Czy e-Doręczenia to faktycznie klapa?

Wprowadzony na początku 2025 roku system e-Doręczeń miał zrewolucjonizować komunikację między obywatelami, przedsiębiorcami a administracją publiczną.

Jednak pierwsze miesiące funkcjonowania ujawniły szereg problemów technicznych i organizacyjnych, które skłaniają do pytania: czy e-Doręczenia to klapa? 

W artykule analizujemy obecne trudności, ale również przedstawiamy rzeczywiste korzyści tego rozwiązania, które może znacząco usprawnić cyfryzację polskiej administracji — jeśli zostanie właściwie wdrożone.

Główne problemy polskiego systemu e-Doręczeń

Problemy techniczne

Publiczny system e-Doręczeń w komunikacji z administracją od początku działania boryka się z poważnymi trudnościami technicznymi. Przesłanie cyfrowego listu poleconego potrafiło trwać nawet kilka dni, a po drodze zdarzało się, że pismo „gubiło się" w systemie. 

W pierwszych tygodniach urzędnicy napotykali częste problemy z logowaniem do skrzynek, a pobranie nawet niewielkich załączników trwało wiele godzin. Wysyłka dokumentów bywała opóźniona o kilka dni, co budziło obawy o dotrzymanie terminów.

Co więcej, pojawiły się incydenty naruszenia ochrony danych – do adresatów docierały np. numery PESEL urzędników nadawców, co podważa zaufanie do bezpieczeństwa systemu oferowanego przez Operatora Wyznaczonego. 

Ponadto integracja e-Doręczeń z istniejącymi systemami obiegu dokumentów w urzędach okazała się dużym wyzwaniem.

Ustawodawca przewidział nawet długi okres przejściowy – do końca 2025 roku – aby jednostki publiczne mogły dostosować swoje oprogramowanie i procedury do nowego systemu oraz hybrydowy system, gdzie e-polecone mogą na pewnym etapie zostać zamieniane na tradycyjne przesyłki, aby dotrzeć do adresata, który nie założył skrzynki indywidualnie (dla obywateli nie ma takiego obowiązku).

Aspekty prawne

Wprowadzenie e-Doręczeń zostało uregulowane ustawą z 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych oraz przepisami wykonawczymi, a także wymogami unijnego rozporządzenia eIDAS nr 910/2014. Zgodnie z prawem, od 2025 roku elektroniczne doręczenie jest równoważne prawnie tradycyjnej przesyłce poleconej za potwierdzeniem odbioru.

Ustawodawca stopniowo objął obowiązkiem korzystania z e-Doręczeń kolejne podmioty – najpierw od 1 stycznia 2025 urzędy administracji rządowej, samorządy oraz tzw. zawody zaufania publicznego (np. adwokaci, radcowie prawni). W dalszej kolejności obowiązek rozszerzy się na przedsiębiorców wpisanych do KRS i CEIDG, a docelowo (do 2029 r.) nawet na sądy, prokuratury i inne organy państwa. 

Jest to część ogólnounijnej strategii cyfryzacji.

W praktyce terminy wdrożenia musiały jednak zostać przesunięte z powodu opóźnień i problemów przygotowawczych. 

Pierwotnie prawnicy (np. adwokaci) mieli obowiązkowo korzystać z e-Doręczeń już od końca 2023 r., jednak na wniosek samorządu adwokackiego termin ten został odroczony – Minister Cyfryzacji zgodził się przesunąć wejście w życie obowiązku na 1 stycznia 2025 ze względu na stan przygotowań systemu oraz względy bezpieczeństwa użytkowników.

Reakcje społeczne i problemy wdrożeniowe

Urzędy tracą cierpliwość

Wprowadzenie e-Doręczeń wywołało mieszane reakcje w społeczeństwie – od ostrożnego optymizmu po otwartą krytykę.

Post na X Marcina Chlewickiego, radcy prawnego

Urzędnicy i samorządowcy początkowo podchodzili do projektu z nadzieją na usprawnienie pracy, jednak pierwsze doświadczenia przyniosły rozczarowanie. Zamiast przyspieszyć obieg dokumentów, system w praktyce często go spowalniał i blokował pracę urzędów.

Przedstawiciele Związku Powiatów Polskich określili pierwsze tygodnie działania e-Doręczeń jako „bardzo gorzką pigułkę" do przełknięcia. 

"Promowaliśmy e-Doręczenia, mówiliśmy urzędnikom, że system będzie ułatwiał pracę, a na razie ją utrudnia" – przyznała Patrycja Grebla-Tarasek z ZPP.

Lokalne władze podczas spotkań z rządem wprost zagroziły, że zażądają wyłączenia systemu, jeśli problemy techniczne nie zostaną rozwiązane szybko (ultimatum wyznaczono na koniec stycznia 2025).

Taka ostra reakcja pokazuje skalę frustracji – samorządy obawiały się, że wadliwe doręczenia elektroniczne mogą zagrozić prowadzonym postępowaniom administracyjnym i sądowym.

Obawy obywateli i przedsiębiorców

Obywatele reagują różnie, w zależności od stopnia obeznania z nowymi technologiami. Część osób cieszy się z wizji końca awizo i stania w kolejce na poczcie – e-Doręczenia reklamowane są jako możliwość odbioru listu poleconego przez Internet z dowolnego miejsca i o dowolnej porze. 

Dla wielu młodszych lub bardziej cyfrowo kompetentnych obywateli brzmi to atrakcyjnie: koniec z przegapionymi listami i koniecznością osobistego odbioru przesyłek.

Z drugiej strony spora grupa społeczeństwa podchodzi z nieufnością do nowego systemu. Obawiają się m.in. o bezpieczeństwo korespondencji (czy nikt nieuprawniony nie przechwyci pisma elektronicznego) oraz o niezawodność – czy ważna wiadomość na pewno dotrze i zostanie odczytana na czas.

Zalety rozwiązań Autenti w kontekście problemów z e-Doręczeniami

Na tle problemów z systemem publicznym, rozwiązania oferowane przez Autenti pokazują, jak powinna wyglądać solidna implementacja usług cyfrowych w obszarze komunikacji formalnej. Autenti oferuje stabilną i sprawdzoną platformę, która zastępuje funkcjonalności publicznego systemu e-Doręczeń.

Niezawodność i bezpieczeństwo Autenti

W przeciwieństwie do problemów technicznych trapiących publiczny system e-Doręczeń, platforma Autenti działa stabilnie i niezawodnie. Klienci biznesowi i indywidualni mogą przesyłać dokumenty bez obaw o "zagubienie" w systemie czy kilkudniowe opóźnienia. 

Autenti zapewnia natychmiastowe doręczenie dokumentów, a nadawca otrzymuje powiadomienia o statusie przesyłki (odebrana, podpisana).

Co istotne, Autenti spełnia najwyższe standardy bezpieczeństwa danych, eliminując ryzyko wycieków informacji, które pojawiły się w przypadku publicznego systemu e-Doręczeń. 

Platforma wykorzystuje zaawansowane metody szyfrowania i uwierzytelniania, zapewniając poufność przesyłanych dokumentów.

Intuicyjność i łatwość obsługi

Jednym z głównych atutów Autenti jest intuicyjny interfejs użytkownika. W odróżnieniu od rządowego systemu, którego obsługa sprawia trudności nawet urzędnikom, Autenti projektowano z myślą o prostocie użytkowania. 

Dokumenty można przesyłać i podpisywać w kilku prostych krokach, bez konieczności instalowania dodatkowego oprogramowania czy przechodzenia skomplikowanych procedur.

Elastyczność i integracja z istniejącymi systemami

Autenti oferuje zaawansowane możliwości integracji z systemami już używanymi przez firmy i instytucje. W przeciwieństwie do publicznego systemu e-Doręczeń, który wymaga od urzędów znaczących zmian w procedurach, Autenti e-Doręczenia można łatwo połączyć z istniejącymi systemami obiegu dokumentów poprzez API.

Porównanie e-Doręczeń z tradycyjnymi listami poleconymi

Skuteczność doręczeń

Dotychczas list polecony za potwierdzeniem odbioru uchodził za najbardziej pewną formę dostarczenia ważnych dokumentów. Przy tradycyjnej przesyłce urzędowej istnieje dobrze znana procedura – awizo, odbiór na poczcie, pokwitowanie – co daje instytucji wysyłającej gwarancję, że dopełniła obowiązku doręczenia.

W razie niepodjęcia listu w terminie 14 dni stosuje się tzw. fikcję doręczenia – pismo uznaje się za doręczone mimo braku fizycznego odbioru. 

Analogiczną zasadę zastosowano w e-Doręczeniach: jeśli adresat nie odbierze elektronicznej przesyłki w ciągu 14 dni, system automatycznie uznaje ją za doręczoną.

W praktyce jednak na starcie działania e-Doręczeń tradycyjny list polecony okazał się bardziej niezawodny niż jego cyfrowy odpowiednik. Urzędnicy wskazywali, że wysyłając papierowy list mieli pewność dotrzymania terminów, podczas gdy w systemie elektronicznym Operatora Wyznaczonego pisma „wiszą" w skrzynkach lub w kolejce do wysyłki po stronie nadawcy.

Dostępność i wygoda

Klasyczny list polecony wymaga fizycznej obecności – listonosza, skrzynki pocztowej, wizyty na poczcie przy odbiorze za potwierdzeniem. E-Doręczenia eliminują te niedogodności: korespondencję można odebrać lub nadać elektronicznie o dowolnej porze i z dowolnego miejsca, o ile ma się dostęp do Internetu.

Aby dokonać wysyłki za pośrednictwem e-Doręczeń, konieczne jest posiadanie adresu elektronicznego adresata. Adresy te są przechowywane w dedykowanej bazie, zwanej Bazą Adresów Elektronicznych (BAE). 

Koszty i opłacalność e-Doręczeń

Jednym z kluczowych argumentów za wprowadzeniem e-Doręczeń były oszczędności finansowe dla administracji i całej gospodarki. Szacuje się, że zastąpienie 90% papierowych przesyłek administracji publicznej komunikacją elektroniczną może przynieść nawet ponad 2,3 mld zł oszczędności rocznie według raportu Obserwatorium.biz.

Jednak rzeczywista opłacalność systemu e-Doręczeń zależy od wielu czynników i nie od razu będzie odczuwalna. Na starcie poniesiono niemałe koszty wdrożenia – zaprojektowanie, stworzenie i utrzymanie centralnej bazy adresów elektronicznych (BAE) oraz infrastruktury IT wymagało znaczących inwestycji z budżetu państwa.

W okresie przejściowym pojawiają się też dodatkowe koszty operacyjne związane z prowadzeniem podwójnego systemu doręczeń (cyfrowego i papierowego). Usługa hybrydowa generuje koszty wydruku i doręczenia listów, które ponosi operator.

Czytaj również: Ile realnie kosztuje wdrożenie i obsługa e-Doręczeń?

Warto podkreślić, że polski system e-Doręczeń działa w oparciu o dwa rodzaje usług: PURDE (Publiczna Usługa Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego) oraz KURDE (Kwalifikowana Usługa Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego) dostępną u kwalifikowanych dostawców usług zaufania (takich jak Autenti). 

Korzystanie z PURDE w komunikacji z podmiotami publicznymi jest bezpłatne, natomiast usługi KURDE mogą być odpłatne, ale oferują dodatkowe funkcjonalności i możliwości integracji z systemami biznesowymi. 

Ta dwutorowa struktura ma zapewnić zarówno powszechny dostęp do e-Doręczeń, jak i możliwość rozwoju konkurencyjnych rozwiązań komercyjnych

Czy e-doręczenia to faktycznie klapa? Podsumowanie

Odpowiedź na tytułowe pytanie nie jest jednoznaczna. Z jednej strony, system e-Doręczeń w Polsce boryka się z poważnymi problemami technicznymi, które utrudniają jego efektywne wykorzystanie. Urzędnicy i samorządowcy słusznie krytykują niedostateczne przygotowanie infrastruktury i występujące awarie.

Z drugiej strony, sama idea cyfryzacji komunikacji urzędowej jest słuszna i przyniesie w dłuższej perspektywie znaczące korzyści:

1. Oszczędność czasu i pieniędzy - gdy system zacznie działać sprawnie, zarówno obywatele jak i urzędy zaoszczędzą na kosztach papierowej korespondencji oraz czasie potrzebnym na jej obsługę.
2. Większa dostępność usług - możliwość załatwienia spraw urzędowych online zwiększa dostępność administracji publicznej.
3. Redukcja obciążeń administracyjnych - cyfryzacja korespondencji pozwala na automatyzację wielu procesów w urzędach.
4. Ekologiczność - mniejsze zużycie papieru i redukcja transportu przesyłek tradycyjnych to wymierne korzyści dla środowiska.

Platformy takie jak Autenti pokazują, że technologia doręczeń elektronicznych może działać sprawnie i niezawodnie. Doświadczenia z prywatnych rozwiązań mogą pomóc w udoskonaleniu publicznego systemu e-Doręczeń.

Problemy z wdrożeniem e-Doręczeń nie są więc dowodem na klęskę samej idei, ale raczej na niedostateczne przygotowanie infrastruktury technicznej i procedur. Jeśli system zostanie naprawiony i udoskonalony, może stać się ważnym elementem cyfrowej transformacji polskiej administracji publicznej.

Czytaj również: Czy warto wdrożyć e-Doręczenia w firmie? 10 kluczowych powodów.

Masz już utworzoną skrzynkę e-Doręczeń, ale chciał(a)byś zyskać jeden system do obsługi wysyłek komercyyjnych jak i publicznych oraz wygodny interfejs? ? Rozważ przeniesienie jej do Autenti.

Przenieś adres do doręczeń elektronicznych do Autenti eDelivery