Ile kosztuje wdrożenie i obsługa e-Doręczeń? Sprawdź, ile zapłaci Twoja firma

Od papierowych listów do cyfrowej rewolucji – e-Doręczenia to nowy standard wymiany korespondencji dla firm, instytucji i administracji publicznej. Dają wygodę, bezpieczeństwo i oszczędność czasu, ale ile to wszystko kosztuje? W tym artykule rozwiewamy wszelkie wątpliwości – omawiamy obowiązkowe koszty, dostępne pakiety oraz opcje bezpłatne. Sprawdź, dlaczego e-Doręczenia to inwestycja, która się opłaca.

Spis treści

1. Czym są e-Doręczenia?
2. Koszty wdrożenia e-Doręczeń
3. Cennik e-Doręczeń Autenti
4. Podsumowanie

Czym są e-Doręczenia?

e-Doręczenia to usługa bezpiecznej wymiany korespondencji elektronicznej między firmami, administracją publiczną oraz obywatelami. Zastępują one tradycyjną przesyłkę listów poleconych.

Kto musi posiadać e-Doręczenia?

Obowiązek posiadania adresu do e-Doręczeń wprowadzany jest stopniowo. Poniżej znajduje się krótki harmonogram: 

Od 1 stycznia 2025 r. obejmie on organy administracji rządowej, instytucje publiczne, ZUS, KRUS, NFZ oraz osoby wykonujące zawody zaufania publicznego. Nowe firmy rejestrujące się w CEIDG i KRS również są zobowiązane do korzystania z e-Doręczeń.

Od 1 kwietnia 2025 r. obowiązek rozszerzy się na podmioty już wpisane do KRS, a od 1 lipca 2025 r. na przedsiębiorców w CEIDG, którzy zmodyfikują swoje dane po tej dacie.

Od 1 października 2026 r. wszystkie firmy zarejestrowane w CEIDG będą musiały posiadać e-Doręczenia.

Jakie są korzyści z wdrożenia e-Doręczeń?

Wprowadzenie e-Doręczeń jest z jednej strony spełnieniem obowiązku, który wynika z ustawy, ale przede wszystkim oznacza znaczną poprawę efektywności w zarządzaniu korespondencją. Co zyskują firmy i instytucje korzystające z tego rozwiązania?

• Oszczędność czasu – natychmiastowe dostarczenie dokumentów bez potrzeby osobistych wizyt.
• Automatyzacja procesów – możliwość integracji z systemami firmowymi, co upraszcza zarządzanie korespondencją.
• Bezpieczeństwo – szyfrowanie i certyfikacja, które zapewniają ochronę danych oraz pewność dostarczenia dokumentów.
• Łatwe zarządzanie dostępami i uprawnieniami – możliwość przyznawania ról i kontrolowania, kto ma dostęp do danej korespondencji.
• Pewność, z kim korespondujemy – adresy do e-Doręczeń są rejestrowane, co eliminuje ryzyko pomyłki i zapewnia pewność komunikacji.
• Natychmiastowa wysyłka i potwierdzenie odbioru – system generuje automatyczne potwierdzenia doręczenia wiadomości, co przyspiesza wymianę dokumentów.
• Centralizacja dokumentacji – wszystkie przesyłki są dostępne w jednym miejscu, co ułatwia ich archiwizację i wyszukiwanie.
• Usprawnienie biznesu – digitalizacja procesów redukuje koszty i poprawia organizację pracy.

Czytaj: e-Doręczenia dla przedsiębiorcy – okiem prawnika

Koszty wdrożenia e-Doręczeń

Wdrożenie e-Doręczeń wiąże się z różnymi kosztami. Mogą one obejmować zarówno opłaty wdrożeniowe, bieżące koszty związane z obsługą systemu czy nakłady na szkolenia pracowników. Naturalnie, wydatki te różnią się w zależności od rodzaju podmiotu oraz skali jego działalności:

• Koszty zakupu planu obsługi e-Doręczeń – wybór odpowiedniego pakietu usług dostosowanego do potrzeb firmy, obejmującego wysyłkę i odbiór korespondencji.
• Koszty integracji systemów informatycznych – jeśli firma zdecyduje się na połączenie e-Doręczeń z wewnętrznymi systemami ERP lub CRM, konieczne mogą być dodatkowe nakłady na integrację.
• Koszty wdrożenia i szkolenia pracowników – niezbędne do zapoznania zespołu z obsługą e-Doręczeń i zapewnienia efektywnego korzystania z systemu.

Koszty dla podmiotów publicznych

Koszty dla obywateli

Dla osób fizycznych korzystanie z e-Doręczeń jest bezpłatne. Nie ponoszą oni żadnych opłat za otrzymywanie korespondencji od administracji publicznej ani za wysyłanie dokumentów do urzędów.

Rynek e-Doręczeń – dostępne opcje

Wdrożenie e-Doręczeń można zrealizować na kilka sposobów, w zależności od potrzeb firmy. Obecnie na rynku dostępne są trzy główne opcje:

Autenti

Autenti oferuje kompleksowe rozwiązanie do e-Doręczeń, które łączy łatwość obsługi z wysokim poziomem bezpieczeństwa. Kluczowe zalety:

• Różnorodne plany subskrypcyjne – od darmowej wersji po zaawansowane opcje dla firm i korporacji.
• Możliwość wysyłania i odbierania e-przesyłek zarówno do instytucji publicznych, jak i partnerów biznesowych.
• Pełna zgodność z ustawą o e-Doręczeniach.
• Opcja integracji z innymi systemami firmowymi.

Pozostali dostawcy komercyjni usług e-Doręczeń

Oprócz Autenti, na rynku działają również inni dostawcy, oferujący usługi e-Doręczeń. Wybór dostawcy może zależeć od specyficznych potrzeb firmy, takich jak:

• Integracja z obecnymi systemami CRM i ERP.
• Skalowalność rozwiązania – obsługa dużej liczby użytkowników i dokumentów.
• Indywidualne warunki cenowe dla większych organizacji.
• Obsługa klientów zagranicznych i zgodność z regulacjami międzynarodowymi.
• Wielospółkowa struktura wymagająca posiadania wielu skrzynek do e-Doręczeń.
• Dostępu do skrzynek różnych podmiotów z poziomu jednego konta użytkownika.

Integracja poprzez systemy BPS/low-code

Firmy, które korzystają z platform do automatyzacji procesów biznesowych (BPS) lub rozwiązań low-code, mogą zintegrować e-Doręczenia bezpośrednio z tymi systemami.

Czym są systemy BPS i rozwiązania low-code?

• BPS (Business Process Automation) – to systemy służące do automatyzacji procesów biznesowych, które pozwalają firmom na uporządkowanie i cyfryzację obiegu dokumentów oraz korespondencji. Dzięki BPS możliwe jest np. automatyczne kierowanie e-Doręczeń do odpowiednich działów lub przypisywanie im określonych statusów.
• Low-code – to platformy umożliwiające tworzenie aplikacji i automatyzację procesów biznesowych bez konieczności pisania skomplikowanego kodu. Pozwalają na szybkie wdrażanie nowych funkcji i integracji, co jest szczególnie ważne dla firm, które chcą dostosować e-Doręczenia do swoich unikalnych potrzeb.

Przykłady systemów do integracji e-Doręczeń:

• Webcon – elastyczna platforma do automatyzacji dokumentów i obiegu korespondencji, umożliwiająca pełną integrację e-Doręczeń w ramach firmowych procesów.
• Amodit – system workflow, który ułatwia zarządzanie dokumentacją i pozwala na automatyzację obsługi e-Doręczeń w organizacji.
  
  

Integracja e-Doręczeń z systemami BPS/low-code pozwala na lepszą organizację pracy, automatyczne archiwizowanie korespondencji i przyspieszenie obsługi dokumentów.

Czytaj także: Co to jest eIDAS? 

Cennik e-Doręczeń Autenti

Autenti, polska platforma usług zaufania, która umożliwia m.in. elektroniczne podpisywanie dokumentów, oferuje różne plany korzystania z usługi e-Doręczeń. Usługa eDelivery od Autenti jest dostosowana do potrzeb indywidualnych użytkowników, małych i średnich firm oraz korporacji. Ceny planów różnią się w zależności od liczby użytkowników i dostępnych funkcji.

Plan FREE

Bezpłatna opcja dla użytkowników indywidualnych, która obejmuje:

• 0 zł netto za korzystanie z usługi,
• Skrzynkę e-Doręczeń dla jednego użytkownika,
• Nieograniczoną pojemność skrzynki,
• Oficjalny adres e-Doręczeń do komunikacji z administracją publiczną,
• Nielimitowane wysyłanie i odbieranie e-przesyłek od instytucji publicznych,
• Powiadomienia e-mail o nowej korespondencji.

Plan PRO

Przeznaczony dla małych firm i zespołów. Cena:

• 129 zł netto rocznie (lub 19 zł netto miesięcznie),
• Możliwość dodania do 2 użytkowników i 2 skrzynek e-Doręczeń,
• Nieograniczona pojemność skrzynki,
• Oficjalny adres e-Doręczeń do kontaktu z administracją,
• Powiadomienia e-mail i SMS,
• Nielimitowana możliwość wysyłania i odbierania e-przesyłek do dowolnych osób i organizacji.

Plan PREMIUM

Opcja dla większych zespołów i firm, które potrzebują zaawansowanych funkcji. Cena:

• 395 zł netto rocznie (lub 55 zł netto miesięcznie),
• Do 10 użytkowników z pełnym dostępem,
• Skrzynki e-Doręczeń z możliwością współpracy nad korespondencją (do 10 użytkowników z uprawnieniami),
• Oficjalny adres e-Doręczeń,
• Powiadomienia e-mail i SMS,
• Nielimitowane przesyłki do administracji Państwowej
• Nadawanie do 30 e-przesyłek komercyjnych miesięcznie (360 rocznie) do dowolnych adresatów,
• Nielimitowana możliwość odbierania e-przesyłek do dowolnych osób i organizacji.

e-Doręczenia Autenti dla korporacji – indywidualna wycena

Dla dużych firm i organizacji, które potrzebują elastycznego rozwiązania:

• Nieograniczona liczba użytkowników i skrzynek,
• Brak limitu na e-przesyłki i adresatów,
• Zaawansowane uprawnienia do współpracy nad korespondencją,
• Dostęp do API i możliwość integracji,
• Obsługa wielu spółek w grupie kapitałowej.
  
  

Opcja jednorazowej płatności rocznej

Autenti umożliwia również opłacenie usługi w formie jednorazowej płatności rocznej. Oznacza to, że płacisz z góry za 12 miesięcy korzystania z e-Doręczeń. Po upływie roku konieczne jest ręczne przedłużenie subskrypcji. Poniżej przedstawiono warunki dla poszczególnych planów:

Plan PRO – jednorazowa płatność roczna

• Cena: 1 068,00 zł netto rocznie (1 313,64 zł brutto).
• Dla kogo: Małe i średnie firmy, freelancerzy oraz zespoły.
• Korzyści:
  • Nielimitowana liczba dokumentów do wysyłania i podpisywania.
  • Całoroczny dostęp do podstawowych funkcji e-Doręczeń.
• Ważna informacja:
  • Po upływie roku dostęp do zaawansowanych funkcji może ulec przerwie, a subskrypcję trzeba przedłużyć ręcznie.

Plan PREMIUM – jednorazowa płatność roczna

• Cena: 1 548,00 zł netto rocznie (1 904,04 zł brutto).
• Dla kogo: Firmy wymagające zwiększonego bezpieczeństwa, funkcji zespołowych oraz wsparcia.
• Korzyści:
  • Pełen dostęp do skrzynek e-Doręczeń i opcji współpracy.
  • Rozszerzone funkcje umożliwiające wysyłanie korespondencji do dowolnych adresatów.
• Ważna informacja:
  • Podobnie jak w planie PRO, po roku korzystania zaawansowane funkcje mogą być przerywane, a subskrypcję należy ręcznie przedłużyć.

Wsparcie techniczne i szkolenie

Aby zapewnić użytkownikom sprawne korzystanie z e-Doręczeń, Autenti oferuje wsparcie techniczne oraz szkolenia z obsługi systemu. Obejmuje to zarówno pomoc w konfiguracji konta, jak i naukę zaawansowanych funkcji.

Wsparcie techniczne

Każdy użytkownik e-Doręczeń Autenti ma dostęp do pomocy technicznej przez cały okres korzystania z usługi. Wsparcie obejmuje:

• Pomoc w konfiguracji skrzynki e-Doręczeń – instrukcje dotyczące aktywacji, ustawień bezpieczeństwa i zarządzania użytkownikami.
• Rozwiązywanie problemów technicznych – szybka reakcja na zgłoszenia użytkowników.
• Aktualizacje i optymalizacja systemu – bieżące usprawnienia oraz wprowadzanie nowych funkcji.

Szkolenie z obsługi systemu

Autenti oferuje szkolenia dostosowane do różnych poziomów zaawansowania użytkowników:

• Podstawowe funkcje – jak wysyłać i odbierać e-przesyłki, zarządzać użytkownikami oraz konfigurować powiadomienia.
• Zaawansowane opcje – obsługa książki adresowej, reguły automatycznego katalogowania korespondencji, a także integracja z innymi systemami firmowymi.
  
  

Analiza kosztów pojedynczych przesyłek

Koszty e-Doręczeń mogą być znacznie niższe niż tradycyjna wysyłka papierowych dokumentów. Warto porównać ceny, aby zobaczyć, jakie oszczędności przynosi cyfrowa korespondencja.

Koszt wysyłki e-Doręczenia Autenti vs. tradycyjny list polecony

Tradycyjny list polecony (Poczta Polska):

• Jeśli najmniejsza przesyłka ekonomiczna w formacie S kosztuje 7,80 zł, a najcięższa przesyłka priorytetowa z pełnym potwierdzeniem doręczenia lub zwrotu wynosi 23 zł, to możemy przyjąć średni koszt wysyłki: 14 zł netto.
• Czas dostawy: 1-2 dni robocze.
• Dodatkowe koszty związane z drukiem dokumentów, kopertami i archiwizacją.

e-Doręczenia Autenti:

• Koszt przesyłki już od 0 zł, jeśli mieści się w limicie wysyłek.
• W przypadku nadwyżki limitu, koszt dodatkowej e-przesyłki wynosi ok. 1 zł – 2 zł w przypadku planów korporacyjnych).
• Natychmiastowe doręczenie i potwierdzenie odbioru bez dodatkowych opłat.
• Brak kosztów druku, kopert, fizycznej archiwizacji i czasu poświęcanego na wizyty na poczcie.
  
  

Dzięki powyższemu zestawieniu widać wyraźnie, że przeciętny koszt wysyłki tradycyjnej jest co najmniej 1,5–3 razy wyższy niż koszt e-Doręczenia, co przy dużej skali wysyłek generuje realne oszczędności. Spójrzmy jeszcze raz na te koszty, używając przykładowych wyliczeń:

Przykładowe wyliczenia dla firm małych, średnich i dużych firm

Mała spółka usługowa miesięcznie wysyła około 10 dokumentów wymagających potwierdzenia odbioru. Wybiera plan PRO za 129 zł netto rocznie, co daje 120 e-Doręczeń rocznie. Gdyby firma nadal korzystała z tradycyjnych listów poleconych (14 zł za sztukę), za 120 wysyłek zapłaciłaby 1680 zł. Oznacza to oszczędność rzędu 1550 zł rocznie.

Duża firma handlowa, która każdego miesiąca wysyła 30 e-Doręczeń, decyduje się na plan PREMIUM za 395 zł netto rocznie, obejmujący 360 przesyłek rocznie. Dzięki temu koszt pojedynczej e-przesyłki wynosi 1,10 zł. Dla porównania, przy tradycyjnej wysyłce kosztowałoby to firmę ok. 5 040 zł rocznie (14 zł x 360 przesyłek). Ostatecznie firma oszczędza ok. 4 645 zł rocznie, co oznacza redukcję kosztów nawet o 92%.

Podsumowując, im większa liczba wysyłanych przesyłek, tym większa oszczędność. Dla firm operujących na dużą skalę przejście na e-Doręczenia może znacząco obniżyć koszty operacyjne i usprawnić wewnętrzne procesy.

Podsumowanie

Wdrożenie e-Doręczeń to nie tylko obowiązek prawny, ale także realna korzyść dla firm i instytucji. Automatyzacja procesów, oszczędność czasu oraz zwiększone bezpieczeństwo wymiany dokumentów sprawiają, że e-Doręczenia to efektywne rozwiązanie dla przedsiębiorców i organizacji publicznych.

Kluczowe informacje

• Obowiązek korzystania z e-Doręczeń – stopniowo wprowadzany dla firm i instytucji, obejmujący podmioty publiczne i prywatne według określonego harmonogramu.
• Różne plany cenowe – od bezpłatnej wersji dla użytkowników indywidualnych po kompleksowe rozwiązania dla firm, uwzględniające integracje i zaawansowane funkcje.
• Opcja jednorazowej płatności rocznej – dla firm, które preferują jednorazowe rozliczenie zamiast miesięcznych opłat.
• Wsparcie i szkolenia – pomoc techniczna oraz kursy ułatwiające wdrożenie i optymalne wykorzystanie systemu.

Dla firm szukających najbardziej opłacalnego rozwiązania, plan Premium z rozszerzoną aktywacją na 3 lata może być najlepszą opcją, zapewniającą pełną funkcjonalność i stabilność usługi. Warto także skorzystać z możliwości konsultacji, aby dobrać odpowiednie rozwiązanie do potrzeb organizacji.

Więcej o e-Doręczeniach: https://autenti.com/pl/e-doreczenia