Platforma Autenti poszerza swoją ofertę o Formularze Interaktywne. Nowa funkcjonalność pozwala zaimportować gotowy szablon dokumentu, sprawnie zebrać niezbędne dane, m.in. od pracowników, kandydatów, kontrahentów czy klientów przekazujących informacje techniczne i uzupełnić nimi treść, a następnie płynnie przejść do podpisu dokumentu. Wszystko to odbywa się w jednym, spójnym procesie, co pozwala zautomatyzować etap, który do tej pory wymuszał ręczne uzupełnianie danych otrzymanych innymi kanałami, np. mailem.
Kłopotliwe przepisywanie danych
W wielu organizacjach proces zbierania danych od klienta lub pracownika oraz sam moment podpisania dokumentu to dwa zupełnie oddzielne, niepowiązane ze sobą etapy. W standardowym modelu obieg wygląda następująco:
- Treść bazowa powstaje w zewnętrznym edytorze tekstu.
- Dokument jest ręcznie uzupełniany danymi (często na podstawie maili lub maili czy kwestionariuszy osobowych).
- Gotowy plik jest wgrywany na platformę i wysyłany do e-podpisu.
Taki tryb pracy generuje konkretne problemy: ciągłe przełączanie się między narzędziami, ręczne odtwarzanie tych samych kroków przy każdym nowym kliencie oraz brak jednego, spójnego workflow.
Główna zmiana: formularze porządkują etap kompletowania informacji
Autenti eSign Forms wkraczają dokładnie w ten moment procesu. Nie służą do tworzenia treści od zera, ale do błyskawicznego zbierania danych, które muszą znaleźć się w gotowym dokumencie. Nowa funkcjonalność sprawdzi się najlepiej tam, gdzie:
Kiedy warto użyć Formularzy Interaktywnych?
- Gdy do przygotowania dokumentu potrzebujesz informacji, których nie masz jeszcze kompletnych — np. wymiarów, materiału i nachylenia dachu w branży fotowoltaicznej, wyboru posiłków lub zajęć dodatkowych w edukacji albo danych do PPK i dokumentów HR.
- Gdy dokument opiera się na stałym wzorcu, ale jego treść zależy od danych przekazanych przez drugą stronę — pracownika, kandydata, klienta, kontrahenta, partnera lub opiekuna.
- Gdy chcesz wyeliminować ręczne przepisywanie informacji z e-maili, formularzy, arkuszy czy wiadomości do dokumentów.
Od pracy w kilku programach do jednego flow w Autenti
Obecnie podpis cyfrowy jest często traktowany jedynie jako "ostatnia prosta" na długiej drodze administracyjnej. Samo zebranie informacji i "wklepanie" ich w odpowiednie miejsca umowy odbywa się poza platformą.
Formularze Interaktywne przenoszą ten żmudny etap do jednego, bezpiecznego środowiska. Korzyść jest natychmiastowa: zespół korzysta z mniejszej liczby narzędzi, eliminuje ręczne kopiowanie danych, a cały proces staje się znacznie bardziej spójny i odporny na błędy (np. dzięki walidacji pól).
Największa wartość dla dokumentów szablonowych
Formularze Interaktywne zostały zaprojektowane z myślą o procesach operacyjnych. Idealny dokument dla tej funkcji to taki, który ma sztywną strukturę, wymaga jedynie uzupełnienia konkretnych pól (np. NIP, kwota, data, wybór opcji z listy) i jest wykorzystywany masowo.
Przykładowe zastosowania (Use cases):
- Onboarding i kwestionariusze HR.
- Formularze zamówieniowe (np. w branży fotowoltaicznej czy B2B).
- Zgody i oświadczenia.
- Wnioski pracownicze.
- Standardowe dokumenty administracyjne.
Kluczowe korzyści dla organizacji:
- Ograniczenie manualnego uzupełniania danych w zewnętrznych plikach.
- Znacznie większa standaryzacja zbieranych informacji.
- Błyskawiczne przekazywanie dokumentów do podpisu.
- Brak konieczności wielokrotnego zapisywania, eksportowania i przenoszenia plików między programami.
- Cedowanie uzupełniania danych na podpisującego.
"Zauważyliśmy, że firmy chcą objąć jednym płynnym procesem nie tylko sam moment e-podpisu, ale również bezpośrednio go poprzedzający etap zbierania danych i uzupełniania szablonu. Największa wartość naszej nowej usługi pojawia się przy dokumentach powtarzalnych. Formularze Interaktywne drastycznie upraszczają pracę i skracają drogę od pozyskania informacji od klienta do finalnego podpisania umowy."
Kinga Biernacka, Product Manager, Autenti
Czym NIE są Formularze Interaktywne (eSign Forms)?
Formularze interaktywne najlepiej sprawdzają się przy zbieraniu danych i standaryzacji podpisu. Nie są natomiast narzędziem do:
- Tworzenia skomplikowanych umów od zera.
- Współredagowania treści przez kilka osób w czasie rzeczywistym.
- Negocjowania zapisów, komentowania czy pracy w trybie sugestii.
- Automatycznego przekazywania danych do systemów HR, CRM czy ERP - obecnie eksport odbywa się ręcznie, jako plik CSV.
- Jednorazowego wpisania danych do wielu dokumentów tej samej osoby - każdy dokument uzupełnia się odrębnie.
- Uruchamiania procesu dla wielu odbiorców jednym działaniem - każdy proces wymaga dziś osobnego uruchomienia.
- Pełnej weryfikacji tożsamości czy statusu firmy (KYC/KYB) - to odrębny proces od podpisu elektronicznego, zaawansowanego czy kwalifikowanego, które formularz obsługuje.
Działy prawne nadal będą wypracowywać bazowe treści umów w swoich ulubionych edytorach. Rola Formularzy Interaktywnych zaczyna się krok później: to szybkie zebranie danych, uzupełnienie brakujących pól w wypracowanym już szablonie dokumentui płynne przejście do podpisu.
Dlaczego to rozróżnienie jest tak ważne?
Zrozumienie tej granicy pomaga organizacjom lepiej dobierać narzędzia do typu procesu. Pozwala to wyraźnie oddzielić standardowe, masowe dokumenty operacyjne (które należy automatyzować za pomocą formularzy) od unikalnych, trudnych kontraktów wymagających wielotygodniowych negocjacji w edytorze tekstu. Dzięki temu firmy przestają obsługiwać wszystkie swoje dokumenty w ten sam, często nieefektywny sposób.
Kolejny krok w rozwoju workflow dokumentowego
Wprowadzenie formularzy interaktywnych wpisuje się w konsekwentną strategię Autenti: tworzenia platformy, która obejmuje kolejne, naturalnie następujące po sobie etapy pracy z dokumentem. Poszerzamy nasz ekosystem, łącząc w jednym miejscu kompletowanie danych, e-podpis oraz dalszą obsługę dokumentu w procesie biznesowym.
- Dla obecnych użytkowników to szansa na przeniesienie kolejnego, czasochłonnego etapu z zewnętrznych programów bezpośrednio do Autenti.
- Dla nowych klientów to obietnica bezproblemowego i prostego modelu pracy przy dokumentach powtarzalnych – bez konieczności sztucznego rozdzielania etapu zbierania danych i składania podpisu.
Podsumowanie
Autenti eSign Forms domykają brakujący etap nowoczesnego procesu dokumentowego. Skutecznie wypełniają lukę operacyjną między surowym, statycznym szablonem a gotowym, prawnie wiążącym i podpisanym dokumentem.
O Autenti
Autenti to europejska platforma do autoryzacji dokumentów i zawierania umów przez internet, w pełni zgodna z rozporządzeniem eIDAS 2.0. Oferujemy kompleksowe środowisko cyfrowe do upraszczania procesów dokumentowych, w którego skład wchodzą: e-podpisy, weryfikacja tożsamości, kwalifikowane e-doręczenia oraz usługi ochrony, walidacji i archiwizacji dokumentów.
Kontakt dla mediów:
Natalia Gębska – Communication Manager
press@autenti.com
