O podpisach elektronicznych równie chętnie rozmawiamy z naszymi nowymi, jak i obecnymi klientami, którzy często stają się ambasadorami rozwiązania. Do tego grona należy Fundacja Kierunkowskaz, która korzysta z Autenti w swojej codziennej pracy.
Fundacja Kierunkowskaz rozpoczęła swoją działalność 7 lat temu i początkowo związana wyłącznie z edukacją, rozwijała się o kolejne obszary. Dziś działa w zakresie szeroko pojętych nowych technologii, elektromobilności, doradztwa, startupów, zewnętrznych usług procesów rekrutacyjnych, pozyskiwania i współtworzenia projektów UE oraz edukacji. Fundacja zrzesza wykładowców, specjalistów, doradców i pracowników z całej Polski oraz Świata. Od wielu lat czynnie zaangażowana w organizację zbiórek charytatywnych, organizację bezpłatnych zajęć w domach dziecka i szkołach oraz wspieranie młodych talentów.
Całe portfolio działalności przekłada się na regularne tworzenie dokumentacji z nią związanej. O potrzebie wdrożenia podpisu elektronicznego i doświadczeniach po ponad roku korzystania z platformy Autenti rozmawiamy z Januszem Grądzkim, Prezesem Fundacji.
Cofnijmy się do początku ubiegłego roku. Dlaczego zdecydowaliście się wtedy na wdrożenie Autenti?
Współpracujemy z Partnerami w Polsce, ale również za Oceanem. Bardzo zależy nam na pokazaniu, że możemy razem zadbać o środowisko. Korzystamy z rozwiązań chmurowych, bo zespół pracuje w wielu regionach świata. Wykorzystanie podpisu Autenti było tą wisienką na torcie, która przyspieszyła proces podpisywania dokumentów. Zredukowaliśmy nie tylko koszt związany z kurierami, ale przede wszystkim - zredukowaliśmy ślad węglowy, jaki powstaje przy przesyłaniu dokumentów tradycyjną drogą. Małymi codziennymi działaniami chcemy pokazać, jak duży mamy wpływ na nas wszystkich i środowisko.
Tak, to faktycznie obopólna korzyść - aspekt proekologiczny połączony z redukcją kosztów prowadzenia działalności. Mówiąc o niej, w jaki sposób pracowaliście, zanim zaczęliście korzystać z platformy Autenti?
Dotychczasowy proces podpisu generował fizyczne skanowanie dokumentów oraz wysyłanie oryginalnych wersji pocztą lub kurierem, co prowadziło do przedłużających się terminów samego procesu podpisu. Brak możliwości pilnowania wersji podpisywanej oraz budowy oddzielnego archiwum na umowy było pewnym wyzwaniem, zwłaszcza przy rozproszonych strukturach Fundacji. Dlatego Autenti idealnie wpasowało się w nasze potrzeby.
Rozwińmy temat wpisywania się w potrzeby. Jakie rozwiązania Autenti najbardziej ułatwiają pracę w branży, w której Państwo działacie?
Szybkość udostępnienia dokumentu do podpisu. Możliwość weryfikacji i podpisania dokumentów przez osoby uprawnione zgodnie z KRS przez aplikację na smartfony. Dostęp z dowolnego miejsca na świecie od razu po oznaczeniu osób w systemie wymaganych do złożenia podpisu. Archiwum umów, dzięki czemu od razu wiemy, gdzie szukać dokumentów i zawsze mamy ostatnie wersje „pod ręką”.
Fundacja Kierunkowskaz od początku swojej działalności skupia się na pracy w formie zdalnej i hybrydowej. Możliwość przesyłania dokumentów do kilku osób, z uwzględnieniem podpisu oraz samego „wglądu” jest rewelacyjną funkcją, która pozwala osobom zainteresowanym zapoznanie się z treścią, jednocześnie nie generując dodatkowego obiegu dokumentacji. Kolejną funkcją, która jest nieoceniona i pozwala na usprawnienie pracy, jest możliwość ustalenia kolejności podpisania dokumentu.
To wspaniała rekomendacja! Czy partnerzy Fundacji są równie entuzjastycznie nastawieni do podpisywania online? Jak reagują na e-podpis?
Pierwsze wrażenie gdy otrzymuje się dokument podpisany przez Autenti sprawia wrażenie skomplikowanego, jednak po chwili każdy wie co ma zrobić, bez konieczności dodatkowych wyjaśnień. Podejście w tak innowacyjny sposób pokazuje, że Fundacja nie tylko promuje najnowsze technologie, ale również korzysta z nich na co dzień.
Na koniec, porozmawiajmy o przyszłości. Jakie są kierunki rozwoju działalności Fundacji? W jaki sposób korzystanie z platformy Autenti jest z tym związane?
Nadrzędnym celem Fundacji Kierunkowskaz jest stały rozwój i progres dotyczący zadań. Nowi kontrahenci, nowi pracownicy, nowe projekty, które wciąż stawiają nowe wyzwania. Obecny dynamiczny rozwój Fundacji wymusza stosowanie najnowszych technologii, a platforma Autenti przyspieszając procesy - przenosi do zupełnie innego poziomu jakości świadczone usługi, zaczynając od e-podpisu.
