O kliencie

Medicover jest ogólnopolskim podmiotem świadczącym kompleksową opiekę medyczną, psychologiczną oraz stomatologiczną. Misją firmy jest wspieranie zdrowia pacjentów poprzez zapewnienie szybkiego dostępu do specjalistów. Kluczowym elementem operacyjnym jest sprawne kontraktowanie personelu medycznego w całej Polsce, co bezpośrednio przekłada się na dostępność usług dla pacjentów.

Wyzwanie

Przed wdrożeniem Autenti proces zatrudniania lekarzy był głównym wąskim gardłem organizacji - generował opóźnienia w rekrutacji i regularnie wracał jako temat trudnych pytań wewnątrz firmy.

• Bariera fizyczna: drukowanie umów i wysyłanie ich kurierem do lekarzy w różnych częściach Polski.
• Koszty i czas: wysokie wydatki na logistykę dokumentów, konieczność koordynowania odbiorów przesyłek i długi czas oczekiwania na zwrot podpisanych dokumentów.
• Uciążliwość operacyjna: czasochłonna obsługa back-office frustrowała zespół rekrutacji, a dodatkowo generowała zbędny ślad papierowy i transportowy.

Rozwiązanie

Inicjatywa wyszła z działu HR, który zainspirował się wykorzystaniem Autenti eSign w innej części organizacji.

• Współpraca z działem prawnym i bezpieczeństwa: wypracowano bezpieczne procedury podpisywania kontraktów B2B oraz umów cywilnoprawnych (zlecenia), spełniające rygorystyczne normy bezpieczeństwa firmy.
• Skala wdrożenia: projekt, który zaczął się od rekrutacji lekarzy, szybko objął inne obszary - szpitale, stomatologię, a także dział IT i współpracę z dostawcami zewnętrznymi.
• Technologia: weryfikacja kodem SMS zapewniła wymagany przez firmę poziom ochrony i autentyczności podpisów. Obecnie z Autenti eSign korzysta już ponad 130 użytkowników wewnątrz organizacji.

 

"Skrócenie czasu zatrudnienia to teraz dwa dni - mamy podpisany dokument, rejestrujemy go w naszych systemach, więc finalnie pacjent może mieć szybszy dostęp do lekarza. Za tym idą też korzyści ekonomiczne - nie płacimy za kurierów, a nasz zespół back office'u nie musi już koordynować, gdzie i kiedy lekarz odbierze umowę. To dla nas realna oszczędność czasu.

To, co najbardziej cenię w Autenti, to szybkość - wystarczy telefon, mail i kod zabezpieczający, żeby podpisać dokument - oraz bezpieczeństwo, które cały czas podkreślamy. Nie byliśmy łatwym klientem przez te kilka lat współpracy, ale wiem, że każda nasza prośba zostanie przynajmniej wysłuchana. Cenię sobie też tę bieżącą komunikację i operacyjną współpracę."

 ~ Wioletta Bąk Faszczewska, Koordynatorka Zespołu HRBP w Medicover

Efekty

• Ekspresowe tempo - skrócenie procesu podpisywania dokumentów do zaledwie 2 dni.
• Szybsza pomoc pacjentom - sprawniejsze zatrudnianie lekarzy oznacza szybsze terminy wizyt.
• Efektywność kosztowa - całkowita eliminacja kosztów kurierskich i oszczędność czasu zespołu administracyjnego.
• Wygoda i mobilność - podpis umowy z dowolnego miejsca, telefonem lub mailem.
• Bezpieczeństwo - pełna akceptacja działu prawnego i bezpieczna komunikacja operacyjna.
• Ekologia (paperless) - realna redukcja zużycia papieru i śladu węglowego związanego z transportem dokumentów.