10 wyzwań zarządzania umowami wraz ze statystykami i rozwiązaniami

Nie ma wątpliwości, że umowy odgrywają kluczową rolę w biznesie. W rzeczywistości około 70%-80% firm jest zarządzanych za pomocą umów.

Skoro nasze życie kręci się wokół umów i dokumentów, które trzeba tworzyć, podpisywać i przechowywać — porozmawiajmy o typowych przeszkodach napotykanych po drodze.

Oto 10 wyzwań w zarządzaniu umowami wraz ze statystykami i możliwymi rozwiązaniami, które pomogą je przezwyciężyć.

1. Czasochłonne procesy manualne

Bez wątpienia czasochłonne procesy manualne pozostają jednym z największych wyzwań dla właściwego zarządzania umowami.

Aby uświadomić sobie skalę tego problemu: firmom zajmuje średnio od 20 do 30 dni utworzenie, negocjowanie i sfinalizowanie umowy, podczas gdy odnowienie umowy trwa średnio 97 dni.

Kluczowe problemy to między innymi:

• Czasochłonne zadania: od redagowania, przez przeglądanie, po ręczne zatwierdzanie umów, co spowalnia działania.
• Skupianie się na umowach o niskiej wartości bez automatyzacji: bez automatyzacji zespoły poświęcają zbyt dużo czasu na rutynowe umowy zamiast na umowy o wysokim wpływie. 84% specjalistów ds. umów jest pod presją, aby uprościć umowy, co sugeruje, że obecne procesy manualne nie są wystarczająco zestandaryzowane.
• Brak standaryzacji: a mówiąc o tym - brak standaryzacji powtarzalnych zadań, umów i przepływów pracy prowadzi do zamieszania, ryzyka niezgodności, trudności w negocjacjach i jeszcze większej straty czasu.

💡 Rozwiązanie

Istnieje kilka możliwych rozwiązań, które można wdrożyć, aby poradzić sobie z nieefektywnymi procesami manualnymi, ale można je sprowadzić do dwóch głównych: automatyzacji i standaryzacji.

Niezależnie od tego, czy zdecydujesz się wdrożyć system zarządzania cyklem życia umów (CLM) lub oprogramowanie do zarządzania umowami w celu automatyzacji tworzenia umów, przepływów pracy związanych z zatwierdzaniem i wprowadzaniem danych, czy zainwestować w oprogramowanie do podpisu elektronicznego, aby ułatwić masowe podpisywanie, digitalizację procesów podpisywania – zautomatyzujesz jakąś część swojej pracy.

Jeśli chodzi o standaryzację, może być ona ściśle związana z automatyzacją zadań i przepływów pracy.

Na przykład, jeśli zdecydujesz się wdrożyć oprogramowanie do podpisu elektronicznego, takie jak Autenti, nie tylko zautomatyzujesz procesy podpisywania dokumentów, ale także je zestandaryzujesz.

Sprawdź, jak TZMO zredukowało czas przetwarzania umów nawet o 90%, podpisując dokumenty w 30 godzin lub mniej dzięki Autenti.

2. Duża liczba dokumentów do podpisania

Nie jest tajemnicą, że organizacje mają do czynienia z wieloma umowami, co sprawia, że ich podpisywanie i realizacja mogą być przytłaczające.

Jeśli chodzi o podpisywanie dużej liczby dokumentów, wyzwania obejmują:

• Opóźnienia w realizacji umów: ręczne obsługiwanie umów dla dużej liczby dostawców, klientów lub pracowników może powodować opóźnienia, a w konsekwencji – utratę pieniędzy.
• Błędy w masowym podpisywaniu: przy podpisywaniu ton dokumentów w tradycyjny sposób, błąd lub dwa są nieuniknione.
• Brak skalowalności: i wreszcie, bezpośrednio związany z pierwszym punktem, który poruszyliśmy o procesach manualnych – ręczne podpisywanie dużej liczby dokumentów bez automatyzacji również działa na niekorzyść skalowalności.

💡 Rozwiązanie

Najlepszym rozwiązaniem w tym przypadku jest korzystanie z narzędzi do e-podpisu, takich jak Autenti, i łatwa automatyzacja masowego podpisywania umów.

Podpisywanie dokumentów jednym kliknięciem vs pozostawianie setek tradycyjnych podpisów na papierze wystarczająco obrazuje różnicę.

3. Negocjacje w tę i z powrotem

Negocjowanie umów jest często złożone i wiąże się z takimi wyzwaniami jak:

• Czasochłonna komunikacja w obie strony: wielokrotne rewizje i zatwierdzenia przez różne strony wydłużają proces.
• Nieporozumienia dotyczące warunków: zespoły prawne, zakupowe i dostawcy często mają sprzeczne priorytety.
• Problemy z kontrolą wersji: bez scentralizowanego zarządzania dokumentami, zespoły mogą pracować na nieaktualnych wersjach umów.

💡 Rozwiązanie

Automatyzacja procesów zarządzania umowami może przyspieszyć cykle negocjacji o połowę.

Naturalnym rozwiązaniem wyzwania związanego z negocjacjami wydaje się być znów automatyzacja.

Dzięki zautomatyzowanym przepływom pracy nad umowami zapewnisz pracę nad odpowiednią wersją kontrolną i, w efekcie, przyspieszysz negocjacje.

Mówiąc o kontroli wersji – dobrze jest ją śledzić, szczególnie w fazie negocjacji w tę i z powrotem.

Aby zapobiec tworzeniu alternatywnych wersji i chaosowi, możesz korzystać z platformy Autenti, która pozwala zawsze pracować z najnowszą wersją każdego dokumentu i daje pełną kontrolę nad tym, kto i kiedy go podpisał.

Po podpisaniu dokumentu jest on automatycznie dostarczany do następnego odbiorcy, jeśli go dodasz.

4. Współpraca zewnętrzna

Zarządzanie umowami wewnętrznie jest wyzwaniem samym w sobie.

Zarządzanie umowami z udziałem stron zewnętrznych (dostawców, klientów, partnerów) to zupełnie inna sprawa, związana z:

• Brakiem widoczności: organizacje mogą mieć ograniczony wgląd w zewnętrzne przepływy pracy nad umowami, a tym samym zmagać się z widocznością.
• Ryzykiem bezpieczeństwa: udostępnianie umów za pośrednictwem poczty e-mail lub niezabezpieczonych platform naraża wrażliwe dane.
• Wolnym czasem reakcji: zewnętrzni interesariusze mogą opóźniać realizację umowy.

💡 Rozwiązanie

Wdrożenie oprogramowania do podpisu elektronicznego bezpośrednio pomaga w kontaktach z zewnętrznymi współpracownikami i zarządzaniu umowami. Od przesyłania i udostępniania dokumentów po weryfikację tożsamości, podpisywanie i przechowywanie.

Zapoznaj się z rzeczywistym przykładem Medicover, który polegał na tradycyjnych, papierowych metodach podpisywania umów, spotkaniach osobistych i fizycznym dostarczaniu dokumentów.

Firma zdecydowała się wdrożyć Autenti i przejść z tradycyjnych metod papierowych na elektroniczne podpisywanie dokumentów.

Kluczowe punkty, które sprawiły, że decyzja o wyborze Autenti była naturalna, to:

• Szyfrowanie dokumentów, 
• Szybkie podpisywanie umów, 
• Jedno scentralizowane miejsce dla zarchiwizowanych dokumentów, 
• Łatwe monitorowanie statusu podpisów.

Dzięki tej zmianie Medicover skrócił czas podpisywania umów z dwóch tygodni do zaledwie jednego dnia, a obecnie niemal wszystkie dokumenty sprzedażowe podpisuje elektronicznie.

Najważniejsze jednak jest to, że to właśnie ich zewnętrzni partnerzy — w tym przypadku klienci — najbardziej doceniają tę zmianę, spotykając się z efektywnym procesem wdrażania umów.

5. Brak odpowiedzialności i słaba współpraca między działami

Wracając do wewnętrznych wyzwań.

Gdy wiele działów zajmuje się umowami, możliwe problemy mogą wynikać z:

• Braku jasnego podziału obowiązków: niepewność co do tego, kto jest odpowiedzialny za zgodność umowy, odnowienia lub monitorowanie wyników powoduje chaos, problemy z czasem, opóźnienia i więcej niepotrzebnych kłopotów.
• Silosowe zespoły: prawny, zakupowy, finansowy i sprzedażowy często pracują w izolacji, co prowadzi do nieporozumień.

💡 Rozwiązanie

Możliwym rozwiązaniem tego konkretnego wyzwania w zarządzaniu umowami jest przydzielenie właścicieli do każdego obszaru, ustalenie jasnych i zestandaryzowanych przepływów pracy oraz korzystanie z dobrej platformy do współpracy zespołowej, aby upewnić się, że wszyscy są na bieżąco z każdym utworzonym i podpisanym dokumentem.

6. Koszty i możliwe kary

W ciągu ostatnich kilku lat średni koszt umowy niskiego ryzyka od sporządzenia do podpisu wzrósł o 38%.

Ale koszty zarządzania umowami nie ograniczają się tylko do tworzenia i podpisywania dokumentów. Każdy biznes, który zatrudnia co najmniej tysiąc pracowników,

wydaje około 2,5-3,5 miliona dolarów na wyszukiwanie lub odtwarzanie utraconych dokumentów.

A koszty nie kończą się na tym.

Koszty prawne i kary mogą również sięgać milionów. Jak w przypadku Google, kiedy firma otrzymała karę w wysokości 50 milionów euro w 2019 roku zgodnie z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych (RODO), za brak przejrzystości, nieadekwatne informacje i brak ważnej zgody na personalizację reklam.

💡 Rozwiązanie

Zautomatyzuj śledzenie terminów i kontrole zgodności za pomocą narzędzi do zarządzania cyklem życia umów (CLM) oraz dobrego zespołu prawnego u swojego boku.

7. Przechowywanie, zgubione dokumenty i problemy z ich znalezieniem

Aż 71% firm nie jest w stanie znaleźć 10% lub więcej swoich umów, co naturalnie prowadzi do jeszcze większych problemów.

Bez scentralizowanego repozytorium umów organizacje zmagają się z niedotrzymywaniem terminów, problemami z zgodnością i ryzykiem finansowym, nie wspominając o dużej ilości czasu zmarnowanego na przeszukiwanie archiwów.

💡 Rozwiązanie

Korzystaj z opartego na chmurze repozytorium umów z przeszukiwalnymi metadanymi i kontrolą dostępu dla lepszego bezpieczeństwa i wyszukiwania.

Jeśli zdecydujesz się na cyfrowe podpisywanie umów z Autenti, każdy podpisany dokument będzie bezpiecznie przechowywany na Twoim koncie i łatwy do wyszukania w przyszłości.

Dodatkowo będziesz mieć możliwość pozbycia się tych fizycznych plików.

8. Przestrzeganie umów

Po podpisaniu umowy firmom często trudno jest zapewnić spełnienie zobowiązań. Dostawcy lub partnerzy mogą nie przestrzegać warunków umowy i zdecydowanie wyzwaniem jest wyegzekwowanie tego.

W rzeczywistości 70% umów nie jest przestrzeganych przez jednostki biznesowe.

💡 Rozwiązanie

W przypadku tego konkretnego wyzwania istnieje kilka rozwiązań, które możesz wypróbować.

Po pierwsze, możesz wdrożyć oprogramowanie do śledzenia umów z automatycznymi alertami i narzędziami raportowania.

Po drugie, możesz monitorować sukces umowy za pomocą kluczowych wskaźników wydajności (KPI).

I wreszcie, możesz spróbować egzekwować kary za nieprzestrzeganie warunków umowy.

9. Śledzenie i skalowanie

Co może być zaskakujące lub nie, tylko 22% firm jest pewnych w śledzeniu i zarządzaniu swoimi umowami, co jest powszechnym wyzwaniem w zarządzaniu umowami.

Firmy nie śledzą:

• Kluczowych dat (odnowienia, wygaśnięcia, kamieni milowych), co prowadzi do niezamierzonych automatycznych odnowień lub utraconych możliwości biznesowych.
• Zobowiązań i SLA (umów o poziomie usług), powodując ryzyko niezgodności.
• Poprawek i zmian bez odpowiedniej dokumentacji.

💡 Rozwiązanie

Najlepszym rozwiązaniem dla doświadczanych wyzwań związanych ze śledzeniem jest rozpoczęcie od podstaw i najpierw ustalenie odpowiednich KPI.

Następnie, korzystając z oprogramowania lub ręcznie – śledź KPI i mierz, co działa, co nie działa i gdzie widzisz możliwość skalowania.

10. Zrozumienie klauzul

Ostatnim wyzwaniem, które chcemy omówić, jest takie, które może wydawać się nieco bardziej subtelne, ale pozostaje dużym problemem w zarządzaniu umowami – zrozumienie umów.

Język prawniczy może być złożony, prowadząc do:

• Błędnej interpretacji zobowiązań: pracownicy lub interesariusze mogą błędnie rozumieć kluczowe warunki.
• Narażenia na ryzyko: niejasne lub niekorzystne klauzule mogą stwarzać zobowiązania finansowe lub prawne.
• Niespójności w umowach: brak standardowych klauzul zwiększa ryzyko.

W rzeczywistości, aż 90% specjalistów przyznaje, że umowy biznesowe są dla nich trudne do zrozumienia lub w ogóle ich nie rozumieją.

💡 Rozwiązanie

Aby upewnić się, że wszyscy w zespole są na bieżąco i rozumieją używane umowy, możesz:

• Używać narzędzi do analizy umów opartych na sztucznej inteligencji, aby identyfikować ryzyka i sugerować standardowe klauzule – o ile jesteś pewien, że narzędzia są bezpieczne w użyciu i nie przekazujesz im żadnych wrażliwych danych.
• Stworzyć słowniczek z pomocą zespołu prawnego, aby wyjaśnić często pojawiające się terminy i warunki.
• Edukować zespół na temat najczęstszych przypadków.

Oszczędź sobie bólu głowy przy podpisywaniu, udostępnianiu i przechowywaniu umów. Wypróbuj Autenti za darmo.