Platforma Autenti, która daje możliwości podpisywania i wysyłania prawnie wiążących umów i dokumentów online, działa w oparciu o Microsoft Azure. Zdalnie złożony podpis skraca czas procesowania formalności, ale też gwarantuje pełne bezpieczeństwo. Z nowego narzędzia opartego o chmurę korzystają już m.in. przedstawiciele branży finansowej, czy retailu, a także spółek akcyjnych czy nowoczesnych firm zajmujących się infrastrukturą. Podpis online czarno na białym pokazuje też, że firmy dwoją się i troją, by zapewnić komfort klientom w nowej i coraz częściej zdalnej rzeczywistości.
PKP Energetyka
W jaki sposób firmy w Polsce wykorzystując narzędzia cyfrowe mogą zoptymalizować czas oraz skrócić proces formalności do minimum? Wiedzą to przedstawiciele instytucji finansowych, ale też branża retail i spółki, które dbają o wysoką jakość usług dla klienta, takie jak PKP Energetyka, gdzie platformę Autenti wykorzystuje się do podpisywania umów sprzedaży energii elektrycznej, ale także aneksów oraz prezentacji ofert cenowych.
„Do tej pory podpisaliśmy już kilkadziesiąt dokumentów online z naszymi Klientami. Rozwiązanie sprawdza się idealnie w czasach pandemii, a Klienci mogą zrealizować wszystkie formalności bez wychodzenia z domu. Ogromnym pozytywem jest brak koniczności drukowania, często nawet kilkudziesięciu stron, co przyczynia się nie tylko do skrócenia czasu pracy ale i ochrony środowiska” mówi Paweł Majka, Dyrektor Departamentu Operacyjnego, PKP Energetyka.
Alior Bank
Tym, co w zdalnej komunikacji bardzo ważne, jest bezpieczeństwo. To kwestia kluczowa dla instytucji finansowych w tym także banków. Alior Bank w ramach współpracy z polskim fintechem Autenti, wprowadził możliwość zawierania aneksów dotyczących odroczenia spłat rat kredytów firmowych z wykorzystaniem podpisu kwalifikowanego oraz e-podpisu, który jest dostępny dla 200 tys. klientów biznesowych banku. To kolejne rozwiązanie ułatwiające klientom wygodne korzystanie z bankowości oferowane przez Alior Bank.
Ponadto, w Alior Banku platforma, dzięki której zdalnie podpiszemy umowę czy dokument, jest narzędziem, które pozwala uprościć i skrócić czas dla procesu dystrybucji na przykład dokumentów kadrowych, przy jednoczesnym zachowaniu wszystkich standardów bezpieczeństwa danych. Rozwiązanie Autenti wykorzystuje się m.in. w trakcie procesów zatrudniania nowego pracownika (podpisy umowy o pracę/umowy zlecenia), przy podpisywaniu kolejnych dokumentów (aneksów do umowy), wydawaniu świadectw pracy, czy zaświadczeń.
„Od ponad pół roku w Alior Banku korzystamy z rozwiązań platformy Autenti w celach kadrowych. Dzięki współpracy mamy możliwość w prosty i szybszy niż dotychczas sposób, zarządzać formalnościami między organizacją a naszymi pracownikami. To projekt, który okazał się szczególnie pomocny w kontekście nowych warunków pracy związanych z pandemią koronawirusa, gdzie dużo spraw dzieje się zdalnie. W ostatnich miesiącach wdrożyliśmy wiele rozwiązań, które zoptymalizowały i usprawniły procesy wewnętrzne, również te zachodzące
w HR. Jesteśmy otwarci na skorzystanie z kolejnych funkcjonalności, które powstają w ramach platformy”, mówi Monika Stołowska, Dyrektor Zarządzający Pionem HR w Alior Banku.
Rossman
Platforma Autenti była obecna w polskich firmach jeszcze przed marcem tego roku. Już wcześniej, świadome i przystosowane do dynamicznie zmieniającej się rzeczywistości firmy, wykorzystywały cyfrowe narzędzia oraz rozwijały umiejętności po to, by wyjść na przeciw klientom ale także umiejętnie i efektywnie wykorzystać w biznesie cenny element, jakim jest czas.
„Autenti używamy od 2019 roku. Na początku platformę zaczęliśmy wykorzystywać do podpisywania umów z partnerami w dwóch działach. Dzisiaj, jest to jedno z głównych narzędzi do podpisywania umów w firmie. Zdecydowanie upraszcza i przyspiesza podpisywania dokumentów, a czas procesowania i akceptacji skrócił się z wielu dni na godziny” mówi Piotr Kiszkiel, Dyrektor IT w Rossmann.
Jak działa Autenti?
Działanie Autenti odbywa się w pełni cyfrowo. Narzędzie oparte o chmurę Microsoft Azure potrafi integrować się z takimi usługami jak Microsoft Teams dając tym samym już od pierwszych chwil procesowania umowy czy dokumentu, możliwości szybkiego i w 100 procentach online załatwienia sprawy. Proces działania na platformie odbywa się w kilku krokach. Pierwszy to wysłanie dokumentu, następnie jest e-indentyfikacja, kolejna e-dostawa, podpis elektroniczny skutkujący certyfikatem i finalny link odsyłający na przykład do płatności, jeśli umowa lub dokument tego dotyczą. W trakcie procesu, każdy element dotyczący działania obu stron zaangażowanych w umowę, jest rejestrownany i zapisywany na trwałym nośniku. Szyfrowanie danych odbywa się z zachowaniem najwyższych standardów bezpieczeństwa i zaufania.
Platforma Autenti gwarantuje swobodne i szybkie działanie dla obu stron. Firma wysyła dokument do podpisu z platformy, jej klient lub partner biznesowy mają go od razu do wglądu lub podpisania, a ich tożsamość jest zweryfikowana. Służą do tego SMS, wideo lub kwalifikowany podpis elektroniczny. Po podpisaniu dokument jest przechowywany bezpiecznie w archiwum chmurowym. Rozwiązanie wykorzystuje platformę Azure i gwarantuje bezpieczeństwo i możliwość skalowalności, bez względu na liczbę przetwarzanych dokumentów. Autenti integruje się również z Microsoft Teams, aby notyfikacje o podpisaniu dokumentu widocznie były w formie powiadomień użytkownika Teams.
Z rozwiązania Autenti korzysta dziś ponad 1 000 firm w całym kraju, a dokumenty elektronicznie podpisało już prawie 1 mln Polaków. Autenti i Microsoft współpracują od lat. Ich kooperacja zaowocuje już wkrótce rozwojem platformy zagranicą.
