumentowany, co zapewnia pełną transparentność procesu.

Jak wygląda proces odbioru dokumentów?

Odbiór e-przesyłki jest równie prosty, ale wymaga świadomego działania odbiorcy:

1. Powiadomienie o przesyłce: Odbiorca otrzymuje wiadomość e-mail lub SMS z informacją o oczekującej korespondencji.
2. Logowanie do skrzynki e-Doręczeń: Po zalogowaniu użytkownik widzi tytuł przesyłki oraz dane nadawcy, ale nie ma dostępu do treści, dopóki nie kliknie opcji „Odbierz e-Przesyłkę”.
3. Potwierdzenie odbioru: Po odebraniu przesyłki generowany jest dowód doręczenia, który trafia zarówno do nadawcy, jak i odbiorcy.
   
   

Czy istnieją ograniczenia w rodzajach przesyłanych dokumentów?

Usługi PURDE i KURDE umożliwiają wysyłanie większości dokumentów w formie elektronicznej, w tym:

• umów,
• wezwań,
• decyzji administracyjnych.

Jakie wymagania trzeba spełnić, aby korzystać z usługi?

Aby korzystać z PURDE lub KURDE, użytkownik musi:

1. Założyć konto e-Doręczeń – można to zrobić za pośrednictwem operatora wyznaczonego, takiego jak Poczta Polska, lub kwalifikowanego dostawcy, np. Autenti.
2. Posiadać skrzynkę e-Doręczeń – służy ona do odbioru i nadawania wiadomości. Skrzynka może mieć przypisany adres ujawniony (do komunikacji z administracją) lub utajniony (do komunikacji komercyjnej).
3. Przejść proces weryfikacji tożsamości – odbywa się to za pomocą mObywatela, podpisu kwalifikowanego lub SMS.
4. Skonfigurować uwierzytelnianie wieloskładnikowe (MFA) – dla zwiększenia bezpieczeństwa dostępu do konta.

Jak przedsiębiorstwa mogą zintegrować PURDE/KURDE ze swoimi systemami?

Firmy mogą zintegrować usługi e-Doręczeń ze swoimi systemami za pośrednictwem dostawców takich jak Autenti, co oznacza automatyzację procesów związanych z nadawaniem i odbiorem korespondencji.

Proces integracji obejmuje:

1. Rejestrację konta organizacji: Przedsiębiorstwo zakłada konto e-Doręczeń i tworzy dedykowaną skrzynkę.
2. Przypisanie adresu BAE: Każda skrzynka może mieć adres ujawniony (do kontaktu z administracją) lub utajniony (do kontaktu komercyjnego).
3. Konfigurację powiadomień: Możliwe jest ustawienie powiadomień e-mailowych i SMS dla nadanych i odebranych przesyłek.
4. Zarządzanie uprawnieniami: Administrator może przypisać dostęp do skrzynki wybranym pracownikom firmy.
   

    

   Czytaj: Usługi zaufania – praktyczny przewodnik

Jak wybrać odpowiednią usługę?

Wybór między PURDE a KURDE zależy przede wszystkim od rodzaju prowadzonej działalności, poziomu bezpieczeństwa wymaganej korespondencji oraz potrzeb prawnych. Każda z tych usług wyróżnia się specyficznymi cechami, dzięki którym lepiej odpowiada na konkretne wymagania.

Kiedy PURDE jest lepszym wyborem, a kiedy KURDE?

• PURDE sprawdzi się, gdy:
   
  • Komunikujesz się z administracją publiczną, np. ZUS, KRUS, sądami czy urzędami skarbowymi.
  • Prowadzisz działalność gospodarczą i chcesz usprawnić wymianę dokumentów z urzędami.
  • Potrzebujesz bezpiecznej, ale podstawowej usługi e-Doręczeń z potwierdzeniem doręczenia na poziomie krajowym.
  • Jesteś osobą prywatną i chcesz wymieniać korespondencję z urzędami bez wychodzenia z domu.
    
    
• KURDE będzie lepszym wyborem, gdy:
   
  • Przesyłasz dokumenty o wysokim stopniu poufności, np. umowy handlowe, pisma procesowe czy dane finansowe.
  • Działasz na terenie Unii Europejskiej i potrzebujesz usługi zgodnej z rozporządzeniem eIDAS.
  • Jesteś zawodem zaufania publicznego, np. adwokatem, komornikiem, notariuszem, i wymagasz kwalifikowanego dowodu doręczenia.
  • Twoja firma prowadzi korespondencję z zagranicznymi partnerami lub instytucjami.

Jakie kryteria warto brać pod uwagę?

Przy wyborze odpowiedniej usługi warto zwrócić uwagę na następujące aspekty:

1. Poziom bezpieczeństwa: KURDE oferuje bardziej zaawansowane metody uwierzytelniania i szyfrowania.
2. Zakres prawny: PURDE ma moc prawną na poziomie krajowym, podczas gdy KURDE jest zgodna z europejskim eIDAS.
3. Koszty: PURDE jest bezpłatna dla obywateli i podmiotów publicznych, natomiast KURDE to usługa płatna, oferowana przez kwalifikowanych dostawców.
4. Integracja z systemami firmowymi: Obie usługi można zintegrować z systemami obiegu dokumentów, ale KURDE oferuje bardziej zaawansowane możliwości integracji.
5. Rodzaj przesyłanych dokumentów: Dla standardowej korespondencji administracyjnej wystarczy PURDE, natomiast przy przesyłkach wymagających najwyższego poziomu zabezpieczeń lepsza będzie KURDE.
   
   

Przykłady zastosowań dla firm i instytucji

• PURDE: Firma budowlana może korzystać z PURDE do wymiany dokumentacji przetargowej z urzędem miasta. Szkoła może przesyłać decyzje administracyjne rodzicom uczniów.
• KURDE: Kancelaria prawna przesyła pozwy sądowe z kwalifikowanym dowodem doręczenia. Bank wysyła umowy kredytowe do klientów w całej UE.

Podsumowanie

Wdrożenie systemu e-Doręczeń, opartego na usługach PURDE i KURDE, to krok w stronę nowoczesnej, bezpiecznej i wygodnej komunikacji. Każda z tych usług ma swoje unikalne cechy i przeznaczenie, dlatego wybór odpowiedniego rozwiązania zależy od specyficznych potrzeb użytkownika.

Najważniejsze wnioski

1. PURDE to idealne rozwiązanie dla administracji publicznej, firm i obywateli, którzy chcą prowadzić korespondencję elektroniczną w kraju. Jest bezpłatna, łatwo dostępna i oferuje potwierdzenie doręczenia z mocą prawną na poziomie krajowym.
2. KURDE to usługa skierowana do przedsiębiorstw, zawodów zaufania publicznego i instytucji, które potrzebują kwalifikowanego dowodu doręczenia, zgodnego z europejskimi regulacjami eIDAS. To wybór dla tych, którzy stawiają na najwyższy poziom zabezpieczeń i dowodów doręczenia.
3. Bezpieczeństwo i wygoda: Obie usługi zapewniają szyfrowanie, silne uwierzytelnianie i automatyczne potwierdzenia nadania oraz odbioru, co zwiększa komfort i pewność prowadzonej korespondencji.
4. Integracja z systemami: Zarówno PURDE, jak i KURDE można zintegrować z systemami firmowymi, co usprawnia obieg dokumentów i automatyzuje procesy biznesowe.
   
   

Dlaczego wybór między PURDE a KURDE ma znaczenie?

Wybór odpowiedniej usługi wpływa nie tylko na wygodę, ale przede wszystkim na bezpieczeństwo i moc prawną przesyłanej korespondencji. PURDE sprawdzi się w codziennej komunikacji z urzędami, podczas gdy KURDE zapewni najwyższą ochronę i zgodność z europejskimi regulacjami przy przesyłaniu wrażliwych dokumentów.

Dzięki e-Doręczeniom firmy, instytucje i obywatele mogą zaoszczędzić czas, obniżyć koszty i prowadzić korespondencję w sposób zgodny z nowoczesnymi standardami cyfryzacji. Warto już teraz rozważyć wdrożenie odpowiedniej usługi i cieszyć się korzyściami płynącymi z bezpiecznej komunikacji elektronicznej.