Zarządzanie umowami w przedsiębiorstwach: wyższe stawki wymagają zaawansowanych podejść

Zarządzanie umowami to nie tylko niezbędna część obowiązków biurowych – to proces krytyczny dla biznesu. Szczególnie w dużych przedsiębiorstwach.

Dlaczego?

Po pierwsze, chodzi o ogromną ilość dokumentów do zorganizowania, zrozumienia, śledzenia i oceny ryzyka w dużych organizacjach.

Po drugie, chodzi o prawdopodobnie wyższą wartość umów podpisywanych i realizowanych w przedsiębiorstwach w porównaniu do mniejszych i średnich firm.

W dużych przedsiębiorstwach, źle zarządzane umowy prowadzą do bardziej bolesnych wycieków przychodów, ryzyka niezgodności i nieefektywności operacyjnych. Podczas gdy MŚP mogą polegać na prostych repozytoriach i ręcznym śledzeniu, przedsiębiorstwa stoją przed innym poziomem złożoności.

W tym artykule omówimy wszystko, co musisz wiedzieć o zarządzaniu umowami w przedsiębiorstwach. Od tego, jak różni się ono od zarządzania umowami w MŚP, po konkretne wyzwania, podejścia i najlepsze praktyki.

Zarządzanie umowami w przedsiębiorstwach vs. MŚP: kluczowe różnice w różnych obszarach

Najpierw porównajmy zarządzanie umowami w przedsiębiorstwach i MŚP w pięciu obszarach, od przechowywania umów po podpisywanie dokumentów.

Przechowywanie umów

Wyobraź sobie, że masz małą bibliotekę z zaledwie kilkoma książkami. Jeśli masz tylko garść książek, łatwo jest po prostu położyć je na półce i wiedzieć, gdzie wszystko jest. Możesz nawet nie potrzebować etykiet dla każdej książki, ponieważ łatwo je znaleźć, gdy ich potrzebujesz.

Teraz wyobraź sobie ogromną bibliotekę z tysiącami książek z całego świata. Te książki są w różnych językach, mają różne tematy i muszą być zorganizowane w specjalny sposób. Nie możesz po prostu rzucić ich na półkę i mieć nadzieję, że znajdziesz właściwą.

Potrzebujesz inteligentnego systemu, takiego jak katalog lub system komputerowy, aby organizować książki według tytułu, autora, gatunku, języka i lokalizacji. Biblioteka potrzebuje specjalnych zasad i narzędzi, aby śledzić wszystkie te książki i upewnić się, że są łatwe do szybkiego znalezienia.

Teraz zastosuj tę metaforę do przechowywania umów w małym lub średnim przedsiębiorstwie w porównaniu do przechowywania umów w dużym przedsiębiorstwie — nie potrzeba wiele więcej wyjaśnień.

Stack technologiczny

Oprócz samego przechowywania dokumentów, przedsiębiorstwa i małe firmy używają innych technologii, aby pomóc nadążyć za umowami i ich zobowiązaniami. Od podpisywania po łagodzenie ryzyka.

Wyobraź sobie, że właśnie założyłeś małą firmę produkcyjną wytwarzającą meble na zamówienie. Masz tylko kilka umów — może z dostawcą drewna, partnerem wysyłkowym i kilkoma sklepami detalicznymi. Zarządzanie umowami jest proste:

• Przechowujesz umowy w Google Drive lub Dropbox. 
• Ustawiasz przypomnienia w kalendarzu dotyczące odnowień umów. 
• Używasz e-maila lub prostej automatyzacji (jak Zapier) do powiadamiania dostawców o nadchodzących zamówieniach.

To prosty system, który działa, ponieważ nie masz zbyt wielu umów do śledzenia.

Teraz wyobraź sobie, że Twoja firma meblarska rozrasta się do globalnego producenta z fabrykami w wielu krajach i setkami dostawców. Nagle zarządzanie umowami staje się znacznie bardziej skomplikowane:

• Potrzebujesz systemu zarządzania cyklem życia umów (CLM) do śledzenia tysięcy umów. 
• Twój system automatycznie sygnalizuje ryzyka, takie jak dostawca nie spełniający warunków umowy. 
• Umowy integrują się z systemami ERP i łańcucha dostaw, dzięki czemu zespoły prawne, zakupowe i finansowe mają widoczność. 
• AI skanuje umowy, aby zapewnić zgodność z międzynarodowymi przepisami handlowymi. 
• Zaawansowane przepływy pracy zatwierdzania upewniają się, że umowy przechodzą przez odpowiednie kontrole prawne i finansowe przed podpisaniem.

Prawo i zgodność

Wyobraź sobie, że masz mały startup SaaS. Przechowujesz umowy w Google Drive lub innym prostym narzędziu. Aby je zabezpieczyć, ustawiasz silne hasło i może włączasz uwierzytelnianie dwuskładnikowe. To wystarczy na razie, ponieważ nie masz wielu umów ani ścisłych zasad do przestrzegania.

Teraz wyobraź sobie, że Twój biznes SaaS rozrasta się w ogromną firmę z tysiącami klientów, w tym bankami i firmami opieki zdrowotnej. Te branże mają surowe wymagania prawne i regulacyjne (jak RODO, HIPAA, SOC 2). To oznacza, że potrzebujesz super ścisłego zabezpieczenia:

• Tylko odpowiednie osoby mogą uzyskać dostęp do określonych umów (dostęp oparty na rolach). 
• Każda akcja jest śledzona (ścieżki audytu), więc wiesz, kto przeglądał lub zmieniał umowę. 
• Umowy są szyfrowane i tworzone są kopie zapasowe, aby zapobiec włamaniom lub utracie danych.

Negocjacje

Przechodząc do obszaru negocjacji — wyobraź sobie, że prowadzisz małą firmę ubezpieczeniową. Oferujesz kilka produktów, takich jak ubezpieczenie samochodu i domu, i głównie współpracujesz z lokalnymi partnerami i agentami. W twoich negocjacjach:

• Osobiście prowadzisz negocjacje z brokerami, partnerami lub klientami, dostosowując warunki, aby zamknąć transakcje. 
• Jest większa elastyczność — możesz robić wyjątki w składkach lub dostosować zakres ochrony do potrzeb klienta. 
• Ale ponieważ twoja firma jest mała, nie masz tak dużej siły negocjacyjnej — większe firmy ubezpieczeniowe zwykle wyznaczają trendy rynkowe i ceny, a ty musisz za nimi podążać.

Teraz wyobraź sobie, że twoja firma ubezpieczeniowa rozrasta się w globalnego przedsiębiorcę oferującego wiele produktów ubezpieczeniowych na całym świecie — zdrowotne, na życie, samochodowe i inne.

Teraz negocjujesz z dużymi firmami ubezpieczeniowymi, sieciami opieki zdrowotnej i klientami korporacyjnymi. Twój proces negocjacji wygląda zupełnie inaczej:

• Używasz ustrukturyzowanych podręczników negocjacyjnych, które zawierają standardowe warunki i predefiniowane warunki dla różnych typów klientów lub partnerów. 
• Zespoły zakupowe lub menedżerowie umów prowadzą negocjacje zamiast pojedynczych agentów. 
• Polegasz na danych i analizie, aby określić najlepsze warunki i ceny. Oznacza to mniejszą elastyczność w niestandardowych umowach, ale znacznie większą efektywność i standaryzację. 
• Masz znacznie większy wpływ — ze względu na twój rozmiar i globalną obecność, duże firmy ubezpieczeniowe i partnerzy chętnie współpracują z tobą, oferując lepsze warunki i ceny.

Podpisywanie umów

Na koniec, ale nie mniej ważne, omówimy różnice w podpisywaniu umów w MŚP i działalności przedsiębiorstw.

Weźmy przykład agencji marketingowej.

W małej agencji marketingowej możesz mieć tylko kilka umów z klientami, kontrahentami lub agentami. W dużej, globalnie działającej agencji marketingowej, umowy napływają od różnych interesariuszy z różnych regionów i jednostek biznesowych.

Ale bez względu na wielkość twojego biznesu, masz wybór między tradycyjnym podpisywaniem a elektronicznym podpisywaniem dokumentów.

Oto jak podpisywanie umów może wyglądać przy użyciu tradycyjnych podpisów:

• Możesz drukować umowy, podpisywać je ręcznie, a następnie skanować lub wysyłać pocztą z powrotem do klienta. To prosty proces, ale czasochłonny i papierochłonny. 
• Możesz nawet spotykać się z klientami osobiście, aby sfinalizować umowy, co działa przy małej liczbie umów, ale z czasem może stać się nieefektywne.

Teraz zobacz, jak podpisywanie może działać z podpisami elektronicznymi:

• Po prostu wysyłasz umowy elektronicznie, a klienci podpisują je online za pomocą kliknięcia przycisku. 
• To szybkie, ekonomiczne rozwiązanie, które redukuje zużycie papieru i przyspiesza proces.

💡90% dokumentów w obiegu biznesowym można łatwo podpisać prostymi podpisami elektronicznymi, co czyni je uniwersalnymi i wydajnymi.

Oto jak działa elektroniczne podpisywanie umów na dużą skalę z Autenti:

• Nadal po prostu udostępniasz dokumenty do podpisania i wypełniasz je jednym kliknięciem przycisku. 
• Podpisy elektroniczne stały się standardową praktyką w całej firmie. 
• Możesz podpisywać wiele dokumentów jednocześnie dzięki masowemu podpisywaniu.
•  Jako przedsiębiorstwo wybrałeś platformę, która oferuje zaawansowane funkcje, takie jak ścieżki audytu, kontrola wersji dokumentów i zgodność z lokalnymi przepisami (np. RODO, eIDAS, ISO). 
• Podpisy elektroniczne są zintegrowane z przepływami pracy zarządzania umowami, więc proces podpisywania jest częścią większego zautomatyzowanego cyklu życia umowy. Przyspiesza to proces i zapewnia, że żadna umowa nigdy nie zostanie zagubiona ani opóźniona. 
• Masz dostęp do wszystkich głównych typów podpisów elektronicznych w jednym miejscu, SES, AES i QES — co ułatwia podpisywanie każdego potrzebnego dokumentu.

Zobacz, jak Grupa TZMO — globalny dostawca produktów higienicznych, kosmetycznych i medycznych zaoszczędziła 90% czasu zarządzania umowami, wdrażając rozwiązania podpisu elektronicznego Autenti.

Lub przetestuj Autenti sam, rejestrując się na 14-dniowy bezpłatny okres próbny — bez konieczności podawania karty kredytowej.

Czy kwalifikujesz się do zarządzania umowami na poziomie przedsiębiorstwa? Lista kontrolna

Nie jesteś pewien, czy masz tak wiele umów, że musisz wdrożyć rozwiązania na poziomie przedsiębiorstwa do zarządzania umowami?

Sprawdź to w poniższej tabeli. Jeśli na większość poniższych pytań odpowiadasz "tak", to czas poszukać bardziej zaawansowanych opcji zarządzania dokumentami.

Kluczowe wyzwania w zarządzaniu umowami na dużą skalę

Zarządzanie umowami na poziomie przedsiębiorstwa nie jest wolne od standardowych wyzwań związanych z zarządzaniem umowami, ale pomnożone przez sto ze względu na ich złożoność i ilość dokumentów.

Ilość i złożoność

Wraz ze skalowaniem biznesu, zarządzanie tysiącami umów w różnych regionach, językach i jurysdykcjach staje się coraz bardziej złożone. Często prowadzi to do zagubienia lub przeoczenia umów.

Na przykład firma może stracić ślad ponad 100 umów, co prowadzi do przegapienia odnowień lub wygaśnięcia kluczowych umów, co może skutkować dużą stratą przychodów z powodu utraconych możliwości biznesowych, kar lub nieudanych negocjacji.

Dodatkowo, sama ilość umów spowalnia proces przeglądu i zatwierdzania, powodując opóźnienia w ekspansji biznesowej lub uruchamianiu projektów.

💡Podpisy elektroniczne przyspieszają proces realizacji, eliminując nieefektywność związaną z papierowymi dokumentami i jednocześnie zwiększając bezpieczeństwo.

Sprawdź, jak Medicover — dostawca kompleksowych świadczeń pracowniczych, od zdrowia fizycznego i psychicznego po opiekę dentystyczną i członkostwo w siłowni, skrócił czas wymagany do podpisania umów z dwóch tygodni do zaledwie jednego dnia, przechodząc z tradycyjnego na elektroniczne podpisywanie z Autenti.

Procesy silosowe

W dużych przedsiębiorstwach różne działy, takie jak prawny, zakupowy, sprzedażowy i finansowy, często działają w odizolowanych przepływach pracy, bez właściwej integracji. Ta rozłączność może powodować znaczne opóźnienia w realizacji umów.

Na przykład, jeśli zespół prawny nie jest świadomy zmian dokonanych przez zespół zakupowy lub zespół finansowy nie wie o toczących się negocjacjach umów, zatwierdzenia zostają opóźnione. Trudniej jest również zarządzać ich zobowiązaniami umownymi.

W rezultacie firma może doświadczyć ponad 30 opóźnionych zatwierdzeń każdego miesiąca, prowadzących do przegapionych terminów i utraconych możliwości. Dodatkowo, straty w przychodach występują po prostu dlatego, że działy finansowe i prawne nie były zgodne co do statusu renegocjacji umów, powodując, że umowy pozostały niepodpisane lub warunki wygasły.

💡Połączenie systemów CLM z narzędziami ERP, CRM i narzędziami zakupowymi może usprawnić zatwierdzenia i zapewnić lepszą zgodność.

Zgodność z przepisami

Duże firmy często stoją przed wyzwaniem przestrzegania różnorodnych złożonych przepisów, takich jak RODO, SOX, HIPAA i zasad branżowych. Poruszanie się po tych regulacyjnych labiryntach staje się coraz trudniejsze bez scentralizowanego systemu do śledzenia wymogów zgodności.

Na przykład firma może zmierzyć się z wysoką grzywną za nieprzestrzeganie RODO z powodu niewłaściwego przetwarzania danych osobowych w umowach.

Podobnie, brak niezawodnego systemu może prowadzić do przegapionych audytów lub kontroli zgodności, narażając firmę na dalsze problemy prawne, utratę reputacji i kosztowne grzywny.

Zarządzanie ryzykiem związanym z podmiotami trzecimi

Efektywne zarządzanie ryzykiem związanym z podmiotami trzecimi jest kluczowym aspektem zarządzania umowami, szczególnie dla dużych przedsiębiorstw, które polegają na dostawcach i partnerach na całym świecie.

Bez scentralizowanego systemu umów do śledzenia zgodności dostawców, zobowiązań i odnowień umów — firmy często kiepsko zarządzają ryzykiem.

Na przykład 5-10 dostawców może przestać spełniać wymogi zgodności, co skutkuje potencjalnymi sporami prawnymi lub zakłóceniami w ciągłości biznesowej. Może to prowadzić do dodatkowych kosztów rozwiązywania tych problemów.

W niektórych przypadkach firmy przegapiają odnowienia umów z dostawcami, co kosztuje je jeszcze więcej pieniędzy z powodu braku niezawodnego systemu odnowień umów, który zapewnia terminowe powiadomienia i śledzenie.

💡Wykorzystaj AI, aby Ci pomóc. Tworzenie umów wspomagane przez AI zmniejsza pracę ręczną. Zautomatyzowana ocena ryzyka identyfikuje czerwone flagi przed podpisaniem. Uczenie maszynowe pomaga w analizie umów dla lepszego podejmowania decyzji.

Fragmentacja danych i problemy z widocznością

W przypadku braku jednolitego systemu zarządzania umowami, umowy często rozpraszają się po różnych systemach, takich jak e-mail, dyski współdzielone i przestarzałe bazy danych.

To utrudnia szybkie pobieranie informacji, gdy są potrzebne.

Na przykład firma może doświadczyć tysięcy umów zakopanych w e-mailach i starych systemach, co czyni prawie niemożliwym znalezienie właściwego dokumentu w odpowiednim czasie.

W rezultacie firmy stawiają czoła opóźnieniom w realizacji umów lub ryzykują zapomnieniem krytycznych szczegółów umowy.

💡Jedno źródło prawdy (najlepiej oparte na chmurze) zapewnia, że umowy są łatwo przeszukiwalne, zmniejszając ryzyko i poprawiając widoczność.

Mierzenie sukcesu w zarządzaniu umowami na poziomie przedsiębiorstwa

Na koniec, ale nie mniej ważne, omówmy kilka KPI zarządzania umowami, które powinieneś śledzić, szczególnie jeśli pracujesz z dokumentami na poziomie przedsiębiorstwa.

Czas cyklu: mierz czas od utworzenia umowy do jej realizacji. Krótsze cykle wskazują na bardziej efektywne procesy.

Wskaźnik zgodności: procent umów zgodnych z normami prawnymi i regulacyjnymi.

Wskaźnik odnowień: procent umów odnowionych na czas, odzwierciedlający efektywne śledzenie i zarządzanie.

Łagodzenie ryzyka: liczba umów wysokiego ryzyka oznaczonych i rozwiązanych przed realizacją.

Realizacja wartości umowy: procent wynegocjowanych warunków (np. rabaty, kary) zrealizowanych zgodnie z oczekiwaniami.

Czas zatwierdzenia: czas potrzebny na przejście umów przez proces zatwierdzania.

MŚP generalnie koncentrują się na podstawowych miernikach, takich jak czas cyklu, czas zatwierdzania i oszczędności kosztów, aby utrzymać rzeczy proste i łatwe do zarządzania.

Przedsiębiorstwa śledzą bardziej zaawansowane KPI, takie jak wskaźnik zgodności, łagodzenie ryzyka i wydajność dostawców, aby zarządzać złożonością i skalą swoich operacji w różnych regionach i działach, aby mieć pewność, że czerpią wszystkie korzyści z zarządzania umowami.

Co może pomóc Ci zarządzać i śledzić wszystkie te KPI? Bardziej zaawansowane oprogramowanie do zarządzania umowami na poziomie przedsiębiorstwa lub rozwiązanie CLM (oprogramowanie do zarządzania cyklem życia umów).