Kontekst

Firma opisana w tym materiale działa jako generalny wykonawca dużych projektów budowlanych. Model działania jest typowy dla organizacji tego typu - firma koordynuje projekt, ale większość prac fizycznych realizują podwykonawcy odpowiadający zarówno za personel, jak i zakres wykonawczy.

Po stronie generalnego wykonawcy funkcjonują między innymi kierownicy budowy, kierownicy projektów, inżynierowie, administracja, kontrolerzy finansowi, specjaliści ds. umów i prawnicy. To właśnie ta grupa generuje i obsługuje większość dokumentacji projektu.

Wyzwanie

Punktem wyjścia nie był problem z podpisaniem jednej umowy, ale skala dokumentacji powstającej w toku realizacji inwestycji. W jednym projekcie dokumenty powstają na trzech różnych poziomach:

• dokumentacja wewnętrzna i akceptacyjna (dyspozycje, zgody, decyzje kosztowe),
• dokumenty B2B z podwykonawcami i dostawcami,
• dokumenty kadrowe.

Największym wolumenem okazała się właśnie dokumentacja wewnętrzna - nie umowy z podwykonawcami, jak można by intuicyjnie założyć.

Dodatkowym wyzwaniem była niska dojrzałość cyfrowa części podwykonawców - temat, do którego wracamy w dalszej części materiału.

Skalowanie: od kont Pro do modelu Corporate

Wdrożenie nie zaczęło się od razu jako rozwiązanie korporacyjne. Firma startowała z kilku-kilkunastu kont w planie Pro, wykorzystywanych głównie do umów z kontrahentami, wynajmu sprzętu i przestrzeni oraz umów o pracę. Część funkcjonalności była wtedy dokupowana jako dodatkowe moduły.

W miarę jak rosła liczba osób i procesów objętych elektronicznym podpisem, konto po koncie zaczęło robić się niewystarczające. Po przepracowaniu modelu obiegu dokumentów firma zdecydowała się objąć rozwiązaniem praktycznie wszystkie osoby odpowiedzialne za dokumentację w projektach, co finalnie oznaczało przejście na plan Corporate.

Wraz z upgrade'em firma uzyskała dostęp do funkcjonalności odpowiadających jej nowemu modelowi pracy:

• większa liczba kont użytkowników w jednej, scentralizowanej organizacji,
• wydawanie jednorazowych podpisów kwalifikowanych - przydatne zarówno w procesach HR, jak i wobec podwykonawców bez własnego certyfikatu,
• moduł podpisania dowolnym podpisem kwalifikowanym (AnyQES), pozwalający obsłużyć sygnatariuszy korzystających z różnych dostawców kwalifikowanego podpisu,
• masowe podpisywanie dokumentów powtarzalnych,
• nadawanie dokumentów w imieniu organizacji, a nie pojedynczego pracownika.

Ostatni punkt miał znaczenie wykraczające poza samą funkcjonalność. Dla firmy prowadzącej dużą liczbę procesów zewnętrznych istotne było, aby odbiorca widział komunikat w rodzaju "organizacja prosi o podpisanie dokumentu", a nie imię i nazwisko konkretnej osoby wysyłającej dokument. To rozwiązanie uporządkowało komunikację z dostawcami, podwykonawcami i partnerami, oddzielając proces firmowy od osoby, która technicznie inicjuje wysyłkę - a dodatkowo eliminowało potrzebę eksponowania danych pracownika na zewnątrz.

Kierunek zmiany był więc prosty: udany pilotaż na małej skali prowadził do rosnącej liczby procesów, większej liczby użytkowników, a w efekcie do potrzeby uporządkowania całej organizacji - nie tylko technologii, ale też sposobu, w jaki firma komunikuje się jako nadawca dokumentów.

Podejście

1. Uporządkowanie dokumentacji wewnętrznej

Inżynierowie budowy i kierownicy projektów zaczęli inicjować procesy podpisowe samodzielnie, z własnych kont. Dyspozycje dotyczące wydania środków, akceptacje kosztowe i decyzje operacyjne trafiały do zatwierdzenia zgodnie z hierarchią odpowiedzialności - a nie tylko do podpisu, ale też do trwałego udokumentowania, kto podjął decyzję, kiedy i na jakiej podstawie.

Nie każdy z tych dokumentów wymagał podpisu kwalifikowanego - w wielu przypadkach wystarczał podpis podstawowy. Kluczowym problemem operacyjnym była jednak sama liczba dokumentów trafiających do osób wyżej w strukturze, na przykład do dyrektora operacyjnego. Rozwiązaniem stało się masowe podpisywanie (mass signing), które pozwoliło zatwierdzać powtarzalne, podobne decyzje bez przechodzenia przez każdy dokument pojedynczo.

2. Przejęcie kontroli nad podpisywaniem umów z dostawcami i podwykonawcami

Firma wprowadziła zasadę: niezależnie od tego, kto przygotował pierwotny draft umowy, proces podpisu inicjuje generalny wykonawca. Nawet jeśli umowa - na przykład na wynajem sprzętu budowlanego - pochodziła od dostawcy, po negocjacjach trafiała do wewnętrznego działu prawnego lub finansowego i była nadawana do podpisu przez generalnego wykonawcę.

Powód był prosty: pozostawienie każdemu dostawcy własnego sposobu zawierania umowy prowadziło do powrotu skanów, PDF-ów i papieru. Jeden, kontrolowany sposób przechowywania i weryfikowania umów pozwolił tego uniknąć.

3. Adopcja elektronicznego obiegu po stronie podwykonawców

Część podwykonawców, z którymi współpracowała firma, historycznie prowadziła dokumentację papierowo. Doprowadzenie ich do elektronicznego obiegu było kwestią bardziej przyzwyczajeń niż technologii - sam podpis elektroniczny nie był problemem, problemem było odzwyczajenie się od papieru jako punktu odniesienia. Wymagało to od generalnego wykonawcy czasu i konsekwencji.

Nawet po przejściu na elektroniczny obieg pojawiał się drugi, bardziej subtelny problem: część odbiorców zaczęła traktować platformę jak zwykłą pocztę elektroniczną. Schemat wyglądał tak: odbiorca otrzymuje dokument z platformy, pobiera go, podpisuje poza systemem, a następnie odsyła podpisaną wersję e-mailem - bez ponownego zaimportowania jej do platformy.

Dokument w takiej sytuacji jest technicznie prawidłowo podpisany i można zweryfikować jego podpis. Problem leży gdzie indziej - sam proces w systemie pozostaje oznaczony jako niezakończony, więc elektroniczny workflow się rwie w połowie. To nie jest problem technologii podpisu, ale poziomu cyfrowej dojrzałości części rynku - branża budowlana wciąż niesie tu zauważalny dług technologiczny.

Firma nie próbowała rozwiązać tego wyłącznie edukacją odbiorców. Zamiast tego wprowadziła proces domykający taką sytuację z drugiej strony - poprzez walidację i uporządkowaną archiwizację, niezależnie od tego, czy dokument wrócił przez platformę czy jako załącznik e-mail.

4. Walidacja dokumentów spoza platformy i archiwizacja

Jeśli podpisany kwalifikowanym podpisem dokument trafia do firmy spoza platformy - na przykład jako załącznik e-mail - podpis jest sprawdzany, zanim dokument trafi do dalszego obiegu. Dopiero zwalidowane dokumenty są przypisywane do odpowiedniego projektu.

Na moment opisywanej rozmowy proces w uproszczeniu wyglądał tak: podpis lub walidacja w systemie, pobranie dokumentu, przypisanie do projektu, zapis na wewnętrznych serwerach firmy. Firma nie miała jeszcze w samej platformie archiwum w pełni odpowiadającego jej potrzebom, dlatego finalne przechowywanie i porządkowanie dokumentacji projektowej odbywało się po stronie własnej infrastruktury serwerowej, a nie wyłącznie w systemie do podpisu.

Rozważana była też bardziej zaawansowana, płatna usługa kwalifikowanej walidacji e-podpisów i e-pieczęci - jako kierunek rozwoju, nie jako element już wdrożony.

Efekty

• Pełna odtwarzalność decyzji wewnętrznych - wiadomo, kto i kiedy zatwierdził daną dyspozycję czy koszt, co ma znaczenie przy rozliczeniach i kontrolach.
• Odciążenie kadry zarządzającej - masowe podpisywanie skróciło czas potrzebny na zatwierdzanie powtarzalnych dokumentów, które wcześniej trzeba było przechodzić pojedynczo.
• Mniej luk w dokumentacji projektowej - dzięki walidacji i archiwizacji dokumenty wracające poza platformą (np. e-mailem) nie znikają z obiegu, tylko trafiają do tego samego, kontrolowanego procesu.
• Jedna twarz firmy na zewnątrz - umowy z dostawcami i podwykonawcami są nadawane i podpisywane według jednej zasady, niezależnie od tego, kto przygotował pierwotny dokument.
• Organizacja gotowa na wzrost - model przeszedł ze skali kilkuosobowej do korporacyjnej bez utraty kontroli, obejmując administrację, inżynierów, prawników i finansistów.
• Elastyczność wobec strony przeciwnej - moduł AnyQES i jednorazowy podpis kwalifikowany pozwalają domknąć proces niezależnie od tego, jakim certyfikatem (lub czy w ogóle) dysponuje druga strona.

Wniosek

"Elektroniczny podpis w dużym projekcie budowlanym rzadko sprowadza się do jednej umowy z podwykonawcą. W praktyce to codzienne narzędzie inżynierów, kierowników projektu, kontrolerów finansowych i prawników - używane do dokumentowania dziesiątek decyzji, które później muszą być jednoznacznie rozliczalne." ~ anonimowa relacja generalnego wykonawcy budowlanego

Największą wartością nie było samo zastąpienie podpisu odręcznego elektronicznym, ale wypracowanie jednego, przewidywalnego sposobu obiegu dokumentów dla całego projektu - obejmującego wewnętrzne akceptacje, kontrakty z podwykonawcami, umowy z dostawcami i dokumentację kadrową, niezależnie od liczby zaangażowanych stron.