Die seit vielen Monaten andauernde Pandemie und die sich dynamisch verändernde Marktrealität führen dazu, dass immer mehr Unternehmen ihr Geschäft ins Internet verlagern. Dies wird u. a. von dem technologischen Fortschritt, der Digitalisierung und modernen Tools begünstigt, die Fernarbeit erleichtern. Um die Geschäftsprozesse im Unternehmen zu verbessern, lohnt es sich auch, das sog. elektronische Dokumentenumlaufsystem einzuführen.
Elektronisches Dokumentenumlaufsystem – was ist das?
Bis vor kurzem war das Signieren und Archivieren von Dokumenten ohne Zugriff auf ihre Papierform kaum vorstellbar. Heute ist es dank moderner Plattformen wie Autenti jedoch möglich. Darüber hinaus ist es dank solcher innovativen Lösungen auch möglich, einen vollständig elektronischen Dokumentenumlauf einzuführen.
Der elektronische Dokumentenumlauf verbessert alle Prozesse rund um die Verwaltung, das Management und die Archivierung von Unternehmensdokumenten. Ein solches System ermöglicht beispielsweise die Erfassung und Katalogisierung von Dokumenten sowie deren Weiterleitung – je nach Bedarf – zum Signieren oder nur zur Einsicht. Dadurch spart das Unternehmen finanzielle Ressourcen und Platz, während die Mitarbeiter mehr Zeit haben, die sie für andere Aufgaben nutzen können.
Elektronischer Dokumentenumlauf – für wen?
Der elektronische Dokumentenumlauf ist eine universelle Lösung, die für jedes Unternehmen perfekt geeignet ist, unabhängig von seiner Größe oder der Branche, in der es tätig ist. Eine derartige Dokumentationsform kann die Funktionsweise aller Bereiche innerhalb einer Organisation verbessern. Daher ist es ein großartiges System für jedes Unternehmen, das Wert auf effiziente Arbeit, Datensicherheit und die Bereitschaft zum Einsatz moderner Tools legt.
Vorteile des elektronischen Dokumentenumlaufs
Der elektronische Dokumentenumlauf in Unternehmen wird immer beliebter, u. a. aufgrund der vielen Vorteile, die damit einhergehen.
Zeitersparnis
Dank des elektronischen Dokumentenumlaufs gehören Stapel von Dokumenten, Rechnungen oder wichtigen Verträgen in herkömmlicher Papierform der Vergangenheit an. Der elektronische Dokumentenumlauf ist nicht nur viel umweltfreundlicher, sondern spart auch wertvolle Zeit für alle Mitarbeiter. Dank elektronischer Archivierung finden Sie schnell und einfach die benötigten Dokumente und können diese auch an andere Personen versenden – ohne dass weitere Einrichtungen (z. B. Post oder Kurierdienst) in den gesamten Prozess eingebunden werden müssen. Tatsächlich ist daher der gesamte Kommunikationsprozess schneller. Dokumente in elektronischer Form können einfach organisiert oder mit einem Klick ins Archiv übertragen werden.
Geldersparnis
Geldersparnisse ist ein weiterer Grund, warum es sich lohnt, in ein elektronisches Dokumentenumlaufsystem im Unternehmen zu investieren. Sie müssen weder für die Archivierung noch für den Versand an die Empfänger zahlen. Alles wird in einer sicheren Cloud gespeichert, auf die Sie jederzeit zugreifen können.
Platzersparnis
Auch kleine Unternehmen müssen Dokumente archivieren. Bislang wurden die verschiedensten Verträge zumeist ausgedruckt, von den Beteiligten unterschrieben, in Aktenordnern abgelegt und in Schränken archiviert. Im elektronischen Dokumentenumlaufsystem ist die Digitalisierung das Wichtigste – dank ihr können alle Verträge, Vereinbarungen und Rechnungen in Form von PDF-Dateien vorliegen und sicher in der Cloud gespeichert werden. Diese Archivierungsmethode hat noch einen weiteren Vorteil, der das Verlustrisiko von Dokumenten betrifft. In einem traditionellen Archiv können Papierdokumente leicht verloren gehen, während im Fall des elektronischen Dokumentenumlaufs dieses Problem nicht besteht.
Sicherheit
Der elektronische Dokumentenumlauf ist unvergleichlich sicherer als der traditionelle. Zunächst einmal können alle Dokumente erfolgreich in der Cloud gespeichert werden, sodass kein Unbefugter darauf zugreifen kann. Beispielsweise befinden sich die von der oben genannten Autenti-Plattform verwendeten Server in der Europäischen Union, wodurch ihre Verwaltung dem restriktiven europäischen Recht unterliegt. Nur autorisierte Benutzer der Plattform können das fortgeschrittene, verschlüsselte Archiv in der Cloud nutzen. Darüber hinaus verwendet der elektronische Dokumentenumlauf spezielle kryptografische Schlüssel, die sehr schwer zu knacken sind.
Elektronischer Dokumentenumlauf im Unternehmen – Anwendungsbereiche
Das elektronische Dokumentenumlaufsystem ist eine Lösung, die in vielen Bereichen eingesetzt werden kann. Damit lassen sich unter anderem der Rechnungs- und Korrespondenzumlauf optimieren, Urlaubsanträge einfach verwalten, Geschäftsreisen genehmigen und abrechnen sowie Ausgaben planen und kontrollieren. Der Dokumentenumlauf in dieser Form verbessert die Effizienz der Buchhaltung, des Personalwesens, der Verwaltung und anderer Abteilungen.
